Phương pháp duy trì ISO 9001 là gì ?

Đạt được chứng nhận ISO 9001 là một cột mốc quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên, việc duy trì ISO 9001:2015 đòi hỏi nỗ lực liên tục và cam kết quản lý chất lượng. Vậy Phương pháp duy trì iso 9001 là gì? Hãy cùng với Intercert Việt Nam đọc bài viết dưới đây để biết thêm thông tin. 

Những phương pháp duy trì ISO 9001 

• Tiến hành đánh giá nội bộ thường xuyên 

Tổ chức nên tiến hành đánh giá nội bộ theo kế hoạch đã định trước, có thể đánh giá theo quý hoặc nửa năm một lần. Tổ chức tiến hành đánh giá nội bộ để kiểm tra sự tuân thủ các quy trình, đánh giá hiệu quả của các hoạt động, thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên và khách hàng… 

Việc đánh giá nội bộ thường xuyên giúp tổ chức phát hiện sớm các vấn đề, rủi ro tiềm ẩn và đánh giá hiệu quả của hệ thống. Từ đó giúp đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của tổ chức vẫn duy trì và đạt hiệu quả tốt. 

• Nhấn mạnh cải tiến liên tục 

Tổ chức cần thường xuyên xem xét và cập nhật quy trình liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Ngoài ra, tổ chức cũng cần đảm bảo rằng những hoạt động cải tiến đã triển khai được ghi chép đầy đủ.  

Dựa vào cách tiếp cận này, tổ chức sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả trong những lần cải tiến  tiếp theo. Nó cũng giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chất lượng và duy trì chứng nhận ISO 9001 lâu dài .  

• Đào tạo cho nhân viên liên tục 

Trong quá trình duy trì ISO 9001, tổ chức cần liên tục đào tạo nhân viên. Việc này giúp đảm bảo tất cả nhân viên của tổ chức đều được cập nhật những thông tin mới nhất về yêu cầu của ISO 9001 và hiểu tại sao việc duy trì chứng nhận lại quan trọng. Khi nhân viên được đào tạo tốt, họ có nhiều khả năng tuân theo các quy trình và đóng góp hiệu quả vào hệ thống quản lý chất lượng của bạn.  

Bên cạnh đó, tổ chức cần kêu gọi nhân viên tham gia vào quá trình duy trì ISO 9001 thông qua việc khuyến khích nhân viên chủ động các xuất ý kiến. Việc này giúp tổ chức có thể phát hiện ra những rủi ro cũng cơ hội trong quá trình vận hành hệ thống quản lý chất lượng .  

Khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và gắn kết, họ sẽ có động lực làm việc hơn và đóng góp tích cực vào thành công của tổ chức. Tạo ra một môi trường nơi mà các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ ý tưởng và phản hồi ý kiến của mình không chỉ thúc đẩy tinh thần đoàn kết mà còn khai thác được nhiều khía cạnh để thúc đẩy cải tiến liên tục. Khi mọi người cảm thấy mình là một phần của quy trình và ý kiến ​​đóng góp của họ có giá trị, họ sẽ cam kết hơn trong việc duy trì tiêu chuẩn và hướng tới các mục tiêu chung. 

• Theo dõi phản hồi của khách hàng 

Tổ chức cần thường xuyên thu thập, phân tích và đánh giá những phản hồi của khách hàng để xác định mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của tổ chức. Từ đó, tổ chức có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra các biện pháp để nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. 

Bằng cách giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các mối quan tâm của khách hàng, tổ chức thể hiện được cam kết của mình đối với chất lượng và có thể tránh các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình đánh giá giám sát ISO 9001. Đây cũng là cơ sở để tổ chức liên tục duy trì ISO 9001. 

• Thông tin dạng văn bản cần được cập nhập thường xuyên  

Tổ chức cần thường xuyên xem xét và cập nhập tất cả các quy trình, hướng dẫn làm việc và hồ sơ liên quan đến hệ thống chất lượng. Việc này giúp tổ chức có thể duy trì tài liệu phù hợp, hỗ trợ quá trình đánh giá cũng như giúp hệ thống quản lý chất lượng hoạt động một cách trơn tru. 

Việc cập nhật thông tin dạng văn bản thường xuyên cho phép mọi người trong tổ chức tiếp cận được thông tin mới nhất, cải thiện hiệu quả làm việc và giảm khả năng xảy ra lỗi. Từ đó, các hoạt động của tổ chức diễn ra thuận lợi hơn và hệ thống cũng trở nên đáng tin cậy hơn. Thực hiện cập nhật thông tin dạng văn bản còn cho thấy sự tuân thủ và duy trì tiêu chuẩn ISO 9001 hiệu quả. 

• Thực hiện xem xét từ phía ban quản lý cấp cao 

Việc xem xét của Ban quản lý cấp cao góp phần  liên kết hệ thống quản lý chất lượng với các mục tiêu, chiến lược chung của tổ chức. Kết quả từ quá trình xem xét của lãnh đạo sẽ giúp tổ chức phân bổ nguồn lực hợp lý hơn.  

Ban lãnh đạo có thể thực hiện xem xét các kết quả đánh giá nội bộ để nhìn nhận lại quá trình áp dụng tiêu dùng tiêu chuẩn ISO 9001. Từ đó, xác định những điểm cần cải thiện để đảm bảo hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.  

• Thực hiện các hành động khắc phục kịp thời 

Khi một vấn đề phát sinh, điều quan trọng là phải đào sâu để tìm ra nguyên nhân gốc rễ và sau đó thực hiện các bước chủ động để ngăn chặn vấn đề đó xảy ra lần nữa. Cách tiếp cận này giúp tổ chức giải quyết vấn đề ngay từ gốc rễ, thay vì chỉ giải quyết các biểu hiện. 

Ngoài ra, việc lưu giữ hồ sơ chi tiết về các hành động này và kết quả của chúng là rất quan trọng. Nó không chỉ cho thấy tổ chức đã cam kết cải tiến liên tục mà còn cung cấp bằng chứng có giá trị cần thiết trong quá trình đánh giá ISO 9001. Bằng cách ghi lại các nỗ lực của mình, tổ chức có thể chứng minh cách tiếp cận có hệ thống đối với quản lý chất lượng và cam kết thực sự thực hiện các cải tiến liên tục.  

Lợi ích khi duy trì ISO 9001 

• Nâng cao uy tín và hình ảnh doanh nghiệp: Việc duy trì chứng nhận ISO 9001:2015 cho thấy tổ chức có thể chứng minh rằng sản phẩm/dịch vụ của mình luôn đảm bảo chất lượng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, nó còn giúp tổ chức có thể mở rộng hợp tác với nhiều khách hàng lớn, cải thiện vị thế cạnh tranh trên thị trường. 

• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Việc duy trì ISO 9001 giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến quy trình, loại bỏ lãng phí và tăng năng suất hoạt động. Hơn nữa chú trọng vào việc cải tiến liên tục cũng giúp sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng. 

• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Khi duy trì ISO 9001, tổ chức có thể giảm thiểu sai sót và nâng cao dịch vụ khách hàng. Từ đó, các khiếu nại được hạn chế và lòng trung thành của khách hàng sẽ tăng lên.  

• Tuân thủ pháp luật và các yêu cầu của khách hàng: Duy trì ISO 9001 giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật và các yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Nhờ đó doanh nghiệp có thể tránh được rủi ro pháp lý và những vấn đề liên quan. 

Trên đây là thông tin về cách để duy trì tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hiệu quả. Hy vọng rằng bài viết này của Intercert Việt Nam đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ về Phương pháp duy trì ISO 9001. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc duy trì ISO 9001, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được giải đáp .

Thông tin liên lạc Intercert Việt Nam 

• Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội 

• Điện thoại: 0969.555.610 

• Email: sales@intercertvietnam.com