Để vượt qua một cuộc GRS audit (Global Recycled Standard) đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là về hệ thống hồ sơ và tài liệu. Liệu bạn đã có một GRS audit checklist đầy đủ để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng? Bài viết này của Intercert Việt Nam sẽ cung cấp cho bạn một checklist đánh giá GRS toàn diện, liệt kê chi tiết từng loại hồ sơ, tài liệu mà doanh nghiệp cần chuẩn bị, giúp bạn tự tin bước vào cuộc đánh giá và đạt được chứng nhận GRS một cách suôn sẻ.
Để cuộc đánh giá GRS diễn ra hiệu quả, việc hiểu rõ các nhóm hồ sơ và tài liệu mà kiểm toán viên sẽ yêu cầu là cực kỳ quan trọng. Một GRS audit checklist toàn diện sẽ phân loại các tài liệu theo từng khía cạnh của tiêu chuẩn.
GRS Checklist về Hồ sơ pháp lý và quản lý chung của doanh nghiệp
Đây là nhóm tài liệu cơ bản, cung cấp thông tin tổng quát về tính pháp lý và cơ cấu quản lý của doanh nghiệp bạn. Các kiểm toán viên sẽ xem xét những tài liệu này để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp và có một hệ thống quản lý rõ ràng.
Các tài liệu cần chuẩn bị bao gồm:
- Giấy phép kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp: Chứng minh tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh.
- Sơ đồ tổ chức: Thể hiện cấu trúc nội bộ của công ty và vị trí của các bộ phận liên quan đến việc triển khai GRS.
- Chính sách và thủ tục GRS của công ty: Một văn bản tổng thể mô tả cam kết của doanh nghiệp đối với GRS và các quy trình chính đã thiết lập để tuân thủ.
- Danh sách nhân sự chủ chốt: Bao gồm người quản lý GRS, người phụ trách chuỗi hành trình sản phẩm (CoC), và các cán bộ liên quan khác.
- Biên bản cuộc họp nội bộ liên quan đến GRS: Các bản ghi chép về việc triển khai, đánh giá và cải tiến hệ thống GRS trong công ty.
Việc sắp xếp các tài liệu này một cách khoa học sẽ tạo ấn tượng tốt ban đầu với kiểm toán viên và cho thấy sự chuẩn bị chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Checklist đánh giá GRS về Tài liệu chuỗi hành trình sản phẩm
Đây là trọng tâm của bất kỳ cuộc đánh giá GRS nào. Các tài liệu về Chuỗi hành trình sản phẩm (CoC) chứng minh rằng vật liệu tái chế được theo dõi và quản lý chặt chẽ từ khi nhập kho đến khi trở thành sản phẩm cuối cùng, đảm bảo tính toàn vẹn và ngăn ngừa gian lận.
Một GRS audit checklist cho hồ sơ CoC cần bao gồm:
- Hợp đồng mua bán vật liệu tái chế: Các hợp đồng hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp vật liệu tái chế, có nêu rõ thông tin về hàm lượng và loại vật liệu tái chế (tiền tiêu dùng/hậu tiêu dùng).
- Hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho: Chứng từ chi tiết về số lượng, chủng loại và nguồn gốc của vật liệu tái chế nhập về. Đảm bảo có sự phân biệt rõ ràng giữa vật liệu tái chế và vật liệu nguyên sinh nếu có.
- Biên bản kiểm tra đầu vào: Hồ sơ ghi lại việc kiểm tra chất lượng và số lượng vật liệu tái chế khi nhận hàng.
- Hồ sơ kho bãi: Sơ đồ kho, hệ thống phân loại và ghi nhãn vật liệu tái chế trong kho để tránh nhầm lẫn hoặc pha trộn.
- Biên bản sản xuất: Các bản ghi chi tiết về quá trình sản xuất, bao gồm lượng vật liệu tái chế được sử dụng cho mỗi lô sản phẩm, ngày sản xuất, và các thông số kỹ thuật khác.
- Hệ thống cân bằng khối lượng (Mass Balance System): Đây là một hệ thống tài liệu quan trọng. Nó bao gồm các bảng tính hoặc phần mềm ghi lại lượng vật liệu tái chế đầu vào, lượng sản phẩm tái chế đầu ra, và lượng thất thoát trong quá trình sản xuất. Mục tiêu là để chứng minh sự cân bằng giữa lượng vật liệu tái chế được tuyên bố và lượng thực tế sử dụng.
- Phiếu xuất kho và vận đơn: Chứng từ cho các lô hàng sản phẩm GRS, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, và địa điểm giao hàng.
- Chứng chỉ giao dịch (Transaction Certificate – TC): Đây là tài liệu do tổ chức chứng nhận cấp cho mỗi lô hàng sản phẩm được chứng nhận GRS, xác nhận sản phẩm đó tuân thủ tiêu chuẩn. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra các TC nhận được từ nhà cung cấp (nếu có) và các TC đã được cấp cho khách hàng của bạn.
- Chính sách ghi nhãn GRS: Hướng dẫn về việc sử dụng logo GRS và các tuyên bố về hàm lượng tái chế trên sản phẩm và bao bì theo đúng quy định.
- Hồ sơ xử lý chất thải vật liệu tái chế: Nếu có vật liệu tái chế bị loại bỏ hoặc xử lý trong quá trình sản xuất, cần có hồ sơ chứng minh cách thức xử lý đó.
Mỗi tài liệu trong danh mục này đều phải nhất quán và có khả năng truy xuất nguồn gốc rõ ràng để kiểm toán viên có thể dễ dàng xác minh.
GRS audit checklist về Hồ sơ môi trường
Ngoài việc quản lý vật liệu tái chế, tiêu chuẩn GRS còn đặt ra các yêu cầu nghiêm ngặt về quản lý môi trường. Một checklist đánh giá GRS về môi trường sẽ tập trung vào các bằng chứng về việc giảm thiểu tác động tiêu cực của hoạt động sản xuất.
Các tài liệu cần thiết bao gồm:
- Hồ sơ tiêu thụ nước: Ghi chép về lượng nước sử dụng và các biện pháp tiết kiệm nước đã thực hiện.
- Giấy phép xử lý nước thải: Bằng chứng về việc tuân thủ các quy định về xả thải và xử lý nước thải.
- Hồ sơ xử lý nước thải: Ghi chép về lượng nước thải được xử lý và các kết quả kiểm tra chất lượng nước sau xử lý.
- Hồ sơ tiêu thụ năng lượng: Ghi chép về lượng điện, gas, và các nguồn năng lượng khác được sử dụng, cùng với các biện pháp tiết kiệm năng lượng hoặc sử dụng năng lượng tái tạo.
- Hồ sơ quản lý hóa chất: Bao gồm danh sách các hóa chất được sử dụng, bảng dữ liệu an toàn vật liệu (MSDS/SDS) cho từng hóa chất, và bằng chứng về việc tuân thủ danh sách hóa chất hạn chế (Restricted Substances List – RSL) của GRS.
- Hồ sơ xử lý chất thải rắn: Ghi chép về lượng và loại chất thải phát sinh, hợp đồng với các đơn vị xử lý chất thải (bao gồm chất thải nguy hại), và bằng chứng về việc tái chế hoặc giảm thiểu chất thải.
- Kế hoạch và báo cáo ứng phó khẩn cấp môi trường: Quy trình xử lý các sự cố môi trường như tràn đổ hóa chất.
- Hồ sơ đào tạo về an toàn môi trường: Bằng chứng về việc nhân viên được đào tạo về các quy định môi trường và an toàn hóa chất.
Sự minh bạch và chi tiết trong các hồ sơ này sẽ chứng minh cam kết của doanh nghiệp đối với bảo vệ môi trường.
GRS audit checklist về Hồ sơ trách nhiệm xã hội
GRS không chỉ tập trung vào môi trường mà còn rất chú trọng đến điều kiện lao động công bằng và đạo đức. GRS audit checklist về trách nhiệm xã hội sẽ bao gồm các tài liệu chứng minh doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn lao động quốc tế và các yêu cầu cụ thể của GRS.
Các tài liệu quan trọng cần chuẩn bị là:
- Hợp đồng lao động: Chứng minh các điều khoản về lao động phù hợp với pháp luật và tiêu chuẩn GRS.
- Hồ sơ chấm công và bảng lương: Bằng chứng về việc tuân thủ giờ làm việc, trả lương tối thiểu và các phúc lợi xã hội.
- Chính sách sức khỏe và an toàn lao động: Quy định về môi trường làm việc an toàn, các biện pháp phòng ngừa rủi ro, và trang bị bảo hộ lao động.
- Biên bản đào tạo về sức khỏe và an toàn: Chứng minh nhân viên được huấn luyện về các quy định an toàn.
- Chính sách không lao động trẻ em và lao động cưỡng bức: Các cam kết và quy trình để ngăn chặn các hình thức lao động này.
- Chính sách không phân biệt đối xử và quấy rối: Đảm bảo một môi trường làm việc công bằng và tôn trọng.
- Quy trình giải quyết khiếu nại của người lao động: Minh chứng về một kênh tiếp nhận và xử lý khiếu nại hiệu quả.
- Bằng chứng về quyền tự do hiệp hội: Nếu có công đoàn hoặc đại diện người lao động, cần có bằng chứng về hoạt động của họ.
- Báo cáo đánh giá xã hội bên ngoài (nếu có): Nếu doanh nghiệp đã từng được đánh giá bởi các tiêu chuẩn xã hội khác (ví dụ: SMETA, BSCI), các báo cáo này có thể hữu ích.
Đánh giá viên sẽ phỏng vấn nhân viên và quan sát hiện trường làm việc để xác minh tính chính xác của các loại tài liệu, hồ sơ này.
—————————————————————————————————-
Để vượt qua một cuộc GRS audit thành công, việc sở hữu và áp dụng một GRS audit checklist chi tiết là vô cùng cần thiết. Từ các hồ sơ pháp lý, tài liệu chuỗi hành trình sản phẩm, đến các bằng chứng về quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội, mỗi mục trong checklist đánh giá GRS đều đóng vai trò quan trọng.
Bằng cách đầu tư thời gian và nỗ lực vào việc chuẩn bị hồ sơ một cách khoa học, chính xác và nhất quán, doanh nghiệp bạn không chỉ đáp ứng các yêu cầu của Global Recycled Standard mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả hoạt động. Hãy bắt đầu xây dựng GRS audit checklist của riêng bạn ngay hôm nay để sẵn sàng cho hành trình chứng nhận. Liên hệ với Intercert Việt Nam qua số Hotline: 0969.555.610 hoặc Email: sales@intercertvietnam.com nếu cần hỗ trợ xây dựng checklist.
