Trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001:2015, doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình nào? Cách xây dựng quy trình ra sao? Dưới đây là những thông tin mà nhiều doanh nghiệp vướng mắc và quan tâm hiện nay. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về các quy trình ISO 14001 mà doanh nghiệp nên biết trong bài viết dưới đây.
TẠI SAO CÁC QUY TRÌNH ISO 14001:2015 LẠI CẦN THIẾT VỚI DOANH NGHIỆP
Các quy trình ISO 14001:2015 giúp doanh nghiệp trong việc thực hiện các quá trình nhằm đạt được mục tiêu môi trường đã đề ra. Các quy trình ISO 14001 chi tiết và khoa học sẽ giúp người đọc hiểu được mình có nhiệm vụ gì, cần thực hiện công việc ra sao và phải đạt được kết quả như thế nào. Những lý do doanh nghiệp cần áp dụng các quy trình vào Hệ thống quản lý môi trường (EMS – Environmental Management System) có thể kể đến như:
- Nhân viên hiểu và hoàn thành chỉ thị hiệu quả: Quy trình ISO 14001:2015 được áp dụng giúp nhân viên có thể hiểu rõ về chỉ thị từ cấp trên cũng như biết cách hoàn thành chỉ thị hiệu quả. Thông qua các quy trình của ISO 14001, nhân viên dễ dàng nắm bắt được trách nhiệm của bản thân. Đồng thời, qua những hướng dẫn trong quy trình, họ cũng thực hiện công việc đúng cách và mang lại hiệu quả cao hơn
- Nâng cao hiệu quả công việc: Thay vì mỗi người làm một kiểu gây chồng chéo nhiệm vụ, rối loạn hệ thống thì nhờ việc phổ biến quy trình thống nhất trong tổ chức, các công việc sẽ được tiến hành đồng bộ và đem lại hiệu quả cao hơn. Ngoài ra, quy trình ISO 14001:2015 giúp hạn chế các sai phạm không đáng có trong quá trình sản xuất, kinh doanh, giúp giảm thiểu các ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường cũng như chi phí cho khắc phục sự cố.
- Kiểm soát tiến độ của công việc: Các quy trình ISO 14001:2015 được áp dụng như công cụ hữu ích giúp ban lãnh đạo theo dõi và kiểm soát tiến độ cũng như hiệu quả công việc của nhân viên trong doanh nghiệp.
- Kiểm soát các tác động tới môi trường của doanh nghiệp: Các quy trình ISO 14001 ngoài việc giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các hoạt động bên trong doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát được những ảnh hưởng từ quá trình sản xuất, kinh doanh của mình tới môi trường. Việc kiểm soát chặt chẽ các tác động môi trường giúp ích cho doanh nghiệp trong việc tuân thủ các quy định pháp luật và bảo vệ môi trường.
CÁC QUY TRÌNH TRONG ISO 14001 MÀ DOANH NGHIỆP NÊN CÓ
1. Quy trình đánh giá rủi ro môi trường
Đánh giá rủi ro môi trường là một quá trình hệ thống nhằm xác định, phân tích và đánh giá các yếu tố có khả năng gây ra tác động tiêu cực đến môi trường trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, dự án hoặc một hoạt động nào đó. Mục tiêu chính của quy trình đánh giá rủi ro môi trường là phòng ngừa, giảm thiểu và kiểm soát các rủi ro này, bảo vệ môi trường và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Các bước thực hiện trong quy trình giám sát và đo lường thông số môi trường
- Bước 1: Phân tích bối cảnh doanh nghiệp
- Bước 2: Nhận diện rủi ro môi trường
- Bước 3: Đánh giá rủi ro môi trường
- Bước 4: Giải quyết rủi ro và cơ hội môi trường
- Bước 5: Đánh giá hiệu quả của hành đồng
2. Quy trình quản lý chất thải
Quy trình quản lý chất thải trong ISO 14001 giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý chất thải và bảo vệ môi trường. Qua đó, đảm bảo giảm thiểu tác động xấu đến môi trường từ việc phát sinh chất thải, đồng thời khuyến khích việc tái chế, tái sử dụng và giảm thiểu chất thải ngay từ nguồn phát sinh tại doanh nghiệp. Quản lý chất thải là quy trình thiết yếu của Hệ thống quản lý môi trường, đóng góp vào việc bảo vệ môi trường, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp.
Các bước trong quy trình quản lý chất thải ISO 14001
- Bước 1: Đánh giá, phân loại chất thải
- Bước 2: Lưu trữ chất thải
- Bước 3: Dán nhãn cho chất thải
- Bước 4: Vận chuyển và xử lý chất thải
- Bước 5: Kế hoạch cho các trường hợp khẩn cấp
- Bước 6: Đào tạo nhân viên
- Bước 7: Lưu trữ hồ sơ
3. Quy trình đánh giá nội bộ
Quy trình đánh giá nội bộ ISO 14001 là hoạt động quan trọng trong EMS. Quy trình ISO 14001 này bao gồm các hoạt động nhằm đánh giá mức độ tuân thủ của tổ chức với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001, từ đó đảm bảo rằng các quy trình và chính sách môi trường đang được thực hiện đúng cách. Qua việc đánh giá, tổ chức có thể nhận diện các điểm mạnh trong hệ thống quản lý môi trường cũng như những thiếu sót cần cải thiện. Điều này giúp tổ chức tối ưu hóa hiệu quả hoạt động môi trường.
Các bước trong quy trình đánh giá nội bộ ISO 14001
- Bước 1: Thiết lập chương trình đánh giá nội bộ EMS
- Bước 2: Chỉ định chuyên gia có năng lực
- Bước 3: Xác định phạm vi đánh giá
- Bước 4: Xây dựng kế hoạch đánh giá
- Bước 5: Tiến hành đánh giá nội bộ
- Bước 6: Ghi nhận và báo cáo kết quả đánh giá nội bộ
- Bước 7: Hành động khắc phục và phòng ngừa
- Bước 8: Theo dõi
- Bước 9: Cải tiến liên tục
- Bước 10: Lưu trữ tài liệu
4. Quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp
Quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp trong ISO 14001 là một phần không thể thiếu để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể đối phó một cách hiệu quả và nhanh chóng trước các sự cố môi trường bất ngờ, giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ môi trường. Quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp phần nào giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về an toàn lao động. Đồng thời, việc có một quy trình ứng phó rõ ràng giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý khi xảy ra sự cố.
Các bước trong quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp ISO 14001
- Bước 1: Phân loại các tình huống khẩn cấp
- Bước 2: Liệt kê các dạng sự cố có thể xảy ra
- Bước 3: Lập kế hoạch ứng phó các tình huống khẩn cấp
- Bước 4: Diễn tập ứng phó tình huống khẩn cấp
- Bước 5: Thực hiện kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp
- Bước 6: Đánh giá và đưa ra hành động khắc phục/phòng ngừa
5. Quy trình giám sát và đo lường thông số môi trường
Quy trình giám sát và và đo lường thông số môi trường quy định nội dung, phương pháp theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động môi trường của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính hiệu lực của Hệ thống quản lý môi trường, đánh giá được cơ hội cải tiến Hệ thống quản lý môi trường.
Các bước trong quy trình giám sát và đo lường thông số môi trường
- Bước 1: Xác định các thông số môi trường
- Bước 2: Lựa chọn phương pháp đo lường
- Bước 3: Thu thập dữ liệu
- Bước 4: Phân tích dữ liệu
- Bước 5: Đánh giá kết quả phân tích
- Bước 6: Lập báo cáo và trình lên ban lãnh đạo
- Bước 7: Thực hiện hành động khắc phục
NHỮNG LƯU Ý KHI XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 14001:2015
1. Nắm rõ được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001
Đây được xem là kỹ năng thiết yếu của người thiết lập quy trình ISO 14001. Trước khi tiến hành viết quy trình bất kỳ quy trình nào, phải xác định doanh nghiệp cần xây dựng bao nhiêu quy trình, những yêu cầu cụ thể trong những quy trình là gì. Phải hiểu rõ về nội dung, yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 mới có thể xác định được doanh nghiệp cần làm gì, làm như thế nào để xây dựng được Hệ thống quản lý môi trường chuẩn.
2. Quy trình ISO 14001 phải phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên ưu tiên xác định những quy trình bắt buộc và chuẩn hóa chúng thành thông tin dạng văn bản. Các quy trình cần được xây dựng phù hợp với đặc thù ngành nghề và quy mô của tổ chức. Bởi vì mỗi doanh nghiệp hoạt động trong một lĩnh vực khác nhau sẽ tạo ra các tác động tới môi trường khác nhau, vì thế nên quy trình ISO 14001 không thể giống nhau tại tất cả các doanh nghiệp.
Cần được phân biệt rõ quá trình, quy trình, bởi vì một quá trình có thể được triển khai thực hiện bằng nhiều quy trình nhưng một quy trình chỉ áp dụng cho một quá trình. Vì thế, doanh nghiệp phải phân biệt được đâu là quá trình, đâu là quy trình.
3. Trình bày vấn đề một cách logic, khoa học, dễ hiểu
Các quy trình ISO 14001 sẽ không có ý nghĩa gì nếu mọi người không thể hiểu được nội dung hay hiểu sai yêu cầu của nó. Mặc dù khả năng nhận thức, diễn giải các thông tin của mỗi người là không giống nhau nhưng để hạn chế những nhầm lẫn, sai phạm trong quá trình thực hiện quy trình, người viết cần có một tư duy logic, trình bày vấn đề khoa học, mạch lạc để người đọc dễ hiểu. Đồng thời, các quy trình được xây dựng nên đính kèm với các tài liệu tham khảo liên quan như điều khoản tiêu chuẩn, hướng dẫn, biểu mẫu ghi chép…
Trên đây là những thông tin cơ bản về các quy trình ISO 14001 mà doanh nghiệp nên biết, cùng những lưu ý giúp doanh nghiệp xây dựng các quy trình tốt hơn, hiệu quả hơn.. Nếu doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để nhận được hỗ trợ.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
