Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi tổ chức. Triển khai thành công ISO 9001 không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà còn góp phần củng cố uy tín và tạo dựng thương hiệu vững mạnh. Dựa trên thực tế từ nhiều tổ chức đã áp dụng thành công ISO 9001, bài viết này của Intercert Việt Nam sẽ chia sẻ những kinh nghiệm khi áp dụng ISO 9001:2015 giúp tổ chức của bạn đạt được mục tiêu đề ra.
1. Nhận được sự hỗ trợ và quản lý từ lãnh đạo
Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm chính sách và mục tiêu chất lượng nhất quán với bối cảnh và định hướng chiến lược của tổ chức. Đồng thời phải đảm bảo rằng nguồn lực và tài chính cần thiết luôn sẵn có để thực hiện các kế hoạch và nhiệm vụ.
Thể hiện sự lãnh đạo và cam kết với hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là nhiệm vụ quan trọng của ban lãnh đạo cấp cao trong một tổ chức. Hành động và thái độ của họ sẽ định hình văn hóa chung cho toàn bộ tổ chức. Từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên, đặc biệt là khi làm việc với một đội nhóm phức tạp hoặc có số lượng nhân viên lớn.
Lãnh đạo cần thể hiện vai trò gương mẫu, thường xuyên tham gia và truyền đạt tầm quan trọng của việc áp dụng ISO 9001 đối với sự phát triển chung của doanh nghiệp. Các khó khăn, vướng mắc sẽ được giải quyết kịp thời và triệt để hơn nếu có được sự hỗ trợ tích cực từ phía ban lãnh đạo.
2. Phải hiểu bối cảnh của tổ chức
Tổ chức cần xác định, theo dõi và xem xét các vấn đề bên ngoài và nội bộ liên quan đến mục đích, chiến lược và khả năng đạt được mục tiêu chất lượng của tổ chức. Để xem xét toàn diện bối cảnh bên trong cũng như các yếu tố bên ngoài, tất cả yếu tố tích cực và tiêu cực đều phải được tính đến.
Việc phân tích các yếu tố về bối cảnh giúp tổ chức xác định điểm mạnh của mình để nắm bắt cơ hội phát triển, đồng thời nhìn nhận ra điểm yếu để có hành động cải tiến, khắc phục sự không phù hợp.
Hiểu bối cảnh tổ chức là yếu tố then chốt để xây dựng và áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Bằng cách hiểu rõ những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định sáng suốt, góp phần vào sự thành công chung của tổ chức.
3. Lập kế hoạch cụ thể
Kế hoạch hành động phải nêu rõ các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu chất lượng đã đề ra. Cụ thể: ai là người chịu trách nhiệm cho từng hoạt động, thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động. Kế hoạch cần được xây dựng một cách linh hoạt, có thể điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với tình hình thực tế.
Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng việc không lập kế hoạch là nguyên nhân khiến nhiều dự án triển khai áp dụng ISO 9001 thất bại. Tổ chức cần đảm bảo rằng các cột mốc quan trọng trong kế hoạch có tính khả thi, khung thời gian có thể đạt được và có đủ nguồn lực cũng như kiến thức, dù là nội bộ hay bên ngoài, để đạt được kết quả mong muốn.
Lập kế hoạch cẩn thận, chi tiết là nền tảng của bất kỳ dự án triển khai ISO 9001 thành công nào. Giống như bất kỳ dự án nào khác, trong quá trình triển khai, tổ chức sẽ phải đối mặt với những rủi ro và cơ hội. Lúc này, bạn cần đánh giá và hành động một cách thông minh, linh hoạt để dự án của mình đi đúng hướng.
4. Trao đổi thông tin với khách hàng và các bên liên quan
Trao đổi thông tin hiệu quả là yếu tố then chốt để xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng và các bên liên quan, từ đó góp phần vào thành công của hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải xác định và quản lý các kênh trao đổi phù hợp để đảm bảo thông tin được truyền tải đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Việc trao đổi thông tin với khách hàng và các bên liên quan là một quá trình liên tục. Điều quan trọng là hoạt động trao đổi phải diễn ra chính xác, ngắn gọn, súc tích và do đúng đối tượng thực hiện để mang lại hiệu quả tối đa. Người phù hợp tiến hành giao tiếp có thể là quản lý dự án, lãnh đạo cấp cao hoặc những nhân viên trực tiếp tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật danh sách khách hàng và các bên liên quan, đồng thời nắm bắt nhu cầu, kỳ vọng của họ. Giao tiếp hiệu quả với khách hàng và các bên liên quan giúp tổ chức hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý chất lượng và đánh giá hiệu quả của việc triển khai ISO 9001. Ngoài ra, phản hồi từ họ là nguồn thông tin quý giá để cải tiến hệ thống quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức.
5. Đào tạo và nâng cao nhận thức về ISO 9001 cho nhân viên
Đào tạo và nâng cao nhận thức về ISO 9001 cho nhân viên là một trong những kinh nghiệm quan trọng khi áp dụng tiêu chuẩn này. Việc đảm bảo tất cả nhân viên hiểu rõ yêu cầu của tiêu chuẩn, vai trò và trách nhiệm của bản thân trong hệ thống quản lý chất lượng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả triển khai và vận hành hệ thống.
Doanh nghiệp cần xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với trình độ, chức năng và nhu cầu của từng nhóm nhân viên. Nội dung đào tạo bao gồm các kiến thức về ISO 9001, hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp, các quy trình, quy định liên quan, cũng như kỹ năng áp dụng ISO 9001 trong công việc.
Có thể áp dụng các phương pháp đào tạo đa dạng như: đào tạo trực tiếp, đào tạo trực tuyến, đào tạo tại chỗ, … Doanh nghiệp cũng nên khuyến khích nhân viên tham gia các hoạt động thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau.
Nâng cao nhận thức về ISO 9001 cho nhân viên là một quá trình liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức các hoạt động truyền thông, cập nhật thông tin mới nhất về tiêu chuẩn và hệ thống quản lý chất lượng để giúp nhân viên luôn cập nhật và hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của bản thân.
Bằng cách đầu tư vào việc đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên, doanh nghiệp có thể xây dựng được đội ngũ nhân viên có năng lực, nhiệt tình và cam kết thực hiện tốt các yêu cầu của ISO 9001, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
6. Thường xuyên theo dõi, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng
Theo dõi và đánh giá hệ thống quản lý chất lượng thường xuyên là nhiệm vụ không thể thiếu để duy trì hiệu quả hoạt động của hệ thống và đảm bảo sự tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001. Các hoạt động theo dõi và đánh giá giúp tổ chức xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cải tiến và rủi ro tiềm ẩn, từ đó đưa ra những biện pháp điều chỉnh phù hợp để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hiệu quả hoạt động.
Ngoài ra, qua mỗi lần theo dõi, đánh giá tổ chức của bạn sẽ rút ra được những bài học kinh nghiệm khác nhau. Điều này sẽ là nền tảng để tổ chức của bạn vượt qua được mọi thách thức trước sự cạnh tranh khốc liệt của môi trường kinh doanh.
KẾT BÀI:
Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích mà Intercert Việt Nam cung cấp cho bạn đọc về những kinh nghiệm khi áp dụng ISO 9001:2015. Nếu như tổ chức của bạn đang gặp vướng mắc hoặc khó khăn khi áp dụng ISO 9001, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để nhận được hỗ trợ nhanh nhất từ các chuyên gia hàng đầu:
- Công ty Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18, Tòa nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
