Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) được sử dụng nhiều trong hoạt động xuất khẩu. Tuy nhiên, không ít nhà xuất khẩu vẫn còn băn khoăn về những vấn đề cốt lõi như: “CFS có thời hạn bao lâu?” hay “thời gian cấp CFS là bao nhiêu ngày?”.
Việc thiếu thông tin hoặc nhầm lẫn về thời hạn CFS có thể dẫn đến những hệ lụy không mong muốn, từ việc hàng hóa bị ách tắc tại cảng cho đến những tổn thất về kinh tế và uy tín. Bài viết này của Intercert Việt Nam sẽ giải đáp mọi thắc mắc của bạn về thời hạn CFS và thời gian cấp CFS là bao lâu, cùng những chiến lược hiệu quả để quản lý CFS, đảm bảo mọi lô hàng của bạn đều được thông suốt.
Giấy chứng nhận CFS có thời hạn bao lâu?
CFS (Certificate of Free Sale) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận rằng sản phẩm được phép sản xuất, kinh doanh và lưu hành tự do tại quốc gia đó, đồng thời đã tuân thủ các quy định tại nước sở tại.
Thời hạn của giấy CFS được quy định tại Khoản 2 Điều 10 của Nghị định số 69/2018/NĐ-CP của Chính phủ. Theo đó, CFS có thời hạn hiệu lực là 02 năm kể từ ngày cấp. Điều này có nghĩa là trong vòng hai năm đó, CFS của bạn vẫn được coi là hợp lệ khi xuất trình cho các cơ quan chức năng.
Tuy nhiên, điều khoản này cũng đi kèm với một ngoại lệ quan trọng: “trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác”. Điều này ngụ ý rằng:
- Các Bộ chuyên ngành có thể có quy định riêng: Đối với một số nhóm hàng hóa đặc thù như dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng (thuộc Bộ Y tế) hoặc một số mặt hàng nông sản, vật tư nông nghiệp (thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn), thời hạn CFS có thể được quy định khác biệt thông qua các thông tư, quyết định của các Bộ đó. Ví dụ, một số giấy phép con cho sản phẩm cụ thể có thể có thời hạn ngắn hơn, kéo theo việc CFS cũng bị ảnh hưởng.
- Yêu cầu từ nước nhập khẩu: Đây là một yếu tố không thể bỏ qua. Ngay cả khi CFS của bạn còn hiệu lực theo quy định của Việt Nam, nước nhập khẩu có thể có những quy định riêng về thời hạn CFS. Một số quốc gia có thể chỉ chấp nhận CFS được cấp trong vòng 1 năm tính đến thời điểm hàng hóa đến cảng.
→ Lời khuyên của Intercert Việt Nam: Để xác định chính xác của thời hạn CFS cho sản phẩm cụ thể của bạn, hãy luôn tra cứu các văn bản pháp luật chuyên ngành mới nhất và đặc biệt, liên hệ trực tiếp với đối tác nhập khẩu hoặc tìm hiểu kỹ quy định của thị trường đích.
Thời gian cấp CFS trong vòng bao nhiêu ngày?
1. Quy định về thời gian cấp CFS theo pháp luật Việt Nam
Theo Khoản 3 Điều 10 của Nghị định 69/2018/NĐ-CP, quy định rõ ràng rằng: Thời gian cấp CFS là trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Đây là một mốc thời gian lý tưởng, thể hiện nỗ lực của Nhà nước trong việc tạo thuận lợi cho doanh nghiệp xuất khẩu. Tuy nhiên, cần hiểu rõ rằng “hồ sơ đầy đủ và hợp lệ” là điều kiện tiên quyết để đạt được thời gian này.
2. Các yếu tố có thể kéo dài thời gian cấp CFS thực tế
Mặc dù 3 ngày là thời gian quy định, nhưng trong thực tế, thời gian cấp CFS có thể dao động do nhiều yếu tố:
- Chất lượng hồ sơ ban đầu: Đây là yếu tố quyết định hàng đầu. Nếu hồ sơ xin CFS thiếu giấy tờ, thông tin sai lệch, hoặc các bản sao không được chứng thực đúng quy định, cơ quan tiếp nhận sẽ yêu cầu bổ sung. Mỗi lần bổ sung sẽ làm phát sinh thêm thời gian chờ đợi.
- Tính chất phức tạp của sản phẩm: Các sản phẩm đặc thù như thuốc mới, thiết bị y tế chuyên dụng, hoặc hóa chất phức tạp thường đòi hỏi quy trình thẩm định kỹ lưỡng hơn, có thể liên quan đến việc kiểm nghiệm bổ sung hoặc tham vấn ý kiến chuyên gia, làm kéo dài thời gian cấp CFS.
- Số lượng hồ sơ tại thời điểm nộp: Vào những mùa cao điểm hoặc khi có nhiều doanh nghiệp cùng nộp hồ sơ, lượng công việc của cơ quan tiếp nhận sẽ tăng lên, dẫn đến thời gian xử lý chậm hơn.
- Phương thức nộp hồ sơ: Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia thường là nhanh nhất nếu doanh nghiệp đã quen thuộc và có đầy đủ bản scan chất lượng. Nộp trực tiếp có thể nhanh nếu hồ sơ chuẩn, nhưng nộp qua bưu điện sẽ tốn thêm thời gian vận chuyển hai chiều.
- Yêu cầu kiểm tra, xác minh (không thường xuyên): Trong một số trường hợp, cơ quan cấp CFS có thể cần kiểm tra thực tế cơ sở sản xuất, lấy mẫu ngẫu nhiên hoặc phối hợp với các cơ quan khác để xác minh thông tin, điều này chắc chắn sẽ làm tăng thời gian cấp CFS.
→ Lời khuyên của Intercert Việt Nam: Doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ xin CFS ngay từ đầu, kiểm tra chéo thông tin và chủ động theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống trực tuyến (nếu có) để kịp thời phản hồi các yêu cầu từ cơ quan cấp.
Điều gì sẽ xảy ra khi Giấy chứng nhận CFS hết hạn?
Một CFS đã hết hạn không còn giá trị pháp lý, và việc cố gắng sử dụng nó có thể dẫn đến:
- Chậm trễ hoặc từ chối thông quan: Đây là rủi ro phổ biến nhất. Hàng hóa của bạn có thể bị giữ lại tại cửa khẩu nước nhập khẩu, không được phép đưa vào thị trường. Điều này gây lãng phí thời gian và làm gián đoạn chuỗi cung ứng.
- Chi phí phát sinh đáng kể: Việc hàng hóa bị kẹt tại cảng sẽ kéo theo các chi phí lưu kho, lưu bãi, phí phạt, và có thể cả chi phí kiểm tra lại. Những khoản này có thể rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Yêu cầu tái xuất hoặc tiêu hủy: Trong những trường hợp nghiêm trọng hơn, nếu doanh nghiệp không thể bổ sung CFS hợp lệ trong thời gian quy định, hàng hóa có thể bị buộc phải tái xuất về nước xuất xứ hoặc bị tiêu hủy, gây thiệt hại tài chính nặng nề.
- Ảnh hưởng đến uy tín và quan hệ đối tác: Việc không đảm bảo giấy tờ pháp lý cần thiết thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, làm giảm sút uy tín của doanh nghiệp và có thể gây tổn hại đến mối quan hệ với các đối tác nhập khẩu trong tương lai.
- Trách nhiệm pháp lý: Tùy thuộc vào quy định của cả hai quốc gia, việc xuất khẩu hàng hóa không có CFS hợp lệ có thể bị xem là vi phạm quy định về quản lý ngoại thương, dẫn đến các hình phạt hành chính.
Cần làm gì khi CFS hết hạn hoặc sắp hết hạn?
Để phòng tránh và khắc phục rủi ro khi CFS hết hạn, doanh nghiệp cần có chiến lược chủ động:
- Thiết lập hệ thống theo dõi và cảnh báo sớm: Đây là giải pháp phòng ngừa hiệu quả nhất. Sử dụng bảng tính, phần mềm quản lý hoặc bất kỳ công cụ nào để theo dõi ngày cấp và ngày hết hạn CFS của từng sản phẩm. Thiết lập nhắc nhở tự động trước 1-2 tháng khi CFS sắp hết hạn.
- Ưu tiên quy trình cấp mới: Ngay khi nhận được cảnh báo, hãy ưu tiên chuẩn bị hồ sơ xin CFS mới và nộp cho cơ quan có thẩm quyền. Đừng đợi đến phút chót, bởi thời gian cấp CFS thực tế có thể dài hơn dự kiến.
- Thông báo và phối hợp với đối tác nhập khẩu: Nếu CFS của bạn không may hết hạn hoặc sắp hết hạn khi hàng đang trên đường đi, hãy ngay lập tức thông báo tình hình cho đối tác nhập khẩu. Họ có thể hỗ trợ bạn trong việc xin gia hạn thời gian thông quan hoặc tư vấn các giải pháp thay thế.
- Kiểm tra tính hợp lệ tại thời điểm nhập khẩu: Luôn đảm bảo rằng giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS của bạn vẫn còn giá trị tại thời điểm hàng hóa đến cảng nhập khẩu, không chỉ tại thời điểm xuất khẩu.
- Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp: Đối với các trường hợp phức tạp hoặc khi không có đủ nguồn lực nội bộ, việc tìm đến các công ty tư vấn CFS chuyên về thủ tục xuất nhập khẩu có thể giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn.
————————————————————————————————–
CFS là một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng quốc tế, và việc quản lý nó một cách chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có, từ đó tiết kiệm chi phí và thời gian quý báu. Đừng để việc thiếu thông tin về thời hạn CFS làm gián đoạn các cơ hội kinh doanh của bạn. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hay cần sự hỗ trợ chuyên sâu trong việc xin cấp hoặc quản lý CFS, hãy liên hệ với Intercert Việt Nam qua số Hotline: 0969.555.610 hoặc Email: sales@intercertvietnam.com để được hỗ trợ.
