Tiêu chuẩn ISO 45001:2018 được đánh giá là hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp tiên tiến và bài bản nhất hiện nay. Để áp dụng thành công tiêu chuẩn này thì doanh nghiệp phải nắm rõ các nội dung cơ bản của tiêu chuẩn, đặc biệt là việc xây dựng tài liệu theo ISO 45001. Vậy làm thế nào để xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Tài liệu ISO 45001 là gì?
Tài liệu ISO 45001 là bất kỳ thông tin nào được yêu cầu bởi các bên nội bộ hoặc bên ngoài có liên quan đến việc duy trì và kiểm soát hoạt động của tổ chức theo tiêu chuẩn Quốc tế.
Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS – Occupational Health and Safety Management System) của tổ chức phải bao gồm thông tin dạng văn bản bắt buộc theo ISO 45001:2018. Đồng thời, nó còn cung cấp các tài liệu được tổ chức xác định là quan trọng đối với OHSMS.
Các tài liệu và hồ sơ bắt buộc theo yêu cầu của ISO 45001:2018
1.Danh sách tài liệu bắt buộc
- Phạm vi của hệ thống quản lý OH&S (điều khoản 4.3)
- Chính sách OH&S (điều khoản 5.2)
- Trách nhiệm và quyền hạn trong OH&SMS (điều khoản 5.3)
- Quy trình OH&S để giải quyết rủi ro và cơ hội (điều khoản 6.1.1)
- Phương pháp luận và tiêu chí đánh giá rủi ro OH&S (điều khoản 6.1.2.2)
- Mục tiêu OH&S và kế hoạch để đạt được chúng (điều khoản 6.2.2)
- Quy trình chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp (điều khoản 8.2)
2. Danh sách hồ sơ bắt buộc
- Rủi ro và cơ hội OH&S và các hành động để giải quyết chúng (điều khoản 6.1.1)
- Yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác (điều khoản 6.1.3)
- Bằng chứng về năng lực (điều khoản 7.2)
- Bằng chứng về thông tin liên lạc (điều khoản 7.4.1)
- Kế hoạch ứng phó với các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn (điều khoản 8.2)
- Kết quả giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá hiệu suất (điều khoản 9.1.1)
- Bảo trì, hiệu chuẩn hoặc xác minh thiết bị giám sát (điều khoản 9.1.1)
- Kết quả đánh giá sự tuân thủ (điều khoản 9.1.2)
- Chương trình đánh giá nội bộ (điều khoản 9.2.2)
- Báo cáo đánh giá nội bộ (điều 9.2.2)
- Kết quả đánh giá của ban quản lý (điều khoản 9.3)
- Bản chất của các sự cố hoặc sự không phù hợp và bất kỳ hành động tiếp theo nào được thực hiện (điều khoản 10.2)
- Kết quả của bất kỳ hành động và hành động khắc phục nào, bao gồm cả hiệu quả của chúng (điều khoản 10.2)
- Bằng chứng về kết quả cải tiến liên tục (điều khoản 10.3)
Ngoài những tài liệu bắt buộc, có rất nhiều tài liệu không bắt buộc có thể được sử dụng để triển khai ISO 45001. Tuy nhiên, đây là những tài liệu không bắt buộc được sử dụng phổ biến nhất:
- Quy trình xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm (điều khoản 4.1)
- Sổ tay OH&S (điều khoản 4)
- Quy trình tham vấn và tham gia của người lao động (điều khoản 5.4)
- Quy trình xác định và đánh giá mối nguy hiểm (điều khoản 6.1.2.1)
- Thủ tục xác định các yêu cầu pháp lý (điều khoản 6.1.3)
- Quy trình giao tiếp (điều khoản 7.4.1)
- Thủ tục kiểm soát tài liệu và hồ sơ (điều khoản 7.5)
- Quy trình lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động (điều khoản 8.1)
- Quy trình quản lý thay đổi (điều khoản 8.1.3)
- Quy trình giám sát, đo lường và phân tích (điều khoản 9.1.1)
- Quy trình đánh giá sự tuân thủ (điều khoản 9.1.2)
- Quy trình đánh giá nội bộ (điều khoản 9.2)
- Quy trình rà soát của ban quản lý (điều khoản 9.3)
- Quy trình điều tra sự cố (điều khoản 10.1)
- Quy trình quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục (điều khoản 10.1)
- Quy trình cải tiến liên tục (điều khoản 10.3)
Các bước hướng dẫn xây dựng tài liệu theo ISO 45001
Bước 1: Hiểu rõ tiêu chuẩn ISO 45001
Bước đầu tiên trước khi xây dựng tài liệu theo ISO 45001 là doanh nghiệp cần nghiên cứu, đọc kỹ các yêu cầu và quy định của ISO 45001. Để nắm rõ các khía cạnh cần áp dụng vào hệ thống quản lý OH&S của doanh nghiệp.
Đồng thời, doanh nghiệp cần phải dựa vào quy mô, hoạt động kinh doanh và đặc thù của mình để xác định những yêu cầu nào của tiêu chuẩn cần tập trung. Nhằm tiến hành xây dựng tài liệu cần thiết nhất trước.
Bước 2: Thành lập nhóm xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001
Doanh nghiệp cần thành lập một nhóm làm việc để tiến hành xây dựng tài liệu bao gồm đại diện từ các phòng ban liên quan (an toàn, nhân sự, sản xuất,…) để đảm bảo sự toàn diện và hiệu quả trong quá trình xây dựng tài liệu.
Đồng thời, doanh nghiệp phải phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm để họ biết vai trò và nhiệm vụ của mình trong nhóm. Có thể phân công trách nhiệm cho thành viên trong nhóm như:
- Người phụ trách tổng quan
- Người soạn thảo tài liệu
- Người thu thập dữ liệu
- Người đánh giá và phê duyệt
Bước 3: Khảo sát thực trạng của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần tiến hành phân tích, đánh giá bối cảnh của mình cũng như nhu cần và mong đợi của các bên liên quan. Để xác định được tình hình OH&S của doanh nghiệp hiện tại như thế nào, bao gồm:
- Các rủi ro còn hiện hữu
- Các quy trình làm việc
- Các tài liệu hiện có
- Sự tuân thủ pháp luật
Sau đó, tiến hành so sánh tình hình hiện tại với các yêu cầu của ISO 45001 để xác định những khoảng cách cần khắc phục.
Bước 4: Xây dựng chính sách OH&S
Doanh nghiệp cần thiết lập một chính sách OH&S rõ ràng, thể hiện cam kết của ban lãnh đạo đối với việc bảo vệ sức khỏe và an toàn của người lao động. Sau đó, truyền đạt chính sách đến toàn bộ nhân viên trong tổ chức để tất cả mọi người đều hiểu về chính sách OH&S.
Bước 5: Xây dựng các quy trình cần thiết
Tổ chức xác định các quy trình liên quan đến OH&S, chẳng hạn như:
- Quy trình đánh giá sự tuân thủ
- Quy trình đánh giá nội bộ
- Quy trình rà soát của ban quản lý
- Quy trình điều tra sự cố
Sau đó, tiến hành soạn thảo chi tiết các quy trình, bao gồm các bước thực hiện, trách nhiệm của từng người, biểu mẫu cần thiết. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên soạn thảo các hướng dẫn làm việc cụ thể cho từng công việc để đảm bảo mọi người thực hiện đúng các quy trình.
Bước 6: Thực hiện và duy trì tài liệu ISO 45001
Doanh nghiệp tiến xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001. Khi xây dựng tài liệu nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh dùng thuật ngữ chuyên môn quá nhiều. Thông tin trong tài liệu phải được sắp xếp theo một cấu trúc logic, dễ theo dõi.
Doanh nghiệp phải theo dõi các thay đổi trong pháp luật, tiêu chuẩn và quy định liên quan để cập nhật tài liệu kịp thời khi có bất kỳ thay đổi nào.
Một số lưu ý khi xây dựng tài liệu ISO 45001
- Hiểu rõ tiêu chuẩn ISO 45001: Những người tham gia vào quá trình xây dựng tài liệu ISO 45001 cần đọc kỹ các yêu cầu và quy định của tiêu chuẩn để nắm rõ các khía cạnh cần áp dụng vào hệ thống quản lý OH&S của doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo tài liệu được xây dựng đảm bảo tuân thủ theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 45001.
- Xác định đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp cần xác định được đối tượng sử dụng tài liệu ISO 45001 là ai để cân nhắc mức độ chi tiết của tài liệu phù hợp với trình độ hiểu biết của từng nhóm đối tượng (lãnh đạo, quản lý cấp trung, nhân viên). Chẳng hạn như đối tượng là nhân viên thì cần có nội dung chi tiết hơn so với đối tượng là lãnh đạo.
- Cấu trúc tài liệu rõ ràng: Khi xây dựng tài liệu ISO 45001 cần sắp xếp các thông tin theo một cấu trúc logic, dễ theo dõi. Có thể sử dụng các tiêu đề phụ để phân chia nội dung thành các phần nhỏ, dễ tìm kiếm. Hoặc đánh số các mục, tiểu mục để tạo sự liên kết và dễ tham khảo.
- Nội dung chính xác và đầy đủ: Người xây dựng tài liệu ISO 45001 cần đảm bảo rằng thông tin trong tài liệu luôn được cập nhật và chính xác. Đồng thời, loại bỏ các thông tin không cần thiết để tránh gây nhầm lẫn.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu: Khi xây dựng tài liệu theo ISO 45001 thì hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn quá nhiều, mà sử dụng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu. Sử dụng các hình ảnh, biểu đồ để minh họa cho thông tin một cách trực quan. Đồng thời, chọn font chữ, màu sắc phù hợp để tạo sự dễ chịu cho người đọc.
- Kiểm tra và sửa lỗi: Kiểm tra kỹ nội dung, ngữ pháp, chính tả trước khi phát hành tài liệu. Bằng cách, nhờ đồng nghiệp hoặc chuyên gia kiểm tra lại để phát hiện các lỗi sót.
Trên đây là những thông tin liên quan đến hướng dẫn xây dựng tài liệu theo ISO 45001. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, doanh nghiệp đã biết thêm thông tin để tiến hành xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001 một cách hiệu quả nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan tới tiêu chuẩn ISO 45001, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được giải đáp.
Thông tin liên lạc Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Toà nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
