ISO 22000 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm đặt ra yêu cầu cao về năng lực khi muốn áp dụng. Điều khoản 7.2 của ISO 22000 có các yêu cầu cụ thể xoay quanh vấn đề năng lực đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức có đủ năng lực để thực hiện vai trò của mình và duy trì chất lượng hệ thống. Trong bài viết này, hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu nội dung điều khoản 7.2 của ISO 22000 về năng lực.
Sơ lược về điều khoản 7.2 ISO 22000
Trong ISO 22000, năng lực được hiểu là sự kết hợp giữa kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Điều này đảm bảo rằng mọi công việc, từ quản lý mối nguy đến vận hành các quy trình liên quan, đều được thực hiện bởi những người có trình độ phù hợp. Năng lực không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng các yêu cầu ban đầu mà còn cần được duy trì và nâng cao thông qua đào tạo, đánh giá định kỳ và cải tiến liên tục. Việc đảm bảo năng lực của nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.
Điều khoản 7.2 của ISO 22000 yêu cầu các tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả những người liên quan đến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm đều có đủ năng lực. Điều này bao gồm việc xác định rõ các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, đánh giá năng lực hiện tại và thực hiện các hoạt động đào tạo phù hợp. Nhóm an toàn thực phẩm cần có kiến thức đa ngành và kinh nghiệm trong việc xây dựng cũng như áp dụng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, bao gồm cả các khía cạnh về sản phẩm, quy trình, thiết bị, và mối nguy an toàn thực phẩm. Khi cần thiết, tổ chức phải thực hiện các biện pháp như đào tạo, tư vấn, hoặc tuyển dụng để đạt được năng lực yêu cầu, đồng thời đánh giá hiệu quả của các biện pháp này. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu dạng văn bản để làm bằng chứng về năng lực, đảm bảo minh bạch và tuân thủ theo yêu cầu.
Nội dung điều khoản 7.2 ISO 22000
Tổ chức phải:
- a) xác định năng lực cần thiết của những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, kể cả các nhà cung cấp bên ngoài, mà có tác động đến kết quả thực hiện về an toàn thực phẩm và hiệu lực của HTQL ATTP;
- b) đảm bảo rằng những người này, bao gồm cả nhóm an toàn thực phẩm và những người chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch kiểm soát mối nguy đều có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo và/hoặc có kinh nghiệm thích hợp;
- c) đảm bảo rằng nhóm an toàn thực phẩm có kiến thức đa ngành và kinh nghiệm trong việc xây dựng và áp dụng HTQL ATTP (bao gồm nhưng không giới hạn đến các sản phẩm, quá trình, thiết bị và các mối nguy về an toàn thực phẩm trong phạm vi HTQL ATTP);
- d) khi có thể, cần có hành động để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu lực của các hành động đã thực hiện;
- e) lưu thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về năng lực.
CHÚ THÍCH: Ví dụ về các hành động thích hợp có thể bao gồm: việc cung cấp đào tạo, tư vấn hoặc sắp xếp lại những người đang làm việc; thuê hoặc ký hợp đồng với người có năng lực.
Phân tích nội dung điều khoản 7.2 của ISO 22000
1. Xác định năng lực cần
Yêu cầu này nhấn mạnh rằng tổ chức phải xác định những năng lực cần thiết cho từng công việc có ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Điều này không chỉ bao gồm nhân viên trực tiếp tham gia vào việc sản xuất hoặc xử lý thực phẩm mà còn bao gồm các nhà cung cấp bên ngoài, nhà thầu phụ, các chuyên gia tư vấn,… những người có thể ảnh hưởng đến chất lượng và an toàn thực phẩm trong suốt chuỗi cung ứng.
Để xác định năng lực cần thiết của mỗi nhân viên, điều đầu tiên doanh nghiệp cần xác định trách nhiệm và quyền hạn của họ liên quan đến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Việc xác định năng lực cần thiết thường trải qua rất nhiều bước, tuy nhiên tóm gọn có 3 bước chính:
- Mô tả công việc và quyền quyết định: Xác định chi tiết các nhiệm vụ cụ thể mà một cá nhân hoặc một nhóm phải thực hiện, cũng như quyền hạn trong việc ra quyết định đối với các nhiệm vụ này.
- Xác định kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết: Đánh giá xem để hoàn thành công việc và đưa ra các quyết định chính xác, cá nhân đó cần sở hữu những kiến thức gì (ví dụ: kiến thức về tiêu chuẩn an toàn thực phẩm), kỹ năng gì (ví dụ: kỹ năng đánh giá rủi ro), và mức độ kinh nghiệm ra sao (ví dụ: số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan).
- Xác định yếu tố cốt lõi: Từ những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm đã liệt kê, xác định các yếu tố cốt lõi không thể thiếu để đảm bảo hệ thống quản lý an toàn thực phẩm vận hành hiệu quả. Đây chính là năng lực cần thiết mà tổ chức cần chú trọng phát triển hoặc tuyển dụng.
Việc xác định chính xác năng lực cần thiết giúp tổ chức đảm bảo mọi cá nhân tham gia vào hệ thống quản lý an toàn thực phẩm đều đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ, từ đó góp phần duy trì chất lượng và an toàn thực phẩm ở mức cao nhất.
2. Đảm bảo những người này có năng lực cần thiết
Sau khi xác định xong năng lực cần thiết ở trên, doanh nghiệp cần đánh giá lại xem các cá nhân liên quan đã đáp ứng đủ yêu cầu về năng lực hay chưa.Nếu có sự thiếu hụt, tổ chức cần lập kế hoạch và triển khai các chương trình đào tạo, huấn luyện hoặc thực tập tại chỗ (training on-site) để nâng cao năng lực của họ đạt tiêu chuẩn đã đề ra.
Điều quan trọng là tổ chức phải đảm bảo rằng những người tham gia vào các công việc có ảnh hưởng đến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm phải sở hữu năng lực phù hợp ngay từ trước khi bắt đầu công việc. Quy định này không cho phép tình trạng nhân viên thiếu kỹ năng hoặc kiến thức cơ bản thực hiện công việc rồi sau đó mới được bù đắp năng lực qua các khóa đào tạo hoặc chứng nhận
3. Đảm bảo nhóm an toàn thực phẩm có kiến thức đa ngành và có kinh nghiệm
Yêu cầu này đề cập đến hai yếu tố quan trọng đối với nhóm an toàn thực phẩm. Thứ nhất, nhóm này phải có kiến thức đa ngành, tức là cần có sự tham gia của các thành viên từ nhiều phòng ban khác nhau với chuyên môn khác nhau. Thứ hai, nhóm an toàn thực phẩm phải có kinh nghiệm trong việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý an toàn thực phẩm an toàn thực phẩm, tức là phải có kinh nghiệm thực tế hoặc hiểu biết về các quy trình cũng như công tác quản lý an toàn thực phẩm.
Nếu nhóm an toàn thực phẩm không có kiến thức bao quát về tất cả các quy trình sản xuất và vận hành của doanh nghiệp, việc xác định mối nguy và các rủi ro liên quan đến từng quá trình sẽ không đầy đủ và chính xác. Vì vậy, nhóm an toàn thực phẩm phải bao gồm những người đến từ các bộ phận khác nhau, mỗi người có chuyên môn riêng và am hiểu sâu về hoạt động trong lĩnh vực của mình. Tuy nhiên, yêu cầu này không bắt buộc mỗi thành viên trong nhóm an toàn thực phẩm phải có kiến thức đa ngành, mà chỉ yêu cầu nhóm này có sự kết hợp kiến thức của các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau.
4. Hành động đạt được năng lực và đánh giá hiệu lực
Sau khi xác định các năng lực cần thiết, tổ chức cần triển khai các biện pháp phù hợp để đảm bảo những cá nhân chưa đạt yêu cầu có thể nâng cao năng lực. Các giải pháp này có thể bao gồm tổ chức các chương trình đào tạo lý thuyết kết hợp thực hành, hoặc thực tập tại chỗ nhằm bổ sung những kiến thức và kỹ năng còn thiếu. Bên cạnh đó, việc cử người có kinh nghiệm để hướng dẫn trực tiếp hoặc hỗ trợ chuyên môn thông qua các buổi tư vấn cũng là một cách hiệu quả để cải thiện năng lực cho nhân viên.
Ngoài ra, tổ chức có thể điều chỉnh nhiệm vụ bằng cách phân công lại công việc cho những người phù hợp hơn. Nếu cần thiết, doanh nghiệp cũng có thể thuê chuyên gia bên ngoài hoặc ký hợp đồng với các đơn vị có đủ năng lực để đảm bảo các yêu cầu đặc thù được đáp ứng kịp thời.
Sau khi áp dụng các biện pháp trên, tổ chức phải đánh giá hiệu quả của những hành động đã thực hiện. Việc này có thể được tiến hành thông qua các công cụ như theo dõi hiệu suất làm việc thực tế, đánh giá kết quả đào tạo bằng các bài kiểm tra hoặc quan sát thực hành, và thu thập phản hồi từ người quản lý.
5. Lưu lại thông tin dạng văn bản về năng lực
Tổ chức cần thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ và tài liệu nhằm làm bằng chứng rõ ràng về năng lực của nhân sự. Các tài liệu này có thể bao gồm: chứng chỉ hoàn thành khóa đào tạo, kết quả đánh giá năng lực, báo cáo kiểm tra thực tế, và các thông tin liên quan đến kế hoạch đào tạo hoặc cải thiện năng lực của nhân viên.
Việc lưu trữ thông tin dạng văn bản không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 22000 mà còn hỗ trợ tổ chức trong việc theo dõi và đánh giá hiệu quả các hoạt động phát triển năng lực. Những tài liệu này có thể được sử dụng như cơ sở để xem xét và cập nhật kế hoạch đào tạo, cũng như để minh chứng trong các đợt kiểm tra nội bộ hoặc đánh giá bên ngoài từ cơ quan chứng nhận hoặc cơ quan quản lý.
Tầm quan trọng của điều khoản 7.2 ISO 22000
- Đảm bảo an toàn thực phẩm và chất lượng sản phẩm: Điều khoản 7.2 của ISO 22000 yêu cầu tổ chức phải xác định rõ năng lực cần thiết của những người tham gia vào quá trình quản lý an toàn thực phẩm. Điều này đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều có đủ kỹ năng và kiến thức để nhận diện cũng như quản lý các mối nguy tiềm ẩn liên quan đến an toàn thực phẩm.
- Nâng cao hiệu quả và kiểm soát rủi ro: Khi nhóm an toàn thực phẩm có kiến thức đa ngành, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về các mối nguy tiềm ẩn trong toàn bộ quy trình sản xuất. Điều này giúp phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát hiệu quả.
- Tăng năng suất làm việc: Việc xác định rõ năng lực của từng nhân viên trước khi giao nhiệm vụ giúp giảm thiểu thời gian đào tạo lại từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót và khắc phục kịp thời các sự cố mà còn nâng cao năng suất công việc.
- Đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức: Việc áp dụng điều khoản 7.2 ISO 22000 giúp tổ chức chuẩn bị cho sự phát triển dài hạn, khi mà đội ngũ nhân sự được đào tạo liên tục và có đầy đủ năng lực để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng. Một tổ chức với nguồn nhân lực chất lượng cao sẽ có khả năng mở rộng quy mô hoạt động giúp tổ chức duy trì được sự cạnh tranh và đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của thị trường và khách hàng.
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp thông tin chi tiết về điều khoản 7.2 của ISO 22000. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai tiêu chuẩn ISO 22000:2018 hiệu quả. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ chứng nhận ISO 22000, vui lòng liên hệ với Intercert Việt Nam để được hỗ trợ tốt nhất.
Thông tin công ty Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tòa Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Hotline: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
