Trong quá trình áp dụng ISO 22000, đánh giá nội bộ là hoạt động hết sức quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp thực phẩm nào cũng phải làm. Quá trình đánh giá này giúp xác định những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống, từ đó tạo ra cơ hội để cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc. Bài viết dưới đây Intercert Việt Nam sẽ hướng dẫn quý doanh nghiệp xây dựng quy trình đánh giá nội bộ ISO 22000.
Đánh giá nội bộ ISO 22000 là gì?
Đánh giá nội bộ là một yêu cầu bắt buộc của ISO 22000:2018. Đây là quá trình tự kiểm soát và đánh giá chất lượng của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm trong doanh nghiệp nhằm đo lường và đưa ra định hướng phát triển. Quá trình này được thực hiện bởi một nhóm đánh giá nội bộ độc lập, không tham gia trực tiếp vào các hoạt động hàng ngày của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
Mục tiêu chính của đánh giá nội bộ là xác định những điểm yếu trong hệ thống quản lý, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả và đảm bảo an toàn thực phẩm. Trong quá trình đánh giá nội bộ, các hoạt động như rà soát tài liệu, hồ sơ, quan sát thực tế tại hiện trường sản xuất và phỏng vấn nhân viên sẽ được thực hiện nhằm nhận diện các lỗ hổng, sai sót hoặc những điểm chưa phù hợp với tiêu chuẩn. Kết quả của đánh giá nội bộ ISO 22000 sẽ được ghi nhận trong một báo cáo, đưa ra các đề xuất cải tiến và theo dõi tiến độ thực hiện các biện pháp này.
Như vậy, hoạt động đánh giá nội bộ ISO 22000 là quá trình kiểm tra và đánh giá toàn diện hệ thống quản lý an toàn thực phẩm trong nội bộ doanh nghiệp để đảm bảo rằng hệ thống này tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 22000. Đây là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp xác minh tính hiệu quả và khả năng áp dụng thực tế của các quy trình quản lý an toàn thực phẩm đã được thiết lập.
Tại sao cần đánh giá nội bộ ISO 22000?
Nhiều doanh nghiệp cho rằng việc đánh giá nội bộ ISO theo 22000 là không cần thiết gây lãng phí thời gian và nguồn lực vì quá trình này đang sao chép lại công việc của cơ quan, tổ chức cấp chứng nhận. Tuy nhiên, bước đánh giá nội bộ này lại là một cơ hội tốt để doanh nghiệp thấy được hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của mình đang hoạt động như thế nào. Nó cho thấy những tiến bộ mà doanh nghiệp đã đạt được, những hạn chế còn tồn đọng từ đó doanh nghiệp có những phương hướng phát huy cũng như các biện pháp khắc phục kịp thời. Do đó, việc đánh giá nội bộ ISO 22000 không chỉ là một thủ tục hành chính mà là một công cụ quản lý mạnh mẽ, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Cụ thể:
- Đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý, đảm bảo hoạt động sản xuất tuân thủ đúng các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.
- Quá trình đánh giá giúp doanh nghiệp nhìn nhận và tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó tăng cường hiệu suất và giảm thất thoát trong quá trình sản xuất và quản lý.
- Quá trình đánh giá giúp doanh nghiệp xác định được những rủi ro liên quan đến an toàn thực phẩm, giúp kiểm soát chất lượng và đảm bảo rằng chỉ những sản phẩm đạt chất lượng cao mới được lưu hành.
- Đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp tự xem xét được hiện trạng áp dụng của doanh nghiệp mình, từ đó có những kế hoạch điều chỉnh và tiến tới xin cấp chứng nhận ISO 2200:2018.
Các hoạt động cần thực hiện khi đánh giá nội bộ ISO 22000
Theo điều khoản 9.2.2 của ISO 22000 có nêu tổ chức phải:
- a) hoạch định, thiết lập, áp dụng và duy trì các chương trình đánh giá, bao gồm tần suất, phương pháp, trách nhiệm, các yêu cầu về hoạch định và việc báo cáo, có tính đến tầm quan trọng của các quá trình liên quan, những thay đổi trong HTQL ATTP và kết quả giám sát, đo lường, đánh giá trước đó;
- b) xác định các chuẩn mực đánh giá và phạm vi của từng cuộc đánh giá;
- c) chọn các chuyên gia đánh giá có năng lực và tiến hành các cuộc đánh giá để đảm bảo tính vô tư và tính khách quan của quá trình đánh giá;
- d) đảm bảo rằng các kết quả đánh giá được báo cáo cho nhóm an toàn thực phẩm và cấp lãnh đạo thích hợp;
- e) lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về việc thực hiện chương trình đánh giá và kết quả đánh giá;
- f) thực hiện khắc phục và hành động khắc phục cần thiết trong khung thời gian đã thỏa thuận;
- g) xác định xem HTQL ATTP có đáp ứng được mục đích của chính sách an toàn thực phẩm (xem 5.2) và các mục tiêu của HTQL ATTP (xem 6.2) hay không.
Các hoạt động tiếp theo của tổ chức phải bao gồm việc thẩm tra các hành động đã thực hiện và báo cáo kết quả thẩm tra.
Các nguyên tắc của đánh giá nội bộ ISO 22000
Đánh giá nội bộ ISO 22000 được thực hiện dựa trên các nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo tính khách quan, công bằng và hiệu quả của quá trình đánh giá. Việc hiểu và áp dụng các nguyên tắc này là rất quan trọng để đạt được mục tiêu của đánh giá nội bộ. Các nguyên tắc này bao gồm:
- Khách quan và độc lập: Các đánh giá viên phải đưa ra các nhận xét và kết luận dựa trên bằng chứng cụ thể, không bị ảnh hưởng bởi tình cảm hay lợi ích cá nhân. Đánh giá viên cần phải xem xét các quy trình và hoạt động của tổ chức một cách độc lập, không thiên vị, từ đó đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong toàn bộ quá trình đánh giá.
- Tính toàn diện: Quá trình đánh giá phải bao quát toàn bộ hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của tổ chức, đảm bảo rằng mọi khía cạnh và quy trình liên quan đến an toàn thực phẩm đều được xem xét kỹ lưỡng. Đánh giá toàn diện giúp nhận diện được mọi yếu tố ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm, từ các quy trình chính đến các hoạt động hỗ trợ và không bỏ sót bất kỳ bộ phận nào trong hệ thống.
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của tổ chức được xử lý một cách bảo mật và không bị rò rỉ ra ngoài. Các đánh giá viên cần tuân thủ các quy định về quyền truy cập và chia sẻ thông tin, chỉ cung cấp kết quả đánh giá cho những người có thẩm quyền và trong phạm vi cần thiết đồng thời duy trì tính bảo mật ngay cả sau khi quá trình đánh giá kết thúc.
- Trình bày trung thực: Các đánh giá viên phải phản ánh đúng thực trạng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của tổ chức mà không che giấu, bóp méo hoặc thay đổi thông tin. Việc trình bày trung thực giúp tổ chức hiểu rõ những điểm mạnh, điểm yếu, các lỗ hổng và rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống, từ đó có cơ sở để cải tiến và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 22000.
- Tiếp cận dựa trên bằng chứng: Mọi kết luận và quyết định đưa ra phải được dựa trên các bằng chứng rõ ràng, khách quan và có thể xác minh được. Bằng chứng ở đây có thể là các tài liệu, hồ sơ, dữ liệu từ quá trình kiểm soát, quan sát thực tế, hoặc kết quả phỏng vấn nhân viên. Có như vậy, việc đánh giá nội bộ mới trở thành công cụ hữu ích để cải thiện hệ thống.
>>> Các bước áp dụng ISO 22000: Hướng dẫn chi tiết cho Doanh Nghiệp
Quy trình thực hiện đánh giá nội bộ ISO 22000
Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 22000
Doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau:
- Xác định phạm vi đánh giá: Quy định rõ các khu vực, quy trình và hoạt động sẽ được kiểm tra.
- Đặt mục tiêu đánh giá: Xác định rõ ràng những gì doanh nghiệp muốn đạt được từ đánh giá, chẳng hạn như đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn ISO 22000 hoặc cải thiện hiệu quả của hệ thống.
- Xác định tiêu chí đánh giá: Các tiêu chí đánh giá phải rõ ràng và liên quan trực tiếp đến yêu cầu của ISO 22000 và quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch chi tiết giúp tổ chức chuẩn bị các nguồn lực cần thiết và chọn lựa đội ngũ đánh giá viên phù hợp, đảm bảo tính độc lập và chuyên môn cao. Đồng thời, cuộc đánh giá sẽ được tiến hành một cách có hệ thống, đảm bảo diễn ra suôn sẻ và các phương pháp đánh giá cũng được xây dựng phù hợp.
Bước 2: Chuẩn bị cho cuộc đánh giá nội bộ
Giai đoạn chuẩn bị là bước tiếp theo, đảm bảo rằng mọi thứ đã sẵn sàng cho quá trình đánh giá:
- Thành lập ban đánh giá nội bộ: Nhóm này sẽ gồm các thành viên có chuyên môn phù hợp với các yêu cầu của cuộc đánh giá. Đồng thời, doanh nghiệp cần chọn ra một trưởng ban đánh giá trong nhóm để đảm nhiệm các công việc chính.
- Thu thập tài liệu: Bao gồm các chính sách, quy trình, hồ sơ và báo cáo liên quan đến quản lý an toàn thực phẩm.
- Chuẩn bị câu hỏi đánh giá: Thiết kế các câu hỏi phù hợp để kiểm tra từng khía cạnh của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
- Phân công nhiệm vụ: Xác định và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong nhóm đánh giá.
- Quy định thời gian cho việc đánh giá: Trước khi thực hiện đánh giá, tổ chức phải đưa ra thông báo cho toàn thể nhân viên ở nơi được đánh giá trước ít nhất 3 ngày để có thể chuẩn bị tốt nhất cho cuộc đánh giá
Bước 3: Tiến hành đánh giá nội bộ ISO 22000
Đây là giai đoạn then chốt trong quy trình đánh giá ISO 22000, nơi các đánh giá viên trực tiếp thu thập bằng chứng và đánh giá sự tuân thủ của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm so với các tiêu chí đã được xác định. Các công việc cần thực hiện:
- Doanh nghiệp bắt đầu bằng cuộc họp khai mạc với đại diện bộ phận được đánh giá để thống nhất về mục tiêu, phạm vi và nội dung cuộc đánh giá cũng như rà soát lại các tài liệu, quy trình liên quan
- Đánh giá viên thực hiện công việc đánh giá theo kế hoạch đã đề ra. Quá trình thu thập bằng chứng đánh giá được triển khai bằng cách quan sát thực tế điều kiện vệ sinh, quy trình sản xuất và bảo quản thực phẩm; xem xét hồ sơ, tài liệu chính thức; phỏng vấn nhân viên để đánh giá nhận thức và kỹ năng của họ về an toàn thực phẩm và kiểm tra thiết bị, cơ sở hạ tầng để đảm bảo phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 22000.
- Mọi thông tin, kết quả đánh giá cần được ghi chép đầy đủ
- Trước khi kết thúc cuộc họp đánh giá, đánh giá viên cần tổng kết những phát hiện, những điểm phù hợp và chưa phù hợp với đại diện bên được đánh giá để xác nhận cũng như chuẩn bị đưa ra các biện pháp khắc phục.
Bước 4: Báo cáo đánh giá
Sau khi kết thúc đánh giá, đội ngũ đánh giá viên sẽ có cuộc họp tổng kết với ban lãnh đạo doanh nghiệp để trình bày các thông tin phát hiện được như ưu, nhược điểm của hệ thống, thảo luận chi tiết các điểm không phù hợp, tìm kiếm nguyên nhân và đề xuất khuyến nghị khắc phục hoặc cải tiến, đồng thời lắng nghe phản hồi từ các bên liên quan.
Sau khi kết thúc cuộc họp tổng kết, trưởng nhóm đánh giá sẽ lập một báo cáo tổng quát và khách quan về thực trạng của nơi được đánh giá. Báo cáo cần bao gồm:
- Thời gian đánh giá
- Các khu vực được đánh giá
- Tiêu chí đánh giá
- Thành phần nhóm đánh giá
- Danh sách các cá nhân phỏng vấn
- Tóm tắt quá trình đánh giá.
- Các điểm phù hợp và không phù hợp (biểu hiện, mức độ, bằng chứng).
- Kết luận và các kiến nghị cải tiến.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và theo dõi sau đánh giá
Tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình đánh giá cần được lưu giữ đầy đủ (kế hoạch đánh giá, báo cáo đánh giá, biên bản họp, hành động khắc phục,…). Việc này đảm bảo bằng chứng làm cơ sở đối chiếu cho các cuộc đánh giá tiếp theo hoặc cho các bên liên quan xem xét khi cần.
Nhóm đánh giá thực hiện theo dõi việc triển khai các biện pháp khắc phục, kiểm tra tính đầy đủ và hiệu quả của các hành động đã thực hiện. Nếu cần thiết, có thể thực hiện các đánh giá lại để xác nhận rằng vấn đề đã được giải quyết triệt để và không tái diễn.
>>> Kế hoạch xây dựng ISO 22000 là gì ?
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp thông tin chi tiết về quy trình thực hiện đánh giá nội bộ ISO 22000. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai tiêu chuẩn ISO 22000:2018 hiệu quả. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ chứng nhận ISO 22000, vui lòng liên hệ với Intercert Việt Nam để được hỗ trợ tốt nhất.
Thông tin công ty Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tòa Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Hotline: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
