Điều khoản 4.1 ISO 9001 đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập nền tảng cho hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, bằng cách yêu cầu tổ chức “Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức”. Hãy cùng Intercert Việt Nam khám phá những thông tin quan trọng của điều khoản này thông qua bài viết dưới đây!
ĐIỀU KHOẢN 4.1 CỦA ISO 9001:2015 NÓI GÌ?
Điều khoản 4.1 của ISO 9001:2015 đề cập đến việc “Hiểu về tổ chức và bối cảnh của tổ chức”. Điều khoản này yêu cầu tổ chức xem xét cả bối cảnh bên trong và bên ngoài của mình cũng như lợi ích của các bên liên quan. Bằng cách xác định và phân tích những vấn đề này, tổ chức có thể hiểu rõ hơn các yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc định hướng chiến lược và khả năng đạt được kết quả dự kiến thông qua hệ thống quản lý chất lượng của mình.
Với đặc thù hoạt động trong một môi trường luôn biến đổi không ngừng với vô số các yếu tố bên trong và bên ngoài đan xen, các tổ chức cần chủ động nắm bắt và thấu hiểu bối cảnh xung quanh để định hướng và điều chỉnh chiến lược phát triển sao cho hiệu quả nhất. Việc thấu hiểu môi trường vận hành là nền tảng thiết yếu cho tổ chức xây dựng kế hoạch và mục tiêu chiến lược phù hợp, từ đó gia tăng khả năng thích ứng và gặt hái thành công trong tương lai.
NHỮNG YÊU CẦU CỦA ĐIỀU KHOẢN 4.1 ISO 9001
Điều khoản 4.1 ISO 9001 yêu cầu “tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ liên quan đến mục đích và định hướng chiến lược của mình và ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức phải theo dõi và xem xét thông tin về những vấn đề bên ngoài và nội bộ này”.
Việc đánh giá các vấn đề bên trong và bên ngoài là điều cần thiết đối với bất kỳ tổ chức nào. Nó cung cấp sự hiểu biết toàn diện về các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Các công ty có thể chủ động giải quyết thách thức và nắm bắt cơ hội. Sau đó theo dõi, đánh giá thường xuyên để nâng cao hệ thống quản lý chất lượng.
Dưới đây là những yêu cầu của điều khoản 4.1 ISO 9001 đối với các tổ chức:
1. Các yếu tố bên trong
Là những yếu tố bên trong doanh nghiệp mà tổ chức có thể kiểm soát được, như:
- Mục tiêu và chiến lược của tổ chức
- Các giá trị và văn hóa của tổ chức
- Các nguồn lực của tổ chức, chẳng hạn như con người, tài chính, cơ sở vật chất
Các tổ chức cần phải xác định và hiểu những yếu tố bên trong có thể tác động đến hoạt động và mục tiêu của họ. Việc hiểu những yếu tố này có thể giúp tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững.
2. Các yếu tố bên ngoài
Là các tác nhân bên ngoài có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động và hiệu quả của tổ chức. Điều này liên quan đến việc xem xét các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng các mục tiêu của tổ chức, bao gồm:
- Chính trị: chính sách thương mại, quy định về lực lượng lao động và nhiều quy định pháp luật khác của chính phủ.
- Kinh tế: tỷ lệ lạm phát, tỷ giá hối đoái, tăng trưởng kinh tế và lãi suất,…
- Xã hội: nhân khẩu học, đặc điểm về văn hóa – xã hội của địa phương.
- Công nghệ: sự phát triển của các công nghệ mới
- Pháp lý: luật lao động, các quy tắc về sức khỏe và an toàn cũng như các quy định cụ thể của ngành.
- Môi trường: biến đổi khí hậu, thiên tai và các quy định về môi trường.
Xác định và giải quyết các yếu tố bên ngoài là một phần quan trọng trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Việc thực hiện tốt yêu cầu này giúp tổ chức nâng cao khả năng thích ứng, đáp ứng nhu cầu khách hàng, giảm thiểu rủi ro và hoạt động hiệu quả, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
3. Thiết lập quy trình theo dõi và đánh giá
Chỉ xác định những yếu tố này một lần là chưa đủ, các tổ chức được yêu cầu giám sát và xem xét các vấn đề nội bộ và bên ngoài này một cách định kỳ. Điều này là do bối cảnh mà tổ chức hoạt động có thể thay đổi, do đó ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng.
Các tổ chức cần thiết lập, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng của mình. Để làm được điều này, phải hiểu nhu cầu và mong đợi của khách hàng, cũng như bối cảnh nơi tổ chức hoạt động.
Ý NGHĨA CỦA ĐIỀU KHOẢN 4.1 TRONG VIỆC ÁP DỤNG ISO 9001:2015
Việc áp dụng điều khoản 4.1 vào phiên bản ISO 9001:2015 giúp các tổ chức nắm rõ môi trường hoạt động (bao gồm cả yếu tố bên trong và bên ngoài) của mình. Đồng thời, cũng mang lại nhiều ý nghĩa:
- Giúp tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng, thiết lập mục tiêu chất lượng thực tế và khả thi.
- Giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan về môi trường hoạt động của mình nhằm điều chỉnh chiến lược phù hợp với bối cảnh cụ thể.
- Giúp tổ chức xác định các cơ hội và rủi ro có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của mình
- Giúp tổ chức lựa chọn các biện pháp để tận dụng các cơ hội và giảm thiểu các rủi ro
- Giúp tổ chức xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả
Phiên bản ISO 9001 năm 2015 đánh dấu bước chuyển đổi quan trọng trong cách tiếp cận quản lý chất lượng, phù hợp với xu hướng kinh doanh hiện đại, đề cao tầm quan trọng của việc hiểu bối cảnh, các bên liên quan, rủi ro và cơ hội để xây dựng chiến lược và mục tiêu chất lượng hiệu quả. Thay đổi này thể hiện sự chuyển mình trong tư duy quản lý chất lượng, hướng đến cách tiếp cận toàn diện hơn, phù hợp với thực tiễn kinh doanh hiện đại. Theo đó, việc hiểu biết rõ ràng về môi trường hoạt động, các bên liên quan, rủi ro và cơ hội đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng chiến lược và mục tiêu chất lượng hiệu quả cho tổ chức.
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về điều khoản 4.1 ISO 9001:2015. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai điều khoản này một cách hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sale@intercertvietnam.com
