Ma trận SWOT là một công cụ phân tích phổ biến mà các tổ chức và nhà lãnh đạo sử dụng để xác định điểm mạnh và điểm yếu của chiến lược, hoạt động trong tổ chức. Việc sử dụng ma trận SWOT hiệu quả có thể giúp tổ chức xác định các cơ hội và nâng cao lợi thế cạnh tranh của mình. Vậy làm thế nào xây dựng ma trận SWOT hiệu quả? Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
SWOT là gì?
SWOT là từ viết tắt của 4 từ tiếng Anh:
- S – Strengths (điểm mạnh)
- W – Weaknesses (điểm yếu)
- O – Opportunities (cơ hội)
- T – Threats (thách thức)
Strengths (điểm mạnh) và Weaknesses (điểm yếu): là 2 yếu tố xuất phát từ bên trong, liên quan đến các hoạt động, đặc điểm riêng của đối tượng cần phân tích.
Opportunities (cơ hội) và Threats (thách thức): là 2 tác động từ bên ngoài đến đối tượng cần phân tích.
Ma trận SWOT là gì?
Ma trận SWOT (thường được gọi là phân tích SWOT) là một công cụ lập kế hoạch chiến lược mà các doanh nghiệp và cá nhân sử dụng để xác định và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa liên quan đến một tổ chức, kế hoạch kinh doanh.
Ma trận SWOT giúp các nhà lãnh đạo đánh giá cách mà những yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến sự thành công của các dự án mới. Mô hình SWOT giúp các doanh nghiệp tận dụng lợi thế cạnh tranh của mình và đạt được các mục tiêu chiến lược khi kết hợp với các công cụ quản lý khác.
Ai có thể sử dụng Mô hình SWOT?
- Nhân sự (HR): Nhân sự HR sử dụng mô hình SWOT để xác định quy mô lực lượng lao động lý tưởng, trình độ kỹ năng của nhân viên, phân bổ nhân tài theo địa lý và các yếu tố khác có thể thúc đẩy năng suất hoạt động.
- Các tổ chức/doanh nghiệp: Các tổ chức/doanh nghiệp trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào cũng đều có thể sử dụng ma trận SWOT để xác định điểm mạnh và cơ hội của tổ chức mình để tận dụng chúng nhằm đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động kinh doanh. Nó cũng giúp họ xác định và đánh giá điểm yếu và mối đe dọa, trên cơ sở đó thiết kế những biện pháp để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
- Nhà phân phối: Đại diện bán hàng, nhà cung cấp và các chuyên gia khác trong chuỗi cung ứng có thể sử dụng ma trận SWOT để đánh giá đối tác bán hàng, tổ chức phân phối khu vực nhằm cải thiện hiệu quả của chuỗi cung ứng và tăng cường hiệu quả hoạt động.
- Quản lý vận hành: Ma trận SWOT có thể giúp các kỹ sư và quản lý phân tích hiệu quả và hoạt động của nhà máy, phần mềm và cơ sở sản xuất.
Lợi ích của ma trận SWOT
- Ứng dụng linh hoạt: Một lợi thế lớn của ma trận SWOT là nó có phạm vi ứng dụng rộng rãi. Các doanh nghiệp lớn và nhỏ, các cơ quan chính phủ, cá nhân tư nhân và các tổ chức phi chính phủ có thể sử dụng mô hình này trong mọi hoạt động. Bạn có thể sử dụng ma trận SWOT để thực hiện lập kế hoạch chiến lược, phân tích cạnh tranh, nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm và nhiều hoạt động khác hỗ trợ việc ra quyết định.
- Chi phí thấp: Ma trận SWOT là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để lập kế hoạch chiến lược. Nó không yêu cầu đào tạo chuyên sâu hoặc các công cụ đặc biệt nếu người dùng có thể xác định các yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu của họ. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho tổ chức.
- Cung cấp thông tin chi tiết để hành động: Phân tích ma trận SWOT có thể cung cấp những thông tin có giá trị giúp các tổ chức hiểu được đối thủ cạnh tranh và lợi thế cạnh tranh của họ. Thông tin này cho phép người dùng tạo ra một chiến lược ứng phó với những rủi ro bên ngoài. Nó cũng giúp tổ chức tận dụng các điểm mạnh bên trong để tối đa hóa các cơ hội.
- Dễ dàng hình dung: Ma trận SWOT trình bày trực quan điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của công ty. Nhờ vậy ban lãnh đạo dễ dàng hình dung cách các yếu tố khác nhau trong môi trường của công ty có thể ảnh hưởng đến kết quả mong đợi. Vì mô hình này dễ hiểu nên việc chia sẻ thông tin chi tiết với các bên liên quan hoặc cộng tác viên bên ngoài cũng khá đơn giản.
- Sự hợp tác của nhân viên: Ma trận SWOT cũng có thể cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên. Điều này là do nó thường yêu cầu các phòng ban khác nhau của một tổ chức phải làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung. Ví dụ, khi thực hiện phân tích SWOT, để tạo ra một dòng sản phẩm mới, nhân viên bán hàng, tiếp thị, sản xuất, tài chính và phân phối phải hợp tác để xác định những thách thức tiềm ẩn đối với dự án mới và đưa ra giải pháp.
- Hiệu quả sử dụng tài nguyên: Trong quá trình phân tích SWOT, các nhà quản lý xác định điểm mạnh và cơ hội của công ty. Một phần các cơ hội và điểm mạnh bao gồm những nguồn lực mà doanh nghiệp chưa sử dụng hết. Phân tích SWOT cho phép tổ chức xác định các nguồn lực này và sắp xếp lại chúng để cải thiện hiệu quả và năng suất.
Các yếu tố của mô hình SWOT là gì?
- Strengths – Điểm mạnh
Yếu tố đầu tiên của mô hình SWOT chính là Strengths (điểm mạnh). Điểm mạnh hay còn gọi là thế mạnh, chính là những yếu tố nội tại tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Điểm mạnh có thể là các nguồn lực hữu hình, chẳng hạn như khả năng tài chính, cơ sở hạ tầng, nhân viên và thị trường…
- Điểm mạnh vô hình có thể bao gồm lòng trung thành mạnh mẽ của khách hàng, đội ngũ nhân viên tài năng, bằng sáng chế và danh tiếng tổ chức,…
- Weaknesses – Điểm yếu
Yếu tố thứ hai của mô hình SWOT là Weaknesses – điểm yếu. Những yếu tố này có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng đạt được mục tiêu của một tổ chức.
Các điểm yếu của doanh nghiệp có thể bao gồm:
- Những yếu tố mà doanh nghiệp làm chưa tốt.
- Sản phẩm/dịch vụ chưa có sự khác biệt với đối thủ.
- Giới hạn tài nguyên, nguồn lực, vốn, ..
- Nhân viên thiếu động lực làm việc
- Thị phần nhỏ
- …
Phân tích SWOT có thể giúp doanh nghiệp xác định điểm yếu của mình , từ đó đưa ra phương án cải thiện và khắc phục nhanh chóng.
- Opportunities – Cơ hội
Sau khi đã thấu hiểu các vấn đề bên trong doanh nghiệp, bạn cần phân tích cơ hội của doanh nghiệp. Opportunities (cơ hội) ở đây là những yếu tố chưa được khám phá có thể mang lại lợi ích cho một doanh nghiệp, dự án hoặc cá nhân.
Cơ hội có thể ở dạng kinh nghiệm, công nghệ mới, thị trường mới hoặc thậm chí là đối thủ cạnh tranh hoạt động kém đi,.. Xác định cơ hội có thể giúp doanh nghiệp tận dụng thế mạnh của mình để tạo lợi thế cạnh tranh.
- Threats – Thách thức
Ngoài việc nhận diện cơ hội, việc phát hiện thách thức hay mối đe dọa tiềm ẩn cũng là yếu tố giúp phát triển các kế hoạch/chiến lược phù hợp trong tương lai. Đó là lý do vì sao yếu tố cuối cùng mà mô hình SWOT đề cập tới là Threats (thách thức/mối đe dọa).
Mối đe dọa là các sự kiện hoặc yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty hoặc cá nhân và gây ảnh hưởng tiêu cực Các mối đe dọa có thể là:
- Những đối thủ cạnh tranh mới nổi trên thị trường.
- Báo chí/truyền thông đang đưa tin tiêu cực đến ngành nghề hay doanh nghiệp.
- Thái độ của khách hàng thay đổi không tốt đối với công ty.
Việc phát hiện ra các thách thức có thể giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện biện pháp phòng ngừa các mối đe dọa. để giảm thiểu hoặc loại bỏ tác động của mối đe dọa.
Hướng dẫn thiết lập ma trận SWOT hiệu quả
Bước 1: Xác định mục tiêu
Tổ chức cần xác định mục tiêu của việc phân tích SWOT là gì và nó có phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức hay không. Mục tiêu cần được xác định rõ ràng để tập trung vào các yếu tố liên quan.
Ví dụ: Mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra là phát triển sản phẩm mới. Lãnh đạo cần phân tích SWOT để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức hướng đến việc tung ra sản phẩm mới trên thị trường. Dựa vào những thông tin thu thập được từ mô hình SWOT, doanh nghiệp sẽ xác định được việc tung ra sản phẩm mới vào thời điểm này có khả thi hay không.
Bước 2: Thu thập thông tin
Mỗi công ty sẽ cần nguồn dữ liệu khác nhau cho bảng phân tích SWOT. Công ty cần thu thập những thông tin, dữ liệu liên quan tới thế mạnh, hạn chế của mình, cùng những dữ liệu bên ngoài có thể tác động đến quá trình phát triển của doanh nghiệp như: Báo cáo tài chính, khảo sát khách hàng, báo cáo thị trường, phỏng vấn nhân viên, v.v
Sau đó, tổ chức cần đánh giá tính chính xác và độ tin cậy của thông tin thu thập được, đồng thời tiến hành phân tích dữ liệu.
Bước 3: Đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức
Tổ chức cần tiến hành phân tích và đánh giá những yếu tố bên trong của doanh nghiệp để xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình. Các yếu tố bên trong có thể bao gồm: Văn hoá, nguồn lực, tài chính,..
Để có thể liệt kê các điểm mạnh và điểm yếu bên trong doanh nghiệp, tổ chức cần trả lời các câu hỏi sau đây:
- Doanh nghiệp đang làm tốt điều gì?
- Tài sản lớn nhất của công ty bao gồm những gì?
- Điều gì đang cản trở sự phát triển của doanh nghiệp?
- Đâu là các sản phẩm/dịch vụ có hiệu suất thấp nhất của doanh nghiệp?
Sau khi phân tích các yếu tố bên trong, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích những gì xảy ra bên ngoài công ty bởi vì chúng cũng tác động đáng kể đến mọi hoạt động của tổ chức. Các yếu tố bên ngoài có thể kể đến như: chính sách tiền tệ, sự biến động thị trường, khả năng tiếp cận nhà cung cấp,…
Để xác định cơ hội và thách thức, doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi sau đây:
- Thị trường đang có xu hướng như thế nào?
- Có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh cùng lĩnh vực và thị phần của họ là bao nhiêu?
- Có quy định mới nào có khả năng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hay sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp không?
Bước 4: Lập ma trận SWOT
Lập bảng chia thành 4 ô tương ứng với Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. Ô vuông trên cùng bên trái là điểm mạnh, ô vuông trên cùng bên phải là điểm yếu, ô vuông dưới cùng bên trái là cơ hội và ô vuông dưới cùng bên phải là mối đe dọa.
Sau đó điền thông tin về các yếu tố quan trọng trong mỗi ô và xác định yếu tố nào cần được ưu tiên cũng như mức độ ảnh hưởng của chúng đến doanh nghiệp.
Bước 5: Phân tích và xây dựng chiến lược
Dựa vào bảng ma trận SWOT đã thiết lập, doanh nghiệp tiến hành phân tích mối liên hệ giữa các yếu tố. Kết quả phân tích là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng chiến lược phù hợp nhằm tận dụng các điểm mạnh và cơ hội, cũng như giảm thiểu điểm yếu và mối đe dọa.
Ví dụ về ma trận SWOT trong kinh doanh
Opportunities (cơ hội)
|
Threats (thách thức)
|
Strengths (điểm mạnh)
|
Weaknesses (điểm yếu)
|
Lưu ý: Đây chỉ là ví dụ minh họa về mô hình SWOT, bạn không nên áp dụng cho doanh nghiệp của mình mà cần tìm hiểu phân tích yếu tố bên trong và bên ngoài để tạo ra ma trận riêng phù hợp.
Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, tổ chức đã phần nào nắm được nội dung liên quan đến Ma trận SWOT . Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan tới Ma trận SWOT, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được giải đáp.
Thông tin liên lạc Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Toà nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
