Phương pháp tiếp cận theo quá trình của ISO 9001:2015 bao gồm việc xác định các mục tiêu quy trình rõ ràng, xác định nguồn lực và trách nhiệm, cũng như đo lường và giám sát hiệu suất quy trình. Việc triển khai phương pháp này có thể giúp tổ chức đạt được sự nhất quán trong hoạt động của mình và cung cấp sản phẩm/dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về phương pháp tiếp cận theo quá trình của ISO 9001:2015 qua bài viết dưới đây.
Phương pháp tiếp cận theo quá trình của ISO 9001:2015 là gì?
Phương pháp tiếp cận theo quá trình có nghĩa là mỗi hoạt động của tổ chức, từ khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng đến khi cung cấp sản phẩm/dịch vụ, được xem là một quá trình dài với nhiều quy trình con trong đó. Các quy trình này liên kết với nhau để tạo ra một dòng chảy liên tục. Thay vì chỉ tập trung vào các hoạt động riêng lẻ, ISO 9001 khuyến khích các tổ chức tập trung vào việc quản lý và cải tiến các quá trình. Điều này giúp xác định và loại bỏ các vấn đề tiềm ẩn, nâng cao hiệu quả và chất lượng. Ngoài ra, phương pháp tiếp cận theo quá trình thường đi kèm với chu trình PDCA (Plan (Lên kế hoạch) – Do (Thực hiện) – Check (Kiểm tra) – Act (Hành động)).
Tại sao phương pháp tiếp cận theo quá trình lại quan trọng?
Dưới đây là những lý do chính giải thích tại sao phương pháp này lại quan trọng trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý:
1. Hiểu rõ quy trình
- Việc mỗi quy trình được xác định rõ ràng, sẽ giúp tổ chức dễ dàng nhận biết đầu vào, đầu ra và các mối liên kết giữa các quy trình.
- Nhờ vậy, tổ chức dễ có thể nắm bắt toàn bộ quá trình hoạt động, từ khâu đầu vào đến khi sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng.
- Qua việc phân tích từng quá trình, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện ra những công đoạn chưa hiệu quả hay những rủi ro tiềm ẩn cần xử lý.
2. Cải tiến liên tục
- Dựa trên dữ liệu thực tế thu thập được từ quá trình hoạt động, tổ chức có thể xác định điểm yếu, khía cạnh bất hợp lý và đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.
- Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) được áp dụng để đảm bảo rằng các cải tiến luôn được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả.
3. Nâng cao hiệu quả
- Bằng cách tối ưu hóa các quy trình, doanh nghiệp có thể giảm thiểu những hoạt động không cần thiết, tiết kiệm thời gian, chi phí và tài nguyên.
- Việc xác định các điểm nghẽn trong quy trình giúp doanh nghiệp tập trung cải thiện hiệu suất làm việc, tăng năng suất lao động.
4. Đảm bảo chất lượng
- Mỗi quy trình đều có các tiêu chí đánh giá chất lượng cụ thể, giúp đảm bảo rằng sản phẩm/dịch vụ cuối cùng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
- Việc thường xuyên đánh giá và cải tiến các quy trình giúp doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi của thị trường và thúc đẩy đổi mới sáng tạo.
5. Tăng cường sự hài lòng của khách hàng
- Khi các quy trình được vận hành trơn tru, sản phẩm/dịch vụ được cung cấp đúng hẹn và phù hợp với mong muốn của khách hàng, góp phần tăng cường lòng trung thành của khách hàng.
Các bước áp dụng phương pháp tiếp cận theo quá trình của ISO 9001:2015
Bước 1: Lập sơ đồ quy trình
Lập sơ đồ quy trình giúp tổ chức hình dung rõ ràng hơn về mối liên kết giữa các hoạt động trong tổ chức, từ đó xác định được những điểm cần cải tiến và tối ưu hóa. Bằng cách trực quan hóa các quy trình, tổ chức có thể dễ dàng xác định cách các quy trình tác động lẫn nhau và cùng nhau góp phần đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Dưới đây là một số hành động cụ thể doanh nghiệp có thể thực hiện:
- Liệt kê tất cả các quy trình quan trọng có ý nghĩa cốt lõi đối với hoạt động kinh doanh của tổ chức.
- Xây dựng một lộ trình rõ ràng cho dự án, từ giai đoạn lập kế hoạch, triển khai, kiểm soát chất lượng đến khi bàn giao sản phẩm/dịch vụ cuối cùng cuối cùng.
- Phân tích kỹ lưỡng những điểm tiếp xúc giữa các quy trình để tìm ra những cơ hội cải tiến và loại bỏ các rào cản không cần thiết, gây ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động.
Bước 2: Làm rõ đầu vào và đầu ra của các quy trình
Cần xác định rõ ràng yếu tố đầu vào và đầu ra của tất cả các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng. Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và đảm bảo đạt được mục tiêu chất lượng như kỳ vọng.
- Xác định đầu vào: Để triển khai và duy trì một quy trình hiệu quả, cần xác định toàn bộ những yếu tố đầu vào như nguồn lực, dữ liệu và nguyên vật liệu cần thiết. Ví dụ, quy trình sản xuất đòi hỏi nguyên vật liệu, thông số kỹ thuật của máy móc và hướng dẫn vận hành chi tiết.
- Xác định đầu ra: Để đánh giá hiệu quả của một quy trình, cần xác định rõ các kết quả cụ thể mà quy trình đó mang lại. Ví dụ, trong dịch vụ khách hàng, đầu ra có thể là các yêu cầu được giải quyết và phản hồi từ khách hàng.
Bước 3: Phân công nguồn lực và trách nhiệm
Để một quy trình hoạt động hiệu quả, cần có sự phân bổ nguồn lực hợp lý và xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân. Việc xác định cụ thể nguồn lực con người, công nghệ và tài chính cần thiết cho mỗi quy trình là vô cùng quan trọng. Ví dụ, trong quy trình quản lý nhà cung cấp, cần có hệ thống quản lý hàng tồn kho, nhân viên kho và đội ngũ hỗ trợ hậu cần. Đồng thời, mỗi cá nhân tham gia cần đảm nhận những vai trò và trách nhiệm rõ ràng để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng.
Bước 4: Tối ưu hóa hiệu suất quy trình
Để đảm bảo chất lượng và cải tiến liên tục theo tiêu chuẩn ISO 9001, việc thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) cho từng quy trình là vô cùng quan trọng. Các chỉ số này phải phản ánh cả hiệu quả và hiệu suất hoạt động của quy trình.
Khi xây dựng và áp dụng KPI, tổ chức cần lưu ý:
- Chọn KPI thực sự phản ánh các yếu tố thành công của từng quy trình. Ví dụ, trong sản xuất, KPI bao gồm thời gian chu kỳ sản xuất và tỷ lệ lỗi.
- Lên kế hoạch theo dõi thường xuyên các KPI này để thu thập được thông tin chi tiết theo thời gian thực về hiệu suất quy trình.
- Sử dụng giải pháp phần mềm hệ thống quản lý chất lượng có thể giúp bạn tự động theo dõi và báo cáo KPI.
Bước 5: Xử lý rủi ro và cơ hội
Quản lý rủi ro không chỉ là việc phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra mà còn là cơ hội để doanh nghiệp phát triển. Bằng cách xác định và giải quyết các rủi ro tiềm ẩn trong từng quy trình, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu thiệt hại mà còn tìm ra những điểm yếu cần cải thiện. Ví dụ, trong quy trình sản xuất, việc đánh giá rủi ro có thể giúp doanh nghiệp phát hiện các yếu tố gây ra lỗi sản phẩm, từ đó triển khai những giải pháp kỹ thuật để nâng cao chất lượng sản phẩm.
Bước 6: Đánh giá và cải thiện
Mục tiêu của bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào cũng là hướng tới cải tiến liên tục, đảm bảo rằng các quy trình luôn phù hợp và hiệu quả theo thời gian. Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin chi tiết từ các cuộc kiểm toán nội bộ để xác định lĩnh vực cần cải tiến. Đồng thời triển khai hành động khắc phục dựa trên đánh giá hiệu suất và kết quả kiểm toán để tinh chỉnh quy trình. Chiến lược cải tiến liên tục nên dựa theo chu trình Plan – Do – Check – Act, thúc đẩy quá trình đánh giá và điều chỉnh liên tục.
Bài viết trên đây đã cung cấp thông tin chi tiết về phương pháp tiếp cận theo quá trình của ISO 9001:2015. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai tiêu chuẩn ISO 9001 hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên lạc Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 11 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
