Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, đánh giá nội bộ là một nhiệm vụ không thể bỏ qua để kiểm soát và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường (EMS). Thông qua hoạt động đánh giá định kỳ, doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục kịp thời những bất cập, đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh luôn tuân thủ các yêu cầu về bảo vệ môi trường. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu chi tiết hơn về chương trình đánh giá nội bộ ISO 14001 qua bài viết dưới đây.
Nội dung chi tiết điều khoản 9.2 ISO 14001
Điều khoản 9.2.1: Khái quát
Để đảm bảo hệ thống quản lý môi trường hoạt động hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015 cũng như các quy định nội bộ, tổ chức cần thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ. Đánh giá nội bộ ISO 14001 giúp tổ chức xác định những điểm chưa tuân thủ để khắc phục và cải thiện.
Điều khoản 9.2.2: Chương trình đánh giá nội bộ
Chương trình đánh giá nội bộ cần được tổ chức thiết lập, triển khai và duy trì một cách thường xuyên. Chương trình này bao gồm xác định tần suất đánh giá, phương pháp thực hiện, phân công trách nhiệm, yêu cầu lập kế hoạch chi tiết và báo cáo kết quả. Việc xây dựng chương trình đánh giá nội bộ ISO 14001 cần dựa trên cơ sở phân tích một số yếu tố như: tầm quan trọng của các quy trình đối với môi trường, những thay đổi trong hoạt động của tổ chức và kinh nghiệm rút ra từ các cuộc đánh giá trước.
Trước khi tiến hành bất kỳ cuộc đánh giá nào, doanh nghiệp cũng cần thiết lập rõ ràng các tiêu chí và xác định phạm vi đánh giá cụ thể. Để đảm bảo tính khách quan và công bằng của cuộc đánh giá, tổ chức cần lựa chọn những chuyên gia đánh giá nội bộ có năng lực và kinh nghiệm.
Các chuyên gia này phải độc lập với hoạt động được đánh giá và luôn hành động một cách khách quan, tránh xung đột lợi ích với các bên. Kết quả đánh giá cần được báo cáo chi tiết cho ban quản lý để họ đưa ra những quyết định tiếp theo phù hợp.
Với những điểm bất hợp lý phát sinh trong quá trình đánh giá, doanh nghiệp cần truy tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và có kế hoạch khắc phục hiệu quả. Tất cả các thông tin liên quan đến quá trình đánh giá nội bộ cần được lưu trữ đầy đủ để làm bằng chứng.
Các yêu cầu về đánh giá nội bộ ISO 14001
- Tần suất đánh giá
Chu kỳ đánh giá nội bộ cần được thiết lập một cách linh hoạt, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của các quá trình và quy mô của tổ chức. Các tổ chức có quy mô lớn và hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thường có tần suất đánh giá thường xuyên hơn do tính chất phức tạp của quá trình sản xuất.
Doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý môi trường hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Tần suất đánh giá này có thể được điều chỉnh khi có những thay đổi bất ngờ.
- Phương pháp đánh giá
Quá trình đánh giá có thể được thực hiện bằng nhiều cách thức như phân tích mẫu, rà soát hồ sơ, phỏng vấn và kiểm tra thực tế. Việc lựa chọn phương thức nào phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của mỗi cuộc đánh giá.
- Trách nhiệm
Doanh nghiệp phải làm rõ vai trò, nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên tham gia vào quá trình đánh giá nội bộ, bao gồm chuyên gia đánh giá, đối tượng được đánh giá và người quản lý quá trình đánh giá nội bộ.
- Yêu cầu lập kế hoạch
Quá trình lập kế hoạch đánh giá nội bộ bao gồm:
- Xác định phạm vi: Xác định mục tiêu và giới hạn của cuộc đánh giá nội bộ
- Đánh giá rủi ro: Xác định rủi ro chính và các lĩnh vực cần được đánh giá
- Phân bổ nguồn lực: Xác định nhân sự, ngân sách và công nghệ cần thiết cho cuộc đánh giá
- Phát triển kế hoạch đánh giá: Tạo kế hoạch đánh giá nội bộ chi tiết với mốc thời gian và mục tiêu cụ thể
- Quy trình báo cáo
Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của quá trình đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần có một quy trình cụ thể để ghi nhận, tổng hợp và trình bày chi tiết các kết quả đánh giá nội bộ EMS. Báo cáo đánh giá phải bao gồm các thông tin cụ thể như: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cải tiến và những đề xuất giải pháp. Đồng thời, cần xác định rõ đối tượng nhận báo cáo và cách thức truyền đạt để đảm bảo thông tin được tiếp cận chính xác, kịp thời. Cuối cùng, cần xây dựng một cơ chế theo dõi chặt chẽ để kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch hành động đã được phê duyệt.
- Tài liệu và lưu trữ hồ sơ
Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của hoạt động đánh giá nội bộ, tổ chức cần xây dựng một hệ thống quản lý hồ sơ chặt chẽ. Cụ thể, tất cả các tài liệu liên quan như báo cáo đánh giá nội bộ, kế hoạch hành động, dữ liệu thu thập phải được lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng truy cập. Hệ thống này sẽ giúp tổ chức theo dõi tiến độ thực hiện, đánh giá hiệu quả công việc và rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu để cải tiến hoạt động trong tương lai.
Quy trình thực hiện đánh giá nội bộ ISO 14001
Bước 1: Thiết lập chương trình đánh giá nội bộ EMS
Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đánh giá nội bộ chi tiết, bao gồm phạm vi đánh giá, mục tiêu cụ thể, lịch trình thực hiện và phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng hoạt động. Kế hoạch này phải được ghi nhận bằng văn bản và rà soát thường xuyên để đảm bảo tính phù hợp với tình hình thực tế và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001.
Bước 2: Chỉ định chuyên gia có năng lực
Để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả của quá trình đánh giá nội bộ, tổ chức cần lựa chọn những chuyên gia nội bộ có chuyên môn cao về hệ thống quản lý môi trường. Các chuyên gia này phải có kiến thức chuyên sâu, kỹ năng đánh giá tốt và hoàn toàn độc lập với những hoạt động cần đánh giá. Ngoài ra, việc luân phiên thay đổi chuyên gia đánh giá nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro thiên vị và đảm bảo tính công bằng cho các cuộc đánh giá.
Bước 3: Xác định phạm vi đánh giá
Tổ chức cần xác định rõ phạm vi đánh giá nội bộ, bao gồm tất cả các hoạt động, quy trình và chức năng có liên quan đến hệ thống quản lý môi trường. Phạm vi này cần được truyền đạt một cách rõ ràng đến tất cả các bên liên quan để đảm bảo sự đồng thuận và hiểu biết chung. Trong quá trình đánh giá, phạm vi có thể được điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng những thay đổi mới phát sinh, nhưng cần phải có sự phê duyệt của các bên có thẩm quyền.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch đánh giá
Xây dựng kế hoạch đánh giá bao gồm các nội dung sau:
- Mục tiêu đánh giá: Xác định rõ ràng mục đích của cuộc đánh giá
- Tiêu chí đánh giá: Xác định các tiêu chuẩn, quy định và tài liệu hệ thống quản lý môi trường mà cuộc đánh giá sẽ dựa vào
- Lịch trình đánh giá: Xác định ngày, thời lượng và địa điểm đánh giá
- Nhóm chuyên gia: Xác định các thành viên của nhóm chuyên gia và vai trò của họ
- Danh sách kiểm tra đánh giá: Chuẩn bị danh sách kiểm tra các câu hỏi và lĩnh vực cần đánh giá
Bước 5: Tiến hành đánh giá nội bộ
Quá trình đánh giá nội bộ sẽ được tiến hành bằng hình thức trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trực tuyến để kiểm tra kỹ lưỡng các quy trình và tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý môi trường. Đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ sẽ:
- Rà soát toàn diện: Đánh giá sự phù hợp của các tài liệu, quy trình, chính sách và hồ sơ với tiêu chuẩn ISO 14001 và các yêu cầu nội bộ.
- Xác minh thực tế: Kiểm tra việc thực hiện các quy trình và tuân thủ các yêu cầu đã đề ra trong hệ thống quản lý môi trường.
- Đánh giá hiệu quả: Đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường trong việc kiểm soát các tác động môi trường.
- Nhận diện cơ hội: Xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cải tiến và các thực tiễn tốt để nâng cao hiệu quả của hệ thống.
Bước 6: Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ
Chuyên gia đánh giá nội bộ có trách nhiệm ghi chép đầy đủ tất cả các kết quả ghi nhận được từ quá trình đánh giá, bao gồm cả những điểm chưa tuân thủ các yêu cầu của ISO 14001. Mọi sự không phù hợp cần được xác định rõ ràng và ghi chép chi tiết, kèm theo bằng chứng cụ thể. Bất kỳ sự không phù hợp nào so với hệ thống quản lý môi trường hoặc các quy định nội bộ đều phải được xác định và lưu lại. Kết quả đánh giá nội bộ sẽ được tổng hợp trong một báo cáo đầy đủ, bao gồm cả các điểm mạnh và những đề xuất cải tiến.
Bước 7: Hành động khắc phục và phòng ngừa
Sau khi hoàn tất báo cáo đánh giá nội bộ, tổ chức cần thực hiện các giải pháp để khắc phục những sai sót được phát hiện. Những giải pháp này phải được ghi chép rõ ràng và có lộ trình thực hiện cụ thể.
Bước 8: Theo dõi
Thực hiện kiểm tra định kỳ để kiểm chứng việc thực hiện và hiệu quả của các biện pháp khắc phục đối với các sai sót đã phát hiện. Đảm bảo rằng các nguyên nhân gốc rễ đã được xử lý và hệ thống quản lý môi trường vận hành đúng quy định.
Bước 9: Cải tiến liên tục
Dựa trên kết quả đánh giá nội bộ, hệ thống quản lý môi trường phải được cải tiến liên tục thông qua việc thực hiện các hành động khắc phục và khai thác những cơ hội tiềm năng. Các tài liệu và quy trình cũng cần được điều chỉnh cho phù hợp với bối cảnh thực tế.
Bước 10: Lưu trữ tài liệu
Tiêu chuẩn ISO 14001 đòi hỏi phải có hồ sơ đầy đủ về hệ thống quản lý môi trường, trong đó có các hồ sơ về quy trình đánh giá nội bộ, hành động cải tiến, đánh giá theo dõi và biên bản họp đánh giá của ban lãnh đạo.
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu đánh giá nội bộ ISO 14001 và nội dung của điều khoản 9.2 ISO 14001 có liên quan. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai ISO 14001 hiệu quả. Liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
