Điều khoản 6.2 của ISO 9001 yêu cầu xác định các mục tiêu chất lượng và cách lập kế hoạch để đạt được mục tiêu. Việc xác định mục tiêu chất lượng giúp doanh nghiệp có hướng đi phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Hãy cùng Intercert Việt Nam đọc và tìm hiểu về nội dung này trong bài viết dưới đây nhé.
Điều khoản 6.2 của ISO 9001 :2015 là gì?
Điều khoản 6.2 của ISO 9001:2015 là một phần của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về hệ thống quản lý chất lượng (QMS), liên quan đến Mục tiêu chất lượng. Điều khoản này tập trung vào việc thiết lập và duy trì các mục tiêu chất lượng ở các chức năng, cấp độ và quy trình có liên quan trong một tổ chức.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định Điều khoản 6.2 cụ thể như sau:
“6.2.1 Tổ chức phải thiết lập các mục tiêu chất lượng ở các cấp và bộ phận chức năng thích hợp và các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng.
Mục tiêu chất lượng phải:
- nhất quán với chính sách chất lượng;
- đo được;
- tính đến các yêu cầu được áp dụng;
- liên quan đến sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ và nâng cao sự thoả mãn của khách hàng;
- được theo dõi;
- được truyền đạt;
- được cập nhật khi thích hợp.
Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về mục tiêu chất lượng.
6.2.2 Khi hoạch định cách thức đạt được các mục tiêu chất lượng của mình, tổ chức phải xác định:
- việc gì sẽ thực hiện;
- nguồn lực nào là cần thiết;
- ai là người chịu trách nhiệm;
- khi nào sẽ hoàn thành;
- kết quả sẽ được đánh giá như thế nào.”
Phân tích các yêu cầu của Điều khoản 6.2 của ISO 9001:2015
- Điều khoản 6.2.1 của ISO 9001:2015
Điều khoản 6.2.1 trong tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu tổ chức cần thiết lập mục tiêu chất lượng. Các mục tiêu này giúp tổ chức hướng tới việc đạt được kết quả mong muốn và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (QMS).
Điều khoản 6.2.1 ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức phải thiết lập các mục tiêu chất lượng nhất quán với chính sách chất lượng. Mục tiêu này phải được xác định cụ thể, có thể đo lường được, hỗ trợ cho việc đạt được chính sách chất lượng. Để đảm bảo tính nhất quán, tổ chức cũng cần xem xét chính sách chất lượng và xác định những yếu tố có thể được chuyển thành các mục tiêu có thể đo lường được.
Mục tiêu chất lượng của tổ chức phải đo lường được. Khi mục tiêu chất lượng đo lường được thì tổ chức có thể xác định được liệu mình có đạt được mục tiêu hay không và có liên tục cải thiện hệ thống quản lý chất lượng (QMS) một cách hiệu quả hay không. Tổ chức cần đảm bảo mục tiêu chất lượng bao gồm các mục tiêu số, phần trăm, số lượng hoặc các tiêu chí có thể đo lường khác.
Trong quá trình xây dựng tiêu chất lượng, tổ chức phải tính đến các yêu cầu được áp dụng. Điều này có nghĩa là khi thiết lập mục tiêu, tổ chức cần xem xét những yêu cầu có liên quan từ khách hàng, cơ quan quản lý, tiêu chuẩn và các bên quan tâm khác. Việc điều chỉnh mục tiêu chất lượng phù hợp với những yêu cầu này giúp đảm bảo rằng tổ chức của bạn đang đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan trong khi thúc đẩy cải tiến liên tục.
Tổ chức cũng cần đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng phù hợp với cam kết của mình trong việc cung cấp các sản phẩm/dịch vụ đáp ứng thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn và yêu cầu theo quy định của khách hàng. Mục tiêu chất lượng phần nào phản ánh sự tận tâm của tổ chức trong việc cải thiện sự hài lòng của khách hàng và vượt quá mong đợi đó . Đích đến của mục tiêu có thể là chất lượng sản phẩm, giao hàng đúng hạn hoặc khả năng phản hồi các yêu cầu của khách hàng.
Điều khoản 6.2.1 của ISO 9001 cũng yêu cầu tổ chức phải luôn theo dõi mục tiêu chất lượng để thúc đẩy việc cải tiến và duy trì tập trung để đạt được kết quả mong muốn. Thông qua việc theo dõi tiến độ, tổ chức sẽ xác định được lĩnh vực nào cần cải thiện, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu. Tổ chức nên xác định các số liệu và chỉ số cụ thể (KPI) để dễ dàng theo dõi tiến độ, thu thập dữ liệu có liên quan và xác định tần suất giám sát. Ngoài ra, tổ chức phải phân tích dữ liệu đã thu thập để đánh giá xem các hoạt động có đáp ứng được mục tiêu hay không. Cũng như so sánh dữ liệu hiệu suất thực tế với các mục tiêu đã đặt ra để đánh giá tiến độ.
Bên cạnh đó, tổ chức cần chia sẻ những mục tiêu chất lượng đã thống nhất và phê duyệt với tất cả nhân viên. Khi mô tả mục tiêu, tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành mà nên sử dụng ngôn ngữ thông thường, dễ hiểu. Điều này giúp nhân viên nhận thức được vai trò và trách nhiệm của họ đóng góp như thế nào trong việc đạt được các mục tiêu. Bên cạnh đó, ban quản lý cấp cao nên chủ động truyền đạt tầm quan trọng của các mục tiêu và cam kết của tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu đó. Thông tin về mục tiêu chất lượng nên được đưa vào các chương trình đào tạo, định hướng cho nhân viên mới và các hoạt động nâng cao nhận thức.
Để duy trì hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (QMS), tổ chức cần thường xuyên xem xét và cập nhật mục tiêu chất lượng. Điều này bao gồm việc lập lịch trình xem xét các mục tiêu này, theo dõi môi trường bên trong và bên ngoài để tìm ra những thay đổi, phân tích dữ liệu hiệu suất kết hợp với phản hồi của khách hàng. Ngoài ra, tổ chức có thể căn cứ vào những mục tiêu và sáng kiến trước đó để đặt ra mục tiêu hiệu quả và phù hợp hơn.
Điều khoản 6.2.1 cũng yêu cầu tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về mục tiêu chất lượng. Các thông tin có thể bao gồm: Những mục tiêu, kết quả mong muốn, tiêu chí để đạt được các mục tiêu, các bên chịu trách nhiệm và bất kỳ mốc thời gian nào có liên quan…
Nhân sự có liên quan phải dễ dàng tiếp cận được thông tin dạng văn bản. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu các mục tiêu và nỗ lực đạt được chúng. Hơn nữa, các thông tin dạng văn bản cần được theo dõi và cập nhập khi cần thiết. Vì mục tiêu chất lượng có thể thay đổi theo thời gian do sự thay đổi trong mục tiêu kinh doanh, yêu cầu của khách hàng hoặc các yếu tố khác.
- Điều khoản 6.2.2 trong ISO 9001:2015
Điều khoản 6.2.2 ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải xác định những hành động và bước cụ thể nào sẽ được thực hiện để hoàn thành mục tiêu chất lượng. Điều này bao gồm việc xác định các quy trình, nhiệm vụ và hoạt động cần được thực hiện để đáp ứng thành công các mục tiêu chất lượng đã nêu.
Điều khoản 6.2.2 của tiêu chuẩn ISO 9001 cũng yêu cầu tổ chức phải xác định xem những nguồn lực nào cần thiết cho việc lập kế hoạch để đạt được mục tiêu chất lượng. Các nguồn lực có thể bao gồm: Nguồn nhân lực, nguồn tài chính, trang thiết bị, cơ sở vật chất, công nghệ,.. Bên cạnh đó, tổ chức phải đảm bảo rằng các nguồn lực được chọn phải đáp ứng được yêu cầu của nhiệm vụ và hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chất lượng. Các nguồn lực phải hỗ trợ việc hoàn thành hiệu quả kế hoạch và công việc.
Sau khi khác nhận nguồn lực cần thiết, tổ chức cũng cần xác định xem ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và hoạt động của kế hoạch. Tổ chức phải phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho từng người với từng hoạt động để đảm bảo tính trách nhiệm, sự phối hợp hiệu quả và thực hiện thành công kế hoạch.
Sau khi lập kế hoạch, tổ chức phải xác định thời điểm hay bao lâu thì kế hoạch đó được hoàn thành. Bằng việc sắp xếp các nhiệm vụ theo trình tự hợp lý, ước tính thời gian khả thi để hoàn thành mọi nhiệm vụ, nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ và đảm bảo dự án luôn được triển khai theo đúng kế hoạch.
Điều khoản 6.2.2 của ISO 9001 cũng yêu cầu tổ chức phải xác định cách thức đánh giá kết quả sau khi hoạch định mục tiêu chất lượng. Xác định cách thức đánh giá kết quả là một bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch để đạt được mục tiêu chất lượng. Quá trình đánh giá này cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả của các hành động đã thực hiện và giúp tổ chức đảm bảo sẽ đạt được kết quả mong muốn. Dưới đây là một số thông tin tổ chức cần xác định để thực hiện hoạt động đánh giá hiệu quả:
- Xác định Tiêu chí đánh giá
- Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
- Phương pháp thu thập dữ liệu
- Tần suất đánh giá
- …
Trên đây là thông tin của Điều khoản 6.2 ISO 9001 về mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu. Hy vọng rằng bài viết này của Intercert Việt Nam đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ các yêu cầu của Điều khoản 6.2 của chứng nhận ISO 9001 trong hệ thống quản lý chất lượng. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các yêu cầu của điều khoản này, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được giải đáp .
Thông tin liên lạc Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
