Hiểu đúng và làm đúng các bước trong quy trình ISO 9001:2015 quyết định đáng kể đến thành công của việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Vậy làm sao để viết được một quy trình theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001? Trong bài viết này, Intercert Việt Nam sẽ chia sẻ hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 chi tiết nhất.
Quy trình theo ISO 9001:2015 là gì?
Quy trình (procedure) là một phương thức phác thảo cách thực hiện một hoạt động hoặc quá trình nào đó, chẳng hạn như hoạt động kiểm soát nhà cung cấp của tổ chức. Để xây dựng quy trình thủ tục theo ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau:
- Tại sao cần phải thực hiện quy trình?
- Cần phải thực hiện những gì và sẽ được thực hiện như thế nào?
- Ai là người thực hiện hành động?
- Đầu vào đến từ đâu và yêu cầu đầu ra là gì ?
- Phạm vi áp dụng quy trình là gì?
- Tổ chức phải đáp ứng những tiêu chí (yêu cầu) gì?
- Công cụ, thông tin hoặc các nguồn lực nào cần thiết cho quy trình?
- Thuật ngữ, định nghĩa, giải thích liên quan để mọi người hiểu quy trình (nếu cần)
Các quy trình cần được thiết lập phù hợp với mục tiêu của tổ chức và đáp ứng yêu cầu của ISO 9001 Sau khi đã được phê duyệt, các quy trình phải được triển khai áp dụng một cách nhất quán.
Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình theo ISO 9001:2015
-
Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ
Quy trình được xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 9001 giúp đảm bảo tính nhất quán, đồng bộ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Mọi hoạt động đều được kiểm soát chặt chẽ từ đầu vào đến đầu ra, hạn chế tối đa sai sót và lãng phí. Nhờ vậy, chất lượng sản phẩm/dịch vụ được cải thiện rõ rệt, đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng.
-
Tăng hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
Việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng, chi tiết và được tiêu chuẩn hóa sẽ giúp giảm thiểu sự lãng phí tài nguyên, thời gian và công sức, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, ISO 9001:2015 cũng khuyến khích doanh nghiệp liên tục đánh giá và cải tiến các quy trình hiện có, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh.
-
Nâng cao sự hài lòng của khách hàn
Xây dựng quy trình theo ISO 9001:2015 đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách thiết lập và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn này, doanh nghiệp có thể xác định và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, ISO 9001:2015 khuyến khích doanh nghiệp liên tục cải tiến quy trình, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giảm thiểu lỗi và tăng cường sự tin cậy của khách hàng. Việc đáp ứng và vượt quá mong đợi của khách hàng không chỉ giúp thúc đẩy lòng trung thành mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực và bền vững trên thị trường.
-
Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp
Xây dựng quy trình theo ISO 9001:2015 không chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng mà còn góp phần tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch và được thực hiện một cách nhất quán sẽ giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, giảm thiểu sự chồng chéo công việc và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó, việc liên tục cải tiến quy trình theo yêu cầu của ISO 9001:2015 cũng khuyến khích tinh thần làm việc nhóm, sáng tạo và đổi mới, từ đó nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên với công ty.
-
Dễ dàng quản lý và theo dõi các hoạt động
Xây dựng quy trình theo ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và kiểm soát tốt hơn các hoạt động sản xuất, kinh doanh. ISO 9001:2015 cũng yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện các quy trình, xác định những điểm mạnh, điểm yếu và kịp thời đưa ra các biện pháp cải tiến.
Hướng dẫn viết quy trình theo ISO 9001 chi tiết nhất
Bước 1: Hiểu rõ bối cảnh và các bên quan tâm
Để xây dựng quy trình theo ISO 9001 hiệu quả, tổ chức cần bắt đầu bằng việc hiểu rõ bối cảnh hoạt động và xác định các bên quan tâm. Bối cảnh bao gồm các yếu tố bên trong (như trình độ nhân viên, văn hóa doanh nghiệp, cơ sở vật chất…) và bên ngoài (như điều kiện kinh tế, luật pháp, công nghệ…).
Phân tích SWOT là công cụ hữu ích để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp trong bối cảnh cụ thể. Hiểu rõ bối cảnh giúp tổ chức nhận diện các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định các bên quan tâm và nhu cầu, mong đợi của họ. Việc thấu hiểu nhu cầu của các bên quan tâm giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng mong đợi của họ, từ đó tạo dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và hiệu quả.
Bước 2: Phân tích rủi ro và cơ hội
Xác định rủi ro và cơ hội là bước quan trọng để đảm bảo quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hiệu quả. Phân tích rủi ro và cơ hội giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro, tận dụng cơ hội và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.
Doanh nghiệp cần xác định rủi ro và cơ hội cho từng khía cạnh sau:
- Bối cảnh của tổ chức: Thay đổi chính sách luật pháp, biến động thị trường, thiên tai…
- Các bên quan tâm: Ví dụ như nhu cầu khách hàng thay đổi, rủi ro từ nhà cung cấp…
- Các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng: Sai sót trong sản xuất, lỗi giao hàng, vấn đề kiểm soát chất lượng…
Bước 3: Xác định quy trình cần thiết
Không phải tất cả các hoạt động đều cần được kiểm soát. Bước này đòi hỏi doanh nghiệp phải phân tích toàn bộ các hoạt động, từ khâu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, thiết kế sản phẩm, sản xuất, kiểm soát chất lượng đến giao hàng và dịch vụ hậu mãi. Qua đó, doanh nghiệp sẽ xác định được những quy trình cốt lõi và các quy trình hỗ trợ cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Việc xác định chính xác các quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
Việc xác định các quy trình cần thiết cần dựa trên sự bàn bạc, thống nhất và quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Danh sách quy trình cần thiết phải được lập thành văn bản và lưu trữ làm bằng chứng.
Bước 4: Thu thập thông tin chi tiết
Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu mô tả chi tiết và rõ ràng mọi hoạt động trong quy trình. Do đó, để xây dựng quy trình ISO hiệu quả, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông tin bao gồm:
- Hoạt động đầu vào và đầu ra: Xác định rõ ràng các nguyên liệu, vật tư đầu vào và sản phẩm/dịch vụ đầu ra của quy trình.
- Trách nhiệm và quyền hạn: Phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận tham gia vào quy trình.
- Phương pháp đánh giá hiệu quả: Xác định các tiêu chí và phương pháp để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình.
Doanh nghiệp có thể sử dụng sơ đồ hoặc lưu đồ quy trình để đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin cần thiết và sắp xếp các hoạt động một cách khoa học, logic.
Ngoài ra, phương pháp 5W1H cũng rất hiệu quả để thu thập thông tin cho quy trình, thông qua các câu hỏi:
- Why: Lý do thực hiện quy trình là gì?
- Who: Ai là người chịu trách nhiệm chính?
- Where: Quy trình được thực hiện ở khâu nào trong hệ thống quản lý chất lượng?
- What: Nguồn lực cần thiết cho quy trình?
- When: Quy trình diễn ra khi nào trong hệ thống quản lý chất lượng?
- How: Phương pháp và các bước thực hiện cụ thể?
Bước 5: Tạo cấu trúc chuẩn cho các quy trình
Một cấu trúc tài liệu tiêu chuẩn nên được xây dựng để làm mẫu quy trình ISO 9001:2015. Tài liệu này được xây dựng một cách lý tưởng dựa trên các nguyên tắc của ISO 9001 và của tổ chức. Một mẫu quy trình điển hình sẽ bao gồm:
- Phạm vi & Mục đích
- Các định nghĩa
- Trách nhiệm
- Thủ tục
- Tài liệu tham khảo (Danh sách kiểm tra, mẫu, biểu mẫu…)
- Lịch sử phiên bản (Tác giả, phiên bản, phê duyệt, ngày…)
Cần tuân thủ tất cả các bước cần thiết để kiểm soát những thay đổi đối với quy trình để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của ISO 9001.
Bước 6: Ghi chép, xem xét và phê duyệt các quy trình
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin và xác định rõ các quy trình cần xây dựng, bao gồm mục đích và phạm vi của từng quy trình, doanh nghiệp có thể bắt đầu xây dựng quy trình ISO 9001:2015 cho hệ thống quản lý chất lượng của mình. Việc thực hiện này thường được giao cho ban ISO do doanh nghiệp thành lập.
Đối tượng chính sử dụng quy trình là đội ngũ cán bộ nhân viên, vì vậy cần viết quy trình một cách dễ hiểu, ngắn gọn và súc tích. Tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên môn khó hiểu hoặc thêm quá nhiều chi tiết phức tạp gây rối ren và nhầm lẫn cho người sử dụng. Việc sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu sẽ giúp nâng cao hiệu quả tiếp thu và áp dụng quy trình trong thực tế.
Tiếp theo, sau khi được xây dựng, các quy trình cần được xem xét, đánh giá và góp ý từ ban lãnh đạo và các bên liên quan. Việc này giúp đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và phù hợp của quy trình với thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Cuối cùng, quy trình cần được trình lên và phê duyệt bởi lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp trước khi được ban hành và áp dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Bước 7: Truyền đạt và đào tạo nội bộ về các quy trình
Bước cuối cùng khi xây dựng quy trình theo ISO 9001:2015 là truyền đạt quy trình đã được phê duyệt tới tất cả các bên liên quan và đội ngũ nhân viên trong tổ chức. Trong trường hợp cần thiết, cần cung cấp các buổi đào tạo cho những người chịu trách nhiệm thực hiện để đảm bảo rằng nhân viên hiểu quy trình và thực hiện đúng các bước đã được hướng dẫn trong quy trình. Những thay đổi trong quy trình cũng cần được thông báo bất cứ khi nào việc này được thực hiện.
KẾT BÀI:
Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết trên đã giúp Quý doanh nghiệp có được thông tin bổ ích khi xây dựng quy trình theo chứng nhận ISO 9001:2015. Nếu Quý doanh nghiệp đang gặp vướng mắc hoặc khó khăn khi thực hiện xây dựng quy trình, thủ tục theo ISO 9001:2015, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam thông qua các địa chỉ dưới đây để được hỗ trợ sớm nhất:
- Công ty Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 – Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
