ISO 55001 là gì? Tiêu chuẩn quản lý tài sản theo chuẩn quốc tế

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào tài sản để tạo ra giá trị – từ máy móc, hạ tầng, hệ thống công nghệ thông tin cho tới dữ liệu và thương hiệu – việc quản lý tài sản một cách cảm tính hoặc rời rạc đã không còn phù hợp. Đây chính là lý do ISO 55001 ra đời và nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn quốc tế quan trọng trong lĩnh vực quản lý tài sản (Asset Management). Vậy ISO 55001 là gì, tiêu chuẩn này đề cập tới những nội dung nào và mang lại giá trị gì cho tổ chức?

Tiêu chuẩn ISO 55001 là gì?

ISO 55001 là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu để thiết lập, triển khai, duy trì và cải tiến một hệ thống quản lý tài sản hiệu quả. Tiêu chuẩn này giúp tổ chức quản lý tài sản của mình theo cách có hệ thống, đảm bảo sự cân bằng giữa hiệu suất – rủi ro – chi phí trong suốt vòng đời tài sản, từ đó hỗ trợ đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

ISO 55001 không chỉ tập trung vào việc bảo trì hay vận hành tài sản đơn lẻ, mà tiếp cận quản lý tài sản dưới góc nhìn chiến lược và dài hạn, gắn chặt với định hướng kinh doanh, nhu cầu của các bên liên quan và yêu cầu phát triển bền vững.

Quản lý tài sản theo ISO 55001 bao gồm những loại tài sản nào?

Một điểm nổi bật của tiêu chuẩn ISO 55001 là phạm vi tài sản được quản lý rất rộng, không bị giới hạn ở máy móc hay thiết bị vật lý. Theo tinh thần của tiêu chuẩn, bất kỳ yếu tố nào có giá trị đối với tổ chức và cần được quản lý để đạt mục tiêu đều có thể được coi là tài sản.

Trong thực tế triển khai, ISO 55001 thường được áp dụng cho các nhóm tài sản hữu hình như máy móc, dây chuyền sản xuất, phương tiện vận tải, hệ thống hạ tầng kỹ thuật bao gồm điện, nước, giao thông và viễn thông. Bên cạnh đó, các tài sản công nghệ thông tin như máy chủ, hệ thống phần mềm, dữ liệu và nền tảng số cũng ngày càng trở thành đối tượng trọng tâm trong hệ thống quản lý tài sản theo ISO 55001.

Không dừng lại ở đó, tiêu chuẩn này còn cho phép tổ chức quản lý tài sản vô hình như thương hiệu, thông tin, tri thức tổ chức hay dữ liệu khách hàng theo cùng một cách tiếp cận có hệ thống. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh kinh tế số, nơi giá trị của tài sản vô hình ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị doanh nghiệp.

10 Điều khoản ISO 550001:2024

1. Phạm vi

2. Tài liệu tham khảo chuẩn mực

3. Thuật ngữ và định nghĩa

4. Bối cảnh của tổ chức

4.1 Hiểu về tổ chức và bối cảnh của nó

4.2 Hiểu về nhu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan

4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý tài sản

4.4 Hệ thống quản lý tài sản

4.5 Ra quyết định trong quản lý tài sản

5. Lãnh đạo

5.1 Lãnh đạo và cam kết

5.2 Chính sách quản lý tài sản

5.3 Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn

6. Lập kế hoạch

6.1 Các hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội

6.2 Mục tiêu quản lý tài sản và kế hoạch để đạt được chúng

6.3 Lập kế hoạch thay đổi

7. Hỗ trợ

7.1 Nguồn lực

7.2 Năng lực

7.3 Nhận thức

7.4 Truyền thông

7.5 Thông tin được ghi chép

7.6 Dữ liệu và thông tin

7.7 Kiến thức

8. Vận hành

8.1 Lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động bao gồm quản lý vòng đời

8.2 Kiểm soát thay đổi

8.3 Các quy trình, sản phẩm, công nghệ và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài

9. Đánh giá hiệu suất

9.1 Giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá

9.2 Nội bộ Kiểm toán

9.3 Đánh giá quản lý

10. Cải tiến

10.1 Cải tiến liên tục

10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục

10.3 Hành động dự đoán

ISO 55001 phù hợp với những tổ chức nào?

Với bản chất linh hoạt và phạm vi áp dụng rộng, ISO 55001 phù hợp với hầu hết các tổ chức phụ thuộc vào tài sản để tạo ra giá trị, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Các doanh nghiệp sản xuất, năng lượng, hạ tầng, bất động sản và xây dựng thường là những đối tượng áp dụng tiêu chuẩn này sớm nhất do mức độ phụ thuộc cao vào tài sản vật chất.

Bên cạnh đó, các tổ chức vận hành tài sản công như đô thị, bệnh viện, trường học hay đơn vị cung cấp dịch vụ công cộng cũng có thể áp dụng ISO 55001 để nâng cao hiệu quả quản lý, minh bạch hóa việc sử dụng nguồn lực và tăng cường niềm tin của cộng đồng. Ngay cả các doanh nghiệp dịch vụ hoặc tổ chức trong lĩnh vực công nghệ, nơi tài sản vô hình đóng vai trò chủ đạo, cũng có thể tận dụng ISO 55001 như một công cụ quản trị hiệu quả.

Lợi ích cụ thể khi triển khai ISO 55001

1. Tối ưu hóa vòng đời tài sản

Khi hệ thống quản lý tài sản được đồng bộ hóa với mục tiêu tổ chức, mỗi tài sản được khai thác tối đa về mặt giá trị và hiệu quả. Doanh nghiệp có thể xác định chính xác thời điểm nên đầu tư vào tài sản mới, khi nào cần bảo trì hoặc nâng cấp, và khi nào nên thanh lý để thay thế bằng công nghệ hiện đại hơn.

2. Nâng cao hiệu quả tài chính

Lợi ích này thể hiện rõ qua việc quản lý chi phí và rủi ro liên quan đến tài sản một cách khoa học. Chi phí bảo trì giảm xuống đáng kể khi doanh nghiệp chuyển từ bảo trì khắc phục sang bảo trì dự phòng và bảo trì dự đoán. Thời gian ngừng hoạt động không kế hoạch được kiểm soát tốt hơn, giúp duy trì năng suất và tránh mất doanh thu. Dòng tiền được tối ưu hóa thông qua việc lập kế hoạch đầu tư và chi tiêu dài hạn, tránh tình trạng phải chi ra số tiền lớn đột ngột khi thiết bị hỏng.

3. Thúc đẩy việc sử dụng tài nguyên một cách có trách nhiệm

Tính bền vững ngày càng trở thành yếu tố quan trọng trong kinh doanh. ISO 55001 tối ưu hóa hiệu suất năng lượng của thiết bị, kéo dài tuổi thọ tài sản để giảm lãng phí, và đảm bảo quá trình thanh lý tài sản tuân thủ các yêu cầu về bảo vệ môi trường. Điều này không chỉ giảm tác động môi trường mà còn cải thiện hình ảnh doanh nghiệp trách nhiệm với xã hội.

4. Uy tín và độ tin cậy được nâng cao đáng kể

Chứng nhận ISO 55001 thể hiện với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư rằng doanh nghiệp có khả năng quản lý rủi ro hiệu quả và duy trì hoạt động ổn định. Đối với các dự án lớn hoặc hợp đồng với đối tác quốc tế, việc có chứng nhận ISO 55001 thường là một lợi thế cạnh tranh quan trọng hoặc thậm chí là yêu cầu bắt buộc.

5. Giảm chi phí vận hành và bảo trì

Lợi ích này có được nhờ việc áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến như bảo trì dự phòng, giám sát tình trạng thiết bị và phân tích dữ liệu để dự đoán sự cố. Thay vì chờ thiết bị hỏng mới sửa chữa với chi phí cao và thời gian ngừng hoạt động lâu, doanh nghiệp chủ động can thiệp khi phát hiện dấu hiệu bất thường.

6. Tăng tuổi thọ và hiệu suất tài sản

Thiết bị được chăm sóc thường xuyên sẽ hoạt động ổn định hơn, ít hỏng hóc đột ngột và có thể kéo dài tuổi thọ vượt quá kỳ vọng ban đầu. Điều này mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp vì mỗi năm kéo dài tuổi thọ thiết bị đều giúp trì hoãn khoản đầu tư lớn cho tài sản thay thế.

7. Hạn chế sự cố và thời gian ngừng hoạt động

Hệ thống quản lý tài sản giúp dự đoán và phòng ngừa sự cố, đồng thời chuẩn bị sẵn kế hoạch dự phòng khi sự cố không may xảy ra. Thời gian khôi phục sau sự cố được rút ngắn đáng kể nhờ quy trình phản ứng nhanh và nguồn lực sẵn sàng.

8. Ra quyết định đầu tư chính xác

Thay vì quyết định theo cảm tính hoặc áp lực tức thời, doanh nghiệp có thể đánh giá các phương án đầu tư dựa trên nhiều tiêu chí như tổng chi phí sở hữu, rủi ro, tác động đến hoạt động kinh doanh và khả năng đáp ứng mục tiêu chiến lược.

Mối liên hệ giữa ISO 55001 với các tiêu chuẩn khác trong bộ ISO 55000

Để hiểu đầy đủ và áp dụng hiệu quả ISO 55001, doanh nghiệp cần nắm rõ mối quan hệ giữa tiêu chuẩn này với các thành phần khác trong bộ ISO 55000. Ba tiêu chuẩn chính làm việc cùng nhau như một hệ sinh thái hoàn chỉnh phục vụ quản lý tài sản.

ISO 55000 đóng vai trò nền tảng bằng cách cung cấp tổng quan về quản lý tài sản, giải thích các nguyên tắc cơ bản và xây dựng bộ thuật ngữ chung. Tiêu chuẩn này giúp mọi người trong tổ chức có cùng hiểu biết về quản lý tài sản là gì, tại sao nó quan trọng và các yếu tố cấu thành một hệ thống quản lý tài sản hiệu quả. Đây là điểm khởi đầu lý tưởng cho bất kỳ tổ chức nào muốn tìm hiểu về quản lý tài sản trước khi quyết định triển khai hệ thống.

ISO 55001 quy định các yêu cầu bắt buộc mà tổ chức cần đáp ứng để được chứng nhận. Tiêu chuẩn này xây dựng dựa trên các nguyên tắc trong ISO 55000 bằng cách chuyển hóa chúng thành các yêu cầu cụ thể, có thể kiểm tra và chứng nhận. Mỗi yêu cầu được mô tả bằng từ ngữ rõ ràng sử dụng động từ “phải” để thể hiện tính bắt buộc. Đây là tiêu chuẩn duy nhất trong bộ có thể được sử dụng để chứng nhận, do đó tổ chức muốn có chứng nhận ISO 55001 cần tập trung vào việc đáp ứng các yêu cầu trong tiêu chuẩn này.

ISO 55002 đóng vai trò như một cẩm nang hướng dẫn thực hành, giải thích cách thức áp dụng các yêu cầu của ISO 55001 vào thực tế. Tiêu chuẩn này không chứa các yêu cầu mới mà cung cấp hướng dẫn chi tiết, ví dụ thực tế và phương pháp hay nhất để giúp tổ chức triển khai hệ thống quản lý tài sản hiệu quả. Đối với những tổ chức mới bắt đầu hoặc gặp khó khăn trong việc giải thích các yêu cầu của ISO 55001, ISO 55002 là tài liệu tham khảo vô cùng giá trị.

Mặc dù ISO 55001 có thể được sử dụng độc lập như một hướng dẫn để thiết lập hệ thống quản lý tài sản, hiệu quả sẽ được tối đa hóa khi kết hợp với hai tiêu chuẩn còn lại. Việc đọc ISO 55000 trước giúp xây dựng nền tảng hiểu biết vững chắc, sau đó áp dụng các yêu cầu của ISO 55001, và cuối cùng tham khảo ISO 55002 để có hướng dẫn chi tiết về cách triển khai. Cách tiếp cận này đảm bảo tổ chức không chỉ đáp ứng các yêu cầu hình thức mà thực sự xây dựng được một hệ thống quản lý tài sản mang lại giá trị thực tế.

—————————————————————————————————-

ISO 55001 là một khung quản trị giúp tổ chức tối ưu hóa giá trị tài sản trong dài hạn. Việc hiểu và áp dụng đúng tiêu chuẩn ISO 55001 chính là một bước đi để tổ chức quản lý tài sản một cách chủ động và hiệu quả hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang loay hoay chưa biết bắt đầu từ đâu thì hãy liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được tư vấn kỹ hơn về cách triển khai ISO 55001.