Điều khoản 8.6 ISO 9001:2015: “Thông qua sản phẩm và dịch vụ” đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Điều khoản này tập trung việc xác nhận các yêu cầu đã định của sản phẩm/dịch vụ trước khi giao cho khách hàng. Trong bài viết này, Intercert Việt Nam sẽ giải đáp nội dung của Điều khoản 8.6 ISO 9001.
Hiểu về Điều khoản 8.6 ISO 9001:2015
Điều 8.6 của ISO 9001:2015 nêu ra các yêu cầu đối với việc thông qua các sản phẩm và dịch vụ để đảm bảo chúng phù hợp với các yêu cầu đã chỉ định trước khi giao tới tay khách hàng.
Điều khoản này đặt nền tảng cho việc kiểm soát các sản phẩm và dịch vụ bằng cách nhấn mạnh sự cần thiết phải đảm bảo rằng chúng đáp ứng các yêu cầu cụ thể trước khi phát hành chính thức. Nó liên quan đến việc thiết lập các quy trình để xác minh sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ, bao gồm kiểm tra, thử nghiệm và các hoạt động liên quan khác.
Tiêu chí thông qua sản phẩm và dịch vụ
Tiêu chí thông qua sản phẩm/dịch vụ là những tiêu chí mà sản phẩm hoặc dịch vụ phải đáp ứng để được khách hàng chấp nhận. Chúng thường được xác định về mặt hiệu suất, sự phù hợp với các yêu cầu cụ thể và việc đáp ứng mục đích sử dụng hoặc ứng dụng dự định. Các tiêu chí này phải dựa trên yêu cầu của khách hàng và phải được cả hai bên đồng ý trước khi bắt đầu tiến hành sản xuất.
Để đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu và chất lượng mong muốn, tổ chức cần phải thiết lập các tiêu chí chấp nhận sản phẩm và dịch vụ theo Điều khoản 8.6 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau của Intercert Việt Nam để xây dựng tiêu chí thông qua sản phẩm/dịch vụ:
Bước 1. Xác định yêu cầu: Phân tích yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan, lập danh sách chi tiết.
Bước 2. Thiết lập các tiêu chí: Xây dựng tiêu chí thông qua sản phẩm/dịch vụ về chất lượng, mẫu mã và yêu cầu kỹ thuật cụ thể.
Bước 3. Thiết kế quy trình kiểm tra: Phát triển quy trình kiểm tra chi tiết cho từng sản phẩm, xác định điểm kiểm tra, phương pháp kiểm tra, trách nhiệm.
Bước 4. Thực hiện kiểm tra và thử nghiệm: Tiến hành kiểm tra theo quy trình, sử dụng thiết bị chính xác, ghi chép kết quả, phân tích và khắc phục sai sót.
Bước 5. Thu thập dữ liệu và phản hồi: Thu thập dữ liệu kiểm tra, phản hồi khách hàng, phân tích để cải tiến.
Bước 6. Xác nhận tuân thủ: Kiểm tra sản phẩm cuối cùng, đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn trước khi xuất xưởng/cung cấp, ghi chép hồ sơ.
Nội dung chính của Điều khoản 8.6 ISO 9001
1. Xem xét sản phẩm/dịch vụ trước khi thông qua
Yêu cầu đầu tiên trong Điều khoản 8.6 ISO 9001:2015 là xem xét sản phẩm/dịch vụ trước khi được tung ra thị trường. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tiêu chí thông qua sản phẩm và dịch vụ.
Khi các tiêu chí chấp nhận đã được xác định ở phía trên, chúng sẽ được sử dụng để thiết lập kế hoạch kiểm tra. Kế hoạch kiểm tra phác thảo cách sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được kiểm tra để đảm bảo rằng nó đáp ứng các tiêu chí chấp nhận.
Một kế hoạch kiểm tra xác nhận của tổ chức cần có một số yếu tố sau:
- Xác định các sản phẩm nào cần phải được kiểm tra xác nhận
- Xác nhận các đặc điểm kỹ thuật và tiêu chí chấp nhận được sử dụng và tình trạng áp dụng của chúng
- Xác định những gì ở từng giai đoạn của quá trình sản xuất
- Xác định thiết bị dùng để kiểm tra xác nhận và độ tin cậy của thiết bị đo lường
- Xác định môi trường cho phép thực hiện các phép đo
- Xác định ai là người thực hiện và năng lực của họ
- Quy định ghi chép và lưu giữ kết quả kiểm tra
- Xác định khoảng thời gian hoặc điều kiện xác nhận kiểm tra
Khi quá trình kiểm tra, thử nghiệm hoàn tất thì sản phẩm hoặc dịch vụ đó đã sẵn sàng để phê duyệt thông qua.
2. Phê duyệt thông qua sản phẩm và dịch vụ
Trích Điều khoản 8.6 ISO 9001: “Việc thông qua sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng chỉ được tiến hành sau khi đã thoả đáng các sắp đặt theo hoạch định, nếu không thì phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền và nếu có thể, của khách hàng”.
Phê duyệt thông qua sản phẩm và dịch vụ là một trong những yêu cầu quan trọng trong Điều khoản 8.6 ISO 9001. Đây là bằng chứng khách quan về việc tổ chức đã thực hiện kiểm tra xác nhận và kết quả kiểm tra xác nhận đạt được tiêu chí chấp nhận của khách hàng.
Nếu tổ chức không thể đạt được các kết quả như kế hoạch sắp đặt, bạn có thể đặc cách thông qua sản phẩm/dịch vụ nhưng phải được người có thẩm quyền phê duyệt. Người này có thể là chủ sở hữu của quá trình tiếp theo trong quy trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ hoặc khách hàng bên ngoài nhận sản phẩm để đáp ứng một đơn đặt hàng.
Trường hợp các sản phẩm mà tổ chức sản xuất để đáp ứng mục đích sử dụng của một nhóm khách hàng như hoá mỹ phẩm, thực phẩm… Điều này có nghĩa là họ không đặt yêu cầu tổ chức của bạn phải sản xuất như thế nào hay phải đáp ứng yêu cầu chấp nhận thông qua nào, thì khi đó việc phê duyệt thông qua sản phẩm/dịch vụ sẽ do chính người có thẩm quyền trong tổ chức thực hiện.
Bên cạnh đó, đối với các sản phẩm được đặt theo yêu cầu riêng của khách hàng, thì việc thông qua sản phẩm/dịch vụ sẽ cần đến sự đóng góp của khách hàng. Bạn sẽ cần phải tham khảo ý kiến từ khách hàng của bạn để đưa ra quyết định thông qua hay không.
Cuối cùng, sau khi đánh giá, người có thẩm quyền phê duyệt sẽ đưa ra quyết định:
- Phê duyệt thông qua: Sản phẩm/dịch vụ được phép cung cấp cho khách hàng.
- Yêu cầu chỉnh sửa: Sản phẩm/dịch vụ cần được hoàn thiện thêm trước khi cung cấp cho khách hàng.
- Từ chối: Sản phẩm/dịch vụ không đáp ứng yêu cầu và không được phép cung cấp cho khách hàng.
3. Duy trì thông tin dạng văn bản
Việc lưu giữ hồ sơ thông tin về việc thông qua sản phẩm/dịch vụ là một khía cạnh quan trọng trong quản lý chất lượng. Những hồ sơ này cung cấp bằng chứng cho thấy tổ chức đã tuân theo các quy trình xem xét và thủ tục phê duyệt để đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu liên quan.
Một số yếu tố nên có trong thông tin dạng văn bản về thông qua sản phẩm/dịch vụ:
- Tên sản phẩm/dịch vụ được thông qua
- Ngày, giờ thông qua sản phẩm/dịch vụ
- Kết quả kiểm tra, xác minh
- Xác nhận của người có thẩm quyền phê duyệt thông qua
- Sự chấp nhận của khách hàng (nếu có)
- Bằng chứng khắc phục sự không phù hợp trong quá trình xem xét, phê duyệt (nếu có)
- ….
Lưu giữ hồ sơ thông qua sản phẩm/dịch vụ không chỉ thể hiện sự tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 mà còn cung cấp hồ sơ cho các cuộc đánh giá nội bộ, chứng minh nỗ lực cải tiến liên tục của tổ chức. Hồ sơ thông qua này được ghi chép đúng cách giúp đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đáp ứng mong đợi của khách hàng và yêu cầu pháp lý.
a) Bằng chứng về sự phù hợp
Bằng chứng về sự phù hợp là thông tin được ghi lại trong suốt quá trình kiểm tra xác nhận sản phẩm cho thấy sản phẩm có các đặc tính cần thiết phù hợp yêu cầu. Bằng chứng về sự phù hợp là hồ sơ đáp ứng với các tiêu chí chấp nhận hay kết quả kiểm tra hoặc thử nghiệm của bạn. Các hồ sơ cần phải rõ ràng cho thấy rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu.
b) Khả năng truy xuất về nguồn gốc
Yêu cầu cuối cùng của Điều khoản 8.6 ISO 9001:2015 là khả năng truy xuất về nguồn gốc của người cho phép thông qua. Người chấp nhận thông qua sản phẩm là người được quyền cho phép sản phẩm vượt qua một giai đoạn xác định mà họ phụ trách. Các điều kiện thông qua có thể bao gồm sự phù hợp với đặc điểm kỹ thuật và số lượng. Tổ chức của bạn sẽ cần phải chứng minh rằng họ có đủ khả năng và thẩm quyền (vị trí, năng lực, đào tạo…) để làm điều ấy. Thông tin được lưu giữ có thể đơn giản là chữ ký trên báo cáo thử nghiệm, đóng dấu, tư cách thẩm quyền của họ… để đảm bảo việc thông qua sản phẩm/dịch vụ diễn ra theo quy trình cụ thể.
KẾT BÀI:
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho Quý doanh nghiệp đầy đủ nhất về các nội dung của Điều khoản 8.6 ISO 9001: “Thông qua sản phẩm/dịch vụ“. Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với Intercert Việt Nam để nhận được tư vấn nhanh chóng, chính xác về Điều khoản 8.6 ISO 9001:2015 cũng như các điều khoản khác trong tiêu chuẩn ISO 9001.
Thông tin liên hệ của Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
