Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập, thúc đẩy, kiểm soát và đánh giá việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Điều khoản 5 của phiên bản ISO 9001:2015 cũng nhấn mạnh đến nhiệm vụ, vai trò của lãnh đạo trong Hệ thống quản lý chất lượng. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về Đại diện lãnh đạo trong ISO 9001:2015.
ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO LÀ GÌ?
Đại diện lãnh đạo được đề cập trong phiên bản cũ ISO 9001:2008 (cụ thể là tại mục 5.5.2, điều khoản 5), trong đó Đại diện lãnh đạo là một thành viên trong ban lãnh đạo của tổ chức. Ngoài các trách nhiệm khác, họ có trách nhiệm và quyền hạn đảm bảo cho các quá trình cần thiết của Hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì.
Tuy nhiên, phiên bản tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã mang đến một sự đổi mới về vai trò của người lãnh đạo trong quản lý chất lượng. Ở phiên bản này, vị trí “Đại diện lãnh đạo” bị loại bỏ, thay vào đó là ban lãnh đạo cấp cao. Ban lãnh đạo có trách nhiệm phải tích cực tham gia vào Hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo phù hợp các yêu cầu được đề ra. Điều khoản 5 của phiên bản ISO 9001:2015 trao quyền cho các nhà lãnh đạo thông qua việc yêu cầu họ chịu trách nhiệm thiết lập, truyền đạt chính sách chất lượng và đảm bảo tính hiệu quả của QMS.
Sự thay đổi trên đã góp phần bao quát trách nhiệm và vai trò của lãnh đạo trọng Hệ thống quản lý chất lượng. So với phiên bản ISO 9001:2008, khi trách nhiệm và quyền hạn đặt ra cho Đại diện lãnh đạo – mang tính đơn lẻ, thì với phiên bản ISO 9001:2015 điều đó đã được cân bằng cho Ban lãnh đạo. Theo đó, quản lý chất lượng sẽ trở thành trách nhiệm của mọi người chứ không chỉ còn thuộc về một bộ phận hay cá nhân nào.
NHIỆM VỤ CỦA LÃNH ĐẠO TRONG ISO 9001:2015
Yêu cầu về sự lãnh đạo được làm rõ hơn trong ISO 9001:2015. Các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ nội dung của Điều khoản 5 trong phiên bản ISO 9001:2015 để hiểu một cách triệt để vai trò của ban lãnh đạo, từ đó quản lý QMS một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là các nhiệm vụ mà lãnh đạo không thể bỏ qua khi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001.
- Chịu trách nhiệm về độ phù hợp và tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và đảm bảo đáp ứng được mục đích của nó.
- Từ bối cảnh và định hướng chiến lược của tổ chức, đảm bảo các chính sách và mục tiêu chất lượng được thiết lập cụ thể cho Hệ thống quản lý chất lượng
- Đảm bảo cho Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động phù hợp với các quy trình kinh doanh, điều này giúp đáp ứng yêu cầu và nâng cao trải nghiệm của khách hàng
- Sự cam kết của ban lãnh đạo cấp cao trong việc tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001 cho thấy quyết tâm và sự nghiêm túc của tổ chức trong quá trình triển khai thực hiện tiêu chuẩn, từ đó có thể truyền cảm hứng cho nhân viên.
- Truyền đạt tầm quan trọng của việc tuân thủ Hệ thống quản lý chất lượng và các yêu cầu của nó để nhân viên biết, hiểu và hành động đúng.
- Cung cấp đầy đủ nguồn lực cần thiết cho Hệ thống quản lý chất lượng. Ban lãnh đạo cần tạo ra các cơ chế hiệu quả và cung cấp môi trường nội bộ phù hợp, thúc đẩy mọi người đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Thúc đẩy văn hóa cải tiến quy trình, xem xét thực hiện các sáng kiến phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ và giới thiệu các công cụ mới nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất.
- Duy trì sự tập trung nhất quán vào các yêu cầu của khách hàng, đáp ứng các yêu cầu quy định hoặc luật định và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Tất cả các yêu cầu phải được xác định, đáp ứng và xác nhận cụ thể.
- Xác định và giải quyết mọi rủi ro có thể cản trở khả năng cung cấp sản phẩm/dịch vụ phù hợp của tổ chức hoặc có thể có tác động tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng.
- Chú ý nắm bắt cơ hội và luôn theo dõi các yêu cầu đã được xác định, nhằm kiểm soát được sự xem xét và cập nhập mới, xuất hiện thay đổi
VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO TRONG ISO 9001:2015
Vai trò của lãnh đạo là quan trọng và không thể thiếu trong việc đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Dưới đây là những vai trò quan trọng mà lãnh đạo có thể đảm nhiệm trong quá trình triển khai và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng:
Định hướng – chiến lược: Lãnh đạo xác định chiến lược và và lên kế hoạch cho tổ chức trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Lãnh đạo cần thể hiện hướng đi và mục tiêu rõ ràng, xác định cũng như thiết lập kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu chất lượng. Lãnh đạo cần luôn đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng được tích hợp vào các hoạt động, quy trình tổ chức.
Cam kết và lãnh đạo: Lãnh đạo cấp cao cần cam kết mạnh mẽ trong việc tuân thủ tiêu chuẩn chứng nhận ISO 9001:2015. Họ thể hiện sự lãnh đạo của mình thông qua việc thúc đẩy sự tham gia của tất cả các cá nhân, phòng ban trong tổ chức. Sự cam kết được biểu đạt qua các mục tiêu và kế hoạch, phân công trách nhiệm và cung cấp tài nguyên.
Xây dựng và duy trì môi trường văn hóa chất lượng: Lãnh đạo cấp cao nhất cần thúc đẩy xây dựng một môi trường văn hóa chất lượng trong tổ chức, đề cao chất lượng và luôn theo đuổi các phương pháp cải tiến. Họ cần đảm bảo nhân viên hiểu và được đào tạo bài bản để áp dụng các quy trình và phương pháp quản lý chất lượng một cách hiệu quả. Lãnh đạo cần xây dựng một môi trường mở, khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến, nhằm đảm bảo quá trình vận hành hệ thống quản lý hiệu quả và truyền đạt thông tin dễ dàng.
Định rõ trách nhiệm và phân công công việc: Lãnh đạo phải đảm bảo rằng trách nhiệm và công việc của từng cá nhân, phòng ban được xác định rõ ràng và phân công cụ thể. Lãnh đạo cần thiết lập một hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu quả để đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo đúng quy trình và yêu cầu.
Thúc đẩy cải tiến liên tục: Lãnh đạo phải thúc đẩy và theo dõi quá trình cải tiến liên tục trong tổ chức. Họ cần tạo ra một môi trường mà mọi cá nhân, phòng ban có thể đề xuất các cải tiến và đảm bảo rằng các hoạt động cải tiến được theo dõi, đánh giá và triển khai theo đúng kế hoạch.
Trên đây là một số nội dung liên quan đến Đại diện lãnh đạo trong ISO 9001:2015 mà Intercert Việt Nam có thể cung cấp. Để được chuyên gia của Intercert Việt Nam tư vấn cụ thể hơn về cách áp dụng tiêu chuẩn cũng như các vấn đề liên quan, doanh nghiệp có thể để lại thông tin tại đây hoặc liên hệ thông qua địa chỉ sau:
Công ty Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Tòa nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Đường dây nóng: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnm.com
