Tiêu chuẩn ISO 45001 ngày càng được sử dụng rộng rãi, nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nâng cao năng suất và tạo dựng hình ảnh tích cực. Vậy quy trình ISO 45001 được triển khai như thế nào? Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ
Kiểm soát tài liệu và hồ sơ là một khía cạnh quan trọng của tiêu chuẩn ISO 45001. Quy trình này bao gồm việc xác định các tài liệu cần thiết để lập kế hoạch, thực hiện và cải tiến liên tục hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
Việc kiểm soát tài liệu một cách chặt chẽ giúp thông tin luôn chính xác, cập nhật và dễ dàng truy cập. Nhờ đó, mọi thành viên trong tổ chức đều có đủ thông tin cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và an toàn. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng công việc mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc sử dụng thông tin sai lệch.
Ngoài ra, hệ thống hồ sơ đầy đủ và chính xác còn là bằng chứng rõ ràng về việc tổ chức luôn tuân thủ các quy định về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Điều này không chỉ giúp tổ chức tránh những rủi ro pháp lý mà còn xây dựng hình ảnh uy tín đối với khách hàng và đối tác.
Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ theo ISO 45001 bao gồm các bước sau:
Bước 1: Thiết lập chính sách kiểm soát tài liệu và hồ sơ
Để đảm bảo quản lý tài liệu và hồ sơ hiệu quả, tổ chức cần xây dựng một chính sách quản lý rõ ràng, bao gồm các yêu cầu và hướng dẫn chi tiết. Chính sách này cần được phổ biến rộng rãi đến toàn bộ nhân viên và các bên liên quan, nhằm đảm bảo mọi người đều nắm rõ trách nhiệm của mình trong việc thực hiện quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ.
Bước 2: Xác định các yêu cầu về tài liệu và hồ sơ
Tổ chức cần xác định rõ ràng các loại tài liệu và hồ sơ cần thiết cho từng hoạt động. Danh mục này bao gồm các tài liệu quy định, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và các tài liệu liên quan khác.
Bước 3: Tạo hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ
Để đảm bảo tính nhất quán và dễ truy cập, tổ chức cần triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Hệ thống này sẽ bao gồm các quy trình chi tiết cho việc tạo mới, rà soát, phê duyệt, phân phối và lưu trữ tài liệu.
Bước 4: Đào tạo nhân viên về kiểm soát tài liệu hồ sơ
Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo nhằm đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu rõ về quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ. Nội dung đào tạo sẽ bao gồm cách tạo mới, chỉnh sửa, lưu trữ và truy xuất tài liệu, cũng như các biện pháp bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của thông tin.
Bước 5: Thực hiện kiểm soát tài liệu
Để đảm bảo luôn sử dụng phiên bản tài liệu mới nhất, tổ chức cần thực hiện thủ tục kiểm soát tài liệu. Thực hiện kiểm soát tài liệu bao gồm đánh số, đặt tên, phê duyệt và phân phối tài liệu. Điều này giúp tránh tình trạng sử dụng thông tin lỗi thời và đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ tổ chức.
Bước 6: Giám sát và xem xét các quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ
Việc thực hiện các hoạt động đánh giá định kỳ là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu của tổ chức, bao gồm việc kiểm tra các quy trình, số liệu thống kê và thu thập phản hồi từ nhân viên. Qua đó, tổ chức có thể kịp thời phát hiện và khắc phục những hạn chế và đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp.
Bước 7: Cải tiến quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ
Tổ chức cần xây dựng lộ trình rõ ràng để thực hiện cải tiến hệ thống quản lý tài liệu. Các hoạt động này có thể bao gồm việc ứng dụng công nghệ mới, tối ưu hóa quy trình phê duyệt hoặc tăng cường đào tạo cho nhân viên.
Quy trình đánh giá nội bộ
Thông qua quy trình đánh giá nội bộ, tổ chức sẽ xác định những khoảng trống, rủi ro tiềm ẩn và đề xuất các biện pháp cải thiện để đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho mọi người. Qua đó, tổ chức không chỉ đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001 mà còn khuyến khích xây dựng văn hóa an toàn tại nơi làm việc.
Quy trình đánh giá nội bộ ISO 45001 bao gồm:
Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ
Để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả, các tổ chức cần lập kế hoạch đánh giá nội bộ một cách chi tiết. Kế hoạch này phải xác định rõ mục tiêu, phạm vi và các tiêu chí đánh giá cụ thể, phù hợp với quy mô và hoạt động của tổ chức. Bên cạnh đó, kế hoạch cần bao gồm danh sách các lĩnh vực cần tập trung, nguồn lực cần thiết và một lộ trình thực hiện cụ thể.
Bước 2: Thực hiện đánh giá nội bộ
Chuyên gia đánh giá sẽ tiến hành thu thập đa dạng các bằng chứng thông qua phỏng vấn nhân viên, quan sát trực tiếp quá trình làm việc và xem xét kỹ lưỡng các tài liệu, hồ sơ liên quan để có thể đưa ra kết luận chính xác. Quy trình này giúp đảm bảo rằng kết quả đánh giá bao quát các khía cạnh của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
Bước 3: Ghi chép kết quả đánh giá nội bộ
Kết quả của quá trình đánh giá nội bộ sẽ được tổng hợp và trình bày chi tiết trong báo cáo đánh giá của chuyên gia. Báo cáo này bao gồm các bằng chứng cụ thể, đánh giá khách quan và các khuyến nghị cải tiến,…
Bước 4: Đánh giá kết quả
Kết quả đánh giá sẽ được phân tích để xác định mức độ tuân thủ của tổ chức đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001. Các hành vi không tuân thủ sẽ được phân loại, ưu tiên xử lý dựa trên mức độ nghiêm trọng và tác động tiềm ẩn của chúng đến an toàn và sức khỏe của người lao động. Từ đó giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, nguồn lực và đảm bảo an toàn hiệu quả hơn.
Bước 5: Hành động khắc phục và phòng ngừa
Để đạt được sự cải tiến liên tục, tổ chức cần chủ động phát hiện, xử lý các điểm không phù hợp bằng cách triển khai biện pháp khắc phục nhằm giải quyết các vấn đề đang tồn tại cũng như ngăn ngừa sự cố tương tự xảy ra trong tương lai. Ngoài ra, tổ chức cần phân tích nguyên nhân gốc rễ vấn đề, đưa ra các biện pháp cụ thể và phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân để thực hiện hành động khắc phục.
>>> Xem thêm: ISO 45001 thay thế OHSAS 18001 – Doanh Nghiệp cần biết
Quy trình đánh giá rủi ro
Quy trình đánh giá rủi ro ISO 45001 là một quá trình nhằm xác định, đánh giá và kiểm soát các rủi ro liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong một tổ chức. Quy trình này giúp các doanh nghiệp đảm bảo một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.
Các bước thực hiện quy trình đánh giá rủi ro gồm:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội ATVSLĐ
Tổ chức cần có một kế hoạch cụ thể để giải quyết rủi ro, trong đó xác định rõ các loại rủi ro, yếu tố ảnh hưởng và các biện pháp ứng phó. Ngoài ra, quy trình đánh giá rủi ro cần có sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong tổ chức nhằm đảm bảo tính khách quan.
Bước 2: Nhận diện mối nguy ATVSLĐ
Để đảm bảo hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hoạt động hiệu quả và tuân thủ tiêu chuẩn ISO 45001, tổ chức cần tiến hành một cuộc đánh giá toàn diện nhằm xác định tất cả các yếu tố rủi ro tiềm ẩn có thể cản trở việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quá trình này đòi hỏi sự tham gia tích cực của mọi cấp bậc và bộ phận trong tổ chức, nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yếu tố rủi ro nào.
Bước 3: Đánh giá rủi ro
Sau khi xác định đầy đủ các yếu tố nguy hiểm tiềm ẩn, bước tiếp theo là đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro. Việc xác định chính xác mức độ nguy hiểm của mỗi rủi ro là vô cùng quan trọng, bởi nó sẽ giúp doanh nghiệp ưu tiên xử lý những rủi ro có khả năng gây tác động lớn nhất đến hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Việc xác định rõ các rủi ro cần ưu tiên xử lý và phân bổ nguồn lực hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo sự an toàn cho người lao động.
Bước 4: Thiết lập hành động ứng phó
Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro, tổ chức cần xác định các biện pháp kiểm soát cụ thể để giảm thiểu đến mức thấp nhất. Các biện pháp này sẽ được đưa vào kế hoạch hành động và triển khai một cách hiệu quả.
Bước 5: Đánh giá kết quả giảm thiểu rủi ro
Sau khi thực hiện các biện pháp kiểm soát, tổ chức cần tiến hành đánh giá lại để xác định xem các biện pháp này đã đạt được hiệu quả như mong đợi hay chưa. Quá trình đánh giá này sẽ giúp tổ chức xác định những điểm cần cải thiện và điều chỉnh kế hoạch hành động cho phù hợp.
Bước 6: Báo cáo cho ban lãnh đạo
Việc báo cáo thường xuyên là điều tối quan trọng để đảm bảo rằng ban lãnh đạo và các bên liên quan luôn được cập nhật về tình hình quản lý rủi ro. Bằng cách dựa trên những số liệu thực tế và kịp thời, các báo cáo này đóng vai trò như một công cụ hữu hiệu để đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát rủi ro.
Bước 7: Giám sát quản lý rủi ro
Để đảm bảo quá trình quản lý rủi ro luôn diễn ra hiệu quả và tuân thủ đúng quy định, việc giám sát liên tục là vô cùng cần thiết. Thông qua các hoạt động giám sát, như tự đánh giá, đánh giá nội bộ hoặc mời các chuyên gia độc lập bên ngoài, chúng ta có thể đánh giá một cách khách quan và toàn diện hiệu quả của các biện pháp kiểm soát rủi ro. Mục tiêu cuối cùng của việc giám sát là đảm bảo rằng các rủi ro được quản lý một cách hiệu quả, góp phần bảo vệ lợi ích của tổ chức.
Quy trình chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp
Tiêu chuẩn ISO 45001 yêu cầu các tổ chức thiết lập một hệ thống quản lý để chuẩn bị và ứng phó hiệu quả với các tình huống khẩn cấp. Quy trình này giúp tổ chức chủ động phòng ngừa và ứng phó hiệu quả với nhiều loại sự cố bất ngờ, đảm bảo sự an toàn và sức khỏe cho người lao động.
Quy trình chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp theo ISO 45001 gồm các bước:
Bước 1: Xác định các trường hợp khẩn cấp tiềm ẩn
Doanh nghiệp cần chủ động nhận diện những rủi ro tiềm ẩn có thể gây ra tai nạn, sự cố. Việc có một quy trình ứng phó cụ thể, kết hợp với việc triển khai các biện pháp phòng ngừa hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu đáng kể nguy cơ xảy ra các tình huống nguy hiểm và hậu quả của chúng.
Bước 2: Xác định các nguồn lực cần thiết
Để ứng phó kịp thời với các tình huống khẩn cấp, tổ chức cần đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các nguồn lực cần thiết, bao gồm cả nguồn lực nội bộ và bên ngoài. Việc chuẩn bị sẵn sàng các vật tư y tế, thiết bị cứu hộ và các nguồn lực khác sẽ giúp tổ chức giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo an toàn cho mọi người.
Bước 3: Lập kế hoạch ứng phó khẩn cấp
Tổ chức cần có một kế hoạch ứng phó chi tiết nhằm đảm bảo an toàn cho mọi người trong trường hợp xảy ra sự cố. Kế hoạch này sẽ bao gồm các quy trình xử lý tình huống khẩn cấp, chỉ dẫn lối thoát hiểm, hướng dẫn về quy trình sơ tán,… Ngoài ra, việc tổ chức các buổi tập huấn thường xuyên sẽ giúp mọi người sẵn sàng ứng phó khi tình huống nguy hiểm xảy ra.
Bước 4: Truyền đạt tới các bên liên quan
Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi tập huấn thường xuyên, cung cấp đầy đủ thông tin và hướng dẫn chi tiết cho toàn bộ nhân viên về các quy trình xử lý sự cố. Qua đó, mọi người sẽ nắm vững các kiến thức và kỹ năng cần thiết để ứng phó kịp thời khi có tình huống xảy ra.
Bước 5: Đánh giá và sửa đổi
Để đảm bảo các quy trình ứng phó khẩn cấp luôn phù hợp, tổ chức cần thường xuyên thực hiện việc đánh giá và điều chỉnh, đặc biệt là sau mỗi lần diễn tập hoặc khi xảy ra sự cố thực tế. Việc điều chỉnh và cải tiến liên tục sẽ giúp tổ chức rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu và nâng cao khả năng ứng phó.
>>> Đánh giá rủi ro theo ISO 45001 – Quy trình thực hiện cụ thể
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp thông tin chi tiết về nội dung quy trình ISO 45001. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai các quy trình trong ISO 45001 thành công. Liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tòa nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
