Để hỗ trợ cho việc đánh giá hệ thống quản lý môi trường (EMS – Environmental Management System) được thực hiện hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần phải lưu giữ những tài liệu liên quan đến việc triển khai EMS. Vậy những tài liệu ISO 14001 sẽ bao gồm những nội dung gì? Bài viết dưới đây do Intercert Việt Nam chia sẻ sẽ giải đáp câu hỏi trên.
Tài liệu ISO 14001 là gì?
Tài liệu ISO 14001 là những văn bản cung cấp yêu cầu và quy trình cần thiết để thiết lập, duy trì, và cải tiến EMS theo tiêu chuẩn ISO 14001. Tài liệu ISO 14001 bao gồm tài liệu bắt buộc và tài liệu không bắt buộc. Tài liệu ISO 14001:2015 chủ yếu tập trung vào những nội dung sau:
- Tài liệu chính thức do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, đưa ra các yêu cầu cụ thể mà một tổ chức cần tuân thủ để đạt chứng nhận ISO 14001.
- Tài liệu cung cấp những bước chi tiết để áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001 vào hoạt động của doanh nghiệp.
- Danh sách những câu hỏi và tiêu chí giúp doanh nghiệp thực hiện đánh giá nội bộ hoặc đánh giá từ bên ngoài để đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn.
- Những tài liệu mô tả chính sách môi trường, quy trình, và quy định mà doanh nghiệp đã xây dựng theo ISO 14001.
- Tài liệu đào tạo nhân viên về tiêu chuẩn và các quy trình liên quan đến hệ thống quản lý môi trường.
- Ghi chép từ những hoạt động cụ thể của doanh nghiệp được tiến hành để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn như: kế hoạch đánh giá nội bộ, kết quả của những hành động khắc phục, bằng chứng trao đổi thông tin,..
Những tài liệu này rất quan trọng để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đạt và duy trì chứng nhận ISO 14001, đồng thời đảm bảo rằng hoạt động của doanh nghiệp được quản lý hiệu quả và phù hợp với quy định pháp luật.
Xác định Danh mục tài liệu ISO 14001 giúp gì cho doanh nghiệp?
Danh mục tài liệu ISO 14001 đóng vai trò thiết yếu trong hệ thống quản lý môi trường của doanh nghiệp, không chỉ vì đây là yêu cầu bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 mà hệ thống tài liệu ISO 14001 còn hỗ trợ mạnh mẽ doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình làm việc chuẩn mực.
Nhờ có danh mục này, doanh nghiệp có thể chứng minh sự tuân thủ theo yêu cầu ISO 14001 của mình khi thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Ngoài ra, hệ thống tài liệu ISO 14001 cũng là căn cứ cho việc kiểm tra từ các cơ quan có thẩm quyền hoặc các bên liên quan khi cần. Những tài liệu này không chỉ định hướng hoạt động mà còn là bằng chứng có giá trị giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng và đối tác
Tài liệu và hồ sơ bắt buộc ISO 14001
-
Tài liệu và hồ sơ bắt buộc ISO 14001 là gì?
Đây là những văn bản ghi chép cần thiết để thiết lập, duy trì, và chứng minh sự tuân thủ hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015. Nội dung nào trong ISO 14001 yêu cầu tổ chức phải duy trì dưới dạng văn bản thì doanh nghiệp phải xây dựng tài liệu cho nội dung đó.
-
Một số nội dung mà doanh nghiệp phải xây dựng tài liệu dạng văn bản.
Chính sách môi trường: Chính sách môi trường là cam kết của tổ chức đối với việc bảo vệ môi trường thông qua các nguyên tắc và mục tiêu quản lý. Nó định hướng cho các hoạt động nhằm giảm thiểu tác động môi trường, tuân thủ pháp luật, và cải tiến liên tục.
Mục tiêu môi trường: Mục tiêu môi trường là những kết quả cụ thể mà tổ chức đặt ra để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường, dựa trên chính sách môi trường và đánh giá các khía cạnh môi trường của tổ chức. Chúng định hướng cho các hoạt động cải tiến và đo lường hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường.
Sổ tay môi trường: Sổ tay môi trường là tài liệu tổng hợp mô tả chính sách, mục tiêu, quy trình, và trách nhiệm trong hệ thống quản lý môi trường của tổ chức. Nó hướng dẫn cách thức thực hiện và duy trì các hoạt động môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001.
Hồ sơ bắt buộc theo yêu cầu của ISO 14001:
- Hồ sơ đào tạo ISO 14001 (Điều 7.2)
- Hồ sơ các nghĩa vụ tuân thủ (Điều 6.1.3)
- Bằng chứng trao đổi thông tin (Điều 7.4)
- Kết quả giám sát và đo lường (Điều 9.1.1)
- Kế hoạch đánh giá nội bộ (Điều 9.2)
- Kết quả xem xét của lãnh đạo (Điều 9.3)
- Kết quả của các hành động khắc phục (Điều 10.1)
Quy trình bắt buộc của ISO 14001
- Quy trình xác định và đánh giá khía cạnh môi trường
- Quy trình xác định các yêu cầu của luật và yêu cầu khác
- Quy trình nhận diện và giải quyết rủi ro và cơ hội
- Quy trình kiểm soát việc thực hiện
- Quy trình đối phó với tình huống khẩn cấp
Tài liệu và hồ sơ không bắt buộc ISO 14001
Tài liệu và hồ sơ không bắt buộc ISO 14001 là gì?
Trong ISO 14001, có một số tài liệu và hồ sơ không bắt buộc phải văn bản hóa nhưng vẫn hữu ích cho việc quản lý môi trường.
Những tài liệu và hồ sơ mà doanh nghiệp nên văn bản hóa.
- Quy trình xác định bối cảnh tổ chức (Điều 4.1)
- Quy trình xác định nhu cầu mong đợi của các bên quan tâm (Điều 4.2)
- Quy trình xác định rủi ro và cơ hội liên quan tới khía cạnh môi trường (Điều 6.1.1 và 6.1.2)
- Quy trình đào tạo (Điều 7.2 và 7.3)
- Quy trình trao đổi thông tin (Điều 7.4)
- Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ (Điều 7.5)
- Quy trình đánh giá nội bộ (Điều 9.2)
- Quy trình xem xét của lãnh đạo (Điều 9.3)
- Quy trình quản lý sự không phù hợp và các hành động khắc phục tương ứng (Điều 10.2)
- …..
Tài liệu ISO 14001 đóng vai trò rất quan trọng khi doanh nghiệp cần triển khai EMS. Bài viết này đã cung cấp thông tin tổng quan về 2 loại tài liệu chính của ISO 14001. Hy vọng rằng qua bài viết này, quý độc giả có thể hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn ISO 14001. Nếu bạn mong muốn tìm hiểu về những mẫu tài liệu ISO 14001 liên quan, vui lòng liên hệ với Intercert Việt Nam để được nhận những mẫu tài liệu này.
- Địa chỉ: Toà nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
