Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để đánh giá một cách khách quan và toàn diện hiệu suất của hệ thống quản lý môi trường hay chưa? Câu trả lời nằm ở việc xây dựng và thực hiện kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 14001 hiệu quả. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu kỹ hơn về kế hoạch đánh giá này trong bài viết dưới đây.
Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 14001 là gì?
Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 14001 là một trong những tài liệu quan trọng để thiết lập và duy trì hệ thống quản lý môi trường hiệu quả. Cụ thể nó là một tài liệu mô tả chi tiết cách thức tổ chức sẽ tiến hành đánh giá hệ thống quản lý môi trường (EMS – Environmental Management System).
Kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 14001:2015 bao gồm việc xác định các mục tiêu, phạm vi, tần suất và các tiêu chí đánh giá để đảm bảo rằng EMS đang hoạt động hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001.
Mục đích của kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 14001
Kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 14001:2015 đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và cải thiện hệ thống quản lý môi trường (EMS) của tổ chức. Mục đích chính của kế hoạch này là:
- Đảm bảo sự phù hợp: Kiểm tra xem hệ thống quản lý môi trường của tổ chức có tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và các quy định pháp luật về môi trường có liên quan hay không.
- Đánh giá hiệu quả: Đánh giá mức độ hiệu quả của các hoạt động kiểm soát môi trường, xác định những điểm mạnh, điểm yếu và các cơ hội cải tiến để nâng cao hiệu suất môi trường của tổ chức.
- Phát hiện sự không phù hợp: Xác định các vấn đề, sai sót hoặc thiếu sót trong hệ thống quản lý môi trường để có biện pháp khắc phục kịp thời.
- Cải tiến liên tục: Cung cấp thông tin và cơ sở để thực hiện các hoạt động cải tiến liên tục, nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường.
- Chuẩn bị cho đánh giá bên ngoài: Đảm bảo hệ thống quản lý môi trường sẵn sàng cho cuộc đánh giá của bên thứ ba (tổ chức chứng nhận), giúp tổ chức đạt được chứng chỉ ISO 14001 và duy trì chứng nhận lâu dài.
Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 14001 bao gồm những nội dung chính nào?
1. Mục tiêu và phạm vi của kế hoạch đánh giá nội bộ
Mục tiêu của một kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 14001 là xác định mức độ phù hợp và hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và các yêu cầu nội bộ của tổ chức. Qua đó, giúp tổ chức phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót trong chính hệ thống quản lý môi trường. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn cho cuộc đánh giá bên ngoài do tổ chức chứng nhận ISO 14001 thực hiện nhờ hoàn thành đánh giá nội bộ.
Phạm vi đánh giá nội bộ bao gồm các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức có liên quan tới khía cạnh môi trường. Việc xác định phạm vi phù hợp sẽ đảm bảo cuộc đánh giá chứa đầy đủ các yếu tố môi trường quan trọng có ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường.
2. Thời gian và tần suất đánh giá nội bộ
Tiêu chuẩn ISO 14001 không quy định cụ thể về tần suất đánh giá nội bộ mà chỉ yêu cầu tổ chức phải thực hiện đánh giá theo những khoảng thời gian được hoạch định. Điều này có nghĩa là tổ chức có quyền tự lựa chọn thời gian và tần suất đánh giá nội bộ sao cho phù hợp với nhu cầu và quy mô đặc điểm hoạt động của mình.
Thời gian đánh giá nội bộ ISO 14001 phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Đối với tổ chức có quy mô lớn, hệ thống quản lý phức tạp và nhiều quy trình liên quan, thời gian đánh giá có thể kéo dài hơn, thậm chí lên tới một tuần. Ngược lại, với tổ chức nhỏ với quy trình đơn giản thì có thể hoàn thành đánh giá trong thời gian ngắn, có khi chỉ một ngày là xong.
Ngoài ra, tần suất đánh giá nội bộ ISO 14001 cũng cần được tổ chức chú ý tới. Ví dụ như đối với một nhà máy sản xuất ô tô với quy trình phức tạp và nhiều loại chất thải có thể cần đánh giá toàn diện hệ thống với tần suất 9 – 12 tháng/lần. Trong khi đó, một xưởng sản xuất đồ gỗ nhỏ với quy trình đơn giản thì có thể sẽ đánh giá định kỳ 6 tháng/lần. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của ban lãnh đạo cấp cao.
Bên cạnh đó, tần suất đánh giá nội bộ cũng cần linh hoạt tùy thuộc vào mức độ rủi ro của các hoạt động và yêu cầu của pháp luật. Những hoạt động có tiềm ẩn rủi ro cao hoặc liên quan đến các chất nguy hại cần được đánh giá thường xuyên hơn. Điều này nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định và giảm thiểu những tác động tiêu cực đến môi trường.
3. Trách nhiệm của đoàn đánh giá nội bộ
Đoàn đánh giá nội bộ cần đáp ứng những tiêu chí sau để đảm bảo tính khách quan của kế hoạch đánh giá nội bộ:
- Chuyên môn cao: Thành viên phải có kiến thức chuyên sâu về ISO 14001 và kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực môi trường.
- Tính độc lập: Không phải là thành viên thuộc bộ phận được đánh giá hoặc tham gia trực tiếp vào các hoạt động của bộ phận ấy.
- Khách quan: Dựa trên bằng chứng khách quan để đưa ra đánh giá trong suốt quá trình diễn ra.
- Trách nhiệm cao: Đặt lợi ích chung của tổ chức lên hàng đầu và thực hiện nhiệm vụ một cách nghiêm túc.
4. Báo cáo đánh giá nội bộ
Nội dung của một báo cáo đánh giá nội bộ ISO 14001 thường bao gồm:
- Tổng quan về cuộc đánh giá nội bộ ISO 14001
- Kết quả đánh giá chi tiết cho từng tiêu chí đặt ra
- Xem xét những phát hiện chính
- Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống quản lý môi trường
- Các khuyến nghị cải tiến
- Kế hoạch hành động khắc phục
Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ ISO 14001 đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả của toàn bộ quá trình đánh giá. Thông qua báo cáo này, các lãnh đạo cấp cao có thể đưa ra những quyết định đúng đắn cho hướng đi tiếp theo của hệ thống quản lý môi trường. Đồng thời, xác định rõ nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời. Đánh giá nội bộ được xem là bước chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc đánh giá chính thức để đạt được chứng nhận ISO 14001.
7 bước xây dựng kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 14001
Lập kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 14001:2015 là nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống quản lý môi trường của tổ chức đang hoạt động đúng theo các tiêu chuẩn và liên tục được cải thiện.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của Intercert Việt Nam để tổ chức của bạn có thể tự tin xây dựng một kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 14001 hiệu quả:
Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi đánh giá
- Mục tiêu rõ ràng: Đặt ra những mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được qua quá trình đánh giá. Ví dụ như đảm bảo tuân thủ 100% các yêu cầu của ISO 14001, giảm thiểu 5% lượng chất thải…
- Phạm vi bao quát: Xác định rõ những bộ phận, quy trình, hoặc hoạt động sẽ được đánh giá.
Bước 2: Thành lập đoàn đánh giá
- Lựa chọn thành viên: Lựa chọn những thành viên có kiến thức về ISO 14001, kinh nghiệm làm việc liên quan tới khía cạnh môi trường và có khả năng phân tích, đánh giá khách quan.
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Mỗi thành viên sẽ đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm cao nhất thuộc về trưởng nhóm.
Bước 3: Xây dựng danh sách kiểm tra chi tiết
- Lập danh sách: Danh sách kiểm tra nên bao gồm tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn, từ chính sách môi trường đến các quy trình quản lý và hồ sơ liên quan.
- Rõ ràng, dễ hiểu: Các câu hỏi trong checklist kiểm tra cần được diễn đạt một cách rõ ràng và dễ hiểu, tránh những thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp.
Bước 4: Xác định thời gian triển khai
- Xác định thời gian: Lập một lịch trình cụ thể cho từng giai đoạn của quá trình đánh giá nội bộ, từ việc chuẩn bị đến việc báo cáo kết quả.
- Phân bổ nguồn lực: Xác định rõ nguồn lực cần thiết cho mỗi hoạt động, bao gồm nhân lực, tài chính, các thiết bị cần có…
Bước 5: Thông báo tới mọi thành viên trong tổ chức
- Truyền đạt thông tin: Thông báo kế hoạch đánh giá nội bộ EMS đến tất cả các bộ phận thuộc phạm vi đánh giá.
- Tổ chức các cuộc họp: Tổ chức các buổi họp để giải đáp thắc mắc và thu thập ý kiến đóng góp từ các bên liên quan.
Bước 6: Báo cáo phân tích dữ liệu
- So sánh với tiêu chuẩn: So sánh kết quả đánh giá với các yêu cầu của ISO 14001 để xác định lỗ hổng (nếu có).
- Đề xuất biện pháp cải tiến: Đưa ra đề xuất cụ thể để khắc phục những vấn đề được phát hiện.
- Lập báo cáo chi tiết: Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ một cách rõ ràng, bao gồm điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất cải tiến.
Bước 7: Theo dõi và đánh giá lại
- Theo dõi việc thực hiện cải tiến: Đảm bảo rằng các biện pháp cải tiến được thực hiện đúng tiến độ.
- Đánh giá lại kế hoạch: Cần đánh giá lại kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 14001:2015 để đảm bảo rằng nó vẫn còn phù hợp và hiệu quả. Nếu không còn thích hợp, tổ chức sẽ phải xây dựng một kế hoạch khác.
KẾT BÀI:
Một kế hoạch đánh giá nội bộ EMS chi tiết, hiệu quả không chỉ là yêu cầu mà còn là cơ hội để tổ chức phát triển bền vững với môi trường. Hy vọng rằng bài viết trên của Intercert Việt Nam đã cung cấp cho bạn đọc cái nhìn tổng quát về kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 14001.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam theo địa chỉ sau để được tư vấn nhanh nhất:
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
