Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là một trong những hoạt động định kỳ và quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Thực hiện đánh giá nội bộ theo ISO 9001 là một cách hiệu quả để tổ chức xem xét kỹ lưỡng về hệ thống quản lý chất lượng. Vậy quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là gì? Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay.
Đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là gì?
Đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là cuộc kiểm tra định kỳ trong công ty, trong đó đánh giá viên được chỉ định kiểm tra các quy trình và hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức bạn dựa trên các tiêu chí được cung cấp bởi tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất.
Đánh giá nội bộ được tiến hành và ghi lại bằng quy trình đánh giá nội bộ. Đánh giá viên có trách nhiệm thông báo cho tổ chức về bất kỳ yếu tố nào cần cải thiện để đáp ứng tiêu chuẩn, bên cạnh những yếu tố đang hoạt động tốt và tuân thủ tiêu chuẩn.
Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015
Đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 hỗ trợ việc chuẩn bị cho đánh giá bên ngoài, thường là yếu tố quyết định liệu tổ chức của bạn có được cấp chứng nhận ISO 9001 hay không. Ngoài ra, đánh giá nội bộ có thể được lên lịch thường xuyên nếu tổ chức của bạn xác định cần thiết phải cải thiện quy trình kịp thời. Một số doanh nghiệp khác có thể lên lịch kiểm tra mỗi năm một lần, mỗi quý hoặc thậm chí nhiều nhất là mỗi tháng một lần.
Tại sao quy trình đánh giá nội bộ lại quan trọng?
Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 đóng vai trò quan trọng đối với tổ chức, mang lại nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể như sau:
1. Nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
- Xác định điểm mạnh, điểm yếu, rủi ro: Qua quá trình đánh giá nội bộ, tổ chức có thể xác định rõ ràng những điểm mạnh, điểm yếu và rủi ro tiềm ẩn trong QMS. Từ đó, có thể tập trung nguồn lực để phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu và chủ động phòng ngừa rủi ro, đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả.
- Cải tiến quy trình: Việc đánh giá nội bộ giúp phát hiện những quy trình chưa hợp lý, thủ tục rườm rà, gây lãng phí thời gian và chi phí. Nhờ vậy, tổ chức có thể điều chỉnh, cải tiến quy trình để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, nâng cao năng suất làm việc.
- Nâng cao nhận thức: Hoạt động đánh giá nội bộ giúp nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên về tầm quan trọng của QMS, từ đó khuyến khích họ tham gia tích cực vào việc thực hiện và cải tiến hệ thống.
2. Chuẩn bị cho đánh giá bên ngoài
- Đảm bảo sẵn sàng: Đánh giá nội bộ giúp tổ chức chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc đánh giá bên ngoài bởi tổ chức chứng nhận uy tín. Nhờ vậy, tổ chức có thể tự tin trình bày hệ thống QMS của mình, tăng khả năng đạt kết quả tốt trong cuộc đánh giá chứng nhận.
- Hạn chế sai sót: Việc phát hiện và khắc phục sai sót trước khi đánh giá bên ngoài giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những rủi ro ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu.
3. Nâng cao sự tin tưởng của khách hàng
- Chất lượng sản phẩm/dịch vụ: QMS hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng. Khách hàng sẽ tin tưởng và lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của tổ chức uy tín, có hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ.
- Cam kết chất lượng: Việc thực hiện đánh giá nội bộ thường xuyên thể hiện cam kết của tổ chức về việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao, an toàn và tin cậy cho khách hàng.
4. Tăng lợi thế cạnh tranh
- Hệ thống QMS hiệu quả: Tổ chức tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
- Uy tín thương hiệu: Khách hàng ngày càng quan tâm đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ và uy tín của tổ chức cung cấp. Việc áp dụng và duy trì hệ thống QMS hiệu quả giúp tổ chức khẳng định uy tín, thu hút khách hàng và tạo dựng lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác.
Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015
Bước 1. Chuẩn bị cho đánh giá nội bộ
Trước khi lên kế hoạch đánh giá nội bộ, bạn cần đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn đều hiểu rõ ý định của bạn. Nếu không, kết quả mà bạn nhận được sẽ không cung cấp cho bạn thông tin chính xác, khiến toàn bộ quá trình kiểm tra hầu như vô ích.
Cụ thể bạn cần chuẩn bị:
- Tài liệu đánh giá: Bao gồm danh sách kiểm tra theo các yêu cầu của ISO 9001:2015, chuẩn bị các biểu mẫu thu thập thông tin, phỏng vấn…
- Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống quản lý: Bao gồm những câu hỏi đánh giá thực hiện trong tổ chức, thông thường đi kèm sẽ là bảng checklist đánh giá nội bộ ISO 9001:2015.
- Thành lập tổ đánh giá nội bộ: Chọn các thành viên có trình độ, chuyên môn về quản lý chất lượng, am hiểu về QMS của tổ chức và độc lập với các bộ phận bị đánh giá. Chỉ định trưởng nhóm đánh giá chịu trách nhiệm điều phối hoạt động đánh giá nội bộ và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
Bước 2. Lập kế hoạch đánh giá nội bộ
Lập kế hoạch là bước quan trọng nhất trong quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. Bạn cần xác nhận với chủ sở hữu khi nào cuộc đánh giá sẽ diễn ra. Kế hoạch tổng thể thiên về hướng dẫn tần suất các quy trình sẽ được kiểm tra và thời điểm đại khái, đánh giá viên và chủ sở hữu quy trình cần cộng tác nhằm xác định thời điểm tốt nhất để xem xét quy trình.
Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần xác định rõ 3 yếu tố sau, bao gồm:
- Các yêu cầu liên quan tới đầu ra của quá trình
- Tính khả thi của quy trình đánh giá nội bộ
- Nguồn lực cung ứng cho quá trình đánh giá
Một kế hoạch đánh giá tốt có thể đảm bảo rằng chủ sở hữu sẽ nhận được giá trị từ quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. Do vậy, tổ chức cần đảm bảo kế hoạch được diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Bước 3. Tiến hành đánh giá nội bộ
Sau khi lập kế hoạch cẩn thận, bước tiếp theo sẽ là tiến hành đánh giá thực tế. Cuộc đánh giá nên bắt đầu bằng cuộc họp với chủ sở hữu quy trình để đảm bảo rằng kế hoạch đánh giá đã hoàn chỉnh và sẵn sàng. Khi đó, đánh giá viên sẽ thu thập thông tin trong quá trình đánh giá như: xem xét hồ sơ, nói chuyện với nhân viên, phân tích dữ liệu quy trình quan trọng hoặc thậm chí quan sát quy trình đang hoạt động…
Trọng tâm của hoạt động này là thu thập bằng chứng cho thấy quá trình này đang hoạt động theo kế hoạch trong hệ thống quản lý chất lượng và có hiệu quả trong việc tạo ra kết quả cần thiết. Đánh giá viên không chỉ là người giúp xác định phạm vi đang hoạt động chưa hiệu quả mà còn chỉ ra phạm vi nào của quy trình có thể hoạt động tốt hơn nếu thực hiện thay đổi.
Những điều chỉnh, thay đổi này, còn được gọi là hành động khắc phục, có thể mang lại cho người quản lý quy trình và hệ thống của tổ chức của tổ chức nhiều thành công hơn về lâu về dài.
Bước 4. Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ
Sau khi cuộc đánh giá đã được tiến hành kỹ lưỡng, đánh giá viên sẽ gặp người quản lý quy trình để thảo luận về các kết quả mà họ có thể tìm thấy. Chủ sở hữu quy trình sẽ muốn biết liệu có bất kỳ điểm yếu nào cần được giải quyết hay không, bên cạnh đó cũng sẽ quan tâm đến việc biết liệu có bất kỳ yếu tố nào có thể được cải thiện hay không.
Sau đó, cần phải lập hồ sơ bằng văn bản càng sớm càng tốt để cung cấp thông tin ở định dạng lâu dài hơn nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi thông tin. Bằng cách xác định các yếu tố không phù hợp của quy trình và các yếu tố tiềm năng, chủ sở hữu quy trình sẽ nhận được giá trị tốt hơn từ kết quả đánh giá nội bộ, điều này sẽ cho phép cải tiến quy trình.
Việc có được bằng chứng rõ ràng về những quy trình nào không mang lại hiệu quả – ngoài các lộ trình cải tiến – được đưa ra là ước mơ của bất kỳ người quản lý quy trình nào và đó là hiện thực có thể đạt được thông qua đánh giá nội bộ. Những báo cáo và kết quả này cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng hiệu quả hơn, vì giờ đây bạn sẽ biết nên sử dụng thời gian và nguồn lực vào đâu.
Bước 5. Theo dõi
Giống như nhiều lĩnh vực của tiêu chuẩn, việc theo dõi là một bước quan trọng. So sánh các tiêu chuẩn của bạn từ trước đến sau cuộc đánh giá nội bộ để xem liệu có bất kỳ thay đổi đáng kể nào về hiệu suất dựa trên các điều chỉnh được đề xuất hay không.
Nếu vấn đề đã được tìm thấy và các hành động khắc phục được thực hiện, việc đảm bảo hoàn thành là một phần quan trọng trong việc đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Nếu các dự án cải tiến đã được hoàn thành trong quá trình kiểm tra, thì việc xem xét quy trình đã được cải thiện đến mức nào là động lực lớn cho những cải tiến trong tương lai.
>>>> Chính sách chất lượng là gì ? Nội dung chính sách chất lượng ISO 9001:2015
KẾT BÀI:
Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích mà Intercert Việt Nam cung cấp cho bạn đọc về quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. Nếu như bạn đọc đang gặp vướng mắc hoặc khó khăn trong việc thực hiện đánh giá nội bộ ISO 9001, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam thông qua các địa chỉ dưới đây để được hỗ trợ sớm nhất:
- Công ty Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
