BIỂU MẪU HACCP LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG BIỂU MẪU

Hiện nay nhiều tổ chức/doanh nghiệp khi áp dụng Hệ thống quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm thường thắc mắc về biểu mẫu cho hệ thống HACCP. Vậy biểu mẫu HACCP là gì và làm thế nào để xây dựng biểu mẫu theo tiêu chuẩn HACCP. Hãy đọc bài viết dưới đây của Intercert Việt Nam để biết thêm thông tin chi tiết.

Biểu mẫu HACCP là gì?

Biểu mẫu HACCP là những tài liệu được thiết kế để ghi lại, theo dõi và quản lý các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm theo tiêu chuẩn HACCP của một tổ chức. Mỗi biểu mẫu sẽ được tổ chức/doanh nghiệp thiết lập theo cấu trúc, nội dung và sử dụng vào từng mục đích riêng biệt. 

Biểu mẫu cũng là loại tài liệu cung cấp thông tin cơ sở để truy xuất nguồn dữ liệu, có thể là nhật ký lưu lại quá trình sản xuất và kiểm soát các mối nguy tiềm ẩn. Có thể nói, biểu mẫu là công cụ quan trọng giúp tổ chức đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP và duy trì hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm.

Hướng dẫn xây dựng biểu mẫu HACCP

Bước 1: Hiểu rõ yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP

Trước khi xây dựng biểu mẫu theo HACCP tổ chức nên đọc kỹ các yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP. Trong đó tập trung vào tìm hiểu rõ những nguyên tắc và yêu cầu của tiêu chuẩn từ phân tích mối nguy cho đến lập tài liệu và hồ sơ.

Ngoài ra, tổ chức nên xác định rõ những thông tin nào cần ghi nhận và theo dõi để xây dựng được biểu mẫu đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP.

Bước 2: Phân tích các quá trình 

Tổ chức cần xác định và phân tích chi tiết các quá trình liên quan đến sản xuất và chế biến nhằm kiểm soát hiệu quả các mối nguy. Cụ thể là liệt kê các quá trình chính và phụ, từ sản xuất, chế biến đến các hoạt động hỗ trợ như bảo trì và quản lý kho. 

Sau đó, từng bước của mỗi quá trình phải được tổ chức phân tích chi tiết để nhận diện các mối nguy sinh học, hóa học và vật lý. Tại các điểm kiểm soát quan trọng (CCP), cần thiết lập các chỉ tiêu cụ thể và quy trình giám sát, đồng thời ghi nhận đầy đủ thông tin để đảm bảo khả năng truy xuất. 

Bước 3: Thiết kế biểu mẫu theo HACCP

Ở bước này, tổ chức bắt đầu thiết kế biểu mẫu. Việc xây dựng các biểu mẫu cần đáp ứng những tiêu chí sau: 

• Đơn giản, rõ ràng: Bố cục của biểu mẫu cần rõ ràng, dễ nhìn, các mục thông tin phải được sắp xếp logic. Bên cạnh đó, tổ chức nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh những thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp gây khó khăn cho người sử dụng biểu mẫu.
• Cụ thể: Các câu hỏi và mục điền thông tin phải cụ thể, dễ hiểu, tránh gây hiểu nhầm. Tổ chức có thể sử dụng những câu hỏi mở và đóng kết hợp để thu thập được nhiều thông tin nhất.
• Hợp lý: Tổ chức chỉ nên thu thập những thông tin cần thiết, tránh thu thập quá nhiều thông tin không liên quan gây khó khăn mà thời gian cho quá trình xử lý dữ liệu sau đó.
• Linh hoạt: Tổ chức nên thiết kế biểu mẫu sao cho có thể điều chỉnh để phù hợp với những thay đổi trong quá trình hoạt động của tổ chức.

Bước 4: Xác định các thông tin cần thiết của biểu mẫu

Tổ chức cần xác định xem những thông tin cần thiết nào phải đưa vào trong biểu mẫu. Những thông tin này có thể bao gồm: 

• • Thông tin về sản phẩm: Tên sản phẩm, thành phần, phương pháp chế biến, cách bảo quản, điều kiện vận chuyển và phân phối.
  • Thông tin về quy trình sản xuất: Vẽ sơ đồ dòng chảy quy trình sản xuất, từ giai đoạn nguyên liệu thô đến thành phẩm cuối cùng.

• Thông tin về mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn (CCP)

• Thông tin về người thực hiện: Liệt kê thành viên trong nhóm HACCP nêu rõ tên, chức vụ, phòng ban.
• Thông tin về thời gian: Ngày thực hiện, tần suất.
• Kết quả: Kết quả đo lường, đánh giá, và hành động khắc phục.
• …

Bước 5: Xây dựng hệ thống mã hóa cho biểu mẫu

Tổ chức nên thực hiện việc mã hóa tài liệu bằng cách gán mã số/ký hiệu cho từng biểu mẫu để dễ dàng quản lý và truy xuất khi cần thiết. Ví dụ, biểu mẫu phân tích mối nguy đầu tiên sẽ có mã số là “PM01”, biểu mẫu thứ hai là “PM02”, và cứ tiếp tục như vậy. Ngoài ra, tổ chức có thể xây dựng một cấu trúc mã hóa hợp lý phù hợp với tổ chức và các quá trình. Ví dụ như: PM01-SX1-0623: Biểu mẫu phân tích mối nguy số 01 cho quy trình sản xuất 1, phát hành hoặc cập nhật vào tháng 6 năm 2023.

Bước 6: Phê duyệt và ban hành

Các biểu mẫu sau khi được thiết kế cần được phê duyệt bởi các cấp quản lý có thẩm quyền trước khi ban hành. Tổ chức cần thông báo đến toàn nhân viên liên quan về biểu mẫu đã được phê duyệt để tất cả nhân viên hiểu và biết cách sử dụng biểu mẫu.

Các biểu mẫu theo tiêu chuẩn HACCP phổ biến

• Bảng mô tả sản phẩm HACCP: Đây là tài liệu chi tiết chứa thông tin về sản phẩm như tên gọi, thành phần, đặc điểm, cách sử dụng, điều kiện bảo quản và hạn sử dụng.
• Bảng tổng hợp kế hoạch HACCP: Tổng hợp các bước và quy trình chính trong hệ thống HACCP, bao gồm thông tin về các điểm kiểm soát tới hạn (CCP), giới hạn tới hạn, và quy trình giám sát.
• Bảng hỏi kiểm định HACCP: Biểu mẫu này sẽ bao gồm các câu hỏi kiểm tra liên quan đến việc thực hiện và tuân thủ các quy trình HACCP trong sản xuất.
• Bảng phân tích mối nguy HACCP: Liệt kê và phân tích các mối nguy sinh học, hóa học và vật lý có thể ảnh hưởng đến sản phẩm ở từng công đoạn sản xuất.
• Biểu mẫu xác định Điểm kiểm soát tới hạn (CCP): Xác định các điểm quan trọng trong quy trình sản xuất cần kiểm soát để loại trừ hoặc giảm thiểu các mối nguy.
• Biểu mẫu ghi nhận nhiệt độ: Ghi nhận nhiệt độ tủ lạnh, lò nướng, các thiết bị bảo quản trong quá trình sản xuất sản phẩm.
• Biểu mẫu kiểm tra vệ sinh: Biểu mẫu này liên quan đến những hoạt động kiểm tra vệ sinh thiết bị, dụng cụ, nhà xưởng.
• Biểu mẫu ghi nhận kết quả kiểm tra: Đây là tài liệu ghi nhận kết quả kiểm tra tại các CCP.
• Biểu mẫu lưu trữ hồ sơ và tài liệu HACCP: Hướng dẫn cách lưu trữ và quản lý các hồ sơ HACCP để đảm bảo khả năng truy xuất và tuân thủ các yêu cầu về an toàn thực phẩm.
• Biểu mẫu đào tạo nhân viên về HACCP: Lưu trữ thông tin về các buổi đào tạo, nội dung đào tạo và danh sách nhân viên đã được đào tạo về hệ thống HACCP.

Tại sao cần có biểu mẫu HACCP?

• Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của HACCP: Biểu mẫu HACCP cung cấp một phương tiện để ghi chép và chứng minh việc thực hiện các quy trình sản xuất thực phẩm một cách có hệ thống theo tiêu chuẩn HACCP. Việc tuân thủ HACCP và duy trì các biểu mẫu HACCP giúp tổ chức tạo dựng uy tín với khách hàng và đối tác.
• Hỗ trợ kiểm soát các mối nguy trong quy trình sản xuất: Biểu mẫu theo HACCP giúp doanh nghiệp ghi lại chi tiết từng mối nguy tiềm ẩn, bao gồm mối nguy sinh học, hóa học và vật lý tại các điểm kiểm soát quan trọng (CCP). Thông qua biểu mẫu, tổ chức có thể giám sát chặt chẽ từng bước của quy trình sản xuất để phát hiện và khắc phục kịp thời khi có sự sai lệch. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ mất an toàn thực phẩm và bảo vệ sức khỏe của người tiêu dùng.
• Duy trì hồ sơ và khả năng truy xuất nguồn gốc: Biểu mẫu HACCP là cơ sở lưu trữ thông tin về quy trình sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc và xử lý nếu xảy ra sự cố. Có nghĩa là, khi có vấn đề an toàn thực phẩm, tổ chức có thể nhanh chóng truy xuất lại dữ liệu từ biểu mẫu để xác định nguồn gốc vấn đề, từ đó tiến hành điều tra và xử lý kịp thời, hạn chế thiệt hại.
• Công cụ hỗ trợ đào tạo và nâng cao nhận thức về an toàn thực phẩm: Biểu mẫu HACCP giúp cung cấp thông tin chi tiết cho việc đào tạo nhân viên về quy trình kiểm soát an toàn thực phẩm. Toàn bộ nhân viên từ sản xuất đến kiểm tra chất lượng có thể sử dụng biểu mẫu để hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong việc đảm bảo an toàn thực phẩm.
• Cơ sở cho việc đánh giá và cải tiến liên tục: Dữ liệu ghi nhận từ các biểu mẫu HACCP là tài liệu quan trọng để tổ chức phân tích và đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát an toàn thực phẩm. Các biểu mẫu cho phép xác định các điểm yếu trong quy trình, theo dõi sự cải tiến và ghi nhận bất kỳ thay đổi nào. Từ dữ liệu này, tổ chức có thể thực hiện các biện pháp điều chỉnh và nâng cao quy trình sản xuất. Việc đánh giá định kỳ cũng giúp tổ chức cập nhật hệ thống HACCP để đáp ứng các yêu cầu mới và thay đổi trong môi trường sản xuất.

Ví dụ về bảng phân tích mối nguy HACCP

Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, tổ chức đã phần nào nắm được nội dung liên quan đến Biểu mẫu HACCP. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan tới tiêu chuẩn HACCP, hãy liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được giải đáp.

Thông tin liên lạc Intercert Việt Nam

• Địa chỉ: Toà nhà  Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Điện thoại: 0969.555.610
• Email: sales@intercertvietnam.com