Trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình bắt buộc nào, cách viết quy trình ra sao? Đây là những thông tin mà nhiều doanh nghiệp vướng mắc và quan tâm hiện nay. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu những thông tin về bộ quy trình ISO 9001:2015 trong bài viết dưới đây.
6 QUY TRÌNH TRONG BỘ QUY TRÌNH ISO 9001:2015
Đối với tiêu chuẩn ISO 9001:2015, việc áp dụng các quy trình ISO 9001 không bắt buộc phải xây dựng thành văn bản mà phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp và chỉ cần chứng minh được bên phía doanh nghiệp có thực hiện. Tuy nhiên để đảm bảo cho sự vận hành tối ưu của doanh nghiệp, thì việc xây dựng văn bản và áp dụng 6 quy trình trong ISO 9001 là điều thiết yếu. Cụ thể, 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001 gồm có:
- Quy trình kiểm soát tài liệu
- Quy trình kiểm soát hồ sơ
- Quy trình đánh giá nội bộ
- Quy trình kiểm soát về những sản phẩm không phù hợp
- Quy trình hành động khắc phục
- Quy trình hành động để phòng ngừa
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC XÂY DỰNG BỘ QUY TRÌNH ISO 9001:2015
Việc xây dựng các quy trình bắt buộc ISO 9001:2015 đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện các quá trình nhằm đạt được mục tiêu chất lượng đã đề ra. Một bộ quy trình ISO 9001:2015 chi tiết và khoa học sẽ giúp người đọc hiểu được mình có nhiệm vụ gì, cần thực hiện công việc ra sao và phải đạt được kết quả như thế nào. Những lợi ích khi áp dụng bộ quy trình chuẩn vào Hệ thống quản lý chất lượng có thể kể đến như:
- Nhân viên hiểu và hoàn thành chỉ thị hiệu quả: Quy trình ISO 9001 được áp dụng giúp nhân viên có thể hiểu rõ về chỉ thị từ cấp trên cũng như biết cách hoàn thành chỉ thị hiệu quả. Thông qua các quy trình của ISO 9001, nhân viên dễ dàng nắm bắt được trách nhiệm của bản thân. Đồng thời, qua những hướng dẫn trong quy trình, họ cũng thực hiện công việc đúng cách và mang lại hiệu quả cao hơn.
- Nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc: Thay vì mỗi người làm một kiểu gây chồng chéo nhiệm vụ, rối loạn hệ thống thì nhờ việc phổ biến quy trình thống nhất trong tổ chức, các công việc sẽ được tiến hành đồng bộ và đem lại hiệu quả cao hơn. Ngoài ra, quy trình ISO 9001:2015 giúp hạn chế các sai phạm, thiếu sót không đáng có trong quá trình sản xuất, kinh doanh, giúp giảm thiểu chi phí xử lý sự cố và nâng cao uy tín cho doanh nghiệp.
- Kiểm soát tiến độ của công việc: Bộ quy trình ISO 9001:2015 được xây dựng như công cụ hữu ích giúp ban lãnh đạo theo dõi và kiểm soát tiến độ cũng như hiệu quả công việc của nhân viên trong doanh nghiệp.
NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT BỘ QUY TRÌNH ISO 9001:2015 HIỆU QUẢ
Nắm rõ được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001
Đây được xem là kỹ năng thiết yếu của người viết quy trình. Trước khi tiến hành viết quy trình họ cũng cần xác định được doanh nghiệp cần xây dựng bao nhiêu quy trình, những yêu cầu cụ thể trong các quy trình là gì.Phải hiểu rõ về nội dung, yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 mới có thể xác định được doanh nghiệp cần làm gì, làm như thế nào để xây dựng được Hệ thống quản lý chất lượng chuẩn.
Xác định trọng tâm của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần xác định quy trình bắt buộc và quy trình nào nên được xây dựng thành văn bản trong hệ thống tài liệu ISO 9001. ISO 9001:2015 không bắt buộc doanh nghiệp phải xây dựng văn bản của tất cả quy trình mà đối với một số quy trình chỉ cần chứng minh được là có tiến hành xây dựng. Vì vậy, tùy vào sự quyết định của doanh nghiệp và tầm quan trọng của quy trình để tạo thành văn bản.
Cần được phân biệt rõ quá trình, quy trình, bởi vì một quá trình có thể được triển khai thực hiện bằng nhiều quy trình nhưng một quy trình chỉ áp dụng cho một quá trình. Vì thế, doanh nghiệp phải phân biệt được đâu là quá trình, đâu là quy trình.
Trình bày vấn đề một cách logic, khoa học, dễ hiểu
Bộ quy trình của tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ không có ý nghĩa gì nếu mọi người không thể hiểu được nội dung hay hiểu sai. Mặc dù khả năng nhận thức, diễn giải các thông tin của mỗi người là không giống nhau nhưng để hạn chế những nhầm lẫn, sai phạm trong quá trình thực hiện quy trình. Người viết cần có một tư duy logic, trình bày vấn đề mọi cách khoa học để người đọc dễ hiểu.
CÁC BƯỚC VIẾT BỘ QUY TRÌNH TRONG ISO 9001:2015
Bước 1: Xác định bối cảnh tổ chức và yêu cầu các bên quan tâm
Xác định bối cảnh của tổ chức
- Xem xét các yếu tố bên ngoài của doanh nghiệp như điều kiện kinh tế – xã hội, pháp luật, công nghệ…
- Xem xét các yếu tố trong nội bộ trong doanh nghiệp như trình độ văn hóa; năng lực; cơ sở hạ tầng…
- Xem xét những vấn đề ảnh hưởng và chi phối đến hệ thống quản lý của chất lượng doanh nghiệp
- Phân tích về điểm mạnh, điểm yếu cũng như cơ hội và thách thức của doanh nghiệp nếu áp dụng ISO 90O1
Xác định yêu cầu của các bên quan tâm
- Yêu cầu của khách hàng và người tiêu dùng cuối cùng
- Yêu cầu đến từ nhà cung cấp
- Yêu cầu đến từ nhà đầu tư
- Yêu cầu đến từ người lao động
- Yêu cầu đến từ các cơ quan báo chí truyền thông
- Yêu cầu đến từ các cơ quan quản lý
- Yêu cầu đến từ cộng đồng địa phương
Xác định các yêu cầu đến từ các bên quan tâm sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, các quá trình cũng như sự tương tác giữa các quá trình đó.
Bước 2: Xác định các rủi ro và cơ hội
Trong mỗi quá trình, doanh nghiệp cần tiến hành xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến kết quả như dự định, điều này sẽ bao gồm cả các ảnh hưởng tích cực lẫn tiêu cực. Xác định các rủi ro tiềm ẩn giúp doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị những phương án phòng ngừa và hành động. Đồng thời xác định các cơ hội tiềm ẩn giúp ban lãnh đạo dễ dàng hoạch định các quy trình, làm sao để nắm bắt được cơ hội đó.
Bước 3: Thu thập thông tin
Doanh nghiệp tiến hành thu thập thông tin, trả lời cho các câu hỏi sau:
- WHY: Tại sao thực hiện quy trình này là gì?
- WHO: Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện quy trình đó?
- WHOM: Phối hợp với ai để thực hiện quy trình đó?
- WHAT: Nguồn lực cần thiết cho việc triển khai quy trình gồm những gì?
- WHEN: Quy trình sẽ được diễn ra ở thời điểm nào trong hệ thống quản lý chất lượng?
- HOW: Phương pháp, các bước triển khai quy trình cụ thể như thế nào?
Bước 4: Xác định cấu trúc quy trình
Một quy trình đạt chuẩn ISO gồm các phần sau:
- Phạm vi áp dụng và mục đích của quy trình
- Các thuật ngữ và định nghĩa
- Trách nhiệm của người/bộ phận thực hiện quy trình
- Các thủ tục, trình tự để thực hiện quy trình
- Các tài liệu tham khảo (các biểu mẫu, danh sách, tài liệu, hồ sơ sẵn có)
- Lịch sử các phiên bản của quy trình (phiên bản số bao nhiêu, ngày biên soạn, ngày phê duyệt người thực hiện…)
Bước 5: Viết quy trình và phê duyệt quy trình
Thành viên ban ISO là bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo quy trình. Quy trình cần được viết một cách dễ hiểu và ngắn gọn. Không lạm dụng các thuật ngữ chuyên môn hoặc thêm quá nhiều các chi tiết phức tạp thừa thãi gây khó hiểu thậm chí là nhầm lẫn cho người sử dụng.
Quy trình sau khi viết xong cần có sự xem xét góp ý của các bộ phận liên quan. Cuối cùng để quy trình có hiệu lực cần có sự phê duyệt của lãnh đạo cao nhất trước khi ban hành và áp dụng trong toàn hệ thống.
Bước 6: Phổ biến và đào tạo nội bộ về quy trình
Chính thức ban hành, phổ biến các quy trình đã được ban lãnh đạo ao nhất phê duyệt đảm bảo tất cả các thành viên của tổ chức đều biết và hiểu về quy trình, cũng như trách nhiệm và quyền hạn của mình khi thực hiện quy trình, doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về quy trình.
Trên đây là toàn bộ những thông tin về bộ quy trình ISO 9001:2015. Hy vọng doanh nghiệp sẽ có thêm những thông tin hữu ích, phục vụ cho quá trình xây dựng và thực hiện các quy trình bắt buộc trong chứng nhận ISO 9001:2015 của mình. Liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn thêm.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 18 Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969.555.610
- Email: sales@intercertvietnam.com
