ISO 45001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS). Để đạt chứng nhận ISO 45001, doanh nghiệp cần xây dựng và duy trì một bộ tài liệu đầy đủ và chi tiết. Điều này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn mà còn giúp cải thiện hiệu quả quản lý an toàn tại nơi làm việc. Bài viết sau đây do Intercert Việt Nam chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu rõ những tài liệu cần thiết và quan trọng trong quá trình triển khai ISO 45001.
Tại sao doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống tài liệu ISO 45001
Việc thiết lập một hệ thống tài liệu ISO 45001 là một việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì nhiều lý do. Đầu tiên, tài liệu ISO 45001 hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và duy trì một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh, bảo vệ sức khỏe và an toàn của nhân viên. Bằng cách chuẩn hóa các quy trình và biện pháp an toàn, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, từ đó nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu chi phí liên quan đến sự cố.
Thứ hai, một hệ thống tài liệu ISO 45001 giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý về an toàn lao động, tránh các khoản phạt và thiệt hại tài chính do vi phạm quy định. Hệ thống này cung cấp các quy trình chi tiết để xác định, đánh giá và kiểm soát các rủi ro liên quan đến an toàn lao động, giúp doanh nghiệp đối phó hiệu quả với các yêu cầu pháp lý và quy định mới.
Ngoài ra, nó còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cải thiện sự quản lý và giao tiếp nội bộ, bằng cách cung cấp thông tin rõ ràng về các trách nhiệm, quy trình và chính sách liên quan đến an toàn lao động. Điều này không chỉ giúp cải thiện sự tuân thủ của nhân viên mà còn tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Cuối cùng, việc có một hệ thống tài liệu ISO 45001 chuyên nghiệp còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và cộng đồng. Nó cho thấy cam kết của doanh nghiệp đối với việc bảo vệ sức khỏe và an toàn của nhân viên, từ đó tạo dựng lòng tin và tăng cường mối quan hệ hợp tác lâu dài với các bên liên quan. Điều này cũng có thể mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường và hỗ trợ sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bộ tài liệu ISO 45001 bắt buộc
Tài liệu ISO 45001 sẽ được phân thành tài liệu bắt buộc và tài liệu không bắt buộc. Và dưới đây là một số nội dung tài liệu bắt buộc doanh nghiệp phải có khi áp dụng ISO 45001.
- Phạm vi của hệ thống quản lý OH&S (điều khoản 4.3)
- Chính sách OH&S (điều khoản 5.2)
- Trách nhiệm và quyền hạn trong hệ thống quản lý OH&S (điều khoản 5.3)
- Quá trình OH&S để xử lý rủi ro và cơ hội (điều khoản 6.1.1)
- Phương pháp và tiêu chí đánh giá rủi ro OH&S (điều khoản 6.1.2.2)
- Mục tiêu OH&S và kế hoạch để đạt được chúng (điều khoản 6.2.2)
- Quá trình chuẩn bị và ứng phó với tình huống khẩn cấp (điều khoản 8.2)
- Rủi ro và cơ hội liên quan đến OHSMS và các hành động khắc phục (điều khoản 6.1.1)
- Các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác (điều khoản 6.1.3)
- Bằng chứng về năng lực (điều khoản 7.2)
- Bằng chứng về giao tiếp (điều khoản 7.4.1)
- Kế hoạch ứng phó với các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn (điều khoản 8.2)
- Kết quả từ việc theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá hiệu suất (điều khoản 9.1.1)
- Bảo trì, hiệu chuẩn hoặc kiểm tra thiết bị theo dõi (điều khoản 9.1.1)
- Kết quả đánh giá sự tuân thủ (điều khoản 9.1.2)
- Chương trình kiểm toán nội bộ (điều khoản 9.2.2)
- Báo cáo kiểm toán nội bộ (điều khoản 9.2.2)
- Kết quả của các cuộc đánh giá của ban quản lý (điều khoản 9.3)
- Tính chất của các sự cố hoặc các trường hợp không phù hợp và bất kỳ hành động nào đã được thực hiện (điều khoản 10.2)
- Kết quả của bất kỳ hành động và hành động khắc phục nào, bao gồm hiệu quả của chúng (điều khoản 10.2)
- Bằng chứng về kết quả của việc cải tiến liên tục (điều khoản 10.3)
- …
Bộ tài liệu ISO 45001 không bắt buộc
Ngoài những tài liệu bắt buộc mà doanh nghiệp cần có khi triển khai ISO 45001, dưới đây là một số tài liệu hữu ích hỗ trợ doanh nghiệp được chứng nhận hiệu quả hơn.
- Quy trình xác định ngữ cảnh của tổ chức và các bên quan tâm (điều khoản 4.1)
- Sổ tay OHSMS (điều khoản 4)
- Quy trình tư vấn và tham gia của người lao động (điều khoản 5.4)
- Quy trình xác định và đánh giá mối nguy (điều khoản 6.1.2.1)
- Quy trình xác định các yêu cầu pháp lý (điều khoản 6.1.3)
- Quy trình giao tiếp (điều khoản 7.4.1)
- Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ (điều khoản 7.5)
- Quy trình lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động (điều khoản 8.1)
- Quy trình quản lý thay đổi (điều khoản 8.1.3)
- Quy trình giám sát, đo lường và phân tích (điều khoản 9.1.1)
- Quy trình đánh giá tuân thủ (điều khoản 9.1.2)
- Quy trình kiểm toán nội bộ (điều khoản 9.2)
- Quy trình đánh giá của ban quản lý (điều khoản 9.3)
- Quy trình điều tra sự cố (điều khoản 10.1)
- Quy trình quản lý các điểm không phù hợp và các hành động khắc phục (điều khoản 10.1)
- Quy trình cải tiến liên tục (điều khoản 10.3)
- …
Và trên đây là những nội dung mà doanh nghiệp có thể tham khảo để xây dựng một bộ tài liệu ISO 45001 chuyên nghiệp cho tổ chức của mình. Nếu bạn có thắc mắc về thông tin bài viết trên, xin vui lòng liên hệ với Intercert Việt Nam qua số Hotline: 0969.555.610 hoặc Email: sales@intercertvietnam.com để được giải đáp.
