Doanh nghiệp có thể dễ dàng đạt được mục tiêu chất lượng đề ra nếu xây xây dựng được một kế hoạch thực hiện ISO 9001 phù hợp, rõ ràng. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về tầm quan trọng cũng như chi tiết các bước lập kế hoạch thực hiện ISO 9001:2015 trong bài viết dưới đây.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA KẾ HOẠCH ÁP DỤNG ISO 9001:2015
Việc xây dựng và tuân thủ theo kế hoạch áp dụng ISO 9001:2015 một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hiệu quả hoạt động, uy tín thương hiệu và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Đảm bảo quá trình áp dụng ISO 9001:2015 diễn ra hiệu quả: Kế hoạch thực hiện ISO 9001 liệt kê chi tiết từng giai đoạn, xác định rõ các nhiệm vụ, hoạt động cần thực hiện, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm cho từng công việc. Nhờ vậy, quá trình triển khai ISO 9001 được thực hiện khoa học bài bản. Cũng nhờ có kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp đảm bảo phân bổ nguồn lực một cách hợp lý đồng thời dễ dàng theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện từng công việc, kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện kế hoạch: Kế hoạch thực hiện ISO 9001:2015 giúp truyền đạt thông tin một cách hiệu quả đến toàn bộ nhân viên, từ đó khuyến khích sự tham gia và nỗ lực của họ. Kế hoạch giúp thống nhất quan điểm, hành động trong doanh nghiệp, từ đó tạo sự đồng thuận cùng hướng tới một mục tiêu chung là xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng. Ngoài ra, một kế hoạch áp dụng ISO 9001 cụ thể cũng giúp xác định các hoạt động cải tiến cần thực hiện, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra những biện pháp cải tiến phù hợp, liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
- Giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra: Kế hoạch áp dụng ISO 9001:2015 giúp xác định rõ ràng các mục tiêu chất lượng mà tổ chức mong muốn đạt được. Qua đó doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn phương pháp áp dụng ISO 9001 phù hợp với đặc thù, quy mô và nguồn lực của tổ chức, đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Cùng với đó, kế hoạch giúp thiết lập các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả áp dụng ISO 9001, giúp doanh nghiệp đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp.
CHI TIẾT CÁC GIAI ĐOẠN THIẾT LẬP VÀ TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH THỰC HIỆN ISO 9001
1. Giai đoạn chuẩn bị cho kế hoạch
1.1 Tìm hiểu về ISO 9001:2015
Trước khi tiến hành xây dựng kế hoạch áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp cần tìm đọc Tiêu chuẩn ISO 9001:2015, nhằm tìm hiểu kỹ tiêu chuẩn. Trong đó, doanh nghiệp cần xác định những thông tin quan trọng như:
- 7 nguyên tắc ISO 9001:2015
- 10 điều khoản ISO 9001:2015
- Chu trình PDCA
- Cách tiếp cận theo quá trình
- Tư duy dựa trên rủi ro
- Danh mục tài liệu, hồ sơ bắt buộc
- …
1.2 Tìm hiểu thông tin chứng nhận và công nhận
Doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu về cách để đạt được chứng nhận ISO 9001 và thông tin về tổ chức chứng nhận. Thông tin này giúp doanh nghiệp định hướng xây dựng kế hoạch áp dụng ISO 9001 tốt hơn.
1.3 Tìm hiểu – phân tích lỗ hổng
Mục đích của việc phân tích lỗ hổng này là xác định các hoạt động mà doanh nghiệp cần thay đổi để tuân thủ ISO 9001. Phân tích lỗ hổng sẽ so sánh hệ thống hiện tại của doanh nghiệp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, khi xuất hiện sự khác biệt sẽ phản ánh tình trạng của các quy trình. Lỗ hổng ở đây có thể là chưa có quy trình cần thiết hoặc quy trình hiện có không phù hợp với tiêu chuẩn, cần điều chỉnh lại.Việc phân tích lỗ hổng sẽ giúp Ban lãnh đạo cấp cao định hướng về phạm vi nỗ lực và nguồn lực cần thiết để đạt được chứng nhận ISO 9001.
1.4 Ban lãnh đạo tiên phong và ủng hộ
Trong phiên bản ISO 9001:2015, yêu cầu của Điều khoản 5 thể hiện những việc Ban lãnh đạo cần thực hiện. Điều khoản này cho thấy cam kết của lãnh đạo cấp cao là điều quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo Ban lãnh đạo là người tiên phong, đi đầu trong việc tìm hiểu, đồng thời nắm rõ được vai trò, trách nhiệm và thể hiện cam kết của mình trong kế hoạch triển khai Hệ thống quản lý chất lượng.
1.5 Xây dựng kế hoạch áp dụng ISO 9001:2015
Doanh nghiệp tiến hành xây dựng kế hoạch áp dụng ISO 9001:2015 dựa trên kết quả phân tích lỗ hổng. Kế hoạch nhằm xác định sự phù hợp của nhân lực và nguồn lực bổ sung để khắc phục lỗ hổng. Đương nhiên, kế hoạch thực hiện ISO 9001 phải phù hợp với quy mô, nguồn lực hiện có của doanh nghiệp.
1.6 Xây dựng Chính sách chất lượng
Ban lãnh đạo cấp cao phải xác định Chính sách chất lượng. Chính sách chất lượng thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao. Nếu không có chính sách, doanh nghiệp sẽ khó xác định việc cần làm, gây khó khăn cho việc truyền đạt cho người khác những gì cần đạt được.
1.7 Xác định mục tiêu chất lượng
Doanh nghiệp phải xác định mục tiêu chất lượng của mình. Những mục tiêu này phải phản ánh chính sách chất lượng, rõ ràng và phù hợp với những mong muốn cụ thể của doanh nghiệp.
1.8 Thiết lập sổ tay chất lượng
Tuy sổ tay chất lượng là không bắt buộc với tất cả các doanh nghiệp khi tiến hành áp dụng ISO 9001 nhưng doanh nghiệp nên sử dụng sổ tay chất lượng để ghi lại Hệ thống quản lý chất lượng.
2, Giai đoạn thực hiện kế hoạch
2.1 Thiết lập thông tin dạng văn bản
Sử dụng kết quả phân tích lỗ hổng để ghi lại các quy trình cần thiết, thường bao gồm:
- Thông tin tài liệu
- Rủi ro và Cơ hội
- Sự không phù hợp & hành động khắc phục
- Sự hài lòng của khách hàng
- Đánh giá nội bộ
- Đánh giá của ban quản lý
2.2 Chọn Đánh giá viên nội bộ
Đánh giá viên nội bộ phải là những người được lựa chọn từ tổ chức, có kinh nghiệm, chuyên môn cao và đảm bảo tính khách quan khi đánh giá. Doanh nghiệp phải hoàn thành cuộc đánh giá nội bộ bao gồm tất cả các yếu tố của QMS và sau đó là thực hiện xem xét của lãnh đạo trước khi đánh giá chứng nhận. Điều này cho phép doanh nghiệp xác định được các vấn đề và giải quyết chúng trước khi Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá chính thức.
2.3 Đào tạo đánh giá viên nội bộ
Đánh giá viên nội bộ cần hiểu cấu trúc và các yêu cầu của điều khoản ISO 9001 sẽ ảnh hưởng như thế nào đến kế hoạch đánh giá của họ. Doanh nghiệp có thể đánh giá nội bộ theo khu vực chức năng. Cần xây dựng kế hoạch đào tạo năng lực cho đánh giá viên nội bộ, doanh nghiệp phải đảm bảo điều này nằm trong kế hoạch thực hiện ISO 9001.
2.4 Triển khai Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
Thực hiện các công việc theo kế hoạch áp dụng ISO 9001:2015 đã đề ra. Doanh nghiệp đảm bảo triển khai công việc theo đúng kế hoạch đề ra, khuyến khích nhân viên phát huy tốt năng lực và đề cao trách nhiệm của mình trong công việc.
2.5 Tiến hành đánh giá nội bộ
Theo dõi và đo lường hiệu suất của quy trình và bắt đầu kiểm tra, đánh giá một cách có hệ thống, khách quan việc thực hiện QMS.
2.6 Điều chỉnh QMS
Căn cứ vào kết quả đánh giá nội bộ, tiến hành điều chỉnh lại những điểm chưa phù hợp với yêu cầu của ISO 9001.
2.7 Xem xét của ban lãnh đạo
Đánh giá của Ban lãnh đạo là lần kiểm tra cuối cùng của doanh nghiệp để đảm bảo rằng mọi yêu cầu được tuân thủ. Bước quan trọng này thường được thực hiện bằng một cuộc đánh giá bởi lãnh đạo cấp cao.
2.8 Thực hiện các thay đổi (nếu có)
Thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với QMS có thể phát sinh từ kết quả đầu ra của các bước trước đó. Đó có thể là hoạt động điều chỉnh chính sách/mục tiêu/kế hoạch cho phù hợp.
>>> Hướng dẫn viết Quy trình ISO 9001 Chi tiết nhất
3. Giai đoạn đánh giá – duy trì
3.1 Lựa chọn tổ chức chứng nhận
Không phải tổ chức nào cũng có thẩm quyền cấp chứng nhận ISO 9001, nên doanh nghiệp cần tìm hiểu, lựa chọn đúng tổ chức uy tín.
Intercert Việt Nam là đại diện độc quyền của Intercert INC tại Việt Nam. Chứng chỉ do Intercert trực tiếp cấp có đầy đủ giá trị pháp lý quốc tế, được công nhận toàn cầu.
3.2 Đánh giá thử
Để chắc chắn hơn, doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá thử. Đây là một cuộc đánh giá mô phỏng để chuẩn bị cho cuộc đánh giá thực tế. Đánh giá thử giúp xác định các vấn đề còn tồn đọng. Doanh nghiệp cũng sẽ nhận được lời khuyên của đánh giá viên về cách loại bỏ những vấn đề đó.
3.3 Đánh giá tài liệu
Đánh giá tài liệu là một hoạt động được thực hiện bởi các đánh giá viên tại văn phòng của họ hoặc tại doanh nghiệp. Mục đích của nó là đảm bảo rằng tài liệu đề cập đến các yêu cầu của ISO 9001.
3.4 Đánh giá hiện trường
Đây là một cuộc kiểm tra tại chỗ. Tổ chức chứng nhận ISO 9001 sẽ thông báo lịch đánh giá cho doanh nghiệp. Trọng tâm của cuộc đánh giá đặt vào việc tìm kiếm bằng chứng khách quan chứng minh rằng QMS đã được thực hiện một cách hiệu quả và mọi thủ tục đều được tuân thủ.
3.5 Duy trì và cải thiện QMS
Mục đích của chương trình cải tiến liên tục là tăng khả năng làm hài lòng khách hàng bằng cách xác định những lĩnh vực cần cải tiến. Sau khi thiết lập các mục tiêu cải tiến, tổ chức sẽ tìm kiếm các giải pháp khả thi, lựa chọn và triển khai giải pháp phù hợp, đồng thời đánh giá kết quả để xác nhận rằng các mục tiêu chất lượng đã được đáp ứng. Chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực 3 năm, việc cải thiện cũng giúp doanh nghiệp duy trì hiệu lực này bằng việc hoàn thành các cuộc đánh giá giám sát.
>>> Xây dựng Tài liệu theo ISO 9001:2015 – Yêu cầu và lưu ý
Trên đây là những thông tin tổng quan về kế hoạch thực hiện ISO 9001. Nếu Quý Doanh Nghiệp còn có thắc mắc, liên hệ ngay với Intercert Việt Nam biết thêm thông tin chi tiết
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
