Chính sách chất lượng là gì? Làm thế nào để thiết lập chính sách chất lượng tốt phù hợp với hoạt động của tổ chức cũng như cách trao đổi thông tin về chính sách chất lượng tới mọi người? Hãy đọc bài viết dưới đây của Intercert Việt Nam để tìm câu trả lời nhé.
Chính sách chất lượng là gì?
Chính sách chất lượng là mục đích chung của một tổ chức liên quan đến chất lượng được lãnh đạo cao nhất chính thức hóa. Nó thiết lập phương hướng mà tổ chức phải thực hiện về mặt chất lượng.
Chính sách chất lượng cũng là một tuyên bố ngắn gọn phù hợp với mục đích và định hướng chiến lược của tổ chức, cung cấp khuôn khổ cho các mục tiêu chất lượng không chỉ là những cam kết đáp ứng các yêu cầu mà còn hướng tới sự cải tiến liên tục.
Chính sách chất lượng ISO 9001 là một yêu cầu được xác định trong Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về Hệ thống quản lý chất lượng. Cụ thể, tài liệu này được đề cập trong Điều khoản 5.2: “Chính sách chất lượng”. Trong đó:
Điều khoản 5.2.1: “Thiết lập chính sách chất lượng” yêu cầu:
“Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng:
- phù hợp với mục đích và bối cảnh tổ chức và hỗ trợ định hướng chiến lược của tổ chức;
- đưa ra khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu chất lượng;
- bao gồm việc cam kết thoả mãn các yêu cầu được áp dụng;
- bao gồm việc cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.”
Điều 5.2.2: “Trao đổi thông tin về chính sách chất lượng” yêu cầu:
“Chính sách chất lượng phải:
- sẵn có và được duy trì bằng thông tin dạng văn bản;
- được truyền đạt, thấu hiểu và thực hiện trong tổ chức;
- sẵn có cho các bên liên quan, khi thích hợp.”
Ví dụ về mẫu chính sách chất lượng theo ISO 9001:2015.
Mẫu chính sách chất lượng theo ISO 9001:2015 là bản tuyên bố chính thức của ban lãnh đạo tổ chức về cam kết của họ đối với chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Mẫu chính sách chất lượng đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động trong tổ chức, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hướng đến mục tiêu chung về chất lượng.
Thiết lập chính sách chất lượng theo ISO 9001:2015
Chính sách chất lượng phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức và hỗ trợ định hướng chiến lược của tổ chức
Tìm hiểu rõ mục đích, mục tiêu và định hướng chiến lược của tổ chức. Xem xét các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.
Thu hút ban lãnh đạo cấp cao và các bên liên quan chính tham gia vào quá trình phát triển và xem xét Chính sách chất lượng.
Đảm bảo rằng Chính sách chất lượng theo ISO 9001 phù hợp với các mục đích và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Chính sách chất lượng sẽ góp phần hiện thực hóa những mục tiêu chung đó.
Chính sách chất lượng được sử dụng làm công cụ để truyền đạt cách thức các sáng kiến chất lượng hỗ trợ chiến lược tổng thể của tổ chức.
Chính sách chất lượng cần cung cấp khuôn khổ để thiết lập các mục tiêu chất lượng
Chính sách chất lượng trong ISO 9001 cần làm nổi bật các nguyên tắc cơ bản và cam kết của tổ chức về chất lượng. Chính sách này cần nêu rõ cách tổ chức hướng tới việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng như thế nào.
Ngoài ra, Chính sách chất lượng cũng nên được điều chỉnh phù hợp với bối cảnh của tổ chức, có tính đến ngành nghề, nhu cầu của khách hàng, môi trường pháp lý và định hướng chiến lược.
Chính sách chất lượng bao gồm cam kết đáp ứng các yêu cầu hiện hành
Cam kết đáp ứng các yêu cầu là yếu tố cơ bản của Chính sách chất lượng theo ISO 9001:2015. Cam kết này chứng minh sự tận tâm của tổ chức trong việc đáp ứng kỳ vọng của khách hàng, những bên liên quan và cơ quan quản lý. Điều này có thể bao gồm các quy định pháp lý, tiêu chuẩn ngành, thông số kỹ thuật của khách hàng và bất kỳ nghĩa vụ liên quan nào khác.
Quan trọng là các yêu cầu hiện hành phải gắn liền với sự hài lòng của khách hàng, đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng.
Hơn nữa, Chính sách chất lượng có thể nêu bật vai trò của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) trong việc đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu áp dụng đều được xác định, hiểu rõ và đáp ứng một cách nhất quán.
Chính sách chất lượng bao gồm cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.
Cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là nội dung quan trọng của Chính sách chất lượng. Cam kết này phản ánh sự tận tụy của tổ chức trong việc tinh chỉnh các quy trình, sản phẩm và dịch vụ của mình theo thời gian.
Chính sách chất lượng trong ISO 9001 phản ánh văn hóa của tổ chức trong việc tìm kiếm những cách thức tốt hơn để vận hành và mang lại giá trị. Nó khuyến khích một tư duy đổi mới và tiến bộ.
Thêm vào đó, tổ chức cần cam kết chính sách chất lượng phù hợp với mục tiêu chất lượng, bao gồm các mục tiêu liên quan đến cải tiến. Điều này đảm bảo rằng cải tiến là mục tiêu có thể đo lường được và được ưu tiên.
Ngoài ra, Tổ chức nên nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thường xuyên xem xét và tối ưu hóa các quy trình để nâng cao hiệu quả và hiệu suất tổng thể.
Trao đổi thông tin về chính sách chất lượng theo ISO 9001:2015
Chính sách chất lượng phải sẵn có và được duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản
Chính sách chất lượng trong ISO 9001:2015 cần lập thành văn bản chính thức, nghĩa là nó phải được viết ra và ghi lại một cách rõ ràng, dễ hiểu.
Tổ chức cần đảm bảo tất cả các nhân viên có liên quan đều truy cập được Chính sách chất lượng, có thể qua những bản sao in được đăng ở các khu vực chung, bản sao điện tử trên mạng nội bộ của công ty hoặc các phương tiện thích hợp khác.
Ngoài ra, chính sách chất lượng cần được xem xét và cập nhật thường xuyên khi cần thiết để đảm bảo tính phù hợp và liên kết liên tục với mục tiêu cũng như định hướng của tổ chức.
Bằng cách duy trì sẵn có Chính sách chất lượng dưới dạng thông tin dạng văn bản, tổ chức có thể đảm bảo rằng cam kết về chất lượng cùng với định hướng chiến lược của mình được truyền đạt, hiểu rõ và áp dụng nhất quán trong toàn tổ chức.
Chính sách chất lượng cần được truyền đạt, hiểu và áp dụng trong tổ chức
Truyền đạt, đảm bảo sự hiểu biết và áp dụng Chính sách chất lượng ISO 9001:2015 trong tổ chức là cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Chính sách chất lượng phải được truyền đạt tới tất cả nhân viên trong toàn tổ chức, bất kể cấp bậc hoặc bộ phận của họ. Điều này có thể được thực hiện thông qua nhiều kênh truyền thông khác nhau như các cuộc họp của công ty, gửi email nội bộ hay qua các chương trình đào tạo,… Cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu trong Chính sách chất lượng để tất cả nhân viên đều nắm được nội dung chính, kể cả những người có thể không hiểu sâu về thuật ngữ quản lý chất lượng.
Chính sách chất lượng phải sẵn có cho các bên liên quan.
Tổ chức xác định các bên quan tâm có liên quan là ai. Những người này có thể bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý, cổ đông, nhân viên, đối tác và công chúng.
Sau đó lựa chọn kênh thích hợp để chia sẻ Chính sách chất lượng ISO 9001:2015 với các bên quan tâm này. Điều này có thể thông qua trang web của công ty, tài liệu quảng cáo, bài thuyết trình, báo cáo thường niên hoặc liên lạc trực tiếp để phổ biến.
Việc chia sẻ chính sách chất lượng với các bên liên quan như khách hàng và nhà cung cấp mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Nhờ vậy, khách hàng có thể hiểu rõ cam kết về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó xây dựng niềm tin và củng cố mối quan hệ hợp tác.
Đồng thời, nhà cung cấp cũng nắm được tiêu chuẩn chất lượng mà doanh nghiệp yêu cầu, đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp và góp phần nâng cao chất lượng đầu vào cho sản phẩm, dịch vụ. Việc chia sẻ chính sách chất lượng còn thể hiện sự minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp, tạo dựng uy tín và thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả với các bên liên quan.
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về Chính sách chất lượng ISO 9001:2015. Hy vọng thông tin trên có thể giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi “Chính sách chất lượng là gì?” và giúp doanh nghiệp có thêm thông tin để xây dựng chính sách chất lượng phù hợp với mục tiêu và chiến lược của mình một cách hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn cụ thể nếu doanh nghiệp có bất kỳ vướng mắc gì.
>>>> Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là gì ?
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sale@intercertvietnam.com
