Xây dựng tài liệu theo ISO 9001 là công việc mà các doanh nghiệp đang xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng không thể bỏ qua. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong quá trình tiến hành thiết lập hồ sơ, tài liệu ISO 9001. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về việc xây dựng hệ thống tài liệu ISO 9001 trong bài viết dưới đây.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC XÂY DỰNG TÀI LIỆU ISO 9001:2015
Xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001 mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Giúp tăng tính minh bạch, dễ dàng tra cứu thông tin: Danh mục tài liệu ISO 9001 giúp tổ chức phân loại rõ các tài liệu liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng. Điều này tạo ra tính minh bạch trong thông tin. Việc phân loại rõ các tài liệu liên quan còn giúp ích cho việc tra cứu tài liệu, thông tin.
- Giúp quản lý dữ liệu: Tài liệu ISO 9001:2015 giúp tổ chức quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Điều này bao gồm việc xác định, phân loại, theo dõi và kiểm soát các tài liệu quan trọng. Qua đó doanh nghiệp tránh được việc sử dụng sai tài liệu hoặc dùng nhầm phiên bản tài liệu đã cũ.
- Bảo quản thông tin, tài liệu: Kiểm soát hồ sơ, tài liệu ISO 9001 giúp đảm bảo rằng không có tài liệu nào bị mất mát hoặc bị lãng quên. Đồng thời giúp doanh nghiệp chắc chắn rằng các tài liệu quan trọng luôn được bảo mật.
- Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001: Xây dựng tài liệu ISO 9001 cho tổ chức giúp doanh nghiệp nắm bắt các yêu cầu được nêu ra trong tiêu chuẩn ISO 9001 và đảm bảo tuân thủ theo những yêu cầu đó. Việc có hồ sơ, tài liệu ISO 9001 đầy đủ, cụ thể giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai và áp dụng tiêu chuẩn.
- Cung cấp tư liệu cho đào tạo và đánh giá: Các hồ sơ, tài liệu ISO 9001 có thể được sử dụng cho quá trình đào tạo và hướng dẫn liên quan đến quy trình làm việc. Nó cũng hỗ trợ trong việc đánh giá sự tuân thủ và hiệu suất công việc theo các tài liệu quy định.
- Hỗ trợ truy cập và chia sẻ thông tin dễ dàng: Danh mục tài liệu, hồ sơ ISO 9001 được thiết lập và lưu trữ bài bản, cho phép nhân viên tìm kiếm và sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian. Tài liệu ISO 9001 cung cấp một cái nhìn tổng quát về các thông tin có sẵn trong tổ chức. Giúp dễ dàng chia sẻ thông tin liên quan về Hệ thống quản lý chất lượng với nhân sự nội bộ, các bên liên quan, khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.
- Cơ sở cho cải tiến: Bộ tài liệu ISO 9001 giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề cần cải thiện trong tổ chức để từ đó xây dựng quy trình cải tiến phù hợp.
CÁC YÊU CẦU KHI XÂY DỰNG TÀI LIỆU THEO ISO 9001:2015
Khi xây dựng tài liệu ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc và quy trình để đảm bảo tính minh bạch, dễ truy cập. Các yêu cầu được đưa ra, nhằm hướng các doanh nghiệp xây dựng tài liệu ISO 9001 một cách hiệu quả.
Xác định và phân loại tài liệu chính xác
Doanh nghiệp cần xác định các loại tài liệu cần thiết trong Hệ thống quản lý chất lượng. Những tài liệu này có thể bao gồm chính sách, quy trình, thủ tục, biểu mẫu, hướng dẫn, bản vẽ kỹ thuật… Phân loại chúng dựa trên tính chất, mục đích và tầm quan trọng. Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo một hệ thống nhất quán, đảm bảo sự đồng bộ trong quản lý và tra cứu thông tin.
Kiểm soát tài liệu chặt chẽ
Đảm bảo rằng tài liệu được kiểm soát và theo dõi liên tục. Phải xác định quy trình cho việc tạo mới, phê duyệt, duyệt lại, thay đổi và hủy bỏ các tài liệu không còn hiệu lực. Doanh nghiệp cần đảm bảo nội dung tài liệu được cập nhật và phản ánh thông tin mới nhất, chính xác nhất. Mỗi tài liệu cần phải có thông tin phiên bản, thời gian hiệu lực, và thông tin liên quan khác.
Lưu trữ và bảo quản tài liệu
Xác định phương pháp lưu trữ tài liệu một cách an toàn và dễ dàng truy cập. Doanh nghiệp có thể lưu trữ có thể là dưới dạng giấy tờ hoặc bản điện tử, tùy thuộc vào tính chất của tài liệu. Đảm bảo rằng tài liệu được lưu giữ nguyên vẹn, không bị hư hỏng, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập tài liệu khi cần.
Truy cập và phân phối tài liệu hợp lý
Doanh nghiệp cần cung cấp cách thức truy cập tài liệu cho nhân viên liên quan và những người cần sử dụng tài liệu. Điều này có thể thông qua hệ thống quản lý tài liệu điện tử, thư mục vật lý hoặc các công cụ tương tự. Đảm bảo người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, tài liệu phải được phân phối đến đúng đối tượng.
Bản gốc và sao lưu tài liệu
Đảm bảo rằng các bản gốc của tài liệu quan trọng được bảo quản cẩn thận. Các bản sao cần được phê duyệt và ghi rõ thông tin về nguồn gốc cũng như tình trạng. Quản lý bản gốc và bản sao tài liệu là một việc làm quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác, an toàn và bảo mật cho thông tin.
Phân loại và ghi chú rõ ràng
Đối với tài liệu quan trọng, cần phân loại để xác định mức độ bảo mật, quan trọng và quyền truy cập của từng tài liệu. Hệ thống tài liệu được phân loại cần được ghi chú rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng. Ghi chú liên quan đến các thay đổi và lịch sử của tài liệu cũng cần được thể hiện. Việc phân loại và ghi chú tài liệu phù hợp giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.
Bảo mật thông tin tài liệu
Đảm bảo tính bảo mật của tài liệu, đặc biệt là với những tài liệu có chứa thông tin chủ chốt, quan trọng. Điều này bao gồm việc giới hạn truy cập, mã hóa (nếu cần), và các biện pháp bảo mật khác. Bảo mật thông tin tài liệu là một vấn đề quan trọng cần được quan tâm.
Việc áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp sẽ giúp tổ chức bảo vệ thông tin tài liệu khỏi các mối đe dọa, đảm bảo tính bảo mật của thông tin. Đồng thời, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo vệ lợi ích của tổ chức.
Kiểm tra tài liệu cần thận
Trước khi phát hành, tuyên truyền một tài liệu mới hoặc sửa đổi tài liệu, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng nó đã được kiểm tra và đáp ứng các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Qua việc kiểm tra tài liệu, doanh nghiệp đảm bảo độ chính xác, tuân thủ của tài liệu đối với quy định, tiêu chuẩn và quy trình của tổ chức.
Giám sát và đánh giá tài liệu
Thực hiện việc giám sát và đánh giá định kỳ việc lưu trữ tài liệu và hiệu quả từ việc áp dụng tài liệu vào thực tế để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ. Giám sát và đánh giá tài liệu là một phần quan trọng trong việc quản lý tài liệu hiệu quả. Việc áp dụng quy trình giám sát và đánh giá phù hợp giúp doanh nghiệp kiểm soát tài liệu chặt chẽ, hiệu quả hơn.
LƯU Ý KHI XÂY DỰNG TÀI LIỆU TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015
Yêu cầu về xây dựng tài liệu ISO 9001 có thể thay đổi tùy theo bối cảnh của tổ chức và yêu cầu của tiêu chuẩn. Để đảm bảo tuân thủ đúng các điều khoản của ISO 9001, doanh nghiệp nên tham khảo tài liệu chính thức về tiêu chuẩn và tìm sự hỗ trợ từ các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý chất lượng.
Tổ chức cần liên tục duy trì và nâng cao quy trình xây dựng và kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015. Điều này đảm bảo rằng tài liệu được chuẩn bị một cách cẩn thận, hiệu quả, thông tin được lưu trữ và truy xuất dễ dàng, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin quan trọng.
Các biện pháp cải tiến hệ thống tài liệu ISO 9001:2015 có thể bao gồm việc tối ưu hóa quy trình, đảm bảo đủ tài liệu hướng dẫn và tài nguyên, áp dụng công nghệ thông tin để tăng cường quản lý hồ sơ, và đào tạo nhân viên về việc sử dụng quy trình kiểm soát hồ sơ một cách hiệu quả.
Hệ thống tài liệu ISO 9001 được xây dựng dựa trên sự hiểu biết cụ thể về tiêu chuẩn ISO 9001:2015, để đảm bảo việc đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn. Ngoài ra, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia về việc chuẩn bị, xây dựng các tài liệu theo ISO 9001.
Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm những thông tin hữu ích về xây dựng tài liệu theo chứng nhận ISO 9001:2015 thông qua bài viết trên đây. Liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn thêm thông tin chi tiết.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
