Trong bối cảnh Liên minh Châu Âu (EU) ngày càng thắt chặt các quy định về môi trường, Quy định Chống phá rừng (EUDR) đã trở thành một thách thức nhưng cũng là cơ hội để các doanh nghiệp thể hiện cam kết bền vững. Nhiều đơn vị đang tìm kiếm thông tin về Hồ sơ chứng nhận EUDR với mong muốn hiểu rõ cần chuẩn bị những tài liệu gì để tuân thủ. Hãy đọc để tìm hiểu cùng Intercert Việt Nam
BẢN CHẤT CỦA HỒ SƠ CHỨNG NHẬN EUDR
Khái niệm “Hồ sơ chứng nhận EUDR” có thể gây nhầm lẫn ban đầu. Bởi EUDR là một quy định pháp luật yêu cầu các nhà khai thác (operators) và thương nhân (traders) phải thực hiện thẩm định chuyên sâu (Due Diligence) đối với các mặt hàng cụ thể (gỗ, dầu cọ, cà phê, ca cao, cao su, đậu nành, thịt bò và các sản phẩm phái sinh) trước khi đưa chúng vào hoặc xuất khẩu khỏi thị trường EU. Sẽ không có một tổ chức bên thứ ba nào cấp một “chứng chỉ EUDR” hay một “giấy chứng nhận EUDR” duy nhất sau khi bạn nộp một bộ hồ sơ.
Thay vào đó, khi nói đến “Hồ sơ chứng nhận EUDR“, chúng ta đang đề cập đến toàn bộ các tài liệu, thông tin và bằng chứng mà doanh nghiệp phải thu thập, phân tích, và lưu trữ để chứng minh rằng họ đã thực hiện đầy đủ quy trình thẩm định chuyên sâu theo yêu cầu của EUDR.
Mục tiêu cuối cùng của việc chuẩn bị bộ hồ sơ này là để tạo ra và nộp Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (Due Diligence Statement – DDS) điện tử tới hệ thống thông tin của EU. DDS chính là lời cam kết của doanh nghiệp rằng sản phẩm của họ không có nguồn gốc từ khu vực bị phá rừng hoặc suy thoái rừng sau ngày 31 tháng 12 năm 2020.
Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ chứng nhận EUDR chính là quá trình xây dựng một hệ thống truy xuất nguồn gốc và kiểm soát rủi ro mạnh mẽ, cung cấp bằng chứng thuyết phục cho các cơ quan chức năng khi họ tiến hành kiểm tra hoặc xác minh. Sự đầy đủ, chính xác và minh bạch của bộ hồ sơ này sẽ quyết định khả năng tuân thủ và thành công của doanh nghiệp với EUDR.
CÁC THÀNH PHẦN CỐT LÕI CỦA HỒ SƠ CHỨNG NHẬN EUDR: YÊU CẦU BẮT BUỘC ĐỂ TẠO LẬP DDS
Để xây dựng một Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS) vững chắc và tuân thủ EUDR, doanh nghiệp cần tập hợp một bộ hồ sơ chứng nhận EUDR toàn diện. Bộ hồ sơ này không chỉ đơn thuần là các giấy tờ mà còn là một tập hợp các thông tin được tổ chức khoa học, minh bạch, chứng minh được tính hợp pháp và bền vững của chuỗi cung ứng. Dưới đây là các thành phần cốt lõi:
1. Thông tin chi tiết về sản phẩm và nguồn gốc địa lý
Đây là phần nền tảng, cung cấp thông tin cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng về sản phẩm và xuất xứ của nó.
1.1. Mô tả chính xác về sản phẩm
- Tên thương mại của sản phẩm (ví dụ: ván ép, hạt cà phê arabica, dầu cọ thô).
- Loại hàng hóa theo danh mục của EUDR (gỗ, dầu cọ, cà phê, ca cao, cao su, đậu nành, thịt bò).
- Mã Harmonized System (HS code) của sản phẩm.
- Số lượng sản phẩm (ví dụ: mét khối, tấn, kg, số lượng kiện) và đơn vị đo lường tương ứng.
1.2. Quốc gia sản xuất:
- Tên đầy đủ của quốc gia nơi sản phẩm được sản xuất hoặc thu hoạch.
- Trong trường hợp sản phẩm trải qua nhiều công đoạn chế biến ở nhiều quốc gia, cần xác định quốc gia nơi nguyên liệu thô ban đầu được sản xuất.
1.3. Tọa độ địa lý của khu đất sản xuất
- Đây là một trong những yêu cầu mới và thách thức nhất của EUDR. Doanh nghiệp phải cung cấp tọa độ địa lý (latitude và longitude) chính xác của khu đất mà sản phẩm (hoặc nguyên liệu thô) được sản xuất hoặc thu hoạch.
- Tùy thuộc vào quy mô và hình dạng của khu đất, đây có thể là một điểm duy nhất, nhiều điểm, hoặc một đa giác (polygon) bao phủ toàn bộ khu vực.
- Thông tin này là cực kỳ quan trọng vì EU sẽ sử dụng các công cụ giám sát không gian địa lý (ví dụ: ảnh vệ tinh) để xác minh rằng khu đất đó không bị phá rừng hoặc suy thoái rừng sau ngày 31 tháng 12 năm 2020.
- Việc thu thập dữ liệu tọa độ cần sự chính xác cao và có thể yêu cầu công nghệ GPS, hệ thống thông tin địa lý (GIS) hoặc hợp tác với các nhà cung cấp có khả năng cung cấp thông tin này.
1.4. Ngày sản xuất/thu hoạch
- Ngày cụ thể mà sản phẩm hoặc nguyên liệu thô được sản xuất, thu hoạch trên khu đất đã được xác định. Ngày này phải chứng minh được rằng việc sản xuất diễn ra trước thời điểm phá rừng (nếu có) hoặc không liên quan đến phá rừng sau ngày 31 tháng 12 năm 2020.
2. Thông tin các bên trong chuỗi cung ứng
Minh bạch chuỗi cung ứng là yếu tố cốt lõi của EUDR. Hồ sơ chứng nhận EUDR phải bao gồm thông tin chi tiết về các thực thể tham gia vào chuỗi cung ứng:
- Nhà cung cấp trực tiếp: Tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp sản phẩm trực tiếp cho nhà khai thác/thương nhân.
- Nhà sản xuất ban đầu (nếu khác): Tên và địa chỉ của nhà sản xuất hoặc người khai thác nguyên liệu thô ban đầu, nếu họ không phải là nhà cung cấp trực tiếp.
- Các bên trung gian khác: Thông tin tương tự cho bất kỳ bên trung gian nào khác trong chuỗi cung ứng (ví dụ: nhà phân phối, nhà nhập khẩu khác) từ điểm sản xuất đến khi sản phẩm được đưa vào thị trường EU.
- Hồ sơ giao dịch: Bản sao hóa đơn, hợp đồng mua bán, vận đơn và các chứng từ giao dịch khác chứng minh mối quan hệ giữa các bên trong chuỗi cung ứng và lịch sử di chuyển của sản phẩm.
3. Bằng chứng về thẩm định chuyên sâu (Due Diligence)
Đây là phần quan trọng nhất, chứng minh rằng doanh nghiệp đã thực hiện các bước cần thiết để đánh giá và giảm thiểu rủi ro phá rừng.
3.1. Báo cáo đánh giá rủi ro
- Một bản phân tích chi tiết về các rủi ro liên quan đến phá rừng và suy thoái rừng tại khu vực sản xuất và trong chuỗi cung ứng.
- Đánh giá này phải xem xét các yếu tố như phân loại rủi ro quốc gia do EU công bố (rủi ro thấp, tiêu chuẩn, cao), sự hiện diện của rừng nguyên sinh hoặc khu vực có giá trị bảo tồn cao, tình hình quản lý rừng, tham nhũng, xung đột về đất đai, và các yếu tố liên quan đến quyền của người dân bản địa.
- Báo cáo cần trình bày phương pháp đánh giá rủi ro, các tiêu chí được sử dụng và kết luận về mức độ rủi ro
3.2. Kế hoạch và bằng chứng về các biện pháp giảm thiểu rủi ro
Nếu đánh giá rủi ro cho thấy có rủi ro đáng kể, hồ sơ chứng nhận EUDR phải bao gồm các biện pháp cụ thể đã được thực hiện để giảm thiểu rủi ro đó. Các biện pháp này có thể bao gồm:
- Kiểm tra bổ sung: Thăm viếng tại chỗ, kiểm toán độc lập của bên thứ ba, phỏng vấn các bên liên quan.
- Kiểm tra tài liệu: Xác minh thêm giấy phép, quyền sử dụng đất, bằng chứng về quản lý rừng bền vững.
- Thay đổi nhà cung cấp: Trong trường hợp rủi ro quá cao và không thể giảm thiểu, doanh nghiệp có thể phải thay đổi nhà cung cấp.
- Sử dụng công nghệ: Áp dụng công nghệ giám sát từ xa (ví dụ: vệ tinh, UAV) để theo dõi khu vực sản xuất.
3.3. Bằng chứng về tuân thủ pháp luật địa phương:
- Xác nhận rằng việc sản xuất và khai thác nguyên liệu thô tuân thủ tất cả các luật pháp liên quan của quốc gia sản xuất, bao gồm các quy định về quyền sử dụng đất, bảo vệ môi trường, thuế, lao động, và đặc biệt là quyền của người dân bản địa và cộng đồng địa phương.
- Điều này có thể bao gồm bản sao giấy phép khai thác, chứng nhận quyền sử dụng đất, hoặc các tài liệu pháp lý khác.
4. Các chứng nhận hỗ trợ (đặc biệt là FSC và PEFC)
Mặc dù không phải là một yêu cầu bắt buộc, việc có các chứng nhận của bên thứ ba như FSC (Forest Stewardship Council) và PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification) sẽ làm tăng đáng kể độ tin cậy của hồ sơ chứng nhận EUDR và quy trình thẩm định của bạn.
Chứng nhận FSC:
- FSC Quản lý rừng (FM): Chứng nhận này xác nhận rằng rừng được quản lý một cách bền vững về môi trường, có lợi về mặt xã hội và khả thi về mặt kinh tế. Điều này trực tiếp giải quyết mối lo ngại về phá rừng và suy thoái rừng. Nếu sản phẩm gỗ của bạn có nguồn gốc từ rừng được FSC FM chứng nhận, đây là một bằng chứng rất mạnh mẽ.
- FSC Chuỗi hành trình sản phẩm (CoC): Chứng nhận CoC đảm bảo rằng các sản phẩm gỗ hoặc từ rừng có chứng nhận được theo dõi xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ rừng đến người tiêu dùng, ngăn chặn việc pha trộn với nguyên liệu không rõ nguồn gốc.
Chứng nhận PEFC:
- Tương tự như FSC, PEFC là một chương trình chứng nhận rừng toàn cầu, cung cấp các tiêu chuẩn về quản lý rừng bền vững và chuỗi hành trình sản phẩm.
- PEFC FM và PEFC CoC cũng đóng vai trò tương tự trong việc cung cấp bằng chứng đáng tin cậy về nguồn gốc hợp pháp và bền vững của sản phẩm.
Các chứng nhận này không thay thế cho yêu cầu về thẩm định chuyên sâu của EUDR, nhưng chúng giúp:
- Giảm thiểu gánh nặng đánh giá rủi ro: Bởi vì các chương trình này đã có các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quản lý bền vững và truy xuất nguồn gốc.
- Tăng cường độ tin cậy: Cung cấp thêm một lớp xác minh đáng tin cậy về việc tuân thủ các nguyên tắc bền vững.
- Đơn giản hóa việc nộp DDS: Thông tin từ các chứng nhận này có thể được sử dụng để hỗ trợ các phần liên quan trong DDS.
QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VÀ NỘP HỒ SƠ CHỨNG NHẬN EUDR (DDS)
Việc chuẩn bị hồ sơ chứng nhận EUDR không phải là một công việc một lần mà là một quá trình liên tục. Dưới đây là các bước chính trong quy trình này:
Bước 1: Đánh giá ban đầu và thiết lập hệ thống Due Diligence
- Xác định sản phẩm và chuỗi cung ứng: Liệt kê tất cả các sản phẩm thuộc phạm vi EUDR và lập bản đồ chi tiết chuỗi cung ứng của từng sản phẩm, từ nhà cung cấp cuối cùng đến khu đất sản xuất ban đầu.
- Đánh giá khoảng cách (Gap Analysis): So sánh hệ thống quản lý hiện tại của doanh nghiệp với các yêu cầu của EUDR để xác định những “khoảng trống” cần bổ sung.
- Thiết lập chính sách và quy trình Due Diligence: Xây dựng các chính sách nội bộ và quy trình hoạt động chuẩn (SOPs) để đảm bảo việc thu thập thông tin, đánh giá rủi ro và giảm thiểu rủi ro được thực hiện nhất quán và hiệu quả. Điều này bao gồm việc chỉ định rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân.
Bước 2: Thu thập và xử lý dữ liệu
- Thu thập thông tin từ nhà cung cấp: Yêu cầu các nhà cung cấp của bạn cung cấp tất cả các thông tin cần thiết về nguồn gốc sản phẩm, đặc biệt là tọa độ địa lý của khu đất sản xuất. Đây thường là giai đoạn khó khăn nhất, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ với toàn bộ chuỗi cung ứng.
- Xác minh thông tin: Không chỉ thu thập, doanh nghiệp phải có cơ chế để xác minh tính chính xác của thông tin nhận được. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng công cụ bản đồ vệ tinh, kiểm tra chéo với các cơ sở dữ liệu công khai, hoặc yêu cầu chứng nhận từ bên thứ ba (như FSC, PEFC).
- Đánh giá rủi ro theo EUDR: Sử dụng thông tin đã thu thập và các công cụ đánh giá rủi ro (có thể dựa trên phân loại rủi ro quốc gia của EU) để đánh giá khả năng sản phẩm liên quan đến phá rừng hoặc suy thoái rừng.
- Thực hiện biện pháp giảm thiểu rủi ro: Nếu rủi ro được xác định là không đáng kể, doanh nghiệp có thể tiến hành. Nếu rủi ro đáng kể, cần thực hiện các biện pháp giảm thiểu và ghi lại rõ ràng các hành động đã thực hiện.
Bước 3: Lập và nộp Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS)
- Tạo lập DDS: Dựa trên toàn bộ hồ sơ chứng nhận EUDR đã chuẩn bị, doanh nghiệp sẽ tạo lập Tuyên bố Thẩm định Chuyên sâu (DDS) cho từng lô hàng hoặc từng sản phẩm. DDS này là một tài liệu điện tử và sẽ được nộp thông qua một hệ thống thông tin tập trung của EU.
- Nộp DDS: DDS phải được nộp trước khi sản phẩm được đưa vào thị trường EU hoặc xuất khẩu khỏi EU. Việc này đảm bảo rằng các cơ quan chức năng có thông tin cần thiết để kiểm tra.
Bước 4: Lưu trữ và Cập nhật Hồ sơ
- Lưu trữ hồ sơ: Tất cả các tài liệu và bằng chứng trong hồ sơ chứng nhận EUDR, bao gồm cả DDS đã nộp, phải được lưu trữ trong ít nhất 5 năm. Hồ sơ phải dễ dàng truy cập và sẵn sàng để cung cấp cho các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu kiểm tra.
- Cập nhật liên tục: EUDR đòi hỏi một cách tiếp cận năng động. Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi chuỗi cung ứng, cập nhật thông tin và đánh giá lại rủi ro khi có sự thay đổi về nhà cung cấp, khu vực sản xuất hoặc tình hình rủi ro chung.
—————————————————————————————————
Hãy chủ động thiết lập hồ sơ chứng nhận EUDR để đảm bảo tuân thủ Quy định Chống phá rừng của EU. Liên hệ với Intercert Việt Nam qua số Hotline: 0969.555.610 hoặc Email: sales@intercertvietnam.com nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ.
