Phương pháp tiếp cận quá trình của ISO 9001:2015 là gì? Làm thế nào để tổ chức triển khai phương pháp tiếp cận theo quá trình ISO 9001:2015 hiệu quả? Hãy cùng với Thư Viện Tiêu Chuẩn tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Phương pháp tiếp cận theo quá trình ISO 9001:2015 là gì?
Theo định nghĩa của ISO 9001:2015, quá trình là bất kỳ hoạt động hoặc tập hợp các hoạt động nào lấy đầu vào và chuyển đổi chúng thành đầu ra. Điều này có thể áp dụng cho nhiều hành động khác nhau trong một tổ chức, như sản xuất các bộ phận của sản phẩm, xử lý các cuộc gọi dịch vụ khách hàng hoặc phát triển các chiến lược tiếp thị.
Phương pháp tiếp cận theo quá trình ISO 9001:2015 là một phương pháp tư duy áp dụng để hiểu và lập kế hoạch cho trình tự và tương tác của các quá trình trong hệ thống. Tổ chức có thể áp dụng phương pháp tư duy và lập kế hoạch này vào các quá trình hoạt động của tổ chức để xem chúng tương tác với nhau như thế nào.
Các bước để triển khai phương pháp tiếp cận theo quá trình ISO 9001:2015 một cách hiệu quả.
Bước 1. Lập bản đồ các quá trình cần thiết
Để triển khai hiệu quả phương pháp tiếp cận quá trình ISO 9001:2015, tổ chức nên lập sơ đồ trực quan về trình tự cũng như sự tương tác giữa các quá trình. Tổ chức cần làm nổi bật sự phụ thuộc lẫn nhau của các quá trình và cách các quá trình đạt được kết quả mong muốn. Dưới đây là một số gợi ý giúp tổ chức tiếp cận điều này dễ dàng hơn:
- Tổ chức cần liệt kê tất cả các quá trình quan trọng có ý nghĩa nền tảng đối với hoạt động kinh doanh của mình.
- Tổ chức nên xác định thứ tự hợp lý của các quá trình này, từ khi bắt đầu một dự án hoặc vòng đời sản phẩm cho đến khi hoàn thành.
- Tổ chức nên đánh dấu những điểm mà các quá trình tương tác hoặc chồng chéo nhau. Điều này giúp hiểu được sự phụ thuộc giữa các quá trình và các điểm nghẽn tiềm ẩn.
Bước 2. Làm rõ đầu vào và đầu ra của quá trình
Mỗi quá trình trong Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức phải có đầu vào và đầu ra được xác định rõ ràng. Điều này giúp tổ chức tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và đảm bảo kết quả chất lượng.
Tổ chức có thể xác định đầu vào của quá trình thông qua việc liệt kê tất cả những nguồn lực, thông tin và nguyên vật liệu cần thiết để bắt đầu quá trình. Ví dụ, quá trình sản xuất có thể yêu cầu nguyên vật liệu thô, thông số kỹ thuật máy móc và hướng dẫn vận hành.
Bên cạnh đó, tổ chức cần nêu rõ đầu ra của quá trình. Đầu ra chính là kết quả mà tổ chức mong muốn đạt được. Ví dụ trong quá trình sản xuất điện thoại của công ty Samsung thì đầu ra của quá trình này chính là một cái điện thoại Samsung hoàn chỉnh.
Bước 3. Phân công nguồn lực và trách nhiệm
Để lý hiệu quả bất kỳ quá trình nào cũng cần phải có nguồn lực phù hợp và trách nhiệm được xác định rõ ràng. Xác định nguồn lực con người, công nghệ và tài chính nào là cần thiết cho từng quá trình.
Ban quản lý cấp cao nên xác định quyền sở hữu, trách nhiệm và vai trò cá nhân, nhóm làm việc, phạm vi, thẩm quyền liên quan đến các quá trình. Điều này, giúp tổ chức đảm bảo năng lực cần thiết để xác định, triển khai, duy trì và cải tiến hiệu quả của từng quá trình. Những cá nhân hoặc phạm vi đó thường được gọi là Chủ sở hữu quá trình.
Bên cạnh đó, để quản lý tương tác giữa các quá trình một cách hiệu quả, tổ chức nên thành lập một nhóm hệ thống quản lý hiểu về tất cả các quá trình . Những người này có thể bao gồm đại diện từ các quá trình và chức năng tương tác.
Bước 4. Tối ưu hóa hiệu suất quá trình
Để cải tiến liên tục và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tổ chức phải thiết lập chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho từng quá trình. Các chỉ số này phải phản ánh cả hiệu quả và hiệu suất. Tổ chức cần:
- Chọn KPI thực sự phản ánh các yếu tố thành công của từng quá trình . Ví dụ, trong sản xuất, KPI bao gồm thời gian chu kỳ sản xuất và tỷ lệ lỗi.
- Triển khai lịch trình theo dõi thường xuyên các KPI này để có được thông tin chi tiết theo thời gian thực về hiệu suất quá trình .
- Sử dụng giải pháp phần mềm QMS có thể giúp bạn tự động theo dõi và báo cáo KPI.
Bước 5. Xử lý rủi ro và cơ hội trong các quá trình hoạt động của tổ chức
Chủ động quản lý rủi ro và xác định các cơ hội trong những quá trình hoạt động là điều cần thiết để duy trì tăng trưởng cũng như tăng khả năng phục hồi của doanh nghiệp.
Tổ chức cũng phải thực hiện đánh giá rủi ro thường xuyên để xác định và giải quyết các rủi ro tiềm ẩn trong từng quá trình. Ngoài ra, tổ chức nên khuyến khích những nhóm liên quan trực tiếp đến quá trình liên tục tìm kiếm cơ hội cải tiến quá trình.
Bước 6. Kiểm toán và cải thiện quá trình
Mục tiêu của bất kỳ Hệ thống quản lý chất lượng nào cũng đều là cải tiến liên tục. Việc này giúp tổ chức đảm bảo rằng các quá trình luôn phù hợp và hiệu quả theo thời gian.
Tổ chức nên dụng thông tin chi tiết từ các cuộc kiểm toán nội bộ để xác định lĩnh vực cần cải tiến. Ngoài ra, cần xác định và thực hiện hành động khắc phục dựa trên đánh giá hiệu suất và kết quả kiểm toán để tinh chỉnh các quá trình . Những chiến lược cải tiến liên tục đa số đều tuân theo chu trình Plan (Lập kế hoạch)-Do (Thực hiện)-Check (Kiểm tra)-Act (Hành động) để thúc đẩy quá trình đánh giá và điều chỉnh liên tục.
Phương pháp tiếp cận quá trình của ISO 9001:2015 mang lại lợi ích gì?
- Tích hợp chức năng: Phương pháp tiếp cận quá trình của ISO 9001:2015 giúp tích hợp các chức năng của tổ chức trên toàn bộ hệ thống để hoàn thành những mục tiêu và chiến lược quan trọng chung.
- Quy trình làm việc trôi chảy: Tư duy tiếp cận theo quá trình của ISO 9001 góp phần xây dựng quy trình làm việc dễ quản lý, mang lại hiệu suất cao và cải thiện mối quan hệ với khách hàng thông qua những hoạt động được triển khai nhất quán.
- Tối ưu hóa quy trình: Bằng cách phân tích và cải tiến từng giai đoạn trong quá trình, tổ chức có thể loại bỏ những công đoạn không cần thiết, giảm thời gian xử lý và tăng năng suất. Từ đó tổ chức có thể tối ưu hoá các quá trình.
- Cải thiện giao tiếp nội bộ: Việc xây dựng các quá trình rõ ràng và minh bạch giúp tổ chức cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận, đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời.
- Tăng cường sự hài lòng của nhân viên: Khi nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình và được tham gia vào quá trình cải tiến, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và có động lực làm việc cao hơn.
- Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Bằng cách liên tục thu thập và phân tích phản hồi của khách hàng, tổ chức có thể điều chỉnh sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ.
- Giảm thiểu lỗi và phế phẩm: Việc kiểm soát chặt chẽ các quá trình giúp giảm thiểu lỗi và phế phẩm. Từ đó, tổ chức có thể tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh: Các quá trình được tiêu chuẩn hóa giúp tổ chức đảm bảo sản phẩm, dịch vụ luôn đạt chất lượng ổn định. Từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Cải tiến liên tục: Tinh thần cải tiến liên tục là một trong những nguyên tắc cốt lõi của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Nó giúp tổ chức luôn cập nhật và nâng cao hiệu quả hoạt động. Bên cạnh đó, tổ chức có thể dễ dàng thích ứng với những thay đổi của thị trường và môi trường kinh doanh.
Trên đây là thông tin về Phương pháp tiếp cận quá trình ISO 9001:2015. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về Phương pháp tiếp cận theo quá trình ISO 9001:2015 cũng như cách triển khai phương pháp này một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc nào liên quan tới tiêu chuẩn ISO 9001, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được tư vấn cụ thể.
