Để triển khai ISO 9001 hiệu quả, điều quan trọng là phải hiểu các định nghĩa và thuật ngữ chính của tiêu chuẩn. Nắm vững những khái niệm này đóng vai trò nền tảng trong việc hiểu và áp dụng chính xác các yêu cầu của tiêu chuẩn. Bài viết dưới đây của Intercert Việt Nam sẽ đi sâu phân tích một số định nghĩa và thuật ngữ quan trọng nhất trong ISO 9001:2015.
Khái quát về ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng (QMS) được công nhận rộng rãi nhất trên thế giới. Nó giúp các tổ chức thuộc mọi quy mô hoặc ngành nghề nâng cao hiệu suất bằng cách cung cấp khuôn khổ để quản lý và cải thiện quy trình chất lượng của họ.
Tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn chung, có nghĩa là nó có thể được áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào, bất kể quy mô, ngành nghề hoặc địa điểm. Tiêu chuẩn này dựa trên một bộ nguyên tắc cốt lõi, bao gồm tập trung vào khách hàng, khả năng lãnh đạo, sự tham gia của mọi người, cách tiếp cận quy trình, cải tiến, ra quyết định dựa trên bằng chứng và quản lý mối quan hệ.
Tầm quan trọng của việc nắm rõ các thuật ngữ và định nghĩa trong ISO 9001:2015
-
Đảm bảo sự hiểu biết thống nhất
Việc sử dụng thuật ngữ và định nghĩa một cách thống nhất trong toàn tổ chức giúp tránh hiểu lầm và mâu thuẫn, từ đó tạo điều kiện cho việc triển khai và vận hành hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.
Khi tất cả các bên liên quan đều có chung nhận thức về các thuật ngữ được sử dụng, họ có thể dễ dàng giao tiếp, hợp tác và phối hợp làm việc hiệu quả hơn.
-
Nâng cao hiệu quả giao tiếp
Việc sử dụng ngôn ngữ thống nhất và chính xác trong giao tiếp nội bộ và giáo tiếp với bên ngoài giúp tổ chức nâng cao hiệu quả truyền đạt thông tin và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Khi sử dụng đúng các thuật ngữ và định nghĩa trong ISO 9001:2015, các tổ chức có thể thể hiện sự am hiểu và tuân thủ tiêu chuẩn, từ đó tạo dựng niềm tin với khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác.
-
Áp dụng chính xác các yêu cầu của tiêu chuẩn
ISO 9001:2015 sử dụng nhiều thuật ngữ và định nghĩa chuyên ngành liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Việc nắm rõ những thuật ngữ này giúp các tổ chức hiểu rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn và áp dụng chúng một cách chính xác.
Hiểu sai các thuật ngữ có thể dẫn đến việc áp dụng sai các yêu cầu của tiêu chuẩn, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và khả năng đạt được mục tiêu đề ra.
-
Nâng cao năng lực thực thi:
Nắm vững kiến thức về các thuật ngữ và định nghĩa giúp cán bộ nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong hệ thống quản lý chất lượng. Điều này góp phần nâng cao năng lực thực thi các quy trình, thủ tục và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Một số thuật ngữ và định nghĩa trong ISO 9001:2015
Lãnh đạo cao nhất
Người hoặc nhóm người định hướng và kiểm soát tổ chức (3.2.1) ở cấp cao nhất.
CHÚ THÍCH 1: Lãnh đạo cao nhất có quyền ủy quyền và cung cấp nguồn lực trong phạm vi tổ chức.
CHÚ THÍCH 2: Nếu phạm vi của hệ thống quản lý (3.5.3) chỉ bao gồm một phần của tổ chức, thì lãnh đạo cao nhất chỉ những người định hướng và kiểm soát phần đó của tổ chức.
CHÚ THÍCH 3: Thuật ngữ này là một trong những thuật ngữ chung và định nghĩa cốt lõi đối với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý của ISO được nêu trong Phụ lục SL của Tài liệu bổ sung hợp nhất, Phần 1, Chỉ thị của ISO/IEC.
Tư vấn hệ thống quản lý chất lượng
Người hỗ trợ tổ chức (3.2.1) trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng (3.4.3), thông qua việc đưa ra chỉ dẫn hoặc thông tin (3.8.2).
CHÚ THÍCH 1: Tư vấn hệ thống quản lý chất lượng cũng có thể hỗ trợ trong việc thực hiện các phần của hệ thống quản lý chất lượng (3.5.4).
CHÚ THÍCH 2: TCVN ISO 10019:2011 đưa ra hướng dẫn về cách thức phân biệt tư vấn hệ thống quản lý chất lượng có năng lực với không có năng lực.
Sự tham dự
Tham dự vào một hoạt động, sự kiện hoặc tình huống.
Tổ chức
Người hoặc nhóm người với chức năng riêng của mình có trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ để đạt được các mục tiêu (3.7.1) của mình.
CHÚ THÍCH 1: Khái niệm tổ chức bao gồm nhưng không giới hạn ở thương nhân độc quyền, công ty, tập đoàn, hãng, xí nghiệp, cơ quan quản lý, câu lạc bộ, hiệp hội (3.2.8). hội từ thiện hay viện, hay một phần hoặc sự kết hợp của những loại hình trên dù có được hợp nhất hay không và là tổ chức công hay tư.
CHÚ THÍCH 2: Đây là một trong những thuật ngữ chung và định nghĩa cốt lõi cho các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý của ISO được nêu trong Phụ lục SL của Tài liệu bổ sung hợp nhất của ISO cho Phần 1, Chỉ thị của ISO/IEC. Định nghĩa gốc đã được sửa đổi thông qua việc sửa đổi Chú thích 1.
Bối cảnh của tổ chức
Sự kết hợp các vấn đề nội bộ và bên ngoài có thể có ảnh hưởng tới cách tiếp cận của tổ chức (3.2.1) trong việc xây dựng và đạt được các mục tiêu (3.7.1) của mình.
CHÚ THÍCH 1: Các mục tiêu của tổ chức có thể liên quan đến sản phẩm (3.7.6) và dịch vụ (3.7.7). Việc đầu tư và cách ứng xử của tổ chức với các bên quan tâm (3.2.3).
CHÚ THÍCH 2: Khái niệm bối cảnh của tổ chức được áp dụng như nhau với cả tổ chức phi lợi nhuận hoặc tổ chức dịch vụ công và các tổ chức vì lợi nhuận.
CHÚ THÍCH 3: Khái niệm này thường được đề cập đến thông qua các thuật ngữ khác như “môi trường kinh doanh”, “môi trường của tổ chức” hay “hệ sinh thái của tổ chức”.
CHÚ THÍCH 4: Hiểu được cơ sở hạ tầng (3.5.2) có thể giúp xác định bối cảnh của tổ chức.
Bên quan tâm/Bên liên quan
Cá nhân hoặc tổ chức (3.2.1) có thể ảnh hưởng, chịu ảnh hưởng hoặc tự cảm thấy bị ảnh hưởng bởi một quyết định hay hoạt động.
VÍ DỤ: Khách hàng (3.2.4), chủ sở hữu, nhân sự của tổ chức, nhà cung cấp (3.2.5), ngân hàng, cơ quan quản lý, liên minh, đối tác hoặc xã hội, có thể bao gồm cả đối thủ cạnh tranh hoặc các nhóm đối lập gây áp lực.
CHÚ THÍCH 1: Đây là một trong những thuật ngữ chung và định nghĩa cốt lõi cho các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý của ISO được nêu trong Phụ lục SL của Tài liệu bổ sung hợp nhất của ISO cho Phần 1, Chỉ thị của ISO/IEC. Định nghĩa gốc đã được sửa đổi thông qua việc bổ sung thêm ví dụ.
Cải tiến
Hoạt động để nâng cao kết quả thực hiện (3.7.8).
CHÚ THÍCH 1: Hoạt động có thể lặp lại hoặc đơn lẻ.
Cải tiến liên tục
Hoạt động lặp lại để nâng cao kết quả thực hiện (3.7.8).
CHÚ THÍCH 1: Quá trình (3.4.1) thiết lập các mục tiêu (3.7.1) và phát hiện các cơ hội cải tiến (3.3.1) là một quá trình liên tục thông qua việc sử dụng các phát hiện đánh giá (3.13.9) và kết luận đánh giá (3.13.10), phân tích dữ liệu (3.8.1), xem xét (3.11.2) của lãnh đạo (3.3.3) hoặc các phương thức khác và thường dẫn đến hành động khắc phục (3.12.2) hoặc hành động phòng ngừa (3.12.1).
CHÚ THÍCH 2: Thuật ngữ này là một trong những thuật ngữ chung và định nghĩa cốt lõi đối với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý của ISO được nêu trong Phụ lục SL của Tài liệu bổ sung hợp nhất, Phần 1, Chỉ thị của ISO/IEC. Định nghĩa gốc đã được sửa đổi bằng việc bổ sung chú thích 1.
Quản lý chất lượng
Việc quản lý (3.3.3) liên quan đến chất lượng (3.6.2).
CHÚ THÍCH 1: Quản lý chất lượng có thể bao gồm thiết lập chính sách chất lượng (3.5.9), mục tiêu chất lượng (3.7.2) và các quá trình (3.4.1) để đạt được những mục tiêu chất lượng này thông qua hoạch định chất lượng (3.3.5), đảm bảo chất lượng (3.3.6), kiểm soát chất lượng (3.3.7) và cải tiến chất lượng (3.3.8).
Rủi ro
Tác động của sự không chắc chắn.
CHÚ THÍCH 1: Tác động là một sai lệch so với dự kiến – tích cực hoặc tiêu cực.
CHÚ THÍCH 2: Sự không chắc chắn là tình trạng, thậm chí là một phần, thiếu hụt thông tin (3.8.2) liên quan tới việc hiểu hoặc nhận thức về một sự kiện, hệ quả của sự kiện đó, hoặc khả năng xảy ra của nó.
CHÚ THÍCH 3: Rủi ro thường đặc trưng bởi sự dẫn chiếu đến các sự kiện (được định nghĩa tại 3.5.1.3, TCVN 9788:2013) và hệ quả (được định nghĩa tại 3.6.1.3, TCVN 9788:2013) tiềm ẩn, hoặc sự kết hợp giữa chúng.
CHÚ THÍCH 4: Rủi ro thường thể hiện theo cách kết hợp các hệ quả của một sự kiện (bao gồm cả những thay đổi về hoàn cảnh) và khả năng xảy ra (được định nghĩa tại 3.6.1.1, TCVN 9788:2013) kèm theo.
CHÚ THÍCH 5: Từ “rủi ro” đôi khi được sử dụng chỉ khi có khả năng xảy ra hệ quả tiêu cực.
CHÚ THÍCH 6: Thuật ngữ này là một trong những thuật ngữ chung và định nghĩa cốt lõi đối với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý của ISO được nêu trong Phụ lục SL của Tài liệu bổ sung hợp nhất, Phần 1, Chỉ thị của ISO/IEC. Định nghĩa gốc được sửa đổi bằng việc bổ sung chú thích 5.
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về thuật ngữ và định nghĩa trong chứng nhận ISO 9001:2015. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sale@intercertvietnam.com
