Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 là một phần quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc duy trì và cải thiện Hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp ( OHSMS). Quá trình này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng họ đang tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn và cải tiến liên tục quy trình làm việc nhằm bảo vệ người lao động và tăng cường hiệu quả vận hành. Vậy làm sao để đánh giá nội bộ theo ISO 45001 một cách hiệu quả? Hãy cùng với Intercert Việt Nam giải đáp qua bài viết dưới đây.
Tại sao doanh nghiệp cần đánh giá nội bộ theo ISO 45001
Triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001 là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì và cải thiện Hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OHSMS) của doanh nghiệp. Quy trình này giúp tổ chức đảm bảo rằng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001 được tuân thủ đầy đủ và hiệu quả. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể nhận diện điểm yếu và rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống quản lý. Việc thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ không chỉ cải thiện an toàn lao động mà còn giúp doanh nghiệp phát hiện các lỗ hổng trong quy trình kiểm soát rủi ro, từ đó kịp thời thực hiện các biện pháp cải tiến. Bên cạnh đó, đánh giá nội bộ cũng giúp doanh nghiệp tự chuẩn bị tốt cho các cuộc đánh giá từ bên ngoài. Từ đó mà tổ chức có thể giảm thiểu nguy cơ vi phạm quy định và các tổn thất tài chính tiềm ẩn.
5 bước triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018
Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ OHSMS
Lập kế hoạch đánh giá là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá nội bộ. Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi đánh giá, bao gồm các phòng ban, hoạt động và quy trình cần được đánh giá. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần xác định mục tiêu cụ thể của cuộc đánh giá, ví dụ như xác minh tuân thủ các yêu cầu của ISO 45001 hoặc tìm ra các cơ hội cải tiến hệ thống.
Tiêu chí đánh giá phải được xây dựng dựa trên yêu cầu của tiêu chuẩn và các yêu cầu pháp lý liên quan. Nội dung trong kế hoạch đánh giá cần rõ ràng để đảm bảo tất cả các quy trình quan trọng trong hệ thống OHS đều được kiểm tra kỹ lưỡng.
Bước 2: Chuẩn bị đánh giá nội bộ OHSMS
Trong giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp cần lựa chọn và đào tạo đánh giá viên nội bộ. Những người này phải có đủ kiến thức về ISO 45001, các phương pháp đánh giá và khả năng nhận biết các vấn đề liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Đánh giá viên cần hiểu rõ về các quy trình, hoạt động của tổ chức, cũng như cách thực hiện các bước đánh giá một cách công bằng và khách quan. Ngoài ra, việc chuẩn bị các tài liệu và hồ sơ liên quan, như kế hoạch đánh giá, danh sách kiểm tra và thông tin về các quy trình cần đánh giá, cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo đánh giá diễn ra suôn sẻ.
Bước 3: Thực hiện đánh giá nội bộ OHSMS
Giai đoạn thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp có sự phối hợp giữa các nhóm đánh giá viên và nhân viên tại những bộ phận được đánh giá. Đánh giá viên cần thu thập thông tin cần thiết thông qua nhiều phương pháp khác nhau như phỏng vấn nhân viên, quan sát hiện trường, xem xét hồ sơ và tài liệu.
Mục tiêu của quá trình thực hiện đánh giá là xác định được điểm mạnh, điểm yếu và những điểm không phù hợp trong hệ thống OHS. Hoạt động đánh giá cần được thực hiện một cách cẩn thận, kỹ lưỡng và trung thực, nhằm đảm bảo tất cả các rủi ro tiềm ẩn được nhận diện. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm được giải pháp khắc phục những điểm không phù hợp đó.
Bước 4: Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ OHSMS
Sau khi kết thúc đánh giá, nhóm đánh giá viên cần lập một báo cáo chi tiết, bao gồm những phát hiện, nhận xét và khuyến nghị đến ban lãnh đạo cấp cao. Báo cáo cần làm rõ những điểm trong hệ thống OHS đáp ứng tốt các yêu cầu của ISO 45001, và những điểm nào không phù hợp cần được cải thiện. Các vấn đề không phù hợp phải được mô tả cụ thể và rõ ràng, đi kèm với những đề xuất khắc phục. Báo cáo cũng cần nhấn mạnh các điểm mạnh của hệ thống để doanh nghiệp có thể tiếp tục phát huy.
Bước 5: Theo dõi và cải tiến OHSMS
Bước cuối cùng trong kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 là theo dõi và cải tiến những hành động khắc phục được triển khai. Hoạt động này nhằm đảm bảo rằng các khuyến nghị và hành động khắc phục từ báo cáo đánh giá được thực hiện một cách hiệu quả. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch hành động cụ thể cho từng vấn đề không phù hợp đã được phát hiện, phân công trách nhiệm cho các cá nhân hoặc nhóm liên quan và đặt ra thời hạn hoàn thành.
Sau khi những hành động khắc phục được thực hiện, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra lại để đảm bảo rằng các vấn đề đã được giải quyết triệt để. Việc này không chỉ giúp tổ chức khắc phục các sai sót mà còn thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục trong hệ thống OHS của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn ISO 45001 một cách bền vững.
Những lưu ý khi thực hiện kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018
- Cuộc đánh giá nội bộ cần được thực hiện bởi một cá nhân không thuộc bộ phận được đánh giá để đảm bảo tính trung lập và khách quan. Điều này giúp doanh nghiệp ngăn chặn sự thiên vị và đảm bảo rằng các phát hiện đánh giá là chính xác và công bằng.
- Đánh giá viên cần được đào tạo đầy đủ và chính xác để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả. Kiến thức về tiêu chuẩn ISO 45001 và quy trình đánh giá là yếu tố then chốt để đánh giá viên có thể phát hiện ra các vấn đề và đưa ra giải pháp hợp lý.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu pháp lý và quy định hiện hành được đáp ứng và tuân thủ nghiêm ngặt trong quá trình đánh giá nội bộ. Việc thông báo và tuân theo các quy định pháp lý là điều cần thiết để tránh các rủi ro pháp lý.
- Nhóm quản lý cần thể hiện vai trò lãnh đạo rõ ràng trong việc thiết lập các mục tiêu, tiêu chuẩn cụ thể và đảm bảo các mục tiêu này đạt được trong quá trình đánh giá. Sự cam kết của lãnh đạo là yếu tố quyết định cho sự thành công của hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
- Việc đánh giá và quản lý rủi ro phải được diễn ra liên tục, nhằm giảm thiểu và loại bỏ những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo một môi trường làm việc an toàn và bền vững cho nhân viên.
- Hệ thống truyền đạt thông tin cần hoạt động hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đến an toàn và sức khỏe được truyền đạt đúng và đủ đến các bộ phận liên quan. Sự thông suốt trong thông tin là yếu tố quan trọng để duy trì tính nhất quán trong hệ thống.
- Một chu kỳ cải tiến liên tục phải được thiết lập để không ngừng cải thiện các yếu tố liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp luôn duy trì và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý OHS.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng có một quy trình hành động khắc phục rõ ràng nhằm định lượng, xác định nguyên nhân gốc rễ và loại bỏ các vấn đề đã được phát hiện trong quá trình đánh giá nội bộ. Việc khắc phục triệt để các vấn đề này giúp hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp luôn ở trạng thái hoạt động tối ưu.
Việc triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn mà còn là cơ hội để phát hiện và khắc phục các lỗ hổng trong hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Thông qua quy trình đánh giá chi tiết và hành động cải tiến, doanh nghiệp có thể tạo ra môi trường làm việc an toàn hơn, giảm thiểu rủi ro tai nạn, tăng hiệu suất lao động và duy trì sự tin cậy từ khách hàng cũng như các đối tác. Hơn nữa, việc thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ giúp tổ chức luôn sẵn sàngvới các cuộc kiểm tra từ bên ngoài và cải tiến liên tục hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, từ đó tạo ra sự bền vững trong hoạt động kinh doanh.
Và trên đây là nội dung bài viết “Thực hiện kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018” do Intercert Việt Nam chia sẻ. Nếu bạn còn thắc mắc với nội dung bài viết trên hoặc muốn làm giấy chứng nhận ISO 45001, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
- Địa chỉ: Toà nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
