Đánh giá xem xét lãnh đạo ISO 9001 là yêu cầu được quy định cụ thể tại điều khoản 9.3 của ISO 9001:2015. Điều khoản này yêu cầu ban lãnh đạo cao nhất xem xét định kỳ Hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo tính phù hợp, đầy đủ, hiệu quả và liên kết với định hướng chiến lược của tổ chức. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu chi tiết về quy trình đánh giá xem xét lãnh đạo trong bài viết này.
>>> Mục Tiêu Chất Lượng ISO 9001:2015 – Intercert Việt Nam
Đánh giá xem xét lãnh đạo ISO 9001 gồm những nội dung gì?
9.3.1 Khái quát
Mục 9.3.1 của ISO 9001 quy định các yêu cầu tổng thể đối với quy trình đánh giá xem xét lãnh đạo trong Hệ thống quản lý chất lượng. Mục này yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải tiến hành đánh giá định kỳ hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo tính phù hợp, đầy đủ, hiệu quả và liên kết liên tục với định hướng chiến lược của tổ chức. Điều khoản này thiết lập nền tảng để đánh giá kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và xác định các cơ hội cải tiến. Đồng thời, đảm bảo khả năng của tổ chức trong việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu luật định và chế định hiện hành. Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tham gia và cam kết của lãnh đạo cao nhất đối với hệ thống quản lý chất lượng, nhấn mạnh rằng việc xem xét của lãnh đạo là một thành phần quan trọng trong quá trình cải tiến liên tục của tổ chức.
9.3.2 Đầu vào của xem xét lãnh đạo
Việc xem xét của lãnh đạo cần được tiến hành theo các mốc thời gian đã được hoạch định và với tần suất được tổ chức xác định dựa trên những yếu tố như quy mô của tổ chức, mức độ phức tạp của các quá trình của tổ chức và kết quả của các cuộc xem xét của lãnh đạo trước đó. Trong quá trình xem xét, lãnh đạo cao nhất cần đánh giá nhiều loại thông tin đầu vào, bao gồm kết quả đánh giá nội bộ, phản hồi của khách hàng, dữ liệu về hiệu quả hoạt động của quá trình và những thay đổi trong bối cảnh của tổ chức hoặc yêu cầu của các bên quan tâm.
9.3.3 Đầu ra của xem xét lãnh đạo
Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo bao gồm các cơ hội cải tiến, phân bổ nguồn lực và mọi thay đổi cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng. Kết quả xem xét phải được thông báo cho các bên liên quan, bao gồm nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp, nếu thích hợp.
Ngoài ra, mục này còn nhấn mạnh rằng tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo. Tài liệu này nói về những gì đã được quyết định, những hành động cần thực hiện, ai chịu trách nhiệm về những hành động này và thời hạn hoàn thành chúng.
Như vậy, việc đánh giá xem xét lãnh đạo ISO 9001 nhằm đảm bảo rằng quy trình xem xét của lãnh đạo dẫn đến các quyết định có tính hành động. Từ đó cải thiện khả năng đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tham gia của lãnh đạo cấp cao vào việc cải tiến liên tục của hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo tổ chức vẫn đáp ứng được những thay đổi cả về bên trong lẫn bên ngoài.
Mục tiêu của việc đánh giá xem xét lãnh đạo ISO 9001
Mục tiêu của việc đánh giá xem xét lãnh đạo được nêu trong điều 9.3 ISO 9001:2015 bao gồm:
- Đánh giá kết quả thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng: Việc đánh giá xem xét lãnh đạo tạo cơ hội cho lãnh đạo cấp cao đánh giá hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
- Xác định các lĩnh vực cần cải tiến: Quy trình xem xét của lãnh đạo cho phép lãnh đạo cao nhất xác định các lĩnh vực mà hệ thống quản lý chất lượng cần cải tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
- Phân bổ nguồn lực: Việc xem xét cung cấp nền tảng để lãnh đạo cấp cao phân bổ các nguồn lực cần thiết để hỗ trợ hệ thống quản lý chất lượng và đảm bảo tính hiệu quả liên tục của nó.
- Xem xét các chính sách và mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng: Tạo cơ hội xem xét các chính sách và mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo nó vẫn phù hợp với các mục tiêu của tổ chức và đang được triển khai một cách hiệu quả.
- Xem xét những thay đổi trong bối cảnh của tổ chức: Việc xem xét của lãnh đạo tạo cơ hội để xem xét những thay đổi trong bối cảnh của tổ chức và các yêu cầu của bên quan tâm, đồng thời điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng cho phù hợp.
Quy trình xem xét lãnh đạo ISO 9001
Thiết lập lịch trình đánh giá xem xét lãnh đạo
Lập kế hoạch và lên lịch đánh giá xem xét lãnh đạo theo các khoảng thời gian đã định. Tần suất của các cuộc xem xét này phải được xác định dựa trên nhu cầu của tổ chức, kết quả của các cuộc xem xét trước đó và mọi thay đổi trong bối cảnh bên ngoài hoặc nội bộ.
Thu thập thông tin liên quan
Thu thập thông tin liên quan để làm đầu vào cho quy trình xem xét lãnh đạo. Thông tin này có thể bao gồm dữ liệu về hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng, phản hồi của khách hàng, hiệu suất quá trình, kết quả đánh giá , trạng thái của các hành động khắc phục và phòng ngừa cũng như những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng.
Chuẩn bị cho cuộc họp đánh giá
Cập nhật thông tin thu thập được cho lãnh đạo cao nhất trước cuộc họp đánh giá. Điều này cho phép lãnh đạo xem lại dữ liệu và chuẩn bị cho việc thảo luận.
Tiến hành cuộc họp đánh giá xem xét lãnh đạo
Tổ chức cuộc họp đánh giá với sự tham dự của các thành viên chủ chốt trong ban lãnh đạo cấp cao. Trong cuộc họp, cần thảo luận về thông tin đầu vào và đánh giá sự phù hợp, đầy đủ, hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
Xem xét các chính sách và mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng
Đánh giá các chính sách và mục tiêu hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức để đảm bảo chúng vẫn phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức. Xem xét mọi thay đổi trong bối cảnh bên ngoài hoặc bên trong có thể ảnh hưởng đến các chính sách và mục tiêu này.
Đánh giá rủi ro và cơ hội
Đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Xác định các hành động để giải quyết các yếu tố này và đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng vẫn phù hợp với bối cảnh của tổ chức.
Xác định các cơ hội để cải tiến
Xác định các cơ hội cải tiến trong hệ thống quản lý chất lượng. Điều này có thể liên quan đến những thay đổi trong quy trình, phân bổ nguồn lực hoặc định hướng chiến lược để nâng cao hiệu suất tổng thể.
Đưa ra quyết định và xác định hành động
Đưa ra quyết định dựa trên kết quả đánh giá. Xác định các hành động cần thiết để giải quyết các vấn đề, tận dụng các cơ hội hoặc thực hiện cải tiến.
Lưu giữ hồ sơ
Ghi biên bản cuộc họp đánh giá xem xét lãnh đạo. Ghi lại các quyết định đã đưa ra, các hành động được xác định và bất kỳ cuộc thảo luận quan trọng nào. Những hồ sơ này đóng vai trò là bằng chứng về việc tuân thủ Điều 9.3. Lưu giữ hồ sơ về quá trình đánh giá xem xét lãnh đạo, bao gồm biên bản cuộc họp, các quyết định đưa ra và hành động đã thực hiện. Những hồ sơ này rất quan trọng để chứng minh sự tuân thủ trong quá trình đánh giá bên ngoài.
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về quy trình đánh giá xem xét lãnh đạo trong tiêu chuẩn ISO 9001. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai điều khoản này một cách hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn cụ thể.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sale@intercertvietnam.com
