TQM là gì ? Lợi ích khi áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng toàn diện TQM

Trong lĩnh vực quản lý chất lượng thì hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM) rất phổ biến và được áp dụng rộng rãi nhất là tại các doanh nghiệp Nhật Bản. Quản lý chất lượng theo TQM chính là hướng tới sự cải tiến không ngừng chất lượng sản phẩm/dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Vậy TQM là gì và doanh nghiệp được lợi gì khi áp dụng TQM?  Hãy đọc bài viết dưới đây của Intercert Việt Nam để biết thêm thông tin. 

TQM là gì? 

TQM là viết tắt của từ gì? TQM là viết tắt của Total Quality Management, là hệ thống quản lý chất lượng toàn diện.  

Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là một phương pháp quản lý tổ chức, dựa trên sự tham gia của tất cả các thành viên (bao gồm cả nhân viên) và hướng đến thành công lâu dài thông qua sự hài lòng của khách hàng. Phương pháp này có lợi cho tất cả các thành viên của tổ chức và cho cả xã hội. 

Quản lý chất lượng toàn diện cũng là một quy trình hướng đến khách hàng và hướng đến mục tiêu cải tiến liên tục các hoạt động kinh doanh. Điều này đảm bảo rằng tất cả các công việc liên quan đều hướng đến mục tiêu chung là cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ, cũng như nâng cao quy trình sản xuất hoặc quy trình cung cấp dịch vụ.  

Đặc điểm của TQM 

• Tập trung vào khách hàng: Tập trung vào khách hàng sẽ giúp tổ chức xác định sản phẩm/dịch vụ có đạt chất lượng hay đáp ứng đúng yêu cầu của họ không. Những ý kiến phản hồi của khách hàng sẽ được doanh nghiệp tiếp nhận và sử dụng TQM để giải quyết các ý kiến đó. Do vậy, mức độ hài lòng của khách hàng sẽ là thước đo sự thành công của quá trình cải tiến này. 

• Sự tham gia của nhân viên: Tất cả nhân viên phải tham gia vào các quy trình để TQM đạt được thành công. Khi áp dụng theo TQM thì lãnh đạo cần truyền đạt rõ ràng cho mọi người trong tổ chức về các mục tiêu, kỳ vọng, nhu cầu của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện.  

• Cải thiện liên tục: Việc cải tiến liên tục các quy trình là một thành phần chính khác của TQM. Hành động cải tiến liên tục thúc đẩy tổ chức tự phân tích để phản ánh về cách họ đang làm. Việc cải tiến liên tục giúp các công ty cạnh tranh hơn và đáp ứng hiệu quả kỳ vọng của các bên liên quan. Nó cũng đảm bảo công ty theo kịp xu hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

• Tuân thủ các quy trình: Phương pháp tiếp cận có hệ thống của quản lý chất lượng toàn diện TQM dựa nhiều vào sơ đồ, quy trình, , kế hoạch hành động trực quan . Mọi thành viên tham gia vào quy trình phải nhận thức và được đào tạo về vai trò cũng như trách nhiệm của mình trong quy trình. 

• Cách tiếp cận chiến lược: Các tổ chức/doanh nghiệp hoạt động theo TQM sử dụng chiến lược để giúp đạt được sứ mệnh và tầm nhìn của mình. Họ xây dựng kế hoạch chiến lược và sử dụng kế hoạch đó làm nền tảng cho nỗ lực nâng cao chất lượng và mọi quyết định. Bên cạnh đó, họ cũng đầu tư thời gian để xây dựng tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn cũng như sử dụng nó để định hướng cho việc phát triển kế hoạch chiến lược. 

• Hệ thống phụ thuộc lẫn nhau: Hầu hết các tổ chức đều có nhiều phòng ban hoặc lĩnh vực chuyên môn, nhưng tất cả đều có hệ thống hỗ trợ việc cung cấp sản phẩm cuối cùng. Các tổ chức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM để tạo ra những quy trình liền mạch. Điều này được thực hiện bằng cách xây dựng một nền văn hóa hiểu và coi trọng cách xác định chất lượng cũng như cách để đạt được mục tiêu chất lượng. 

• Quyết định dựa trên dữ liệu: Phương pháp tiếp cận có hệ thống của TQM chỉ có hiệu quả nếu nhận được phản hồi và đầu vào để đánh giá luồng quy trình đang diễn ra như thế nào. Ban quản lý phải liên tục dựa vào số liệu sản xuất, doanh thu, hiệu quả và nhân viên để liên hệ kết quả dự kiến ​​với kết quả thực tế.  

• Giao tiếp hiệu quả: Giao tiếp là ưu tiên hàng đầu trong các tổ chức đang nỗ lực cải thiện. Nhân viên và khách hàng phải được liên lạc và tương tác liên tục với tổ chức. Tổ chức cần có những chiến lược thúc đẩy giao tiếp và nhân viên cũng được cung cấp thông tin về những thay đổi nội bộ khi chúng có sẵn.  

Lợi ích khi áp dụng TQM 

•  Nâng cao chất lượng: Phương pháp TQM nhằm mục đích ngăn ngừa các sản phẩm/dịch vụ lỗi, giảm thiểu lãng phí tài nguyên. Phương pháp TQM cũng giúp tổ chức giảm chi phí vì nó khuyến khích các tổ chức chỉ tạo ra các sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng hài lòng. 

• Tăng năng suất: Ban lãnh đạo của tổ chức cần đưa ra hướng dẫn cụ thể cho các thành viên của mình. Điều này giúp tăng năng suất vì mọi người đều biết họ nên làm gì. 

• Giảm các hoạt động dư thừa: Thành viên trong tổ chức có thể liên tục xem xét các nhiệm vụ của mình để đảm bảo họ không thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào không cần thiết. Điều này đảm bảo họ không lãng phí bất kỳ tài nguyên nào, tăng năng suất lao động. 

• Thúc đẩy sự đổi mới: Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM trao cho nhân viên nhiều quyền tự do hơn để đưa ra những ý tưởng và giải pháp mới, thúc đẩy sự đổi mới. Điều này cũng có thể khiến các thành viên trong tổ chức cảm thấy được tham gia và được coi trọng hơn. 

• Khuyến khích cải tiến: Ban quản lý cấp cao phải thường xuyên xem xét công việc và quy trình của mình để tìm ra những cách mới để cải tiến. Điều này khuyến khích cải tiến liên tục trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp, chẳng hạn như văn hóa công ty, quy trình, sản phẩm/dịch vụ. 

• Thúc đẩy giao tiếp hiệu quả: TQM thúc đẩy giao tiếp cởi mở giữa tất cả nhân viên để đảm bảo mọi người đều cập nhật những gì đang diễn ra trong công ty. Điều này có thể cải thiện hiệu quả hoạt động và cải thiện văn hóa công ty. 

• Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên: Khi nhân viên có nhiều tự do hơn và có thể thoải mái sáng tạo, họ thường hài lòng hơn với công việc của mình. Sự hài lòng trong công việc giúp họ cống hiến nhiều hơn và làm việc tốt hơn. 

• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: TQM yêu cầu các tổ chức phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi khách hàng để đảm bảo sự hài lòng của họ. Các tổ chức có thể căn cứ vào phản hồi của khách hàng để tạo ra sản phẩm/dịch vụ với chất lượng cao hơn và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.  

Hướng dẫn quy trình áp dụng TQM 

• Bước 1: Tiếp cận hệ thống 

Ban lãnh đạo cấp cao cần có sự thống nhất về việc thực hiện cam kết về chất lượng cũng như thống nhất các nhiệm vụ như: Mục tiêu, chính sách, chiến lược, chương trình và kế hoạch hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM. 

• Bước 2: Thành lập ban quản lý và đào tạo nhân sự 

Ở bước này, tổ chức cần thành lập một ban quản lý chất lượng, có trách nhiệm triển khai và đảm bảo hoạt động kiểm soát chất lượng luôn được thực hiện. Tổ chức cũng cần đào tạo cho đội ngũ nhân viên về nhận thức cũng kỹ năng chuyên môn để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM. 

• Bước 3: Xây dựng chương trình quản lý chất lượng toàn diện TQM 

Tổ chức cần hoạch định tổng thể chương trình triển khai TQM với nhiều giai đoạn và hoạt động thích hợp. Tổ chức phải thiết lập mục tiêu chất lượng chi tiết, những yêu cầu về nguồn lực cần thiết và phân công trách nhiệm cụ thể cho các thành viên. 

• Bước 4: Phát động chương trình và kế hoạch thực hiện TQM 

Tổ chức cần tuyên truyền cho tất cả thành viên về việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM và những thông tin liên quan như mục tiêu, lợi ích. Kết hợp với việc thu hút và kêu gọi toàn bộ nguồn nhân lực tham gia để phát huy hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM. 

• Bước 5: Đánh giá chất lượng 

Tổ chức cần sử dụng các công cụ và phương pháp đánh giá để đo lường hiệu quả công việc. Điều này có thể bao gồm việc thu thập dữ liệu và phản hồi từ khách hàng. Qua đó xác định các vấn đề còn tồn đọng và những thành quả đã đạt được. 

Các công cụ và phương pháp thường được sử dụng trong TQM: 

• 5S: Sắp xếp, Sắp xếp gọn gàng, Sạch sẽ, Săn sóc, Kỉ luật 

• Kaizen: Cải tiến liên tục 

• 7 công cụ quản lý chất lượng: Biểu đồ Pareto, biểu đồ nguyên nhân và kết quả (biểu đồ xương cá), biểu đồ kiểm soát, biểu đồ phân bố tần số, biểu đồ phân tán, biểu đồ dòng chảy, sơ đồ quá trình 

• Vòng tròn chất lượng (QCC): Các nhóm nhỏ giải quyết vấn đề 

• Bước 6: Hoạch định chất lượng 

Tổ chức cần lên kế hoạch hành động chi tiết phù hợp với chính sách, mục tiêu, chiến lược chung. Các chương trình, kế hoạch này phải có tính toàn diện cũng như bao trùm lên mọi hoạt động của tổ chức. 

• Bước 7: Thiết kế các quy trình chất lượng 

Tổ chức phải thiết kế các quá trình liên quan đến TQM để đáp ứng yêu cầu của khách hàng từ việc thiết kế sản phẩm, sản xuất kinh doanh cũng như kiểm soát chất lượng. 

Tổ chức cũng cần xác định chính xác yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Bên cạnh đó, cần thiết lập tiêu chuẩn, kỳ vọng chi tiết cho hệ thống kiểm soát chất lượng toàn diện của tổ chức.  

• Bước 8: Tái cấu trúc hệ thống 

Tổ chức nên thay đổi cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với mô hình quản lý chất lượng toàn diện TQM. Tổ chức cần có cơ chế mỏng, quản lý chức năng chéo, tăng hiệu quả ủy quyền và tự chủ trong hoạt động. 

• Bước 9: Xây dựng hệ thống TQM  

Tổ chức từng bước xây dựng, duy trì và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng TQM. Tổ chức có thể thực hiện tiêu chuẩn hóa hệ thống quản lý chất lượng bằng cách đạt được chứng nhận ISO 9001. 

• Bước 10: Phát triển hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM 

Tổ chức phải đảm bảo rằng hệ thống chất lượng toàn diện TQM được thực hiện theo đúng chiến lược, chính sách, mục tiêu đề ra. Các phương pháp thực hiện cần được động bộ hoá để nhân viên trong tổ chức có thể theo dõi, phát hiện và ngăn chặn những lỗi sai có thể xảy ra, giảm lãng phí và tối ưu các phương pháp thực hiện. 

• Bước 11: Duy trì và cải tiến 

Tổ chức cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo các yêu cầu và nguyên tắc của TQM. Tổ chức nên lựa chọn những phương pháp, công cụ năng suất chất lượng thích hợp để hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM. 

Trên đây là thông tin về hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM. Hy vọng rằng bài viết này của Intercert Việt Nam đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ TQM là gì cũng như lợi ích khi áp dụng TQM. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc áp dụng TQM, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được giải đáp .

Thông tin liên lạc Intercert Việt Nam 

• Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội 

• Điện thoại: 0969.555.610 

• Email: sales@intercertvietnam.com