Đánh giá hệ thống quản lý EUDR đang trở thành nhiệm vụ ưu tiên đối với mọi doanh nghiệp xuất khẩu sang Châu Âu trong chuỗi cung ứng nông lâm sản. Câu hỏi không chỉ là làm thế nào để xây dựng một hệ thống tuân thủ, mà còn là làm thế nào để biết hệ thống đó có thực sự hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu khắt khe của EUDR hay không.
Việc thực hiện audit EUDR định kỳ và có một báo cáo đánh giá EUDR chi tiết không chỉ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các điểm yếu mà còn là bằng chứng quan trọng cho cam kết của mình. Bài viết này của Intercert Việt Nam sẽ cung cấp cái nhìn chuyên sâu về quy trình đánh giá tuân thủ EUDR, các bước cần thiết để thực hiện một cuộc audit, và tầm quan trọng của việc duy trì một hệ thống quản lý EUDR hiệu quả.
Tại sao cần đánh giá hệ thống quản lý EUDR?
Trong bối cảnh EUDR đặt ra các yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt và mức phạt đáng kể cho việc không tuân thủ, việc đánh giá hệ thống quản lý EUDR không còn là tùy chọn mà là một hoạt động thiết yếu. Hoạt động này mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp, vượt xa việc chỉ đơn thuần tránh phạt.
1. Đảm bảo sẵn sàng cho việc tuân thủ bắt buộc
- Xác định “khoảng trống” trước EUDR deadline: Việc đánh giá EUDR một cách chủ động giúp doanh nghiệp nhận diện được những “khoảng trống” (gaps) giữa hệ thống quản lý hiện tại và các yêu cầu cụ thể của EUDR. Điều này bao gồm khả năng truy xuất nguồn gốc đến tọa độ địa lý, quy trình đánh giá rủi ro, và khả năng thu thập bằng chứng đầy đủ. Phát hiện sớm các điểm yếu cho phép doanh nghiệp có đủ thời gian để khắc phục trước khi EUDR chính thức áp dụng bắt buộc (30/12/2025 cho doanh nghiệp lớn và 30/06/2026 cho doanh nghiệp nhỏ).
- Tránh các rủi ro pháp lý và tài chính: Một cuộc audit EUDR toàn diện sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ doanh nghiệp phải đối mặt với các hình phạt nặng nề như phạt tiền lên tới 4% doanh thu, tịch thu sản phẩm, và lệnh cấm kinh doanh. Bằng cách đảm bảo hệ thống vững chắc, doanh nghiệp tự bảo vệ mình khỏi những thiệt hại tài chính và pháp lý không đáng có.
- Xác nhận hiệu quả của quy trình: Việc đánh giá định kỳ giúp xác nhận rằng các quy trình và chính sách được thiết lập để tuân thủ EUDR đang hoạt động đúng như dự kiến trong thực tế, không chỉ trên giấy tờ.
2. Nâng cao uy tín và tạo lợi thế cạnh tranh
- Tăng cường niềm tin của đối tác và khách hàng: Một báo cáo đánh giá EUDR độc lập hoặc nội bộ đáng tin cậy chứng minh cam kết của doanh nghiệp đối với tính bền vững và chống phá rừng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhà nhập khẩu, nhà bán lẻ tại EU và người tiêu dùng, những người ngày càng quan tâm đến nguồn gốc và tác động môi trường của sản phẩm.
- Xây dựng thương hiệu có trách nhiệm: Trong bối cảnh ngành công nghiệp ngày càng minh bạch, khả năng chứng minh việc đánh giá tuân thủ EUDR một cách nghiêm túc sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực, thu hút khách hàng và nhà đầu tư quan tâm đến ESG (Môi trường, Xã hội và Quản trị).
- Cải thiện mối quan hệ chuỗi cung ứng: Quá trình đánh giá thường bao gồm việc hợp tác với các nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động của nhà cung cấp, từ đó xây dựng mối quan hệ đối tác bền chặt hơn và thúc đẩy các thực hành bền vững trên toàn chuỗi.
Quy trình Đánh giá Hệ thống Quản lý EUDR (Audit EUDR)
Việc thực hiện một cuộc audit EUDR là một quá trình có hệ thống, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự tham gia của các bên liên quan. Quy trình này có thể được thực hiện nội bộ hoặc bởi một bên thứ ba độc lập.
1. Các bước chuẩn bị cho một cuộc Đánh giá EUDR
Bước 1: Xác định phạm vi đánh giá
- Đầu tiên, cần xác định rõ những sản phẩm, chuỗi cung ứng, và quy trình nào sẽ được đưa vào phạm vi của cuộc đánh giá EUDR. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty có danh mục sản phẩm đa dạng.
Bước 2: Thu thập tài liệu liên quan
- Tập hợp tất cả các tài liệu về thẩm định chuyên sâu (Due Diligence) của doanh nghiệp, quy trình thẩm định chuyên sâu, bản đồ chuỗi cung ứng, dữ liệu truy xuất nguồn gốc (bao gồm tọa độ địa lý), các Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS) đã nộp, và các bằng chứng về việc giảm thiểu rủi ro.
Bước 3: Thiết lập đội ngũ đánh giá (nếu là nội bộ) hoặc lựa chọn tổ chức đánh giá bên ngoài
- Nếu tự đánh giá hệ thống quản lý EUDR nội bộ, cần chọn một đội ngũ có kiến thức sâu về EUDR và các quy trình nội bộ của doanh nghiệp, đảm bảo tính khách quan.
- Nếu thuê ngoài, hãy lựa chọn một tổ chức kiểm toán độc lập có kinh nghiệm về EUDR và bền vững. Điều này thường mang lại độ tin cậy cao hơn cho báo cáo đánh giá EUDR.
Bước 4: Thông báo và phối hợp với các bên liên quan
- Đảm bảo rằng các phòng ban và cá nhân liên quan trong chuỗi cung ứng được thông báo về cuộc đánh giá và sẵn sàng cung cấp thông tin, tài liệu khi cần thiết.
2. Tiến hành Audit EUDR chi tiết
Bước 5: Kiểm tra chính sách và quy trình
- Đánh giá xem chính sách Due Diligence của doanh nghiệp có đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với tất cả các yêu cầu của EUDR hay không.
- Kiểm tra các quy trình thu thập thông tin, đánh giá rủi ro và giảm thiểu rủi ro để đảm bảo chúng được thiết kế và thực hiện hiệu quả.
Bước 6: Xác minh dữ liệu truy xuất nguồn gốc
- Đây là một trong những phần quan trọng nhất của cuộc audit EUDR. Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu về nguồn gốc sản phẩm, đặc biệt là tọa độ địa lý của khu đất sản xuất.
- Đối chiếu tọa độ địa lý với các công cụ giám sát từ xa (ví dụ: hình ảnh vệ tinh, các nền tảng giám sát phá rừng) để xác minh rằng không có phá rừng hoặc suy thoái rừng xảy ra sau ngày 31/12/2020.
- Xác minh các tài liệu chứng minh tính hợp pháp của việc sản xuất.
Bước 7: Đánh giá hiệu quả của quy trình giảm thiểu rủi ro
- Nếu doanh nghiệp đã xác định các rủi ro và thực hiện các biện pháp giảm thiểu, cuộc đánh giá sẽ kiểm tra xem các biện pháp đó có thực sự hiệu quả trong việc đưa rủi ro xuống mức “không đáng kể” hay không.
Bước 8: Phỏng vấn các bên liên quan
- Trò chuyện với nhân viên phụ trách các khía cạnh khác nhau của quy trình tuân thủ EUDR (mua hàng, bền vững, pháp lý, vận hành) để hiểu rõ hơn về việc thực hiện trên thực tế và các thách thức đang gặp phải.
Bước 9: Kiểm tra mẫu lô hàng và DDS
Chọn ngẫu nhiên một số lô hàng đã được đưa vào thị trường EU và kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS) tương ứng đã nộp.
3. Lập Báo cáo đánh giá EUDR và Kế hoạch khắc phục
Bước 10: Tổng hợp kết quả và lập báo cáo
- Biên soạn một báo cáo đánh giá EUDR chi tiết, tổng hợp tất cả các phát hiện, điểm mạnh, điểm yếu và các trường hợp không tuân thủ (nếu có).
- Báo cáo cần trình bày rõ ràng, minh bạch, có bằng chứng hỗ trợ cho từng phát hiện.
Bước 11: Đưa ra khuyến nghị và kế hoạch hành động khắc phục
- Dựa trên các phát hiện, đưa ra các khuyến nghị cụ thể và khả thi để khắc phục các điểm không tuân thủ hoặc cải thiện hiệu quả của hệ thống.
- Lập một kế hoạch hành động chi tiết với các mục tiêu, trách nhiệm và thời hạn rõ ràng cho việc thực hiện các khuyến nghị.
Bước 12: Theo dõi và kiểm tra lại
- Sau khi kế hoạch hành động được triển khai, cần có một cơ chế theo dõi để đảm bảo rằng các biện pháp khắc phục đã được thực hiện hiệu quả và các điểm yếu đã được giải quyết. Việc này có thể bao gồm một cuộc đánh giá theo dõi.
Quy trình đánh giá tuân thủ EUDR này là một vòng lặp cải tiến liên tục, giúp doanh nghiệp không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng các yêu cầu của EUDR.
Duy trì hệ thống quản lý EUDR hiệu quả sau đánh giá
Một cuộc đánh giá tuân thủ EUDR thành công không phải là điểm kết thúc, mà là điểm khởi đầu cho việc duy trì sự tuân thủ liên tục. EUDR yêu cầu doanh nghiệp phải thường xuyên xem xét và cập nhật hệ thống thẩm định của mình.
1. Sử dụng dữ liệu từ Báo cáo đánh giá EUDR
- Điều chỉnh quy trình và chính sách: Dựa trên các phát hiện từ báo cáo đánh giá EUDR, doanh nghiệp cần điều chỉnh các chính sách Due Diligence và các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) để khắc phục các điểm yếu đã được chỉ ra.
- Đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự: Nếu báo cáo chỉ ra rằng có sự thiếu hụt về kiến thức hoặc kỹ năng của nhân viên, hãy tổ chức các buổi đào tạo bổ sung để đảm bảo toàn bộ đội ngũ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc tuân thủ EUDR.
- Cải thiện hợp tác với nhà cung cấp: Nếu các vấn đề phát sinh từ nhà cung cấp (ví dụ: không cung cấp đủ thông tin), doanh nghiệp cần làm việc chặt chẽ hơn với họ, có thể thông qua việc chia sẻ yêu cầu, hỗ trợ kỹ thuật hoặc thậm chí xem xét lại mối quan hệ cung ứng nếu cần thiết.
2. Tích hợp Đánh giá EUDR vào quản lý rủi ro doanh nghiệp
- Đánh giá rủi ro liên tục: Rủi ro phá rừng và suy thoái rừng có thể thay đổi theo thời gian và khu vực. Doanh nghiệp cần tích hợp việc đánh giá EUDR vào quy trình quản lý rủi ro tổng thể của mình, thực hiện đánh giá rủi ro liên tục và cập nhật bản đồ rủi ro theo định kỳ.
- Sử dụng công nghệ để giám sát: Tiếp tục đầu tư và sử dụng các công cụ công nghệ như GIS, vệ tinh và các nền tảng quản lý chuỗi cung ứng để giám sát các khu vực sản xuất, phát hiện sớm các dấu hiệu phá rừng và cảnh báo rủi ro mới. Điều này giúp doanh nghiệp luôn chủ động trong việc thu thập thông tin và quản lý rủi ro.
- Thực hiện kiểm toán nội bộ thường xuyên: Ngoài các cuộc audit EUDR toàn diện, doanh nghiệp nên thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ nhỏ hơn, thường xuyên hơn để đảm bảo rằng các quy trình hàng ngày được tuân thủ và các điểm yếu được giải quyết kịp thời.
—————————————————————————————————-
Việc đánh giá hệ thống quản lý EUDR là một bước không thể thiếu để các doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ Quy định Chống phá rừng của Liên minh Châu Âu. Bằng cách thực hiện các cuộc đánh giá tuân thủ EUDR định kỳ và xây dựng một báo cáo đánh giá EUDR chi tiết, doanh nghiệp có thể chủ động thích nghi với các yêu cầu mới, giảm thiểu thiệt hại và biến thách thức thành lợi thế cạnh tranh. Hãy liên hệ với Intercert Việt Nam qua số Hotline: 0969.555.610 hoặc Email: sales@intercertvietnam.com để được hỗ trợ đánh giá EUDR.
