Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001 giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín sẽ giúp đảm bảo chất lượng đầu vào cho sản xuất, từ đó góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001 qua bài viết dưới đây.
Tại sao cần đánh giá nhà cung cấp?
Cải thiện hiệu suất
Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng tiến độ, số lượng giúp doanh nghiệp duy trì tiến độ sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt vật tư, ảnh hưởng đến năng suất và chi phí sản xuất. Ngoài ra, nguồn cung ổn định, chất lượng đảm bảo còn giúp dây chuyền sản xuất hoạt động trơn tru, tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm.
Tối ưu hóa chi phí
Quy trình đánh giá nhà cung cấp được xây dựng rõ ràng, minh bạch, theo tiêu chuẩn ISO 9001 giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực trong việc thẩm định, lựa chọn nhà cung cấp. Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001 giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp có giá cả cạnh tranh hợp lý, từ đó tiết kiệm chi phí sản xuất/kinh doanh. Đồng thời tránh tình trạng lãng phí do phải loại bỏ vật tư, nguyên liệu, thành phẩm lỗi, không đảm bảo chất lượng. Nhờ hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp được đánh giá và đảm bảo theo tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí cho các hoạt động kiểm tra, giám sát chất lượng đầu vào.
Giảm thiểu rủi ro
Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001 giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có năng lực và kinh nghiệm đáp ứng nhu cầu của mình, từ đó giảm thiểu rủi ro về gián đoạn nguồn cung ứng, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất/kinh doanh. Hạn chế rủi ro về thanh toán, tranh chấp hợp đồng, kiện tụng do nhà cung cấp không uy tín hoặc vi phạm cam kết.
Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001
Bước 1: Xác định các điều kiện, tiêu chí đánh giá
Tiêu chí và điều kiện đánh giá nhà cung cấp sẽ phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề, yêu cầu và điều kiện của từng doanh nghiệp. Một số tiêu chí phổ biến thường được áp dụng bao gồm:
- Chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của doanh nghiệp, phù hợp với nhu cầu khách hàng.
- Năng lực cung cấp: Nhà cung cấp có đủ năng lực về tài chính, nhân lực, trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
- Thời gian giao hàng: Đảm bảo đáp ứng đúng thời hạn giao hàng theo hợp đồng.
- Giá cả: Cung cấp sản phẩm/dịch vụ với giá cả cạnh tranh, hợp lý.
- Trách nhiệm xã hội: Thực hiện tốt các nghĩa vụ về môi trường, đạo đức kinh doanh và trách nhiệm xã hội.
- Điều kiện thanh toán: Cung cấp các phương thức thanh toán linh hoạt, thuận tiện cho doanh nghiệp.
- Quy chuẩn đóng gói: Đảm bảo sản phẩm/dịch vụ được đóng gói cẩn thận, an toàn trong quá trình vận chuyển.
Ở bước này, doanh nghiệp nên áp dụng các phương pháp đánh giá khoa học để đảm bảo tính khách quan và chính xác. Việc lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp sẽ phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề, yêu cầu và điều kiện của từng doanh nghiệp.
Bước 2: Lập danh sách nhà cung cấp tiềm năng
Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng, bao gồm: tìm kiếm qua Internet, tìm thông tin trên các trang web để đánh giá nhà cung cấp, tham gia các hội chợ thương mại, tham khảo quảng cáo,…
Sau khi thu thập thông tin từ các kênh khác nhau, doanh nghiệp cần lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và tiến hành đánh giá để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
Bước 3: Thu thập thông tin sơ bộ
Sau khi lập danh sách nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp cần liên hệ với các nhà cung cấp trong danh sách và gửi yêu cầu cung cấp thông tin (RFI). Nội dung RFI bao gồm: hồ sơ năng lực của nhà cung cấp, danh mục sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp, bảng báo giá sản phẩm/dịch vụ,…
Sau đó phân tích và đánh giá thông tin thu thập được từ các nhà cung cấp theo các tiêu chí đã xác định trước đó.
Bước 4: Đánh giá ban đầu và sàng lọc hồ sơ nhà cung cấp
Thực hiện đánh giá ban đầu nhằm xác định nhà cung cấp tiềm năng, phù hợp cho việc hợp tác và loại bỏ những nhà cung cấp không đáp ứng yêu cầu. Quá trình này dựa trên thông tin do nhà cung cấp cung cấp, với mục đích sàng lọc và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp tiến hành phân loại nhà cung cấp dựa trên hệ thống tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá được thiết lập sẵn ở giai đoạn đầu. Việc phân loại này giúp phân chia nhà cung cấp thành ba nhóm chính: tiềm năng cao, trung bình và thấp. Nếu sau bước sàng lọc, số lượng nhà cung cấp tiềm năng còn lại ít hơn 5, doanh nghiệp cần bổ sung thêm danh sách nhà cung cấp để đảm bảo tính đa dạng và phong phú cho quá trình lựa chọn nhà cung cấp tối ưu.
Bước 5: Thực hiện đánh giá tại chỗ
Để đảm bảo tính xác thực và an toàn cho dự án hợp tác mua bán, việc tiến hành đánh giá trực tiếp tại cơ sở sản xuất của nhà cung cấp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đội ngũ đánh giá sẽ bao gồm đại diện từ các phòng ban liên quan, tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức của từng doanh nghiệp.
Nội dung đánh giá tập trung vào các hạng mục chính sau:
- Quy trình sản xuất: Đánh giá toàn diện hoạt động sản xuất, từ khâu đầu vào nguyên liệu đến thành phẩm cuối cùng. Quy trình sản xuất cần đảm bảo sự nhất quán, hợp lý và hiệu quả.
- Năng lực vận hành và trang thiết bị: Đánh giá mức độ hiện đại, tình trạng bảo trì, bảo dưỡng của thiết bị và công nghệ sử dụng trong sản xuất. Đồng thời, đánh giá khả năng điều chỉnh và thích ứng của nhà cung cấp trước những thay đổi về yêu cầu từ phía doanh nghiệp.
- Hệ thống quản lý chất lượng: Đánh giá tính đầy đủ, rõ ràng của các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn chất lượng do nhà cung cấp áp dụng. Quy định kiểm định chất lượng trong từng giai đoạn sản xuất, bao gồm phương pháp kiểm tra, thử nghiệm và đo lường cũng cần được xem xét kỹ lưỡng.
Trong suốt quá trình khảo sát thực tế, doanh nghiệp cần ghi chép chi tiết và đầy đủ các thông tin thu thập được. Những thông tin này sẽ là cơ sở cho việc thực hiện các bước đánh giá chuyên sâu tiếp theo.
Bước 6: Báo cáo đánh giá
Hoạt động đánh giá nhà cung cấp bao gồm thu thập thông tin từ danh sách nhà cung cấp đã được đề xuất, sau đó tiến hành phân tích, tổng hợp và trình bày dưới dạng báo cáo chi tiết. Báo cáo này sẽ cung cấp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp thông tin cần thiết để đánh giá năng lực, so sánh ưu nhược điểm của từng nhà cung cấp, từ đó lựa chọn đối tác phù hợp nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp.
Bước 7: Ký hợp đồng
Sau khi xác định được nhà cung cấp ưng ý nhất, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng.
Mục tiêu then chốt của quá trình đàm phán là thống nhất các điều khoản hợp tác giữa hai bên, bao gồm các tiêu chí đánh giá sản phẩm/dịch vụ, chi phí và những điều kiện khác trước khi chính thức ký kết hợp đồng.
Hợp đồng được ký kết dựa trên nguyên tắc thỏa thuận tự nguyện của hai bên, bao gồm các điều khoản ràng buộc cụ thể về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, thời gian giao hàng, giá cả, phương thức thanh toán, trách nhiệm bảo vệ môi trường và thực hiện nghĩa vụ xã hội.
Bước 8: Đặt hàng
Đối với những đơn hàng chỉ giao một lần, thông tin đơn hàng sẽ được lồng ghép vào hợp đồng ký kết. Tuy nhiên, với các hợp đồng có giá trị lớn và yêu cầu giao hàng nhiều lần, doanh nghiệp cần thực hiện việc đặt hàng theo từng đợt theo đúng quy định về thời gian và số lượng sản phẩm như đã cam kết trong hợp đồng.
Bước 9: Giám sát thực hiện
Doanh nghiệp cần triển khai cơ chế theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp, đảm bảo họ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã cam kết trong hợp đồng. Việc theo dõi bao gồm đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp, thời gian giao hàng, khả năng đáp ứng các yêu cầu thay đổi,… cũng như theo dõi việc tuân thủ các quy định, điều lệ liên quan của nhà cung cấp. Khi phát hiện bất kỳ vấn đề nào, doanh nghiệp cần có biện pháp khắc phục kịp thời để đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án/hợp đồng.
Bước 10: Tái đánh giá định kỳ
Sau khi đặt hàng từ nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình giám sát và đánh giá hiệu suất giao hàng một cách thường xuyên. Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm cũng cần được tiến hành định kỳ để đảm bảo nhà cung cấp luôn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã cam kết. Doanh nghiệp cần chủ động giao tiếp và phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hợp tác mua bán (nếu có).
Tái đánh giá nhà cung cấp định kỳ là một hoạt động thiết yếu nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung ứng được duy trì ổn định. Qua đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát việc nhà cung cấp thực hiện đúng cam kết về chất lượng, đồng thời ngăn ngừa tình trạng lơ là trong việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng như đã thỏa thuận ban đầu.
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai tiêu chuẩn ISO 9001 hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
