ISO 22000 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, giúp các tổ chức đảm bảo sản phẩm an toàn đến tay người tiêu dùng. Trong đó, điều khoản 8.4.2 ISO 22000 đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các tình huống khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Bài viết dưới đây Intercert Việt Nam sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách thực hiện điều khoản 8.4.2 để đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 22000.
Nội dung điều khoản 8.4.2 ISO 22000
Điều khoản 8.4.2 trong tiêu chuẩn ISO 22000:2018 yêu cầu các doanh nghiệp phải xác định các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra, xây dựng kế hoạch ứng phó chi tiết, tổ chức diễn tập thường xuyên và huấn luyện nhân viên. Các tình huống khẩn cấp được nhắc tới là thiên tai, sự cố môi trường, khủng bố sinh học, tai nạn lao động, các trường hợp khẩn cấp về sức khỏe cộng đồng và các sự cố khác như mất nước, mất điện hoặc máy làm lạnh. Khi xử lý được các vấn đề trên, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được tối đa rủi ro, bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng và duy trì uy tín thương hiệu.
Việc tuân thủ điều khoản 8.4.2 ISO 22000 là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp trong ngành thực phẩm. Điều khoản này không chỉ giúp duy trì sự ổn định của quy trình sản xuất mà còn bảo vệ sản phẩm khỏi các rủi ro tiềm ẩn như nhiễm bẩn, mất kiểm soát chất lượng, hoặc gián đoạn do sự cố. Việc thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000 còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý, xây dựng lòng tin với khách hàng và đối tác. Bên cạnh đó, việc đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn này còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại về kinh tế và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Nội dung chi tiết mà tiêu chuẩn ISO 22000:2018 đưa ra như sau:
Tổ chức phải:
a) ứng phó các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế bằng cách:
1) đảm bảo xác định được các yêu cầu luật – định và chế định hiện hành;
2) trao đổi thông tin nội bộ;
3) trao đổi thông tin với bên ngoài (ví dụ: nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan chức năng, cơ quan truyền thông);
b) hành động để giảm hậu quả của tình huống khẩn cấp, phù hợp với mức độ khẩn cấp hoặc sự cố và tác động tiềm ẩn đến an toàn thực phẩm;
c) định kỳ kiểm tra các thủ tục trên thực tế; d) xem xét và khi cần, cập nhật các thông tin dạng văn bản sau khi xảy ra sự cố, tình huống khẩn cấp hoặc sau khi kiểm tra.
CHÚ THÍCH: Các ví dụ về tình huống khẩn cấp có thể tác động đến an toàn thực phẩm và/hoặc sản xuất là thiên tai, sự cố môi trường, khủng bố sinh học, tai nạn lao động, các trường hợp khẩn cấp về sức khỏe cộng đồng và các sự cố khác như mất nước, mất điện hoặc máy làm lạnh.
Cách thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000
1. Xác định các tình huống khẩn cấp và sự cố xảy ra
Bước đầu tiên cần thực hiện trong quy trình này là xác định các tình huống khẩn cấp và sự cố có thể xảy ra để xây dựng kế hoạch ứng phó phù hợp. Các tổ chức cần phải nhận diện cũng như phân tích các tình huống có thể gây nguy hiểm tới quá trình sản xuất, bảo quản và phân phối thực phẩm. Những sự cố có thể xảy ra bao gồm hỏng hóc máy móc, thiết bị, mất điện, hoặc hệ thống làm lạnh không hoạt động; các sự cố liên quan đến nguyên liệu như nhiễm bẩn, hóa chất độc hại; các tình huống khẩn cấp do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự cố đột xuất trong quá trình sản xuất như tai nạn lao động, sức khỏe không đảm bảo. Bằng cách liệt kê chi tiết các tình huống này và đánh giá mức độ nghiêm trọng, tổ chức phải xác định rõ ràng từng tình huống để xây dựng các kịch bản ứng phó cụ thể khi sự cố xảy ra.
2. Lập kế hoạch ứng phó với các tình huống khẩn cấp và sự cố
Sau khi xác định các tình huống khẩn cấp mà công ty gặp phải, tổ chức tiến hành xác định các yêu cầu pháp luật liên quan đến tình huống khẩn cấp đó. Đây là một bước quan trọng mà điều khoản 8.4.2 ISO 22000 đưa ra nhằm ứng phó với các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế. Ví dụ sau khi tổ chức xác định tình huống khẩn cấp là cháy nổ, tổ chức cần xem xét các luật, nghị định, thông tư liên quan đến cháy nổ đế lên kế hoạch phù hợp thực hiện theo các quy định này.
Doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch ứng phó chi tiết và rõ ràng để giải quyết từng loại rủi ro, bao gồm các biện pháp ngăn chặn, phòng ngừa và xử lý, khắc phục. Kế hoạch phải nêu rõ các bước hành động cụ thể để xử lý từng tình huống, từ việc cách ly khu vực bị ảnh hưởng, ngừng sản xuất, cho đến việc thông báo và phối hợp với các bên liên quan. Đồng thời, cần phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân hoặc bộ phận trong tổ chức để đảm bảo mọi tình huống khẩn cấp được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
3. Đào tạo và thực hiện diễn tập ứng phó tình huống khẩn cấp
Để thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000 hiệu quả thì việc đào tạo và diễn tập ứng phó tình huống khẩn cấp theo kế hoạch là một phần không thể thiếu. Tổ chức cần đào tạo nhân viên để nhận diện và phản ứng kịp thời đối với các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra trong quá trình sản xuất, bảo quản và cung ứng thực phẩm. Các nhân viên phải được trang bị kiến thức về quy trình xử lý sự cố, các biện pháp bảo vệ an toàn thực phẩm, và cách thức phối hợp với các bộ phận liên quan khi có sự cố xảy ra.
Đồng thời, tổ chức cần thực hiện các buổi diễn tập định kỳ để kiểm tra khả năng ứng phó của đội ngũ nhân viên trong các tình huống giả định. Mục tiêu của việc diễn tập là kiểm tra khả năng phản ứng nhanh chóng của nhân viên cũng như kiểm tra tính hiệu quả của kế hoạch ứng phó, phát hiện những điểm yếu và kịp thời điều chỉnh. Ngoài ra, việc tổ chức các diễn tập định kỳ cũng giúp nhân viên làm quen với quy trình đảm bảo rằng khi tình huống khẩn cấp thực sự xảy ra, tổ chức có thể hành động một cách nhanh chóng và hiệu quả.
4. Triển khai kế hoạch xử lý các tình huống khẩn cấp
Để ứng phó nhanh chóng và hiệu quả với các tình huống khẩn cấp, việc triển khai kế hoạch xử lý sự cố phải được thực hiện một cách rõ ràng, có hệ thống và sẵn sàng cho mọi tình huống. Kế hoạch này không chỉ đơn giản là việc chuẩn bị trước, mà còn phải đảm bảo tính linh hoạt và khả năng ứng phó ngay lập tức khi sự cố thực sự xảy ra.
Bước đầu tiên là doanh nghiệp cần thông báo tình huống khẩn cấp cho toàn bộ thành viên trong tổ chức và kích hoạt quy trình xử lý ngay khi phát hiện ra vấn đề . Việc này đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ tình hình và có thể hành động ngay lập tức. Các bước hành động như cách ly khu vực hoặc sản phẩm bị ảnh hưởng, thông báo cho các bộ phận liên quan và áp dụng các biện pháp kiểm soát tình hình phải được thực hiện đồng bộ.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải huy động các nguồn lực cần thiết như nhân lực, thiết bị và vật liệu hỗ trợ để đảm bảo xử lý sự cố nhanh nhất có thể. Mỗi thành viên trong tổ chức phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình theo phân công trong kế hoạch. Trong quá trình xử lý, việc giám sát và ghi chép đầy đủ thông tin sự cố là rất quan trọng để có thể theo dõi diễn biến và đưa ra các quyết định kịp thời. Ngoài ra, việc ghi lại các chi tiết về sự cố cũng giúp tổ chức đánh giá mức độ nghiêm trọng, các biện pháp đã được thực hiện và những điều cần cải thiện trong tương lai.
5. Đánh giá và cải tiến kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp
Đánh giá và cải tiến kế hoạch ứng phó với các tình huống khẩn cấp theo điều khoản 8.4.2 ISO 22000 là quá trình quan trọng nhằm đảm bảo tính hiệu quả, khả thi của kế hoạch trong thực tế. Sau mỗi lần thực hiện ứng phó hoặc diễn tập, tổ chức cần tiến hành đánh giá toàn diện các khía cạnh như: mức độ tuân thủ quy trình, tốc độ phản ứng, hiệu quả trong việc cách ly, kiểm soát tình huống, sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan và khả năng huy động nguồn lực. Đặc biệt, việc ghi nhận các khó khăn, sai sót hoặc những tình huống không lường trước được trong quá trình xử lý sẽ giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan và rút kinh nghiệm tránh lặp lại cho lần sau.
Dựa trên kết quả đánh giá, tổ chức cần thực hiện các biện pháp sửa đổi, bổ sung để kế hoạch luôn phù hợp với thực tế và đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 22000. Đồng thời, các buổi diễn tập định kỳ cũng cần được nâng cấp theo kịch bản thực tế được cập nhật nhằm kiểm tra tính khả thi của những cải tiến đã thực hiện. Quá trình đánh giá và cải tiến kế hoạch không chỉ đảm bảo doanh nghiệp luôn sẵn sàng trong việc ứng phó với các tình huống khẩn cấp mà còn đảm bảo kế hoạch luôn phù hợp với những yêu cầu mới, từ đó tăng cường sự tuân thủ chứng nhận ISO 22000.
Một số lưu ý khi thực hiện điều khoản 8.4.2 trong ISO 22000
- Xác định đầy đủ các tình huống khẩn cấp và sự cố có thể xảy ra: Liệt kê tất cả các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sản xuất, bảo quản và phân phối thực phẩm như c thiên tai, hỏa hoạn, hỏng hóc thiết bị, hoặc sự cố về nguồn cung nguyên liệu.
- Xây dựng kế hoạch ứng phó chi tiết: Kế hoạch phải rõ ràng, cụ thể và dễ thực hiện. Các bước hành động, phân công vai trò và trách nhiệm cho từng bộ phận phải đảm bảo phù hợp với các yêu cầu. Kế hoạch phải bao gồm các biện pháp kiểm soát, khắc phục và khôi phục hoạt động sau sự cố.
- Đào tạo và nâng cao nhận thức của nhân viên: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu rõ kế hoạch ứng phó, vai trò của mình và các hành động cần thực hiện. Đồng thời, thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo định kỳ về kế hoạch ứng phó.
- Diễn tập định kỳ: Thực hiện diễn tập các kịch bản giả định để kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của kế hoạch. Việc này cũng giúp đánh giá năng lực phản ứng của nhân viên và phát hiện các điểm cần cải thiện.
- Ghi chép và lưu trữ thông tin: Tổ chức nên ghi lại chi tiết các sự cố đã xảy ra và cách xử lý để làm tư liệu tham khảo. Bên cạnh đó, lưu trữ thông tin còn để sử dụng cho việc đánh giá và cải tiến kế hoạch.
- Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp luật: Kế hoạch ứng phó phải phù hợp với các yêu cầu pháp luật và tiêu chuẩn ngành liên quan đồng thời doanh nghiệp phối hợp với cơ quan chức năng khi cần thiết, đặc biệt trong các tình huống có nguy cơ ảnh hưởng đến cộng đồng.
- Truyền thông hiệu quả: Thiết lập kênh liên lạc nhanh chóng và rõ ràng giữa các bộ phận trong tổ chức cũng như thông báo cho các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp về các biện pháp đảm bảo an toàn thực phẩm.
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp thông tin chi tiết về cách thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai tiêu chuẩn ISO 22000:2018 hiệu quả. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ chứng nhận ISO 22000, vui lòng liên hệ với Intercert Việt Nam để được hỗ trợ tốt nhất.
Thông tin công ty Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tòa Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Hotline: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
