Bối cảnh của tổ chức là một thuật ngữ phổ biến trong tiêu chuẩn ISO 9001. Các tổ chức dựa vào việc phân tích những yếu tố cấu thành nên bối cảnh của tổ chức để xác định rủi ro cũng như cơ hội của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp khái niệm về bối cảnh của tổ chức 9001:2015, những yêu cầu về bối cảnh và lợi ích của doanh nghiệp khi tận dụng được bối cảnh cũng được phân tích trong bài viết này của Intercert Việt Nam.
Bối cảnh của tổ chức được hiểu là gì?
Bối cảnh của tổ chức ISO 9001:2015 được cấu tạo nên từ yếu tố bên ngoài và yếu tố bên trong. Yếu tố bên trong là yếu tố nội bộ của công ty, bao gồm cả văn hóa tổ chức, tầm nhìn, mục tiêu, quy mô tổ chức, khách hàng mục tiêu…….Các yếu tố bên ngoài của tổ chức bao gồm các điều kiện kinh tế xã hội, chính trị – luật pháp, công nghệ kỹ thuật, đối thủ cạnh tranh.
ISO 9001:2015 đặt ra yêu cầu gì về bối cảnh tổ chức
Phiên bản mới nhất ISO 9001:2015 đặt ra các yêu cầu cụ thể về bối cảnh tổ chức cụ thể như sau:
- Theo điều 4.1, tổ chức cần liên tục theo dõi và xem xét những vấn đề nội bộ và bên ngoài như các yếu tố, điều kiện tích cực hay tiêu cực cho việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức cần xem xét các yếu tố kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, công nghệ, đối thủ cạnh tranh để hiểu rõ về môi trường bên ngoài hơn. Tương tự, để có thêm nhiều thông tin về yếu tố nội bộ thì doanh nghiệp cần phải xem xét các vấn đề liên quan đến các giá trị, văn hóa, tri thức và kết quả thực hiện của tổ chức.
- Theo điều 4.2, bên cạnh việc quan tâm đến những yếu tố liên quan đến doanh nghiệp thì còn cần phải theo dõi và xem xét thông tin về các bên quan tâm và yêu cầu liên quan của họ.
- Theo điều 4.3, tổ chức phải xác định ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng để thiết lập phạm vi của hệ thống.
- Theo điều 4.4, tổ chức phải thiết lập, áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm các quá trình cần thiết và sự tương tác giữa các quá trình, phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Thêm vào đó, tổ chức cần thiết lập và lưu trữ thông tin dạng văn bản để việc thực hiện thêm hiệu quả và có độ tin cậy.
Hướng dẫn xác định bối cảnh của tổ chức trong ISO 9001
Có rất nhiều cách để một doanh nghiệp có thể xác định được bối cảnh tổ chức của họ. Và sau đây sẽ là 5 bước chi tiết giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc hiểu bối cảnh của tổ chức:
Bước 1: Xác định những nhân tố liên quan:
Ở bước này, tổ chức cần nhận diện tất cả các yếu tố nội bộ và yếu tố bên ngoài có liên quan, ảnh hưởng đến hoạt động, dịch vụ, sản phẩm của tổ chức. Những yếu tố nội bộ bao gồm nhân viên, văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn, mục tiêu, quy mô tổ chức. Bên cạnh đó, yếu tố bên ngoài sẽ bao gồm điều kiện kinh tế xã hội, chính trị – luật pháp, công nghệ kỹ thuật, đối thủ cạnh tranh.
Bước 2: Hiểu được yếu tố bên ngoài:
Sau khi đã xác định các yếu tố liên quan, tổ chức cần tiến hành phân tích môi trường bên ngoài để xác định mức độ ảnh hưởng đến tổ chức. Yếu tố bên ngoài bao gồm điều kiện kinh tế, xu hướng thị trường, tiến bộ công nghệ, thay đổi pháp lý và quy định, các yếu tố xã hội và văn hóa và cân nhắc về môi trường. Doanh nghiệp có thể tận dụng phân tích mô hình PESTEL (Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Môi trường, Pháp lý) để đánh giá một cách có hệ thống những yếu tố ảnh hưởng bên ngoài này.
Bước 3: Đánh giá các yếu tố nội bộ:
Bước thứ ba mà tổ chức cần thực hiện đó là đánh giá môi trường nội bộ của tổ chức. Điều này liên quan đến việc hiểu cấu trúc, văn hóa, nguồn lực, khả năng, điểm mạnh, điểm yếu và hiệu suất tổng thể của tổ chức. Doanh nghiệp có thể tiến hành phân tích SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Mối đe dọa) để xác định các yếu tố nội bộ có thể ảnh hưởng đến tổ chức.
Bước 4: Xem xét các yêu cầu của các bên quan tâm:
Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan cũng là một phần quan trọng để hiểu toàn diện bối cảnh của tổ chức. Điều này bao gồm các yêu cầu của khách hàng và các kỳ vọng khác có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng các mục tiêu chất lượng của tổ chức.
Bước 5: Thường xuyên rà soát, cập nhật thông tin:
Môi trường bên ngoài doanh nghiệp luôn thay đổi, môi trường bên trong cũng như vậy. Bởi vậy, doanh nghiệp cần xem xét và cập nhật thường xuyên thông tin về các khía cạnh trên để kịp thời nhận biết những thay đổi trong môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức. Cần thực hiện đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng tổ chức vẫn cập nhật và đáp ứng kịp thời những thay đổi mới nhất.
Lợi ích khi hiểu bối cảnh của tổ chức ISO 9001
Xác định bối cảnh của tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 9001 mang lại cho tổ chức một số lợi ích:
- Giúp tổ chức có thể căn chỉnh chiến lược, thiết lập mục tiêu một cách chi tiết và phù hợp. Vì thông qua bối cảnh của doanh nghiệp, tổ chức có thể phần nào xác định chiến lược hoạt động hay kế hoạch kinh doanh nào phù hợp với mình. Từ đó, thiết lập các mục tiêu thực tế và khả thi hơn, phù hợp với môi trường bên ngoài và năng lực nội tại.
- Phân tích được bối cảnh của tổ chức ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp xác định các rủi ro và cơ hội tiềm ẩn. Nhờ vậy có thể quản lý rủi ro và tận dụng cơ hội một cách chủ động. Ngoài ra, thông qua việc phân tích bối cảnh của tổ chức, doanh nghiệp cũng nâng cao được khả năng dự đoán các thay đổi và điều chỉnh chiến lược phù hợp.
- Khi hiểu bối cảnh của tổ chức một cách cặn kẽ thì doanh nghiệp sẽ hiểu biết toàn diện về các yếu tố bên trong và bên ngoài, từ đó có các hành động hiệu quả hơn. “Biết mình biết ta” cho phép tổ chức xác định và tận dụng các điểm mạnh và cơ hội độc đáo trên thị trường. Điều này giúp tổ chức tạo ra sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh, tận dụng được nhiều lợi thế tiềm ẩn.
Trên đây là thông tin tổng quát của yêu cầu về bối cảnh của tổ chức trong ISO 9001:2015. Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp có thể hiểu được sự quan trọng của việc tìm hiểu và phân tích bối cảnh tổ chức, từ đó giúp cho doanh nghiệp phát triển tốt hơn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Hotline: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
- Website:https://intercertvietnam.com/
- Địa chỉ: Tầng 18, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội
