Điều khoản 8.5.1 ISO 9001 liên quan đến “Kiểm soát việc cung cấp sản xuất và dịch vụ”. Điều khoản này hướng tới việc kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ để đảm bảo rằng tổ chức đáp ứng nhất quán các yêu cầu của khách hàng. Hãy cùng với Intercert Việt Nam tìm hiểu để biết chi tiết các yêu cầu của điều khoản này.
Sơ lược về điều khoản 8.5.1 trong ISO 9001
Tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng (QMS – Quality Management System) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, Tiêu chuẩn này tập trung vào việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ, đảm bảo cải tiến liên tục và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Điều khoản 8.5.1: “Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ” là điều khoản quan trọng thuộc Điều khoản 8: “Thực hiện” trong tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2015.
Điều khoản 8.5.1 trong ISO 9001 yêu cầu:
“Tổ chức phải thực hiện việc sản xuất và cung cấp dịch vụ dưới các điều kiện được kiểm soát. Khi có thể, điều kiện được kiểm soát phải bao gồm:
sự sẵn có của thông tin dạng văn bản xác định:
- đặc trưng của sản phẩm được sản xuất, dịch vụ được cung cấp hoặc hoạt động được thực hiện;
- kết quả cần đạt được;
- sự sẵn có và việc sử dụng các nguồn lực theo dõi và đo lường thích hợp;
- việc thực hiện các hoạt động theo dõi và đo lường ở các giai đoạn thích hợp để kiểm tra xác nhận rằng chuẩn mực kiểm soát quá trình hoặc đầu ra và chuẩn mực chấp nhận sản phẩm và dịch vụ đều được đáp ứng;
- sử dụng cơ sở hạ tầng và môi trường thích hợp cho việc vận hành các quá trình;
- phân công nhân sự có năng lực, gồm cả trình độ chuyên môn cần thiết;
- xác nhận giá trị sử dụng và xác nhận lại giá trị sử dụng định kỳ của khả năng đạt được kết quả hoạch định của quá trình đối với việc sản xuất và cung cấp dịch vụ, khi kết quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận được bằng việc theo dõi và đo lường sau đó;
- thực hiện các hành động nhằm ngăn ngừa sai lỗi của con người;
- thực hiện các hoạt động thông qua, giao hàng và sau giao hàng.”
Yêu cầu của Điều khoản 8.5.1 ISO 9001:2015
Điều khoản 8.5.1 trong ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức thiết kế các điều kiện kiểm soát để tiến hành sản xuất và cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp cần giám sát các quy trình sản xuất để đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đầu ra phù hợp với thông số kỹ thuật hoặc các yêu cầu cụ thể.
Doanh nghiệp cần thiết lập những hướng dẫn bằng văn bản xác định các hoạt động sản xuất, phê duyệt các quy trình và thiết bị cũng như mọi thay đổi đối với quy trình và thiết bị đó. Việc giám sát và kiểm soát các thông số quy trình cũng như các đặc tính của thành phần trong quá trình sản xuất là rất quan trọng.
Yêu cầu về sự sẵn có của thông tin dạng văn bản
Sự sẵn có của thông tin dạng văn bản nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có thông tin dạng văn bản xác định các đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ hoặc hoạt động sẽ được thực hiện. Tài liệu này rất cần thiết để duy trì tính nhất quán, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đảm bảo quản lý chất lượng hiệu quả.
Tổ chức cần xác định rõ ràng và ghi lại các thông số kỹ thuật, đặc điểm và yêu cầu đối với từng sản phẩm, dịch vụ hoặc hoạt động mà tổ chức cung cấp. Ngoài ra cần phát triển các kế hoạch và thủ tục chất lượng phác thảo các bước và quy trình cần thiết để đáp ứng những đặc điểm và yêu cầu đã xác định.
Đảm bảo sự sẵn có của thông tin dạng văn bản là một khía cạnh thiết yếu của quản lý chất lượng hiệu quả. Thông tin dạng văn bản giúp các tổ chức làm rõ mục tiêu của họ, theo dõi tiến độ và chứng minh sự tuân thủ những tiêu chuẩn chất lượng.
Yêu cầu về sự sẵn có và việc sử dụng các nguồn lực theo dõi và đo lường thích hợp
Đảm bảo sự sẵn có cũng như sử dụng các nguồn lực theo dõi và đo lường thích hợp trong quá trình sản xuất và bảo trì là cần thiết để duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ cũng như đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2015. Các thiết bị giám sát và đo lường phải được hiệu chuẩn và bảo trì đúng cách để giúp tổ chức đạt được kết quả chính xác và đáng tin cậy.
Điều khoản 8.5.1 trong ISO 9001 yêu cầu xác định tất cả các thiết bị giám sát và đo lường được sử dụng trong quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Thiết lập chương trình hiệu chuẩn để đảm bảo rằng tất cả các thiết bị đều được hiệu chuẩn và xác minh thường xuyên để duy trì độ chính xác và đáng tin cậy.
Bằng việc sử dụng tốt các thiết bị đo lường và theo dõi phù hợp, các tổ chức có thể đảm bảo tính chính xác cho các phép đo của mình, từ đó góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng.
Yêu cầu về việc thực hiện các hoạt động theo dõi và đo lường ở các giai đoạn thích hợp
Điều khoản 8.5.1 yêu cầu tổ chức cần xác định rõ ràng các tiêu chí kiểm soát quy trình, đầu ra và tiêu chí chấp nhận đối với sản phẩm, dịch vụ. Đảm bảo rằng các tiêu chí này dựa trên yêu cầu của khách hàng, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định và mục tiêu chất lượng của tổ chức bạn.
Tiếp theo, việc xác định các giai đoạn của quy trình hoặc các hoạt động đo lường và theo dõi vòng đời sản phẩm/dịch vụ nên được thực hiện. Tổ chức cần lựa chọn các phương pháp, công cụ theo dõi và đo lường phù hợp có khả năng xác minh các tiêu chí đã xác định. Đảm bảo rằng những phương pháp này phù hợp với các quy trình, đầu ra và sản phẩm/dịch vụ cụ thể.
Thực hiện tốt yêu cầu của Điều khoản 8.5.1 trong ISO 9001:2015, tổ chức có thể đảm bảo rằng hoạt động theo dõi và đo lường được triển khai ở các giai đoạn thích hợp có khả năng xác minh rằng sản phẩm/dịch vụ đã đáp ứng các tiêu chí chất lượng.
Yêu cầu về việc sử dụng cơ sở hạ tầng và môi trường phù hợp cho hoạt động của các quy trình
Điều khoản 8.5.1 trong ISO 9001 yêu cầu tổ chức cần xác định các yêu cầu cụ thể về cơ sở hạ tầng và môi trường cho từng quy trình trong tổ chức của bạn. Các yêu cầu này có thể bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị, tiện ích và môi trường vật lý.
Đảm bảo rằng cơ sở vật chất và không gian làm việc được thiết kế, xây dựng và bảo trì để hỗ trợ các quy trình dự kiến. Giải quyết các vấn đề như cách bố trí, không gian sẵn có, sự sạch sẽ và tổ chức để tạo điều kiện cho các hoạt động diễn ra hiệu quả.
Ngoài ra, cần cung cấp một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho nhân viên và khách bằng cách giải quyết các mối nguy hiểm về an toàn và tuân thủ các quy định về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Tiến hành đánh giá rủi ro để xác định và giảm thiểu các mối nguy hiểm tiềm ẩn tại nơi làm việc.
Yêu cầu về phân công nhân sự có năng lực, gồm cả trình độ chuyên môn cần thiết
Việc đảm bảo rằng những cá nhân có năng lực với trình độ chuyên môn cần thiết tham gia vào quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ là rất quan trọng để duy trì chất lượng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Vậy nên cần xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng vị trí liên quan đến sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Nêu rõ trình độ, kỹ năng và năng lực cần thiết cho từng vai trò.
Thường xuyên cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao kỹ năng và năng lực của nhân viên. Điều chỉnh các chương trình đào tạo để giải quyết các yêu cầu công việc cụ thể và nhu cầu học tập liên tục.
Ngoài ra, tổ chức cũng nên đánh giá định kỳ năng lực của các cá nhân trong vai trò tương ứng của họ để đảm bảo họ đáp ứng các tiêu chuẩn về trình độ và hiệu suất cần thiết. Sử dụng đánh giá hiệu suất, đánh giá kỹ năng và cơ chế phản hồi để đánh giá.
Yêu cầu về việc xác nhận giá trị sử dụng và xác nhận lại giá trị sử dụng định kỳ
Điều khoản 8.5.1 yêu cầu xác định quy trình sản xuất, thiết bị và hệ thống nào cần xác thực dựa trên mức độ quan trọng và tác động của chúng đến chất lượng sản phẩm.
Bên cạnh đó, tổ chức nên tạo các kế hoạch xác nhận và tái xác nhận toàn diện trong đó nêu rõ mục tiêu, cách tiếp cận, lịch trình, nguồn lực, trách nhiệm và tiêu chí chấp nhận cho từng hoạt động. Đảm bảo rằng các kế hoạch này phù hợp với các tiêu chuẩn, quy định và nội bộ ngành có liên quan đến yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.
Yêu cầu về thực hiện các hành động nhằm ngăn ngừa sai lỗi của con người
Tổ chức cần cung cấp đào tạo toàn diện cho nhân viên, đảm bảo họ có kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách chính xác. Bao gồm đào tạo cụ thể về tiêu chuẩn chất lượng, quy trình thực hiện và các phương pháp hay nhất.
Hơn nữa, điều khoản 8.5.1 của ISO 9001 yêu cầu tổ chức đảm bảo rằng mọi quy trình và hoạt động đều tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định có liên quan, thường bao gồm cả các hướng dẫn để phòng ngừa lỗi.
Để ngăn ngừa lỗi của con người đòi hỏi một cách tiếp cận đa chiều, kết hợp giữa đào tạo, thiết kế quy trình, công nghệ và văn hóa cải tiến liên tục. Bằng cách thực hiện những hành động này, tổ chức có thể giảm nguy cơ xảy ra lỗi do con người, nâng cao chất lượng và cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể.
Yêu cầu về việc thực hiện các hoạt động thông qua, giao hàng và sau giao hàng
Trong quá trình triển khai các hoạt động phát hành, giao hàng và sau giao hàng, tổ chức phải thiết lập các biện pháp kiểm soát để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được giao cho khách hàng theo đúng yêu cầu và kỳ vọng của họ.
Điều khoản 8.5.1 trong ISO 9001 yêu cầu tổ chức xác định và ghi lại các tiêu chí rõ ràng để phát hành sản phẩm/dịch vụ. Các tiêu chí này phải bao gồm kiểm tra chất lượng, thanh tra và phê duyệt, đóng gói và dán nhãn đúng cách.
Thực hiện các biện pháp kiểm soát để đảm bảo sản phẩm được đóng gói, dán nhãn và vận chuyển đúng cách nhằm tránh hư hỏng, nhiễm bẩn hoặc mất mát trong quá trình giao hàng. Và sử dụng hệ thống theo dõi hoặc xác nhận giao hàng để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đến được điểm đến dự định.
Ngoài ra, tổ chức cần thu thập và ghi lại phản hồi của khách hàng về hiệu suất, sự hài lòng của sản phẩm hoặc dịch vụ và mọi vấn đề gặp phải. Thêm vào đó nên cung cấp thông tin bảo hành và hỗ trợ sau khi giao hàng để giải quyết kịp thời mọi khiếm khuyết, trục trặc hoặc thắc mắc của khách hàng.
Lợi ích khi áp dụng Điều khoản 8.5.1 ISO 9001:2015
- Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên.
- Tạo môi trường làm việc hiệu quả.
- Nâng cao năng suất hoạt động.
- Cải thiện hệ thống quản lý chất lượng.
- Giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng và nâng cao sự thỏa mãn khách hàng.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức trên thị trường.
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin về Điều khoản 8.5.1 ISO 9001: “Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ”. Hy vọng thông tin trên có thể giúp tổ chức hiểu thêm về các yêu cầu của Điều khoản 8.5.1 trong ISO 9001:2015. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn cụ thể hơn.
>>>> Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001 và những điều khoản chính
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sale@intercertvietnam.com
