ISO 9001:2015 – Điều khoản 6.1: Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

Điều khoản 6.1 của tiêu chuẩn ISO 9001 giữ một vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Điều khoản này đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành một quá trình phân tích toàn diện để xác định và đánh giá các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mục tiêu chất lượng cũng như thành công của QMS. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu nội dung chi tiết của Điều khoản 6.1 về hành động giải quyết rủi ro và cơ hội trong bài viết dưới đây. 

TỔNG QUAN ĐIỀU KHOẢN 6.1: HÀNH ĐỘNG GIẢI QUYẾT RỦI RO VÀ CƠ HỘI 

Mục đích điều khoản 

Điều khoản 6.1 của ISO 9001 yêu cầu tổ chức thực hiện một quá trình để xác định, kiểm soát và đánh giá các rủi ro cũng như cơ hội ảnh hưởng đến việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Quá trình phải bao gồm việc thực hiện các hành động thích hợp để giải quyết những rủi ro và cơ hội này. 

Doanh nghiệp cần có khả năng: 

• Xác định rủi ro 

• Lập kế hoạch hành động để giải quyết rủi ro 

• Tích hợp quản lý rủi ro vào các quá trình 

• Đánh giá hiệu quả các các hành động giảm thiểu rủi ro 

Nội dung Điều khoản 6.1 

Điều khoản 6.1 ISO 9001 nằm trong “Điều 6 – Hoạch định” thuộc tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2015 về Hệ thống quản lý chất lượng. 

Điều khoản 6.1 đặt ra các yêu cầu về hành động giải quyết rủi ro và cơ hội tại doanh nghiệp. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định Điều khoản 6.1 cụ thể như sau: 

“6.1.1 Khi hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức phải xem xét các vấn đề để được đề cập tại điểm 4.1 và các yêu cầu nêu trong mục 4.2 và xác định các rủi ro và cơ hội cần phải được giải quyết để: 

1. a) Cung cấp sự bảo đảm rằng hệ thống quản lý chất lượng có thể đạt được (các) kết quả như dự kiến;
2. b) Nâng cao các tác động mong muốn;
3. c) Ngăn ngừa, hoặc giảm các tác động không mong muốn;
4. d) Đạt được sự cải tiến

6.1.2 Tổ chức phải hoạch định 

1. a) Các hành động để giải quyết các rủi ro và cơ hội;
2. b) Làm thế nào để
3. tích hợp và thực hiện các hành động vào trong các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức (xem 4.4)
4. đánh giá hiệu lựa của các hành động này.

Các hành động được thực hiện để giải quyết những rủi ro và cơ hội có thể bao gồm việc tránh rủi ro và cơ hội phải tương xứng với tác động tiềm ẩn đến sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ. 

• CHÚ Ý 1: Các lựa chọn để giải quyết những rủi ro và cơ hội có thể bao gồm việc tránh rủi ro, chấp nhận rủi ro để theo đuổi một cơ hội, loại bỏ các nguồn rủi ro, thay đổi khả năng hoặc hậu quả, chia sẻ rủi ro, hoặc giữ lại rủi ro bằng các quyết định khi đã có thông tin. 
• CHÚ Ý 2: Các cơ hội có thể có thể dẫn đến việc chấp nhận các thức thực hành mới, tung ra các sản phẩm mới, mở rộng thị trường mới, tung ra các sản phẩm mới, mở rộng thị trường mới, tiếp cận các khách hàng mới, xây dựng quan hệ đối tác, sử dụng công nghệ mới và các khả năng mong muốn và khả thi để đáp ứng nhu cầu của tổ chức hoặc khách hàng của tổ chức.” 

>>> Xem thêm: Hướng dẫn viết Quy trình ISO 9001 Chi tiết nhất

PHÂN TÍCH CHI TIẾT ĐIỀU KHOẢN 6.1 TRONG ISO 9001 

Điểm 6.1.1 tại Điều khoản 6.1 

Các rủi ro và cơ hội được xác định phải phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp (Điều khoản 4.1), cũng như bất kỳ bên quan tâm nào (Điều khoản 4.2). Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng phương pháp xác định rủi ro được áp dụng một cách nhất quán và hiệu quả. 

Mặc dù rủi ro và cơ hội phải được xác định và giải quyết. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không yêu cầu đối với quy trình quản lý rủi ro chính thức được thành lập văn bản. Doanh nghiệp chỉ cần chứng minh được rằng có phương pháp cho phép xác định hiệu quả các rủi ro và cơ hội liên quan đến việc lập kế hoạch. Tuy nhiên để thực hiện việc hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) một cách tốt nhất thì doanh nghiệp nên lưu lại các hoạt động liên quan đến việc xác định rủi ro và cơ hội, cũng như các kết quả đầu ra của các hoạt động đó. 

Để giải yêu cầu của Điều khoản 6.1, doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình SWOT (Phương pháp sử dụng trong hoạch định quản lý, đánh giá tổng quan tình hình của mình qua các yếu tố nội bộ và yếu tố bên ngoài), PESTEL (Mô hình giúp nhận định và đánh giá yếu tố ảnh hưởng của các bên liên quan), họp nội bộ, thảo luận…để xem các vấn đề quan trọng có thể ảnh hưởng tới QMS. 

Điểm 6.1.2 tại Điều khoản 6.1 

Theo Điều khoản 6,1 của ISO 9001, sau khi xác định rủi ro và cơ hội doanh nghiệp cần lập kế hoạch để đưa ra các hành động giải quyết. Khi lập kế hoạch cho Hệ thống quản lý chất lượng (QMS), doanh nghiệp cần đảm bảo dựa vào các yếu tố rủi ro và cơ hội. 

 Quá trình hoạch định phải xác định được: 

• Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội đã được xác định được tại điểm 6.1.1 

• Tích hợp các hành động vào các quá trình của QMS (mua hàng, sản xuất, đào tạo…) 

• Xem xét hiệu lực của những hành động này (xem xét định kỳ hoặc kết hợp đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo…) 

Doanh nghiệp nên thực hiện theo cách tiếp cận từng bước kế hoạch để giải quyết rủi ro và hiện thực hóa cơ hội. Các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội được đề cập cụ thể trong CHÚ Ý 1 và CHÚ Ý 2 của Điều khoản 6.1. Các hành động đã được thực hiện phải được ghi lại làm bằng chứng như: 

• Biên bản cuộc họp ban lãnh đạo 

• Phân tích SWOT 

• Phân tích PESTEL 

• Ghi chép kế hoạch hành động, phân tích, đánh giá 

• Hồ sơ đánh giá hoặc xác định rủi ro. 

• … 

TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐIỀU KHOẢN 6.1 TRONG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 

Điều khoản 6.1 – Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai hiệu quản Hệ thống quản lý chất lượng (QMS), mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức. 

• Ngăn ngừa rủi ro: Việc thực hiện Điều khoản 6.1 trong ISO 9001 giúp doanh nghiệp xác định và đánh giá các yếu tố tiềm ẩn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng đạt được mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp. Từ đó kịp thời đưa ra phương án triển khai các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu hoặc loại bỏ những rủi ro trên. Đồng thời có thể ngăn ngừa các sai lỗi xuất hiện trong quá trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ hoặc khiếu nại từ khách hàng 

• Nắm bắt cơ hội: Doanh nghiệp nhận diện các yếu tố tiềm ẩn có thể mang lại lợi ích cho tổ chức liên quan đến chất lượng. Khai thác những cơ hội này để nâng cao hiệu quả hoạt động, cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc mở rộng thị trường. 

• Nâng cao khả năng thích ứng, chủ động trước thay đổi: Xác định và đánh giá các yếu tố nội bộ, yếu tố bên ngoài tác động đến QMS, giúp doanh nghiệp dự đoán, phòng ngừa rủi ro tiềm ẩn, cũng như nắm bắt cơ hội tiềm năng để phát triển. Nhờ vào việc dự đoán trước các rủi ro và cơ hội, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng chiến lược phát triển phù hợp, nâng cao khả năng thích ứng trước những biến động của thị trường. 

• Tăng cường hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí: Thực hiện tốt Điều khoản 6.1 của ISO 9001 giúp doanh nghiệp phát hiện và loại bỏ các yếu tố gây lãng phí, sai sót trong quy trình, từ đó tối ưu hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí sản xuất, kinh doanh. Đồng thời việc nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại do lỗi phát sinh 

Điều khoản 6.1 thể hiện cam kết của tổ chức với việc giải quyết rủi ro và cơ hội một cách có kế hoạch, trách nhiệm và hướng đến sự cải tiến liên tục. Đây là yếu tố quan trọng để xây dựng niềm tin của khách hàng cũng như các bên liên quan. 

Trên đây là phân tích về Điều khoản 6.1 “Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội” của tiêu chuẩn chứng nhận ISO 9001. Hy vọng bài viết trên có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về Điều khoản 6.1. Liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn chi tiết hơn. 

>>> Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001 với 10 bước

Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam 

• Địa chỉ: Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội. 

• Điện thoại: 0969.555.610 

• Email: sales@intercertvietnam.com