Điều khoản 8.1 ISO 9001 – Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện, tập trung vào các quy trình thực thi mà tổ chức cần để cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Điều khoản này thiết lập các yêu cầu chung về lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động nhằm đảm bảo rằng quá trình của hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện một cách hiệu quả. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu kỹ hơn về điều khoản 8.1.
Sơ lược về điều khoản 8.1 ISO 9001
Điều 8.1 của ISO 9001:2015 tập trung vào việc lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động cần thiết để đáp ứng các yêu cầu cung cấp sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. Điều này đề cập đến việc hoạch định và kiểm soát quá trình thực hiện các quy trình sao cho phù hợp với mục tiêu chất lượng của tổ chức và góp phần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Mục tiêu chính của điều khoản này là đảm bảo rằng các quy trình của tổ chức hoạt động theo một chu trình nhất định và được kiểm soát chặt chẽ. Với mục đích cung cấp đầy đủ sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.
Như vậy, điều khoản 8.1 ISO 9001 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và kiểm soát cẩn thận các quy trình vận hành để đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Đồng thời, nhấn mạnh sự cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng đối với việc quản lý hoạt động của tổ chức. Từ việc lập kế hoạch đến kiểm soát, đo lường kết quả thu được để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Yêu cầu của điều khoản 8.1 ISO 9001
Điều khoản 8.1 bao gồm 5 yêu cầu khi áp dụng thực hiện:
1. Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
Tổ chức phải đảm bảo rằng các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng được xác định rõ ràng. Bao gồm mọi yêu cầu về luật định và quy định hiện hành cũng như những yêu cầu mà tổ chức cho là cần thiết. Tổ chức cũng phải chứng minh rằng mọi mặt hàng và dịch vụ cung cấp đều có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Yêu cầu về sản phẩm có thể được xác định thông qua hợp đồng, kế hoạch dự án, đơn đặt hàng của khách hàng, báo cáo công việc,…
2. Thiết lập các tiêu chí cho các quá trình và sự chấp nhận sản phẩm và dịch vụ
Cần xác định các tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để có thể đo lường hiệu quả của quy trình. Thông qua điều này, tổ chức có thể đánh giá xem quy trình có đang hoạt động trơn tru và đáp ứng các mục tiêu đề ra hay không. Ngoài ra, việc xác định các tiêu chí để đánh giá xem sản phẩm hoặc dịch vụ có đáp ứng đúng yêu cầu hay không cũng rất quan trọng. Sản phẩm hay dịch vụ cần đáp ứng những đặc điểm nhất định nhằm mục đích chứng tỏ nó được chấp nhận bởi khách hàng hoặc cơ quan quản lý. Những đặc điểm này được gọi là tiêu chí chấp nhận sản phẩm.
3. Xác định nguồn lực cần thiết để đạt được sự phù hợp theo yêu cầu của sản phẩm và dịch vụ
Cần tiến hành khảo sát tất cả các nguồn lực sẵn có và những nguồn lực cần thiết để tạo ra sản phẩm/dịch vụ. Đối với yêu cầu này, các mục như nguyên liệu, thiết bị, chuyên gia chuyên ngành, cơ sở hạ tầng và tất cả các phương tiện cần thiết đều được xem xét. Xác định được các nguồn lực cần thiết và các nguồn lực luôn ở trạng thái sẵn sàng giúp cho việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng trở nên dễ dàng hơn.
4. Thực hiện kiểm soát quá trình theo các tiêu chí
Sau khi xác định và thiết lập các tiêu chí, bước tiếp theo là triển khai kiểm soát quy trình dựa trên những tiêu chí đã đề ra.
Điều này bao gồm việc kiểm tra xem sản phẩm hoặc dịch vụ có đáp ứng các đặc tính đã được thiết lập hay không. Và liệu toàn bộ quy trình có đem lại hiệu quả như mong đợi không.
Nói cách khác, cần thiết lập các phương thức kiểm soát quy trình hiệu quả để đảm bảo mọi thứ được thực hiện theo đúng tiêu chí tránh các sai sót khiến công việc bị gián đoạn hoặc phải làm lại gây mất thời gian hoặc chậm tiến độ chung.
5. Xác định và lưu trữ thông tin dạng văn bản trong phạm vi cần thiết
Theo điều khoản 8.1 ISO 9001, tổ chức phải xác định, duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản. Tổ chức có quyền quyết định xem cần thiết phải thiết lập những loại tài liệu và hồ sơ nào. Sau khi xác định được các tài liệu cần thiết, tổ chức phải “duy trì và lưu giữ” chúng. Việc lưu giữ hồ sơ đầy đủ giúp chứng minh rằng các quy trình được thực hiện theo đúng kế hoạch, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các yêu cầu chất lượng.
Đó có thể là các tài liệu hiện hành và có liên quan, bao gồm thông số kỹ thuật sản phẩm, quy trình vận hành, danh sách kiểm tra,… Hoặc cũng có thể là các báo cáo như báo cáo kiểm tra cuối cùng, kết quả kiểm tra trực quan, xác nhận quy trình,…
Tầm quan trọng của việc áp dụng điều khoản 8.1 ISO 9001:2015
Điều khoản 8.1 – Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện có mối liên hệ mật thiết đến việc lập kế hoạch và kiểm soát các quá trình cũng như giữ một vai trò quan trọng đối với hoạt động của tổ chức.
- Bằng cách lập kế hoạch và kiểm soát các quy trình, tổ chức sẽ thiết lập được nền tảng vững chắc cho việc triển khai thực hiện. Điều này giúp đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các tiêu chuẩn chất lượng, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
- Có một kế hoạch rõ ràng cùng các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, giúp tổ chức vận hành một cách bài bản, tiến gần hơn đến các mục tiêu chung.
- Việc xác định, đánh giá và phân loại rủi ro tiềm ẩn trong quá trình hoạt động, là cơ sở để tổ chức xây dựng các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu tối đa các tác động tiêu cực ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp một số thông tin khái quát về điều khoản 8.1 ISO 9001. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm được những kiến thức hữu ích để áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng cho doanh nghiệp mình. Liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn ISO 9001:2015 chi tiết:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sale@intercertvietnam.com
