(CFS mỹ phẩm) Cách xin Giấy chứng nhận lưu hành tự do mỹ phẩm

Giấy chứng nhận lưu hành tự do mỹ phẩm (CFS) là một trong những giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu. Việc không có Giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với mỹ phẩm nhập khẩu có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp rắc rối lớn, từ chậm trễ thủ tục công bố, gián đoạn kinh doanh, cho đến bị xử phạt. Bài viết này Intercert Việt Nam sẽ cung cấp thông tin về tất cả những gì bạn cần biết về CFS mỹ phẩm, giúp bạn tự tin hoàn thiện thủ tục xuất nhập khẩu và đưa sản phẩm ra thị trường một cách hợp pháp. 

Chứng nhận lưu hành tự do mỹ phẩm (CFS) là gì? 

Để bắt đầu, hãy cùng làm rõ định nghĩa cốt lõi. Giấy chứng nhận lưu hành tự do mỹ phẩm hay CFS mỹ phẩm là tên gọi của Certificate of Free Sale (CFS) áp dụng riêng cho ngành mỹ phẩm. Đây là một văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận rằng sản phẩm mỹ phẩm đó đang được phép sản xuất, kinh doanh và lưu hành tự do tại quốc gia đó. 

Nói cách khác, chứng nhận lưu hành tự do đối với mỹ phẩm nhập khẩu là bằng chứng pháp lý cho thấy sản phẩm đã đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, an toàn và các quy định liên quan của nước sản xuất, không bị cấm bán hay sử dụng. Giấy tờ này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin với cơ quan quản lý và người tiêu dùng tại Việt Nam, đảm bảo rằng sản phẩm bạn nhập khẩu có nguồn gốc rõ ràng và đạt tiêu chuẩn chất lượng. 

Các quy định pháp lý về Giấy chứng nhận lưu hành tự do mỹ phẩm tại Việt Nam. Việc yêu cầu Giấy chứng nhận lưu hành tự do mỹ phẩm nhập khẩu được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật của Việt Nam. Nắm vững các quy định này là chìa khóa để bạn chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm một cách chính xác. 

1. Yêu cầu về CFS trong hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu 

Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT của Bộ Y tế và Thông tư 29/2020/TT-BYT (sửa đổi, bổ sung một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Y tế ban hành), một trong những giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu là Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS).

Cụ thể, Điều 5 của Thông tư 06/2011/TT-BYT quy định hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm bao gồm: 

• Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (theo mẫu). 

• Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) (đối với mỹ phẩm nhập khẩu). 

• Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam. 

Như vậy, nếu bạn muốn nhập khẩu mỹ phẩm từ nước ngoài, việc có được  

2. Điều kiện hợp lệ của Giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với mỹ phẩm nhập khẩu 

Để được chấp nhận, Giấy chứng nhận lưu hành tự do mỹ phẩm cần đáp ứng các điều kiện sau: 

• Tính hợp lệ: CFS phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu. 

• Ngôn ngữ: CFS phải được lập bằng tiếng Anh hoặc song ngữ Anh – Việt. Nếu không, phải có bản dịch công chứng ra tiếng Việt. 

• Hợp pháp hóa lãnh sự: CFS phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên). 

• Nội dung: CFS phải có đầy đủ các thông tin: 

• Tên sản phẩm, chủng loại sản phẩm. 

• Tên và địa chỉ nhà sản xuất. 

• Tên và địa chỉ của nhà phân phối, công ty xuất khẩu. 

• Xác nhận rằng sản phẩm được phép lưu hành tự do tại nước xuất khẩu. 

• Ngày cấp và thời hạn hiệu lực. 

Lưu ý quan trọng: CFS phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ công bố. 

Quy trình và thủ tục xin CFS mỹ phẩm: Hướng dẫn chi tiết 

Khác với các loại giấy tờ khác, giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS mỹ phẩm nhập khẩu được cấp tại nước xuất xứ chứ không phải tại Việt Nam. Doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam sẽ yêu cầu đối tác xuất khẩu (nhà sản xuất) ở nước ngoài thực hiện thủ tục này.

1. Các bước thực hiện của nhà sản xuất nước ngoài 

Quy trình xin CFS mỹ phẩm của nhà sản xuất ở nước ngoài thường bao gồm các bước sau: 

Chuẩn bị hồ sơ: Nhà sản xuất sẽ chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia của họ. Hồ sơ thường bao gồm: 

• Đơn đề nghị cấp CFS. 

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/sản xuất của công ty. 

• Giấy tờ chứng minh sản phẩm đã được công bố, đăng ký hoặc cấp phép lưu hành tại nước sở tại. 

• Mẫu nhãn sản phẩm, công thức sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng. 
• Giấy ủy quyền cho người đại diện (nếu có). 

Nộp hồ sơ: Hồ sơ được nộp tới cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu. 

Xét duyệt và cấp CFS: Cơ quan chức năng sẽ thẩm định hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ tiến hành cấp CFS. 

Hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần): Sau khi có CFS, nhà sản xuất phải mang CFS đi hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao của nước họ, sau đó chứng thực tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó. Bước này rất quan trọng để CFS có giá trị pháp lý tại Việt Nam.

2. Thời gian và hiệu lực của CFS mỹ phẩm 

Thời gian cấp: Tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia, thời gian cấp CFS có thể từ vài ngày đến vài tuần. 

Thời hạn hiệu lực: Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP của Việt Nam, CFS có hiệu lực 02 năm kể từ ngày cấp. Tuy nhiên, nếu thời hạn hiệu lực của các giấy tờ liên quan (ví dụ: giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận sản xuất, v.v.) tại nước xuất khẩu ngắn hơn 02 năm, thời hạn hiệu lực của CFS sẽ phụ thuộc vào thời hạn hiệu lực của các giấy tờ đó.

Lưu ý: Bạn cần đảm bảo CFS còn hiệu lực ít nhất tại thời điểm nộp hồ sơ công bố. 

Những điểm cần nhớ về Giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với mỹ phẩm nhập khẩu 

Để quá trình công bố CFS mỹ phẩm diễn ra thuận lợi, bạn cần chú ý những điểm sau: 

1. Thông tin trên CFS phải thống nhất với hồ sơ công bố 

• Tính nhất quán: Mọi thông tin trên CFS (tên sản phẩm, nhà sản xuất, địa chỉ…) phải hoàn toàn nhất quán với thông tin trên các tài liệu khác trong hồ sơ công bố mỹ phẩm (ví dụ: giấy ủy quyền, mẫu tờ khai). Bất kỳ sự khác biệt nào cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối.

• Tên sản phẩm: Tên sản phẩm trên CFS phải đúng với tên sản phẩm trên nhãn và hồ sơ công bố. Nếu có nhiều phiên bản (ví dụ: màu sắc, mùi hương…), CFS có thể liệt kê tất cả các phiên bản đó hoặc cấp riêng cho từng sản phẩm.

2. Chứng nhận CFS mỹ phẩm không thay thế cho các giấy tờ khác 

Giấy chứng nhận lưu hành tự do mỹ phẩm nhập khẩu là một phần của hồ sơ công bố, nhưng không thể thay thế các giấy tờ bắt buộc khác như Giấy ủy quyền, thành phần công thức, và các tài liệu kỹ thuật liên quan. 

3. Trường hợp được miễn Chứng nhận CFS 

Theo quy định, một số trường hợp có thể được miễn nộp Chứng nhận CFS mỹ phẩm khi nhập khẩu, bao gồm: 

• Sản phẩm được sản xuất tại một trong những nước thành viên Hiệp định mỹ phẩm ASEAN (ví dụ: Singapore, Thái Lan, Malaysia…). 

• Sản phẩm được sản xuất tại một nước không có quy định cấp CFS nhưng có kèm theo văn bản chứng minh sản phẩm được phép lưu hành tại nước đó. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn, bạn vẫn nên liên hệ với đối tác và xin CFS nếu có thể.

Dịch vụ hướng dẫn cấp CFS mỹ phẩm và công bố mỹ phẩm nhập khẩu 

Việc tự tìm hiểu và yêu cầu đối tác nước ngoài chuẩn bị Giấy chứng nhận lưu hành tự do mỹ phẩm có thể gây khó khăn do rào cản ngôn ngữ, khác biệt về luật pháp và thủ tục hành chính. Đây là lúc dịch vụ làm CFS và công bố mỹ phẩm chuyên nghiệp trở nên hữu ích. 

1. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ 

• Tư vấn chuyên sâu: Các đơn vị dịch vụ sẽ tư vấn chi tiết về các loại giấy tờ cần thiết, kiểm tra tính hợp lệ của CFS từ nước ngoài, và hướng dẫn đối tác nước ngoài làm CFS đúng chuẩn. 

• Tối ưu hóa thời gian: Với kinh nghiệm và mối quan hệ, họ có thể giúp bạn rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ, tránh sai sót không đáng có. 

• Xử lý các vấn đề phát sinh: Trong trường hợp CFS có sai sót hoặc cần bổ sung, họ sẽ hỗ trợ bạn làm việc với đối tác và cơ quan chức năng để giải quyết nhanh chóng. 

2. Khi nào cần tìm đến dịch vụ hỗ trợ CFS? 

Bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ làm CFS mỹ phẩm nếu: 

• Bạn là doanh nghiệp mới, chưa có kinh nghiệm nhập khẩu mỹ phẩm. 

• Đối tác nước ngoài của bạn không quen thuộc với quy định về CFS tại Việt Nam. 

• Bạn muốn đảm bảo hồ sơ được hoàn thiện chính xác 100% để tránh rủi ro. 

• Bạn cần nhập khẩu gấp và muốn rút ngắn thời gian làm thủ tục. 

—————————————————————————————————- 

Hiểu rõ CFS mỹ phẩm là gì và cách thức xin Giấy chứng nhận lưu hành tự do cho mỹ phẩm là một bước đi chiến lược và thông minh cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn thành công trong ngành mỹ phẩm. Hãy luôn chủ động tìm hiểu các quy định, chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và đừng ngần ngại tìm kiếm dịch vụ tư vấn xin CFS chuyên nghiệp khi cần thiết. Liên hệ Intercert Việt Nam qua Hotline: 0969.555.610 hoặc Email: sales@intercertvietnam.com để được hỗ trợ.