Các tiêu chuẩn Hệ thống quản lý hiện nay đều dựa trên Cấu trúc Cấp cao, viết tắt là HLS, được khởi xướng lần đầu vào năm 2012, vậy “HLS là gì?”. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về Cấu trúc Cấp cao HLS qua bài viết dưới đây.
CẤU TRÚC CẤP CAO HLS – HIGH LEVEL STRUCTURE
Các phiên bản cũ của tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý (Manager System Standards) của có bố cục khác nhau. Điều này khiến cho những doanh nghiệp muốn vận hành, áp dụng nhiều hơn một tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn. Nếu như vẫn giữ nguyên cấu trúc bất nhất trước đây thì rất khó để triển khai, áp dụng. Vì vậy, nhu cầu có một cấu trúc chung đồng nhất chung của để xây dựng các tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý là rất lớn.
Hiểu được nhu cầu đó, đến năm 2012, Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế – ISO (International Organization for Standardization) đã cho ra mắt Cấu trúc Cấp cao HLS (High Level Structure). Đây là khuôn khổ phát triển các Tiêu chuẩn Hệ thống quản lý theo một cấu trúc thống nhất và nội dung cốt lõi tương tự, nhằm đảm bảo sự hài hòa giữa các yêu cầu ở mức độ lớn. Mục tiêu của cấu trúc HLS là đảm bảo sử dụng thống nhất các văn bản, thuật ngữ và định nghĩa cốt lõi. Trên hết, giúp đáp ứng yêu cầu cơ bản chung là thúc đẩy sự tích hợp của các hệ thống khác nhau trong cùng một tổ chức.
Áp dụng cấu trúc bậc cao HLS giúp cho Hệ thống quản lý tinh gọn và hiệu quả hơn, trong khi vẫn đáp ứng các mong đợi của các bên quan tâm. Các yêu cầu cần chú trọng trong các tiêu chuẩn sử dụng cấu trúc HLS bao gồm: Bối cảnh của tổ chức, lãnh đạo và cam kết, định hướng quy trình và cách tiếp cận dựa trên rủi ro.
CẤU TRÚC CỦA HLS
Cấu trúc Cấp cao tập trung mạnh mẽ vào lãnh đạo cao nhất và bối cảnh của tổ chức (tức là ở hai Điều khoản 4 và 5). Dưới đây là 10 điều khoản của High Level Structure:
- Điều khoản 1 – Phạm vi hoạt động: Xác định các kết quả dự kiến của Hệ thống quản lý
- Điều khoản 2 – Tài liệu viện dẫn: Liệt kê các tài liệu liên quan.
- Điều khoản 3 – Thuật ngữ và định nghĩa: Tham chiếu đến các thuật ngữ chung được trình bày trong cấu trúc bậc cao cho các tiêu chuẩn ISO hiện đại và bất kỳ thuật ngữ nào cụ thể cho tiêu chuẩn.
- Điều khoản 4 – Bối cảnh của tổ chức: Hiểu biết về các vấn đề bên trong và bên ngoài, nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm có liên quan, hệ thống quản lý và phạm vi áp dụng của nó.
- Điều khoản 5 – Sự lãnh đạo: Trách nhiệm và cam kết của lãnh đạo cao nhất, các chính sách, chức năng tổ chức, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn.
- Điều khoản 6 – Hoạch định: Các biện pháp để quản lý rủi ro và cơ hội, mục tiêu chất lượng và kế hoạch để đạt được chúng. Hệ thống quản lý sẽ đạt mục tiêu như thế nào và doanh nghiệp sẽ đối phó với rủi ro như thế nào
- Điều khoản 7 – Hỗ trợ: Hoạt động của Hệ thống quản lý sẽ được hỗ trợ như thế nào để vận hành hiệu quả. Các nguồn lực cần thiết, năng lực, nhận thức, giao tiếp và thông tin dạng văn bản.
- Điều khoản 8 -Thực hiện: Lập kế hoạch hoạt động và quản trị. Thông tin chi tiết về các quá trình và hoạt động trong doanh nghiệp, cách theo dõi hiệu suất của các lĩnh vực.
- Điều khoản 9 – Đánh giá kết quả thực hiện: Giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo.
- Điều khoản 10 – Cải tiến: Sử dụng kết quả đánh giá hiệu suất để cải thiện doanh nghiệp và các quy trình của nó.
Các điều khoản phụ của các tiêu chuẩn riêng lẻ thay đổi theo chủ đề xoay quanh tiêu chuẩn đó. Ví dụ, tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001 có nhiều điều khoản phụ hơn so với tiêu chuẩn ISO 14001 về quản lý môi trường.
ƯU ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC CẤP CAO HLS
Cấu trúc HLS giúp việc áp dụng tích hợp một số tiêu chuẩn ISO dễ dàng hơn nhiều, ví dụ như sự kết hợp giữa quản lý chất lượng và an toàn thông tin. Điều này đúng, vì nếu doanh nghiệp đáp ứng được yêu cầu cơ bản của một bộ tiêu chuẩn, thì có thể nắm được cấu trúc tiêu chuẩn còn lại.
Dưới đây là tổng quan về những ưu điểm của Cấu trúc Bậc cao:
- Cấu trúc thống nhất về cách sử dụng các văn bản, thuật ngữ và định nghĩa cốt lõi giúp người dùng hiểu tiêu chuẩn dễ dàng hơn.
- Nhờ tiêu chuẩn hóa, các hệ thống quản lý tiếp theo có thể được tích hợp nhanh hơn vào hệ thống hiện có
- Với HLS, việc giới thiệu một số hệ thống quản lý, ví dụ như chất lượng, môi trường, bảo mật thông tin, trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều. Sự trùng lặp của nhiệm vụ và phân tích tài liệu cũng giúp cho công việc được giảm bớt.
- Doanh nghiệp cũng có thể tiến hành các cuộc đánh giá (nội bộ và bên ngoài) cho hệ thống quản lý một cách dễ dàng.
TÁC ĐỘNG CỦA CẤU TRÚC CẤP CAO ĐẾN DOANH NGHIỆP
Nhờ có Cấu trúc Bậc cao HLS mà các tiêu chuẩn được áp dụng trong cùng một tổ chức dễ dàng hơn. Một công ty có thể áp dụng nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000…bởi vì chúng có cấu trúc bố cục giống nhau, chỉ khác nhau về lĩnh vực chuyên ngành thôi. Tổ chức chỉ cần bổ sung thêm một số quá trình cần thiết khác phát sinh thêm là được.
Trong khi đó, đối với những thành viên trong ban ISO hoặc ban lãnh đạo một khi đã quen với một tiêu chuẩn nào đó thì sẽ dễ dàng nắm bắt, làm quen với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác. Doanh nghiệp sẽ thấy tự tin hơn khi triển khai nhiều tiêu chuẩn cùng lúc.
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp thông tin về Cấu trúc Bậc cao HLS. Hy vọng bài viết đã giúp doanh nghiệp có thêm những thông tin hữu ích và hiểu rõ hơn. Nếu còn thắc mắc về Cấu trúc Bậc cao, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn chi tiết:
>>> Lợi ích “vàng” của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam
- Địa chi: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sale@intercertvietnam.com
