Sơ đồ con rùa là gì? Các yếu tố thuộc sơ đồ con rùa ảnh hưởng như thế nào đến quá trình hệ thống quản lý ? Hãy cùng với Intercert tìm kiếm câu trả lời của những câu hỏi trên.
Sơ đồ con rùa là gì?
Sơ đồ con rùa (Turtle Diagram) là một công cụ trực quan được sử dụng để thể hiện các quy trình của hệ thống quản lý của bạn. Đó là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả được phát triển bởi Philip Crosby nhằm giúp các tổ chức hiểu được quy trình và quản lý nó một cách hiệu quả.
Sơ đồ trông giống như cơ thể của một con rùa, với các thành phần là thân, chân, đầu và đuôi, tương ứng với các yếu tố khác nhau bởi vậy nên mới có tên gọi là “Sơ đồ con rùa” hay “Mô hình con rùa”.
Sơ đồ này được sử dụng để xác định những lĩnh vực có thể cải tiến trong hệ thống và theo dõi tiến trình thay đổi đã được thực hiện. Mặc dù sơ đồ con rùa có thể hữu ích trong nhiều tình huống khác nhau nhưng chúng đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp sử dụng các quy trình phức tạp. Bằng cách sử dụng sơ đồ con rùa, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về quy trình của mình và xác định các lĩnh vực có thể thực hiện cải tiến.
Các yếu tố của sơ đồ con rùa
Sơ đồ con rùa cung cấp sự trình bày bằng đồ họa của toàn bộ quá trình, làm nổi bật đầu vào, đầu ra, quy trình hỗ trợ và các bên quan tâm. Nó cho phép các tổ chức trực quan hóa và hiểu rõ quy trình
Sơ đồ con rùa được tạo thành từ 6 yếu tố, tất cả đều bao quanh quá trình, được coi là cơ thể rùa. 6 yếu tố đó là:
- Đầu vào,
- Nguyên vật liệu và thiết bị (cái gì),
- Quy trình hỗ trợ, thủ tục và phương pháp (như thế nào),
- Đầu ra,
- Kỹ năng và đào tạo năng lực (ai),
- Các chỉ số thực hiện (kết quả).
Đầu vào
Đây là các yếu tố cần thiết để bắt đầu một quá trình. Đầu vào là chất xúc tác giúp thúc đẩy quá trình phát triển và thực hiện quy trình hệ thống quản lý chất lượng. Các yếu tố đầu vào bao gồm:
- Vật liệu: Nguyên liệu thô, thành phần, thông tin,..
- Thiết bị: Máy móc, dụng cụ, phần mềm,..
- Con người: Nhân viên có kỹ năng và kiến thức cần thiết.
- Yêu cầu: Thông số kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng, quy định,..
- …
Nguyên vật liệu và thiết bị (cái gì?)
Yếu tố nguyên vật liệu có thể là những vật liệu thô, bộ phận, hoặc thành phần được sử dụng để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng là những đầu vào thiết yếu cho các quy trình và đóng vai trò quan trọng trong đối với kết quả đầu ra.
Thiết bị là các dụng cụ, máy móc, hoặc hệ thống được sử dụng để hỗ trợ thực hiện các quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Chúng giúp tự động hóa các nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả và năng suất, và đảm bảo chất lượng và độ chính xác của sản phẩm đầu ra.
Ví dụ: Trong ngành công nghiệp sản xuất: Thép, nhựa, gỗ, dệt may, hóa chất,..là nguyên vật liệu. Máy móc gia công, máy móc lắp ráp, robot, hệ thống kiểm soát chất lượng,..là những thiết bị cần dùng để sản xuất.
Quy trình hỗ trợ, thủ tục và phương pháp (như thế nào?)
Quy trình hỗ trợ trong Sơ đồ Con Rùa bao gồm các hoạt động phụ trợ, quy định chung cần thiết để vận hành quy trình chính một cách hiệu quả. Các yếu tố phụ trợ này cung cấp nền tảng và cơ sở hạ tầng để quy trình chính hoạt động trơn tru và đáp ứng được các yêu cầu đề ra.
Tổ chức cần đưa ra những hướng dẫn chi tiết, từng bước thực hiện các hoạt động trong quy trình chính. Những thủ tục này cung cấp một lộ trình rõ ràng và nhất quán cho nhân viên thực hiện, giúp đảm bảo chất lượng và hiệu quả của quy trình.
Phương pháp trong Sơ đồ Con Rùa gồm những những kỹ thuật hoặc cách thức cụ thể được sử dụng để thực hiện các bước trong quy trình chính. Các phương pháp này giúp tối ưu hóa hiệu quả và hiệu suất của quy trình, đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra.
Đầu ra
Yếu tố giúp mô tả kết quả cuối cùng hoặc sản phẩm xuất hiện từ một quá trình. Đây có thể là những sản phẩm hoặc kết quả được mong đợi sau khi quá trình hoàn tất. Đầu ra có thể bao gồm:
- Sản phẩm: Hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp cho khách hàng.
- Thông tin: Báo cáo, dữ liệu, hồ sơ được tạo ra.
- Sản phẩm phụ: Chất thải hoặc đầu ra phụ.
- Phản hồi của khách hàng..
- …
Kỹ năng và đào tạo năng lực (ai)
Yếu tố này đề cập đến những người hoặc phi hành đoàn sẽ hoàn thành dự án. Họ cần những kỹ năng hoặc đào tạo gì để hoàn thành dự án?
Những người tham gia vào quy trình có thể là lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong tổ chức,..Tổ chức cần đào tạo, đặt ra các yêu cầu về kỹ năng và phân công trách nhiệm cho họ liên quan tới một bước cụ thể nào đó trong quy trình.
Trong sơ đồ con rùa, yếu tố kỹ năng và việc đào tạo năng lực cần được chú trọng. Nếu toàn bộ mọi thành viên tham gia vào quá trình thực hiện quy trình đều được đào tạo cẩn thận và hiểu rõ vai trò trong quy trình của mình thì hệ thống quản lý sẽ được vận hành một cách hiệu quả .
Các chỉ số thực hiện (kết quả)
Phần này xem xét các biện pháp mà tổ chức có thể sử dụng để giám sát xem quy trình có đang hoạt động tốt hay không. Nếu quy trình được thực hiện tốt, mang lại kết quả cao thì chứng tỏ đây là một quy trình phù hợp, có thể tiếp tục cải tiến và phát huy. Ngược lại, nếu tổ chức gặp khó khăn trong quá trình triển khai quy trình thì tổ chức cần xem xét và thực hiện điều chỉnh.
Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ con rùa trong ISO.
Phân tích hệ thống toàn diện
Sơ đồ con rùa giúp tổ chức tách biệt và phân biệt các yếu tố quan trọng trong hệ thống, bao gồm con người, quy trình, dữ liệu, công nghệ và môi trường xung quanh. Nhờ vậy, tổ chức có thể dễ dàng nắm bắt bức tranh tổng thể về cách thức hoạt động của hệ thống.
Sơ đồ con rùa thể hiện mối liên kết giữa các thành phần, giúp tổ chức nhận ra cách chúng tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau. Việc nắm bắt những mối quan hệ này rất quan trọng để xác định những điểm nghẽn, cơ hội cải tiến và rủi ro tiềm ẩn.
Bằng cách trực quan hóa hệ thống, sơ đồ con rùa giúp tổ chức dễ dàng phát hiện ra những điểm bất hợp lý, thiếu sót hoặc không hiệu quả. Từ đó, tổ chức có thể tập trung vào việc giải quyết những vấn đề này để nâng cao hiệu suất tổng thể của hệ thống.
Truyền đạt thông tin hiệu quả
Khi sử dụng hình ảnh: Sơ đồ con rùa thay thế những khối văn bản dài dòng bằng hình ảnh và biểu tượng dễ hiểu, giúp thu hút sự chú ý và truyền tải thông tin một cách nhanh chóng, rõ ràng.
Những hình ảnh trực quan giúp người xem dễ dàng tiếp thu thông tin, kích thích tư duy và khuyến khích họ tham gia vào các cuộc thảo luận, góp ý cho việc cải thiện hệ thống.
Sơ đồ con rùa tạo ra một ngôn ngữ chung để mọi người cùng thảo luận về hệ thống, đảm bảo sự hiểu biết thống nhất và tránh hiểu lầm.
Tư duy tổng thể và chiến lược
Áp dụng sơ đồ con rùa giúp tổ chức thoát khỏi việc chỉ tập trung vào các chi tiết nhỏ, thay vào đó, tổ chức có thể nhìn nhận hệ thống một cách tổng thể và đánh giá tác động của các thay đổi đối với toàn bộ hệ thống.
Sơ đồ con rùa giúp tổ chức hình dung các bước cần thiết để đạt được mục tiêu, từ đó lập kế hoạch hành động chi tiết và phân bổ nguồn lực hợp lý.
Ngoài ra, sơ đồ con rùa giúp tổ chức nhìn nhận hệ thống từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó khơi nguồn cảm hứng và ý tưởng sáng tạo cho việc cải tiến hệ thống hoặc phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới.
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về sơ đồ con rùa. Hy vọng doanh nghiệp đã có thể hiểu thêm các yếu tố của sơ đồ và lợi ích của việc áp dụng sơ đồ con rùa trong ISO. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sale@intercertvietnam.com
