Chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là một phần quan trọng trong chiến lược quản lý chất lượng của tổ chức. Tổ chức cần phải đáp ứng các yêu cầu đánh giá nội bộ ISO 9001 để tuân thủ tiêu chuẩn. Hãy đọc bài viết dưới đây của Intercert Việt Nam để biết thêm thông tin về chương trình này.
Chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001 là gì?
ISO 9001 định nghĩa chương trình đánh giá nội bộ là “Quy trình có hệ thống, độc lập và được ghi chép lại để thu thập bằng chứng đánh giá và đánh giá chúng một cách khách quan nhằm xác định mức độ đáp ứng các tiêu chí kiểm toán”.
ISO 9001 nêu ra các hướng dẫn mà một tổ chức phải tuân theo khi triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng. Điều này bao gồm việc tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ.
Cụ thể, Mục 9.2 đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 nêu rõ:
“Tổ chức phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ theo những khoảng thời gian được hoạch định để cung cấp thông tin về việc hệ thống quản lý chất lượng có hay không:
- phù hợp với
- các yêu cầu của chính tổ chức đối với hệ thống quản lý chất lượng của mình;
- các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
- được thực hiện và duy trì một cách hiệu lực.
Tổ chức phải:
- hoạch định, thiết lập, thực hiện và duy trì (các) chương trình đánh giá bao gồm tần suất, phương pháp, trách nhiệm các yêu cầu hoạch định và việc báo cáo, và có tính đến tầm quan trọng của các quá trình liên quan, những thay đổi ảnh hưởng tới tổ chức và kết quả của các cuộc đánh giá trước đó;
- xác định chuẩn mực đánh giá và phạm vi của từng cuộc đánh giá;
- lựa chọn chuyên gia đánh giá và tiến hành các cuộc đánh giá để đảm bảo tính vô tư và tính khách quan của quá trình đánh giá;
- đảm bảo rằng kết quả đánh giá được báo cáo với cấp lãnh đạo thích hợp;
- thực hiện không chậm trễ việc khắc phục và hành động khắc phục thích hợp;
- lưu giữ thông tin dạng văn bản là bằng chứng về việc thực hiện chương trình đánh giá và kết quả đánh giá.”
Các yêu cầu chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015
1. Lên kế hoạch cho chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001 của tổ chức
Lên kế hoạch chương trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001 phải bao gồm tần suất đánh giá, phương pháp được sử dụng và người chịu trách nhiệm thực hiện đánh giá. Người quản lý chất lượng cũng sẽ thiết lập các yêu cầu và cơ chế báo cáo, đảm bảo rằng các kết quả và khuyến nghị của các cuộc đánh giá trước đó được thực hiện.
Kế hoạch chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 bao gồm các nội dung sau:
- Mục tiêu đánh giá, tiêu chí và tài liệu tham khảo
- Phạm vi đánh giá bao gồm: các đơn vị, quy trình tổ chức và chức năng cần được đánh giá,..
- Ngày và địa điểm diễn ra các hoạt động đánh giá
- Thời gian và thời lượng dự kiến của các hoạt động đánh giá: các cuộc họp với đơn vị được đánh giá hoặc nhóm đi đánh giá
- Vai trò và trách nhiệm của các thành viên đi đánh giá
- Phân bổ nguồn lực thích hợp cho các lĩnh vực quan trọng của cuộc đánh giá
- Ngôn ngữ làm việc và báo cáo của chương trình đánh giá
- Sắp xếp hậu cần
- Các vấn đề liên quan đến bảo mật
- Yêu cầu bảo mật
- Phân phối báo cáo về đánh giá và ngày phát hành
- …
2. Xác định tiêu chí và phạm vi kiểm toán
Tiêu chí phải thống nhất từ lần đánh giá này sang lần đánh giá khác. Điều này giúp đánh giá tiến độ thực hiện các khuyến nghị theo thời gian dễ dàng hơn. Tuy nhiên, tiêu chí cũng phải đủ linh hoạt để có thể thay đổi khi cần thiết, sao cho vẫn phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm:
- Chính sách và thủ tục áp dụng
- Tiêu chuẩn, luật lệ và quy định
- ISO 9001 và các yêu cầu của hệ thống quản lý tổ chức
- Yêu cầu của ngành
- Quy tắc ứng xử của khu vực kinh doanh
- ..
Phạm vi đánh giá có thể là:
- Yêu cầu áp dụng của ISO 9001
- Vị trí vật lý – cơ sở vật chất, nhà máy, văn phòng
- Hoạt động tổ chức – sản phẩm, quy trình, phòng ban, chức năng
- Ngày hệ thống quản lý chất lượng chính thức có hiệu lực
- …
3. Chọn đánh giá viên khách quan
Đánh giá viên nội bộ phải đại diện cho công ty tham gia vào cuộc đánh giá nhưng phải khách quan và phải là người có đủ năng lực thực hiện đánh giá.
Đánh giá viên QMS phải tuân thủ các nguyên tắc và thuộc tính sau đây, các nguyên tắc liên quan đến đánh giá viên:
- Hành vi đạo đức là nền tảng của tính chuyên nghiệp. Nó bao gồm hành vi của người đi đánh giá phản ánh sự tin cậy, chính trực, bảo mật và thận trọng.
- Trình bày công bằng là nghĩa vụ báo cáo một cách trung thực và chính xác: Hoạt động đánh giá thông qua – phát hiện kiểm toán, kết luận và báo cáo, có gặp phải những trở ngại đáng kể gì hay không,..
- Tác phong chuyên nghiệp tức là cần siêng năng và phán đoán chính xác trong quá trình đánh giá. Chuyên gia đánh giá phải nhận thức được tầm quan trọng của nhiệm vụ và sự tin tưởng mà bên được đánh giá và các bên quan tâm khác dành cho họ. Bởi vậy năng lực là yếu tố không thể thiếu của một chuyên gia đánh giá nội bộ.
- Tính độc lập tạo thành cơ sở cho tính công bằng của hoạt động đánh giá và tính khách quan của kết luận kiểm toán. Đánh giá viên phải hoạt động độc lập với phạm vi đang được đánh giá, không được có sự thiên vị hay xung đột lợi ích nào. Đánh giá viên phải duy trì trạng thái nhìn nhận khách quan trong suốt quá trình đánh giá, đảm bảo rằng các phát hiện và kết luận đánh giá luôn chỉ dựa trên bằng chứng đánh giá thực tế.
- Phương pháp tiếp cận dựa trên bằng chứng là phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy và có thể tái tạo trong một quy trình đánh giá về hệ thống. Bằng chứng đánh giá phải: “Có thể xác minh được; Dựa trên các mẫu thông tin có sẵn (vì việc đánh giá được tiến hành trong một khoảng thời gian hữu hạn và với nguồn lực hữu hạn); Đảm bảo lấy mẫu đúng cách để tăng sự tin cậy vào kết luận kiểm toán”.
4. Báo cáo kết quả cho ban lãnh đạo
Kết quả đánh giá nội bộ là tập hợp dữ liệu có giá trị đánh giá mức độ tuân thủ chung của tổ chức đối với ISO 9001 cũng như phát hiện các khía cạnh cần khắc phục. Kết quả đánh giá nội bộ phải được thông báo cho ban lãnh đạo để có thể thực hiện hành động cần thiết.
Trong quá trình báo cáo cho lãnh đạo, tổ chức phải cung cấp hồ sơ đầy đủ, chính xác, ngắn gọn và rõ ràng về quá trình đánh giá nội bộ. Đây là đầu ra chính của quá trình đánh giá. Kết quả đánh giá nội bộ có thể được đọc và sử dụng bởi những người không tham gia đánh giá. Do đó, điều quan trọng là báo cáo phải đưa ra bức tranh toàn diện về chương trình đánh giá nội bộ.
5. Lưu giữ tài liệu làm bằng chứng
Lưu giữ hệ thống tài liệu của tổ chức làm bằng chứng cho thấy các cuộc đánh giá nội bộ đã được thực hiện. Những hồ sơ này phải luôn sẵn có và có thể truy cập được để làm cơ sở thực hiện các hành động khắc phục, báo cáo nội bộ và đánh giá bên ngoài.
Lợi ích khi thực hiện đánh giá nội bộ theo ISO 9001
Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu: Chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 giúp tổ chức xác định và khắc phục các sai sót trong việc tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, quy định nội bộ, quốc tế và ngành, cũng như yêu cầu của khách hàng. Tuân thủ các yêu cầu đánh giá nội bộ giúp tổ chức tránh được các rủi ro pháp lý, tài chính và bảo vệ uy tín thương hiệu.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Đánh giá nội bộ theo ISO 9001 giúp tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng, xác định các điểm yếu và đề xuất các giải pháp cải tiến. Từ đó giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và lợi nhuận.
- Phát hiện cơ hội: Đánh giá nội bộ có thể giúp tổ chức phát hiện ra các cơ hội mới để cải thiện hoạt động, phát triển sản phẩm/dịch vụ mới hoặc mở rộng thị trường. Việc nắm bắt các cơ hội này giúp tổ chức tăng cường khả năng cạnh tranh và tạo ra lợi thế so với đối thủ.
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Một số ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh yêu cầu tổ chức phải thực hiện đánh giá nội bộ theo quy định của pháp luật. Việc thực hiện đánh giá nội bộ giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu này và tránh được các vi phạm pháp luật.
- Cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo: Đánh giá nội bộ theo ISO 9001 cung cấp cho Ban lãnh đạo thông tin khách quan, trung thực về tình trạng hoạt động của tổ chức. Dựa trên thông tin này, Ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định sáng suốt để điều chỉnh chiến lược và hoạt động của tổ chức.
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. Hy vọng thông tin trên có thể giúp doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá nội bộ đúng với các yêu cầu của của Mục 9.2 Đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn cụ thể nếu doanh nghiệp có bất kỳ vướng mắc gì.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sale@intercertvietnam.com
