Việc đạt được chứng nhận Tiêu chuẩn Tái chế Toàn cầu (Global Recycled Standard – GRS) đã trở thành một lợi thế cạnh tranh then chốt cho nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít tổ chức còn bỡ ngỡ về quy trình thực hiện GRS một cách bài bản để đạt được chứng nhận này. Làm thế nào để bắt đầu? Những bước đi nào là cần thiết?
Bước 1: Tìm hiểu chuyên sâu về tiêu chuẩn GRS và đánh giá nội bộ ban đầu
Trước khi bắt tay vào bất kỳ hành động cụ thể nào, bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình thực hiện GRS là doanh nghiệp phải tìm hiểu thật kỹ lưỡng về Tiêu chuẩn Tái chế Toàn cầu và sau đó tự đánh giá năng lực hiện tại của mình. Điều này giống như việc bạn đọc bản đồ và xác định vị trí của mình trước khi bắt đầu một cuộc hành trình.
Tiêu chuẩn GRS được phát triển bởi Textile Exchange, một tổ chức phi lợi nhuận hàng đầu thúc đẩy tính bền vững trong ngành dệt may. Bạn cần truy cập trang web chính thức của Textile Exchange để tải về phiên bản mới nhất của tài liệu tiêu chuẩn GRS. Hãy dành thời gian đọc và nghiên cứu kỹ lưỡng từng phần, đặc biệt là các yêu cầu về:
- Hàm lượng vật liệu tái chế tối thiểu: GRS yêu cầu sản phẩm phải chứa ít nhất 20% vật liệu tái chế (có thể là tiền tiêu dùng hoặc hậu tiêu dùng). Bạn cần hiểu rõ cách tính toán và chứng minh tỷ lệ này.
- Hệ thống chuỗi hành trình sản phẩm (Chain of Custody – CoC): Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng, đảm bảo rằng vật liệu tái chế được theo dõi và quản lý chặt chẽ từ nguồn gốc đến sản phẩm cuối cùng, tránh pha trộn hoặc thất thoát.
- Yêu cầu về môi trường: GRS không chỉ về tái chế mà còn đặt ra các tiêu chí về quản lý nước, năng lượng, hóa chất, và chất thải.
- Yêu cầu về xã hội: Tiêu chuẩn này bao gồm các điều khoản về lao động công bằng, an toàn vệ sinh lao động, không lao động trẻ em hay lao động cưỡng bức.
Sau khi đã nắm vững các yêu cầu của GRS, doanh nghiệp nên tiến hành một cuộc đánh giá nội bộ sơ bộ. Mục đích là để so sánh các hoạt động hiện tại của mình với các yêu cầu của GRS. Hãy tự hỏi:
- Chúng ta đã sử dụng vật liệu tái chế chưa? Nếu có, tỷ lệ là bao nhiêu và nguồn gốc có được kiểm soát không?
- Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng hiện tại có đủ chặt chẽ để truy xuất nguồn gốc vật liệu tái chế không?
- Các quy trình sản xuất của chúng ta có thân thiện với môi trường không? Chúng ta có quản lý nước thải, năng lượng, và hóa chất hiệu quả không?
- Điều kiện làm việc và các chính sách lao động của chúng ta có đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế và yêu cầu của GRS không?
Việc đánh giá này sẽ giúp bạn xác định được những điểm mạnh, điểm yếu và khoảng cách cần khắc phục, từ đó hình thành một kế hoạch triển khai GRS thực tế và hiệu quả.
Bước 2: Thiết lập hệ thống quản lý & Xây dựng quy trình nội bộ
Sau khi đã có cái nhìn tổng quan và nhận diện được các khoảng trống, bước tiếp theo trong quy trình thực hiện GRS là thiết lập một hệ thống quản lý chuyên trách và xây dựng các quy trình nội bộ phù hợp với yêu cầu của GRS. Đây là giai đoạn “xây móng” cho toàn bộ hệ thống bền vững của bạn.
Trước tiên, hãy chỉ định một hoặc một nhóm nhân sự chịu trách nhiệm chính về việc triển khai và duy trì GRS. Nhóm này cần có đủ quyền hạn và kiến thức để phối hợp giữa các phòng ban, đảm bảo sự thông suốt trong quá trình thực hiện.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần phát triển và tài liệu hóa các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (Standard Operating Procedures – SOPs) theo yêu cầu của GRS. Các quy trình này cần bao gồm:
- Quy trình mua sắm vật liệu tái chế: Làm thế nào để lựa chọn nhà cung cấp vật liệu tái chế có uy tín? Hồ sơ cần thiết để xác minh nguồn gốc và hàm lượng tái chế của vật liệu là gì?
- Quy trình tiếp nhận và nhận dạng vật liệu: Cách thức vật liệu tái chế được tiếp nhận tại kho, được nhận dạng (ví dụ: dán nhãn, mã hóa), và tách biệt với vật liệu không tái chế để tránh pha trộn.
- Quy trình sản xuất: Hướng dẫn cách xử lý vật liệu tái chế trong quá trình sản xuất. Điều này có thể bao gồm việc làm sạch máy móc giữa các lô hàng, thiết lập khu vực sản xuất riêng biệt, hoặc các biện pháp kiểm soát khác để duy trì tính toàn vẹn của vật liệu tái chế.
- Hệ thống cân bằng khối lượng (Mass Balance System): Thiết lập một hệ thống ghi chép chi tiết lượng vật liệu tái chế đầu vào và lượng sản phẩm đầu ra được chứng nhận GRS. Điều này giúp kiểm toán viên xác minh rằng lượng vật liệu tái chế được tuyên bố là có thực.
- Quy trình kiểm soát môi trường: Các SOPs về quản lý nước, năng lượng, hóa chất (ví dụ: quy trình mua sắm, lưu trữ, sử dụng và thải bỏ hóa chất theo RSL của GRS), và quản lý chất thải.
- Quy trình quản lý xã hội: Các chính sách và quy trình liên quan đến giờ làm việc, tiền lương, sức khỏe và an toàn lao động, không phân biệt đối xử, và quyền của người lao động.
- Quy trình kiểm soát chất lượng và ghi nhãn sản phẩm: Đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và được dán nhãn GRS đúng quy định.
Tất cả các quy trình này cần được ghi lại rõ ràng trong một sổ tay hướng dẫn hoặc hệ thống tài liệu nội bộ, dễ dàng truy cập và cập nhật.
Bước 3: Đào tạo nhân viên và triển khai thử nghiệm
Một hệ thống quản lý có tốt đến đâu cũng cần con người để vận hành hiệu quả. Đây là lý do tại sao đào tạo nhân viên là một phần không thể thiếu trong quy trình thực hiện GRS. Sau khi các quy trình đã được xây dựng, doanh nghiệp cần tiến hành các buổi đào tạo bài bản cho tất cả nhân viên liên quan đến chuỗi cung ứng GRS.
Các buổi đào tạo nên bao gồm:
- Tổng quan về GRS: Giúp nhân viên hiểu tầm quan trọng của tiêu chuẩn và lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
- Các yêu cầu cụ thể của GRS: Tập trung vào các yêu cầu mà từng bộ phận/vị trí cần tuân thủ (ví dụ: nhân viên kho cần biết cách nhận dạng và tách biệt vật liệu tái chế; nhân viên sản xuất cần biết quy trình xử lý để tránh pha trộn).
- Quy trình Chain of Custody: Hướng dẫn chi tiết cách theo dõi và ghi chép dòng chảy vật liệu tái chế.
- Chính sách về môi trường và xã hội: Đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ các quy định về an toàn lao động, giờ làm, sử dụng hóa chất, v.v.
- Quy trình xử lý các trường hợp không phù hợp: Nếu có bất kỳ sự cố nào (ví dụ: vật liệu bị trộn lẫn, hóa chất không đúng), nhân viên cần biết cách báo cáo và xử lý.
Sau khi đào tạo, doanh nghiệp nên triển khai thử nghiệm các quy trình mới trong một khoảng thời gian nhất định. Giai đoạn này cho phép bạn:
- Kiểm tra tính hiệu quả của các quy trình: Liệu chúng có hoạt động trơn tru trong thực tế không?
- Phát hiện các điểm nghẽn hoặc lỗi: Có những khó khăn nào khi áp dụng không? Cần điều chỉnh gì?
- Nâng cao nhận thức và sự tuân thủ của nhân viên: Khi thực hành, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn và dễ dàng tuân thủ hơn.
Hãy ghi chép lại các vấn đề phát sinh trong quá trình thử nghiệm và tiến hành điều chỉnh các quy trình cho phù hợp.
Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đánh giá nội bộ
Đây là giai đoạn tổng hợp lại các thành quả và tự kiểm tra trước khi liên hệ với bên thứ ba để chứng nhận. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tiến hành đánh giá nội bộ là bước đệm vững chắc trong quy trình thực hiện GRS.
Doanh nghiệp cần tổng hợp và sắp xếp tất cả các tài liệu đã được tạo ra trong các bước trước đó. Hồ sơ này sẽ là bằng chứng chứng minh sự tuân thủ của bạn với GRS. Các tài liệu chính bao gồm:
- Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp.
- Sổ tay chất lượng/quy trình GRS: Bao gồm các SOPs đã được tài liệu hóa.
- Hồ sơ mua sắm vật liệu tái chế: Hóa đơn, hợp đồng, chứng từ nguồn gốc từ nhà cung cấp.
- Hồ sơ sản xuất: Biên bản sản xuất, ghi chép về việc sử dụng vật liệu tái chế, sản lượng.
- Báo cáo cân bằng khối lượng (Mass Balance Reports).
- Hồ sơ vận chuyển và bán hàng: Chứng chỉ giao dịch (TC) từ các nhà cung cấp được chứng nhận GRS, phiếu xuất kho, vận đơn.
- Hồ sơ về môi trường: Báo cáo tiêu thụ nước, năng lượng, hồ sơ quản lý hóa chất, quản lý chất thải.
- Hồ sơ về xã hội: Hồ sơ giờ làm việc, tiền lương, chính sách an toàn, biên bản đào tạo về quyền lao động.
- Biên bản đánh giá nội bộ và hành động khắc phục.
Sau khi hồ sơ đã sẵn sàng, doanh nghiệp nên tiến hành một cuộc đánh giá nội bộ toàn diện. Cuộc đánh giá này nên được thực hiện bởi một nhóm không trực tiếp tham gia vào các hoạt động được đánh giá để đảm bảo tính khách quan. Mục tiêu là để:
- Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ.
- Xác minh sự tuân thủ thực tế của các quy trình đã xây dựng.
- Phát hiện các điểm không phù hợp còn sót lại và đưa ra các hành động khắc phục trước khi kiểm toán viên bên ngoài đến.
Việc đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp làm quen với quy trình kiểm tra, phát hiện sớm các vấn đề và củng cố sự tự tin cho cuộc đánh giá chính thức.
Bước 5: Liên hệ tổ chức chứng nhận GRS và tiến hành đánh giá bên ngoài
Khi đã tự tin về sự chuẩn bị của mình, đây là lúc doanh nghiệp chuyển sang giai đoạn quan trọng nhất của quy trình thực hiện GRS: liên hệ với bên thứ ba để đánh giá và cấp chứng nhận.
Đầu tiên, hãy lựa chọn một tổ chức chứng nhận độc lập và được Textile Exchange công nhận. Có nhiều tổ chức trên toàn cầu cung cấp dịch vụ này. Bạn nên tìm hiểu về uy tín, kinh nghiệm, và chi phí của từng tổ chức để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
Sau khi đã chọn được tổ chức chứng nhận, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký và nộp hồ sơ đã chuẩn bị ở bước 4. Tổ chức chứng nhận sẽ xem xét hồ sơ ban đầu và sau đó sắp xếp một cuộc đánh giá tại chỗ (on-site audit) tại cơ sở của bạn.
Trong cuộc đánh giá này, các kiểm toán viên từ tổ chức chứng nhận sẽ:
- Kiểm tra toàn bộ hệ thống quản lý và các quy trình thực tế: Họ sẽ đi sâu vào từng khía cạnh đã được đề cập trong các bước trên, từ việc quản lý vật liệu tái chế, quy trình sản xuất, đến các yêu cầu về môi trường và xã hội.
- Phỏng vấn nhân viên: Để xác định mức độ hiểu biết và tuân thủ các quy trình GRS.
- Kiểm tra các bản ghi và hồ sơ: Đối chiếu thông tin trong tài liệu với thực tế hoạt động.
- Theo dõi dòng chảy vật liệu: Từ khi vật liệu tái chế được nhập kho đến khi sản phẩm hoàn chỉnh được xuất xưởng.
Mục tiêu của cuộc đánh giá này là để xác minh rằng doanh nghiệp thực sự tuân thủ các yêu cầu của Tiêu chuẩn GRS một cách nhất quán và đáng tin cậy.
Bước 6: Đạt chứng nhận và duy trì tuân thủ GRS
Nếu doanh nghiệp vượt qua cuộc đánh giá bên ngoài và đáp ứng tất cả các yêu cầu của GRS, tổ chức chứng nhận sẽ cấp Chứng chỉ Phạm vi (Scope Certificate – SC). Đây là bằng chứng chính thức cho thấy doanh nghiệp của bạn đã được chứng nhận GRS và có khả năng sản xuất các sản phẩm tuân thủ tiêu chuẩn này. Chứng chỉ SC thường có hiệu lực trong vòng một năm.
Sau khi có chứng chỉ SC, mỗi khi doanh nghiệp vận chuyển một lô hàng sản phẩm GRS, bạn cần yêu cầu tổ chức chứng nhận cấp Chứng chỉ Giao dịch (Transaction Certificate – TC) cho lô hàng đó. TC này sẽ đi kèm với lô hàng để đảm bảo tính minh bạch và truy xuất nguồn gốc cho khách hàng.
Tuy nhiên, việc đạt được chứng nhận không phải là điểm dừng cuối cùng của quy trình thực hiện GRS. Để duy trì chứng nhận và khẳng định cam kết bền vững, doanh nghiệp cần:
- Thực hiện đánh giá giám sát định kỳ: Hàng năm, tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện các cuộc đánh giá giám sát để đảm bảo doanh nghiệp vẫn tiếp tục tuân thủ các yêu cầu của GRS.
- Liên tục cải tiến: Doanh nghiệp nên không ngừng tìm kiếm cơ hội để cải thiện các quy trình và hệ thống của mình, hướng tới mức độ bền vững cao hơn. Điều này bao gồm việc cập nhật với các phiên bản mới của tiêu chuẩn GRS (nếu có) và áp dụng các công nghệ mới để tăng hiệu quả tái chế và giảm tác động môi trường.
- Duy trì hồ sơ: Tiếp tục lưu giữ các hồ sơ và tài liệu một cách có hệ thống, đảm bảo sẵn sàng cho các cuộc đánh giá trong tương lai.
Việc duy trì tính tuân thủ GRS liên tục không chỉ giúp bạn giữ vững chứng nhận mà còn củng cố uy tín, tạo dựng lòng tin bền vững với các bên liên quan và mở ra nhiều cơ hội kinh doanh mới trong bối cảnh thị trường ngày càng ưu tiên các sản phẩm có trách nhiệm.
—————————————————————————————————-
Quy trình thực hiện GRS là một hành trình đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực từ phía doanh nghiệp, nhưng kết quả mà nó mang lại là hoàn toàn xứng đáng. Liên hệ với Intercert Việt Nam qua số Hotline: 0969.555.610 hoặc Email: sales@intercertvietnam.com nếu bạn cần hỗ trợ thực hiện GRS.
