Trong bối cảnh yêu cầu về an toàn vệ sinh thực phẩm ngày càng cao, việc tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 22000 là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, sự không phù hợp trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm vẫn là thách thức phổ biến, tiềm ẩn nhiều rủi ro. Bài viết này Intercert sẽ tóm lược những nội dung cơ bản về sự không phù hợp theo ISO 22000 và quy trình kiểm soát nó hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm thiểu các nguy cơ về an toàn thực phẩm.
Sự không phù hợp theo ISO 22000 là gì?
Sự không phù hợp theo ISO 22000 được định nghĩa là việc không đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra, có thể bao gồm cả yêu cầu về an toàn thực phẩm và quản lý quá trình. Đây là một trạng thái khi các tiêu chí quan trọng hoặc tiêu chí hành động không được đáp ứng, dẫn đến nguy cơ sản phẩm không đảm bảo an toàn hoặc không phù hợp để tiêu thụ. Tổ chức cần nhận diện, đánh giá và xử lý sự không phù hợp để duy trì hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm và đảm bảo rằng sản phẩm đầu ra đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Các tình huống điển hình gây ra sự không phù hợp
Trong thực tế, sự không phù hợp thường xuất hiện khi có lỗi xảy ra tại các điểm kiểm soát chính của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Hai tình huống phổ biến nhất gồm:
1. Không đạt tiêu chí hành động OPRP (Operational Prerequisite Programs)
OPRP là những chương trình tiên quyết hoạt động được thiết kế để kiểm soát các mối nguy an toàn thực phẩm ở mức hành động cụ thể. Sự không phù hợp xảy ra khi các tiêu chí hành động được xác định trong OPRP không được đáp ứng. Ví dụ, nếu một chương trình OPRP yêu cầu kiểm soát nhiệt độ bảo quản ở mức dưới 5°C nhưng nhiệt độ thực tế vượt quá giới hạn này, sản phẩm có thể bị ảnh hưởng về mặt an toàn. Việc không đạt tiêu chí OPRP yêu cầu tổ chức phải xác định nguyên nhân, đánh giá hậu quả đối với sản phẩm, và thực hiện các biện pháp khắc phục để ngăn chặn nguy cơ tái diễn.
2. Vượt giới hạn tới hạn tại CCP (Critical Control Points)
CCP là các điểm kiểm soát tới hạn, nơi cần thiết phải áp dụng các biện pháp kiểm soát đặc biệt để loại bỏ hoặc giảm thiểu các mối nguy về an toàn thực phẩm xuống mức chấp nhận được. Khi các giới hạn tới hạn tại CCP không được đáp ứng, ví dụ như không đạt yêu cầu về nhiệt độ hoặc thời gian trong quy trình tiệt trùng sản phẩm, sản phẩm bị coi là không an toàn. Những sản phẩm này phải được cách ly, xử lý và đánh giá để quyết định liệu chúng có thể tiếp tục được sử dụng hay cần phải tiêu hủy.
Sự không phù hợp ISO 22000 mang lại cản trở gì cho doanh nghiệp?
1. Ảnh hưởng đến sự an toàn của thực phẩm
Một trong những hậu quả trực tiếp của sự không phù hợp là sản phẩm không đạt được tiêu chuẩn an toàn, dẫn đến nguy cơ gây hại cho sức khỏe người tiêu dùng. Nếu các sản phẩm vượt giới hạn tới hạn tại các điểm kiểm soát tới hạn (CCP) hoặc không đạt tiêu chí hành động của các chương trình tiên quyết hoạt động (OPRP), chúng có thể chứa các mối nguy tiềm ẩn như vi khuẩn, chất gây dị ứng hoặc các yếu tố hóa học không mong muốn.
2. Ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng và lòng tin của khách hàng
Danh tiếng là một yếu tố vô hình nhưng vô cùng quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Một vụ việc về sự không phù hợp liên quan đến an toàn thực phẩm có thể làm giảm lòng tin của khách hàng, đặc biệt nếu sản phẩm bị thu hồi hoặc bị phát hiện có nguy cơ đối với sức khỏe. Việc mất uy tín này không chỉ làm giảm doanh số trong ngắn hạn mà còn khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc giữ chân khách hàng và đối tác trong dài hạn. Trong thời đại mạng xã hội, những thông tin tiêu cực liên quan đến sự không phù hợp dễ dàng lan truyền, khiến tổn hại danh tiếng càng trầm trọng.
3. Gia tăng chi phí vận hành và pháp lý
Sự không phù hợp có thể làm tăng đáng kể chi phí vận hành của doanh nghiệp. Các khoản chi phí này bao gồm chi phí thu hồi sản phẩm, kiểm tra lại hệ thống, xử lý sản phẩm không phù hợp và đào tạo lại nhân viên để tránh tái diễn lỗi. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các chi phí pháp lý nếu vi phạm các quy định liên quan đến an toàn thực phẩm. Những khoản phạt từ cơ quan chức năng hoặc các vụ kiện tụng từ khách hàng có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn nguồn lực tài chính lớn, thậm chí đẩy doanh nghiệp vào nguy cơ phá sản.
4. Gián đoạn chuỗi cung ứng và mất cơ hội kinh doanh
Khi sự không phù hợp xảy ra, chuỗi cung ứng của doanh nghiệp cũng bị gián đoạn. Việc xử lý các lô hàng không đạt tiêu chuẩn và xác minh các lỗi trong hệ thống làm chậm trễ quá trình sản xuất, giao hàng và phân phối. Những sự cố này không chỉ gây mất cơ hội kinh doanh mà còn làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Đối với các đối tác trong chuỗi cung ứng, sự không phù hợp cũng có thể làm suy giảm niềm tin, dẫn đến việc mất đi các hợp đồng quan trọng.
5. Khó khăn trong việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng
ISO 22000 yêu cầu doanh nghiệp phải liên tục cải tiến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Tuy nhiên, khi sự không phù hợp xảy ra thường xuyên, doanh nghiệp phải dành nhiều nguồn lực để khắc phục sự cố thay vì đầu tư vào cải tiến. Điều này có thể khiến hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp trở nên kém hiệu quả, làm tăng nguy cơ tái diễn lỗi và cản trở quá trình đạt được các mục tiêu dài hạn.
6. Tác động đến sự tồn tại và phát triển bền vững
Cuối cùng, sự không phù hợp có thể đặt ra những thách thức nghiêm trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và chú trọng đến an toàn thực phẩm, những doanh nghiệp không kiểm soát tốt các vấn đề không phù hợp sẽ khó lòng đứng vững. Không chỉ bị mất khách hàng, họ còn gặp rào cản trong việc mở rộng thị trường và phát triển sản phẩm mới.
Quy trình kiểm soát sự không phù hợp cho doanh nghiệp
1. Phát hiện và nhận biết sự không phù hợp
Phát hiện và nhận biết sự không phù hợp là bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát, được nêu rõ trong điều khoản 8.9.1 – Yêu cầu chung. Theo tiêu chuẩn ISO 22000, tổ chức phải đảm bảo dữ liệu giám sát từ các chương trình tiên quyết hoạt động (OPRP) và điểm kiểm soát tới hạn (CCP) được phân tích bởi nhân sự có đủ năng lực để phát hiện các sai lệch. Dữ liệu này bao gồm các chỉ số như nhiệt độ, độ ẩm, hoặc các yếu tố vi sinh, giúp nhanh chóng nhận biết các nguy cơ tiềm ẩn đối với an toàn thực phẩm.
Đồng thời, nhân sự có thẩm quyền đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá các kết quả giám sát. Họ cần được trang bị kiến thức và kỹ năng chuyên sâu để nhận diện sự không phù hợp kịp thời và đưa ra các quyết định xử lý phù hợp. Như được nêu trong 8.9.2.1, việc nhận biết và phân loại sản phẩm bị ảnh hưởng là yếu tố cốt lõi để kiểm soát các nguy cơ ngay từ giai đoạn ban đầu, trước khi sản phẩm đi vào chuỗi thực phẩm.
2. Hành động khắc phục
Hành động khắc phục là bước thiết yếu để xử lý sự không phù hợp ISO 22000, đảm bảo rằng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm được kiểm soát hiệu quả. Theo điều khoản 8.9.3 – Hành động khắc phục của tiêu chuẩn ISO 22000, các hành động này phải được thực hiện khi giới hạn tới hạn tại các điểm kiểm soát tới hạn và/hoặc tiêu chí hành động của chương trình tiên quyết hoạt động không được đáp ứng.
Đầu tiên, tổ chức cần thiết lập và duy trì thông tin dạng văn bản để nhận diện và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp, ngăn ngừa tái phát trong tương lai. Các bước cụ thể trong quy trình hành động khắc phục bao gồm:
- Xem xét nguồn gốc sự không phù hợp: Phân tích các phản hồi từ phàn nàn của khách hàng, người tiêu dùng, hoặc các báo cáo thanh tra chế định để xác định rõ vấn đề cần xử lý (8.9.3a).
- Phân tích xu hướng giám sát: Đánh giá các kết quả giám sát để nhận diện các dấu hiệu mất kiểm soát tiềm ẩn trong hệ thống (8.9.3b).
- Xác định nguyên nhân: Tìm hiểu nguyên nhân sâu xa dẫn đến sự không phù hợp, chẳng hạn như lỗi quy trình, thiết bị hoặc yếu tố con người (8.9.3c).
- Áp dụng hành động khắc phục: Thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng vấn đề không tái diễn, bao gồm cải tiến quy trình hoặc điều chỉnh hệ thống (8.9.3d).
- Lập thành văn bản các kết quả: Ghi nhận lại toàn bộ quá trình khắc phục, từ nguyên nhân, hành động thực hiện đến kết quả đạt được, để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra (8.9.3e).
- Thẩm tra hiệu quả biện pháp: Đánh giá và xác minh rằng các biện pháp khắc phục đã được thực hiện một cách hiệu quả và đạt kết quả như mong đợi (8.9.3f).
Cuối cùng, toàn bộ thông tin liên quan đến các hành động khắc phục phải được lưu trữ thành dạng văn bản, phục vụ cho việc đánh giá nội bộ, kiểm soát chất lượng, và đáp ứng các yêu cầu về truy xuất nguồn gốc. Việc tuân thủ chặt chẽ quy trình hành động khắc phục không chỉ giúp tổ chức xử lý nhanh chóng các vấn đề hiện tại mà còn xây dựng một hệ thống quản lý an toàn thực phẩm bền vững và hiệu quả.
3. Đánh giá và xử lý sản phẩm không phù hợp
Sau khi các hành động khắc phục được thực hiện, việc đánh giá và xử lý sản phẩm không phù hợp là giai đoạn quan trọng tiếp theo. Theo điều khoản 8.9.4 – Xử lý các sản phẩm không an toàn tiềm ẩn, tổ chức phải thực hiện các biện pháp để đảm bảo sản phẩm bị ảnh hưởng không xâm nhập vào chuỗi thực phẩm, trừ khi:
- Các nguy cơ an toàn thực phẩm đã được giảm đến mức chấp nhận được.
- Các mối nguy về an toàn thực phẩm liên quan được giảm đến mức có thể chấp nhận đã nhận biết trước khi xâm nhập vào chuỗi thực phẩm.
- Sản phẩm vẫn đạt được mức chấp nhận được của mối nguy về an toàn thực phẩm mặc dù không phù hợp.
Phương pháp xử lý sản phẩm bị ảnh hưởng bao gồm tái chế, chuyển đổi mục đích sử dụng hoặc tiêu hủy, được quy định rõ tại mục 8.9.4.3. Một sản phẩm chỉ được thông qua nếu có bằng chứng chứng minh rằng các biện pháp kiểm soát đã hiệu quả, như được nêu trong 8.9.4.2. Nếu không, sản phẩm phải bị tiêu hủy để loại bỏ hoàn toàn rủi ro.
Trên đây là bài viết về các nội dung cơ bản của sự không phù hợp trong ISO 22000. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn có vấn đề gì thắc mắc hoặc chưa rõ, hay liên hệ với Intercert Việt Nam để được giải đáp.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tòa Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Hotline: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
