Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 thể hiện cam kết của tổ chức trong việc xác định và thực hiện các yêu cầu của khách hàng. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu kỹ hơn về cách viết Sổ tay chất lượng ISO 9001.
Hướng dẫn viết Sổ tay chất lượng ISO 9001 theo 9 bước
Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 được xem là cuốn cẩm nang để định hướng mọi hoạt động của doanh nghiệp khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Có thể nói, đây được xem là một trong những minh chứng rõ ràng, là cam kết bền của lãnh đạo doanh nghiệp đối với Hệ thống quản lý chất lượng, khách hàng và các bên liên quan.
Ngoài ra, sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 cũng có thể được xem là một trong những phương tiện truyền đạt thông tin hiệu quả, có tính chính xác cao để nhân viên công ty có thể dễ dàng cập nhật. Từ đó, xây dựng nhận thức đúng đắn về những công việc cũng như trách nhiệm của mỗi cá nhân.
Chính vì vai trò quan trọng như vậy, nên việc tiến hành xây dựng sổ tay chất lượng ISO 9001 cũng được các tổ chức, doanh nghiệp quan tâm và chú ý rất nhiều. Để viết sổ tay chất lượng ISO 9001:2015, cần tiến hành 9 bước dưới đây:
- Bước 1: Tìm hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
- Bước 2: Tìm hiểu bối cảnh tổ chức, doanh nghiệp
- Bước 3: Xác định, mục tiêu chất lượng.
- Bước 4: Xây dựng chính sách chất lượng
- Bước 5: Lập kế hoạch chất lượng
- Bước 6: Thiết kế các biểu mẫu ghi chép dùng trong việc xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng
- Bước 7: Soạn thảo văn bản hướng dẫn công việc
- Bước 8: Sắp xếp và trình bày các nội dung đã xây dựng một cách khoa học
- Bước 9: Diễn giải các nội dung một cách dễ hiểu với ngôn ngữ thống nhất
Lưu ý khi viết Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích và dễ hiểu.
Vì sổ tay chất lượng là kênh truyền thông để phổ biến kiến thức về Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) đến tất cả các thành viên trong tổ chức. Vậy nên tổ chức, doanh nghiệp nên đặt ra câu hỏi “Cần sử dụng ngôn từ như thế nào để truyền đạt thông tin tốt nhất đến cán bộ, nhân viên?”
Việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích và dễ hiểu trong sổ tay chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả truyền thông và tuân thủ Hệ thống quản lý chất lượng. Dưới đây là một số lưu ý để đạt được điều này:
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Tránh sử dụng biệt ngữ, thuật ngữ chuyên ngành hay ngôn ngữ học thuật trừu tượng mà người đọc thông thường không hiểu; sử dụng các từ đơn giản, dễ hiểu; sử dụng các câu ngắn, súc tích và đi thẳng vào trọng tâm.
- Giọng điệu phù hợp: Sử dụng giọng điệu trang trọng nhưng vẫn gần gũi và dễ tiếp cận; tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc gây hiểu nhầm; Duy trì tính nhất quán trong cách sử dụng ngôn ngữ.
- Yêu cầu kiểm tra đánh giá: Yêu cầu các phòng ban, cán bộ nhân viên đọc và đánh giá sổ tay chất lượng để đảm bảo ngôn ngữ dễ hiểu; Sửa đổi và điều chỉnh nội dung dựa trên phản hồi thu thập được.
- …
Ngoài những lưu ý trên, việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng mục tiêu cũng rất quan trọng. Sổ tay chất lượng dành cho nhân viên sản xuất có thể sử dụng ngôn ngữ đơn giản hơn so với sổ tay dành cho ban lãnh đạo.
Trình bày nội dung một cách logic, khoa học và có hệ thống.
Sổ tay quản lý chất lượng ISO 9001 là tài liệu của tổ chức, doanh nghiệp về quy trình thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Bởi vậy cũng cần thể hiện nội dung một cách logic, khoa học và có hệ thống, giúp các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp cùng các bên liên quan dễ dàng tra cứu thông tin. Cần lưu ý những vấn đề sau:
- Xác định đối tượng sử dụng: Xác định rõ đối tượng để có cách trình bày phù hợp; Mức độ hiểu biết và trình độ chuyên môn của đối tượng mục tiêu cũng cần được cân nhắc khi lựa chọn cách thức trình bày.
- Lập dàn ý chi tiết: Lập dàn ý chi tiết cho toàn bộ nội dung sổ tay chất lượng, bao gồm các phần chính, phụ đề và điểm chính; Dàn ý cần thể hiện rõ mối liên hệ logic giữa các phần và đảm bảo bao hàm đầy đủ các thông tin cần thiết.
- Sử dụng cấu trúc rõ ràng: Chia nhỏ nội dung thành các phần, mục, tiểu mục rõ ràng với tiêu đề và phụ đề phù hợp; Sắp xếp các phần theo trình tự logic, đảm bảo người đọc có thể dễ dàng theo dõi và tra cứu thông tin.
- Sử dụng hệ thống đánh số hoặc ký hiệu đồng nhất: Sử dụng hệ thống đánh số, ký hiệu thống nhất cho các phần, mục, tiểu mục trong sổ tay chất lượng; Việc sử dụng hệ thống đánh số, ký hiệu sẽ giúp người đọc dễ dàng tra cứu thông tin và tạo sự nhất quán cho toàn bộ nội dung.
- Đảm bảo tính nhất quán: Cách trình bày; Bố cục…
- …
Sử dụng sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh, ví dụ để minh họa cho nội dung.
Sử dụng sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh, ví dụ là một cách hiệu quả để minh họa cho nội dung trong sổ tay chất lượng. Nó giúp người đọc dễ dàng hiểu và ghi nhớ thông tin. Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng các công cụ minh họa này:
- Lựa chọn loại công cụ phù hợp: Sử dụng loại công cụ minh họa phù hợp với nội dung cần truyền tải.
- Đảm bảo tính chính xác: Đảm bảo thông tin trong sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh là chính xác và cập nhật; Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung trước khi sử dụng để tránh sai sót.
- Thiết kế đơn giản, dễ hiểu: Sử dụng thiết kế đơn giản, dễ hiểu và không quá rườm rà.
- Sử dụng chú thích rõ ràng: Sử dụng chú thích rõ ràng và súc tích để giải thích nội dung của sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh.
- Vị trí đặt phù hợp: Đặt sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh ở vị trí phù hợp trong sổ tay chất lượng; Nên đặt các công cụ minh họa gần với nội dung mà chúng minh họa để người đọc dễ dàng liên kết.
- Ví dụ minh họa: Sử dụng ví dụ cụ thể để minh họa cho các quy trình, hướng dẫn và yêu cầu.
Cập nhật sổ tay chất lượng thường xuyên khi có thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng.
Việc cập nhật sổ tay chất lượng thường xuyên khi có thay đổi trong Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là điều cần thiết để đảm bảo tài liệu này luôn phản ánh chính xác tình trạng thực tế của QMS và hướng dẫn đầy đủ cho nhân viên trong việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống.
- Xác định các thay đổi: Theo dõi các thay đổi trong QMS, bao gồm thay đổi về chính sách, quy trình, thủ tục, tài liệu…; Có thể sử dụng các nguồn thông tin như báo cáo đánh giá nội bộ, báo cáo đánh giá bên ngoài, đề xuất cải tiến...để xác định các thay đổi cần thiết.
- Đánh giá tác động: Đánh giá tác động của các thay đổi đối với sổ tay chất lượng; Xác định những phần nội dung trong sổ tay chất lượng cần được cập nhật, bổ sung hoặc sửa đổi.
- Cập nhật nội dung: Cập nhật nội dung sổ tay chất lượng một cách chính xác và đầy đủ, đảm bảo phản ánh đúng bản chất của các thay đổi.
- Phê duyệt và ban hành: Phê duyệt nội dung sổ tay chất lượng đã cập nhật bởi các bên liên quan có thẩm quyền; Ban hành sổ tay chất lượng đã cập nhật cho các nhân viên liên quan.
- Đào tạo và hướng dẫn: Cung cấp đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên về các thay đổi trong QMS và nội dung cập nhật trong sổ tay chất lượng; Hồ sơ này có thể bao gồm các tài liệu như biên bản họp, báo cáo đánh giá, bản ghi chép đào tạo.
- Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ hồ sơ về các thay đổi trong QMS và quá trình cập nhật sổ tay chất lượng
- …
Yêu cầu khi xây dựng sổ tay chất lượng theo ISO 9001
Sổ tay chất lượng là tài liệu quan trọng trong Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo ISO 9001, đóng vai trò cung cấp thông tin chi tiết về QMS của tổ chức và hướng dẫn nhân viên thực hiện các yêu cầu của hệ thống. Việc xây dựng sổ tay chất lượng ISO 9001 cần đáp ứng các yêu cầu sau.
Phải đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Mặc dù tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không yêu cầu bắt buộc phải có sổ tay chất lượng, tuy nhiên sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) được xây dựng bài bản., đồng thời hướng dẫn nhân viên thực hiện hiệu quả các yêu cầu của hệ thống và nâng cao khả năng tuân thủ tiêu chuẩn.
Sổ tay chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 phải đảm bảo đầy đủ các nội dung như chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, phạm vi áp dụng, trách nhiệm và quyền hạn…việc đảm bảo cung cấp đủ thông tin giúp tổ chức, doanh nghiệp hoàn thành sổ tay chất lượng một cách chi tiết, từ đó dễ dàng truyền đạt tới các nhân viên, phòng ban trong tổ chức doanh nghiệp.
Các cam kết đưa ra trong sổ tay chất lượng cần mang tính thực tế, phù hợp với tính chất, quy mô, lĩnh vực của tổ chức, doanh nghiệp. Quy trình thực hiện QMS cần phải tuân thủ theo các điều khoản được nêu trong phiên bản ISO 9001 mới nhất.
Phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin
Việc đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong sổ tay chất lượng là vô cùng quan trọng. Thông tin đưa ra trong sổ tay chất lượng ISO 9001 yêu cầu cần có độ chính xác cao, phù hợp với hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Các thông tin cần được cập nhật thường xuyên khi có sự thay đổi trong Hệ thống quản lý chất lượng(QMS). Việc cập nhật cần được tiến hành kịp thời, đầy đủ và chính xác, ngoài ra mọi cập nhật đều cần có quy trình cụ thể bao gồm các bước, trách nhiệm và thời gian thực hiện.
Sau khi cập nhật, thông tin phải được kiểm tra kỹ lưỡng nội dung trước khi ban hành. Việc kiểm tra cần được thực hiện bởi các bên liên quan có thẩm quyền.
Thông tin được đưa vào sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 cần được lấy từ các nguồn đáng tin cậy như tài liệu chính thức của tổ chức, doanh nghiệp; hồ sơ quản lý chất lượng, báo cáo đánh giá, ý kiến khách hàng…
Phải được ban lãnh đạo tổ chức phê duyệt
Việc phê duyệt sổ tay chất lượng bởi ban lãnh đạo tổ chức là bước quan trọng đảm bảo tính hiệu lực của sổ tay. Sổ tay chất lượng ISO 9001 được thông qua sự phê duyệt của lãnh đạo thể hiện sự cam kết của ban lãnh đạo đối với việc thực hiện và duy trì hiệu quả Hệ thống quản lý chất lượng (QMS).
Thông qua phê duyệt của lãnh đạo thì sổ tay chất lượng mới đảm bảo tính thống nhất và nhất quán. Việc phê duyệt sổ tay chất lượng giúp ban lãnh đạo có cơ hội đánh giá tính hiệu lực của QMS và đưa ra các định hướng kịp thời để cải tiến hệ thống.
Đảm bảo sổ tay chất lượng được phổ biến và tuân thủ bởi tất cả nhân viên trong tổ chức.
Việc xây dựng sổ tay chất lượng đầy đủ, chính xác chỉ là bước đầu tiên. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của Hệ thống quản lý chất lượng(QMS), tổ chức, doanh nghiệp cần phải phổ biến và đảm bảo tất cả nhân viên trong tổ chức tuân thủ sổ tay chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Việc phổ biến sổ tay chất lượng có thể được thực hiện qua việc ban hành sổ tay chất lượng cho nhân viên; tổ chức các buổi tập huấn; đưa thông tin sổ tay lên hệ thống thông tin công ty (website, intranet…); email hoặc tin nhắn nội bộ…
Tổ chức doanh nghiệp cần nhấn mạnh vai trò của sổ tay chất lượng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Ngoài việc ban hành sổ tay chất lượng theo ISO 9001:2015, tổ chức, doanh nghiệp có thể cung cấp các tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên thực hiện.
Để đảm bảo việc tuân thủ theo sổ tay chất lượng, tổ chức doanh nghiệp cần thực hiện các đợt kiểm tra nội bộ để đánh giá mức độ tuân thủ sổ tay chất lượng của nhân viên. Đồng thời cần xử lý các trường hợp vi phạm và khen thưởng các trường hợp tuân thủ tốt quy định của sổ tay chất lượng ISO 9001.
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp về cách thực hiện và những lưu ý khi viết Sổ tay chất lượng ISO 9001. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm những thông tin hữu ích để viết Sổ tay chất lượng hiệu quả. Liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được chứng nhận ISO 9001:2015 thêm thông tin chi tiết.
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
