ISO 45001 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS), giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro liên quan đến an toàn lao động và cải thiện hiệu suất OHS. Áp dụng ISO 45001 đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, do đó, việc triển khai thực hiện tiêu chuẩn này là hoạt động quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng Intercert Việt Nam sẽ hướng dẫn thực hiện ISO 45001 qua 9 bước cơ bản, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng tiêu chuẩn này vào thực tế.
Bước 1: Xác định nhu cầu thực hiện ISO 45001
Đây là bước đầu tiên trong nội dung hướng dẫn áp dụng ISO 45001. Xác định nhu cầu khi tiến hành thực hiện ISO 45001 đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình áp dụng ISO 45001, bởi nó định hướng cho toàn bộ quá trình triển khai hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp của tổ chức. Việc xác định nhu cầu giúp doanh nghiệp:
- Xác định rõ mục tiêu và lợi ích: Doanh nghiệp cần hiểu tại sao tổ chức mình cần áp dụng ISO 45001, bao gồm việc giảm thiểu tai nạn lao động, bảo vệ sức khỏe nhân viên, tuân thủ các yêu cầu pháp lý và nâng cao hiệu suất lao động.
- Cam kết từ lãnh đạo: Việc xác định nhu cầu không chỉ giúp tạo động lực cho doanh nghiệp khi thực hiện ISO 45001 mà còn đảm bảo sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo. Đây là một trong những yếu tố quyết định sự thành công khi triển khai hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch thực hiện: Dựa trên nhu cầu đã được xác định, doanh nghiệp có thể lập ra chiến lược và kế hoạch cụ thể cho việc triển khai ISO 45001, đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đều hướng tới mục tiêu chung.
Bước 2: Chuẩn bị thực hiện ISO 45001
Trong bước chuẩn bị, doanh nghiệp cần phân bổ đầy đủ tài nguyên như nhân lực, tài chính, thời gian và công nghệ để đảm bảo quá trình triển khai ISO 45001 diễn ra suôn sẻ. Việc thành lập một nhóm dự án chuyên trách có kiến thức và kinh nghiệm về an toàn sức khỏe nghề nghiệp là điều cần thiết để giám sát và điều phối các hoạt động liên quan.
Đồng thời, doanh nghiệp phải thu thập thông tin về thực trạng hiện tại, bao gồm đánh giá rủi ro và các dữ liệu về tai nạn lao động, nhằm hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống sẵn có. Kế hoạch chi tiết với các mục tiêu cụ thể và lộ trình thực hiện rõ ràng cũng cần được xây dựng để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của quá trình triển khai. Những hoạt động này rất cần thiết vì chúng tạo nền tảng vững chắc cho việc áp dụng ISO 45001, tránh sai sót và đảm bảo sự thành công của hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
Bước 3: Đánh giá thực trạng OHSMS hiện có
Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra toàn diện hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp hiện tại trong bước này. Điều này bao gồm việc xem xét các quy trình hiện hành, đánh giá mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn an toàn sức khỏe, đồng thời kiểm tra số liệu liên quan đến tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các sự cố đã xảy ra. Doanh nghiệp cũng cần thu thập ý kiến từ nhân viên để hiểu rõ những khó khăn trong thực tiễn làm việc, cũng như kiểm tra tính hiệu quả của các biện pháp bảo hộ lao động đang áp dụng. Kết quả đánh giá giúp xác định những lỗ hổng cần khắc phục và xây dựng kế hoạch cải tiến hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu của ISO 45001.
Bước 4: Đào tạo ISO 45001
Doanh nghiệp cần cung cấp kiến thức đầy đủ về an toàn lao động và Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS) cho nhân viên. Hoạt động tạo phải bao gồm những nội dung liên quan đến các quy định và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001, giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và vai trò của họ trong việc tuân thủ hệ thống này. Đồng thời, cần đào tạo về phương pháp xây dựng OHSMS, đảm bảo mọi người nắm bắt được cách thiết lập, quản lý và duy trì hệ thống.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo về kỹ năng đánh giá nội bộ, giúp nhân viên có khả năng tự đánh giá hiệu quả hoạt động của OHSMS và xác định các điểm cần cải tiến. Điều này đảm bảo quá trình triển khai và duy trì hệ thống an toàn sức khỏe đạt hiệu quả cao nhất.
Bước 5: Thiết lập OHSMS theo ISO 45001
Khi thiết lập OHSMS, doanh nghiệp cần thực hiện các bước chính như xây dựng một chính sách an toàn lao động rõ ràng, thiết lập mục tiêu an toàn cụ thể và đo lường được. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần áp dụng quy trình đánh giá rủi ro để xác định và kiểm soát các nguy cơ tiềm ẩn có thể gây hại tới sức khỏe của con người. Doanh nghiệp cũng phải xây dựng quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ, phân bổ vai trò và trách nhiệm cho các nhân sự một cách cụ thể, thiết kế kế hoạch ứng phó khẩn cấp và triển khai cơ chế giám sát, đánh giá để đảm bảo hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp hoạt động hiệu quả và liên tục được cải tiến.
Bước 6: Áp dụng OHSMS mới
Doanh nghiệp cần triển khai tất cả các chính sách, quy trình, và quy định đã được thiết lập, bao gồm việc đưa vào thực tế các biện pháp kiểm soát an toàn và tuân thủ yêu cầu pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp phải xác định và đáp ứng các yêu cầu pháp lý cũng như các yêu cầu tuân thủ khác liên quan đến an toàn sức khỏe.
Việc tiến hành tham vấn với các bên liên quan, bao gồm nhân viên và các chuyên gia, giúp thu thập phản hồi và điều chỉnh quy trình cho phù hợp với nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá rủi ro để xác định các nguy cơ và thiếp lập chương trình hành động nhằm giảm thiểu các nguy cơ đó. Ngoài ra, áp dụng các quy trình hướng dẫn và theo dõi việc thực hiện, đồng thời lưu lại bằng chứng về các hoạt động và kết quả đạt được là rất quan trọng trong bước số 6.
Bước 7: Giám sát, đánh giá, cải tiến OHSMS
Tiếp đến, doanh nghiệp cần giám sát, đánh giá, cải tiến hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Đây là một bước không thể thiếu khi doanh nghiệp được hướng dẫn thực hiện ISO 45001.
Doanh nghiệp cần duy trì sự theo dõi liên tục đối với OHSMS để đảm bảo rằng các quy trình và biện pháp kiểm soát được thực hiện hiệu quả. Điều này bao gồm việc kiểm tra thường xuyên và theo dõi các chỉ số an toàn để phát hiện kịp thời những vấn đề hoặc sự không tuân thủ.
Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nội bộ và kiểm tra bên ngoài để xác định hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, từ đó phát hiện điểm mạnh, điểm yếu và những lỗ hổng. Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp khắc phục và phòng ngừa, điều chỉnh quy trình và cập nhật chính sách an toàn lao động để cải thiện hiệu suất của hệ thống OHS. Cuối cùng, việc xem xét và cập nhật các mục tiêu an toàn và chương trình cải tiến là cần thiết để hệ thống OHS luôn duy trì sự phù hợp với tiêu chuẩn ISO 45001 và đáp ứng đầy đủ các mục tiêu an toàn sức khỏe nghề nghiệp của tổ chức.
Bước 8: Chứng nhận ISO 45001
Chứng nhận là một giai đoạn quan trọng trong quá trình thực hiện ISO 45001, đảm bảo rằng OHSMS của doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế.
- Chuẩn bị tài liệu và hồ sơ OHS: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả các tài liệu, hồ sơ và bằng chứng liên quan đến OHSMS đều đầy đủ và chính xác. Điều này bao gồm các chính sách, quy trình, hồ sơ đào tạo, biên bản đánh giá nội bộ và các báo cáo về việc triển khai hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Những thông tin dạng văn bản này cần được lưu trữ một cách khoa học để dễ dàng kiểm tra và tra cứu.
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO 45001: Doanh nghiệp cần chọn một tổ chức chứng nhận uy tín và được công nhận để xác minh hiệu lực của OHSMS. Tổ chức chứng nhận ISO 45001 phải có sự công nhận từ cơ quan chứng nhận quốc gia hoặc quốc tế và có kinh nghiệm trong việc đánh giá hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
- Tiến hành đánh giá chứng nhận ISO 45001: Tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện một cuộc đánh giá toàn diện để kiểm tra OHSMS của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc xem xét tài liệu, thực hiện kiểm tra tại hiện trường, phỏng vấn nhân viên và đánh giá mức độ tuân thủ so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.
- Xử lý kết quả đánh giá: Sau khi kết thúc đánh giá, tổ chức chứng nhận sẽ cung cấp một báo cáo chi tiết về kết quả đánh giá. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng báo cáo này, xử lý các điểm không phù hợp hoặc yêu cầu cải tiến được nêu ra. Tổ chức chứng nhận luôn yêu cầu doanh nghiệp thực hiện các hành động khắc phục trước khi cấp chứng nhận chính thức.
- Nhận chứng nhận ISO 45001 và công bố: Sau khi hoàn tất tất cả các yêu cầu và điều chỉnh cần thiết, doanh nghiệp sẽ nhận được chứng nhận ISO 45001. Chứng nhận này xác nhận rằng OHSMS của doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế. Doanh nghiệp có thể công bố chứng nhận với bên ngoài để thể hiện cam kết đối với an toàn sức khỏe nghề nghiệp và nâng cao uy tín của mình trên thị trường.
Bước 9: Duy trì chứng nhận ISO 45001
Trong bước 9, doanh nghiệp cần tiếp tục vận hành OHSMS theo đúng các quy trình và biện pháp kiểm soát đã thiết lập. Việc này bao gồm theo dõi và giám sát hiệu quả hệ thống, triển khai các hành động cải tiến dựa trên kết quả giám sát, và thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ.
Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị cho các cuộc kiểm tra giám sát của tổ chức chứng nhận, tiếp tục đào tạo nhân viên và nâng cao nhận thức về các yêu cầu an toàn mới. Đồng thời, việc ghi chép và lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc duy trì hệ thống là cần thiết để hỗ trợ các cuộc kiểm tra và phục vụ cho việc cải tiến hệ thống OHS. Duy trì chứng nhận là một quá trình liên tục, đảm bảo hệ thống luôn đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chứng nhận ISO 45001, góp phần bảo vệ sức khỏe và an toàn của nhân viên.
>>> Xem thêm: Sự khác biệt giữa ISO 45001 và OHSAS 18001
Trên đây nội dung bài viết về hướng dẫn thực hiện ISO 45001 mà doanh nghiệp có thể tham khảo . Nếu bạn có thắc mắc về thông tin bài viết trên, xin vui lòng liên hệ với Intercert Việt Nam qua số Hotline: 0969.555.610 hoặc Email: sales@intercertvietnam.com để được giải đáp.
