Việc áp dụng ISO 9001 trong hành chính rất phổ biến ở nước ta hiện nay. ISO 9001 hỗ trợ các cơ quan hành chính nhà nước trong việc chuẩn hóa quá trình giải quyết công việc, cải tiến phương thức thực thi công vụ. Hãy đọc bài viết dưới đây của Intercert Việt Nam để biết thêm thông tin về các cơ quan hành chính đã áp dụng ISO 9001.
Sơ lược về ISO 9001
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, cung cấp khung tham chiếu cho các tổ chức nhằm thiết lập và vận hành Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hiệu quả.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn, được nâng cấp từ các phiên bản trước. Phiên bản có những thay đổi đột phá giúp nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực thi công vụ; phục vụ tốt yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Mục tiêu chính khi áp dụng ISO 9001 trong hành chính là hướng tới sự hài lòng của tổ chức, cá nhân có liên quan; minh bạch hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính, hướng đến nền hành chính hiện đại, dân chủ, trong sạch và vững mạnh. Đây cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng góp phần nâng cao hoạt động cải cách hành chính nhà nước.
Các cơ quan hành chính áp dụng ISO 9001
Thời gian qua, nhiều tỉnh thành trên cả nước đã tiến hành áp dụng ISO 9001:2015 và có những chuyển biến tích cực. Dưới đây là một số cơ quan hành chính áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 và gặt hái được những thành tựu:
1. Áp dụng ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính tại Quảng Ninh
Quảng Ninh triển khai áp dụng ISO 9001:2008 từ năm 2014. Sau này, tỉnh Quảng Ninh đã chính thức cập nhật phiên bản mới ISO 9001:2015 tại các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, thay thế phiên bản cũ ISO 9001:2008 . Đến thời điểm hiện tại, 100% sở, ban, ngành và 13 UBND cấp huyện trong toàn tỉnh đã hoàn thành việc xây dựng, chuyển đổi, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Áp dụng tiêu chuẩn Quốc tế vào hoạt động giải quyết các thủ tục hành chính theo quy định mang tới nhiều hiệu quả, đặc biệt là trong công tác cải cách hành chính.
Nhờ áp dụng ISO 9001:2015, nền hành chính công của Quảng Ninh ngày càng hiện đại hóa và môi trường công vụ trở nên văn minh hơn. Ở các nội dung cụ thể của hành chính công, như: Quản lý tài liệu, hồ sơ, bảo mật các tài liệu quan trọng; hoạt động của các trung tâm hành chính công; quy trình tiếp nhận, giải quyết, trả và kiểm tra kết quả… đều rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng.
Triển khai ISO 9001 đã góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo, đội ngũ cán bộ và chất lượng dịch vụ công, nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị. Hơn thế nữa , với chứng nhận ISO 9001, người dân có xu hướng cảm thấy hài lòng và tin tưởng hơn vào chất lượng phục vụ của các cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh
Chưa dừng lại ở đó, sáng ngày 12/3/2024, tại TP. Hạ Long, UBND tỉnh Quảng Ninh đã tổ chức hội nghị công bố áp dụng Hệ thống phần mềm ISO điện tử theo ISO 9001:2015 vào hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn.
Từ đây, hệ thống phần mềm ISO điện tử được áp dụng một cách linh hoạt trong hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ của cơ quan nhà nước tại tỉnh Quảng Ninh. Các hồ sơ lưu trữ được nhận biết và bảo quản đúng quy cách, hạn chế được tình trạng mất, hỏng. Các sai sót trong công việc cũng được giảm thiểu đáng kể từ khi áp dụng phần mềm hiện đại. Tất cả các thủ tục hành chính từ cấp tỉnh đến cấp xã đều được rà soát, xây dựng thành quy trình ISO đảm bảo rõ người, rõ việc, rõ thời gian.
2. Áp dụng ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính tại Hưng Yên
Thực hiện Kế hoạch 122/KH-UBND ngày 04/10/2019 của UBND tỉnh Hưng Yên về việc xây dựng, chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Hưng Yên. Hiện tại, 100% cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại Hưng Yên đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001.
Theo Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hưng Yên, tính đến năm 2023, trên địa bàn tỉnh có 203 đơn vị thuộc hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Hưng Yên xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 . Trong đó, có 2 đơn vị cơ quan cấp tỉnh; 30 đơn vị cơ quan cấp sở, ban, ngành; 10 đơn vị cấp huyện và 161 đơn vị cấp xã.
Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hưng Yên Nguyễn Thái Kiều Ngân khẳng định, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã đem lại những hiệu quả tích cực. Nó giúp cán bộ, công chức triển khai và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý văn bản, giải quyết các thủ tục hành chính nhanh chóng, đúng thời gian. Qua đó, từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm thiểu tác động tiêu cực khi giải quyết thủ tục hành chính cho các tổ chức, công dân.
Cùng với đó, việc xây dựng và thực hiện các quy trình ISO đã giúp cho thủ trưởng cơ quan và cán bộ nắm vững hơn nội dung, yêu cầu cũng như cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình. ISO 9001 cũng giúp xác định ranh giới trách nhiệm trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với đơn vị bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ và xử lý công việc theo đúng quy định của pháp luật. Từ đó, giúp các đơn vị rà soát, đánh giá và xác định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận và trách nhiệm cụ thể của từng cán bộ trong cơ quan nhà nước.
3. Áp dụng ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính tại Vĩnh Phúc
Theo kế hoạch số 44/KH-UBND ngày 01/3/2021 về việc áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại các cơ quan hành chính nhà nước. Tỉnh Vĩnh Phúc đã có 175 cơ quan đang duy trì thực hiện áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (39 cơ quan chuyên môn cấp Tỉnh, đơn vị hành chính cấp huyện thuộc diện bắt buộc áp dụng; 136 xã, phường, thị trấn thuộc diện khuyến khích áp dụng).
ISO 9001 là công cụ nhằm chuẩn hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân và tổ chức bảo đảm đúng trình tự, thời gian theo quy định, tạo sự công khai, minh bạch trong công tác quản lý Nhà nước. Việc áp dụng ISO 9001:2015 trong các cơ quan hành chính giúp tỉnh Vĩnh Phúc có sự chuyển biến tích cực trong công tác phối hợp và đơn giản hóa thủ tục hành chính, giải quyết công việc giữa các bộ phận trong cơ quan và giữa cơ quan với đơn vị, cá nhân khác. Tại các cơ quan, đơn vị đã đưa hệ thống vào vận hành, sẽ có những quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân, tránh chồng chéo trong xử lý công việc, tạo môi trường làm việc khoa học. Hiệu quả áp dụng ISO 9001 được thể hiện rõ nhất ở tính công khai, minh bạch các thủ tục hành chính.
Nhờ áp dụng ISO 9001 mà tỷ lệ giải quyết các yêu cầu của tổ chức và công dân ngày được nâng cao. Tổng số hồ sơ thủ tục hành chính yêu cầu giải quyết của 3 cấp chính quyền đạt gần 300 nghìn hồ sơ, giải quyết đạt 100%, trong khi trước đây khi chưa áp dụng ISO, tỷ lệ cao nhất mới đạt khoảng 95%. Nhờ đó, Vĩnh Phúc đã từng thuộc tốp 10 những tỉnh, thành phố trong bảng xếp hạng PCI, được cộng đồng doanh nghiệp đánh giá cao công tác cải cách thủ tục hành chính, giảm chi phí gia nhập thị trường và chi phí thời gian cho doanh nghiệp.
Lợi ích khi áp dụng ISO 9001 trong hành chính
1. Nâng cao hiệu quả hoạt động
Áp dụng ISO 9001 trong hành chính giúp quy trình làm việc được chuẩn hóa và thống nhất. Từ đó, giúp loại bỏ sự mơ hồ, chồng chéo và tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận trong cơ quan.
Áp dụng ISO 9001 còn giúp tăng cường tính trách nhiệm, thúc đẩy tinh thần tự giác làm việc của các cán bộ trong tổ chức. Hệ thống quản lý chất lượng giúp xác định và loại bỏ những yếu tố tiềm ẩn gây sai sót, nhờ đó tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành bộ máy. Ngoài ra, việc thu thập và phân tích dữ liệu liên tục cũng giúp lãnh đạo cơ quan hành chính đưa ra quyết định sáng suốt và kịp thời.
Việc áp dụng ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan hành chính tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, tăng cường tính giám sát, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công cho người dân, doanh nghiệp cũng như đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
2. Nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 trong hoạt động hành chính mang lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính lên một tầm cao mới. Nhờ việc tuân thủ các yêu cầu và quy trình chuẩn mực được đề ra trong tiêu chuẩn ISO 9001, các cơ quan hành chính có thể tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót, từ đó cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chính xác và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân.
Hệ thống này cũng thúc đẩy văn hóa làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và trách nhiệm, góp phần xây dựng niềm tin của người dân đối với chính quyền. Việc áp dụng ISO 9001 trong hành chính chính là minh chứng cho cam kết của chính quyền trong việc nâng cao chất lượng phục vụ người dân và hướng tới xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại.
3. Nâng cao năng lực và trình độ của cán bộ công chức
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 trong bộ máy hành chính nhà nước mang lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao năng lực và trình độ của cán bộ công chức. Nhờ được đào tạo và áp dụng các quy trình, thủ tục chuẩn mực theo tiêu chuẩn ISO 9001, cán bộ công chức sẽ nâng cao kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ, rèn luyện tác phong làm việc chuyên nghiệp, khoa học và hiệu quả.
Hệ thống ISO 9001 cũng khuyến khích cán bộ công chức chủ động sáng tạo, đổi mới, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác hành chính trong thời đại mới. Việc áp dụng ISO 9001 góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ công chức có năng lực, phẩm chất, đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp thông tin về các cơ quan áp dụng ISO 9001 trong hành chính. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, mọi người đã có thêm những thông tin hữu ích về lợi ích khi áp dụng ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan tới tiêu chuẩn ISO 9001, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được giải đáp .
Thông tin liên lạc Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sale@intercertvietnam.com
