Việc chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 là điều bắt buộc sau khi OHSAS 18001 chính thức hết hiệu lực vào năm 2021. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001. Hãy cùng Intercert Việt Nam tìm hiểu về hướng dẫn chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001 thành công qua bài viết dưới đây.
Vì sao doanh nghiệp cần phải chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001?
Việc chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001 là điều bắt buộc bởi theo quy định, từ tháng 3 năm 2021, OHSAS 18001 đã chính thức không còn hiệu lực và được thay thế bởi ISO 45001.
Doanh nghiệp sở hữu OHSAS 18001 cần thực hiện chuyển đổi sang ISO 45001 để đảm bảo rằng hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của mình vẫn tuân thủ các yêu cầu pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế mới nhất.
Hướng dẫn chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001
Bước 1: Xác định bối cảnh của tổ chức
Tiêu chuẩn ISO 45001 đòi hỏi tổ chức phải có một cái nhìn toàn diện về bối cảnh hoạt động của mình. Việc xác định bối cảnh này bao gồm việc đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố nội bộ và bên ngoài, nhằm đảm bảo rằng hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp được thiết kế phù hợp với mục tiêu, chiến lược và điều kiện kinh doanh thực tế của tổ chức.
Bước 2: Liệt kê các bên liên quan
Doanh nghiệp phải xác định rõ những cá nhân, tổ chức và nhóm nào có thể bị ảnh hưởng bởi hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của mình.
- Các bên liên quan nội bộ bao gồm: nhân viên, đại diện công đoàn,…
- Các bên liên quan bên ngoài bao gồm: khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý và cộng đồng địa phương.
Việc xác định các bên liên quan này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn kỳ vọng và nhu cầu của họ, từ đó xây dựng một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hiệu quả hơn.
Bước 3: Xác định lại phạm vi của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
Tổ chức cần xác định chính xác phạm vi của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Điều này sẽ giúp tổ chức xác định rõ ràng các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ nằm trong phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
Bước 4: Thể hiện khả năng lãnh đạo
Tiêu chuẩn ISO 45001 đã đặt ra yêu cầu cao hơn đối với vai trò của lãnh đạo trong hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Lãnh đạo cần chịu trách nhiệm về việc thiết lập mục tiêu và phạm vi cho hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Bên cạnh đó, lãnh đạo phải trực tiếp tham gia vào việc xây dựng chính sách, quy trình, văn hóa an toàn, cung cấp nguồn lực và tạo động lực cho toàn bộ tổ chức. Sự tham gia tích cực của lãnh đạo là yếu tố quyết định thành công của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
Bước 5: Điều chỉnh các mục tiêu OH&S với chiến lược của công ty
Để đảm bảo hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hoạt động hiệu quả, các mục tiêu cần được thiết lập một cách rõ ràng và phù hợp với chiến lược kinh doanh chung của tổ chức. Đồng thời, tổ chức cần xây dựng các kế hoạch hành động cụ thể để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Việc liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu, kế hoạch hành động và chiến lược kinh doanh sẽ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu về an toàn và sức khỏe, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bước 6: Đánh giá rủi ro, cơ hội và các mối nguy OH&S
Tiêu chuẩn ISO 45001 đòi hỏi các tổ chức phải chủ động xác định và quản lý các rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Sau khi xác định, tổ chức cần xây dựng các kế hoạch hành động cụ thể để giảm thiểu rủi ro và tận dụng cơ hội.
Quá trình đánh giá rủi ro theo ISO 45001 yêu cầu doanh nghiệp phải xem xét không chỉ các rủi ro hiện tại mà còn cả các rủi ro tiềm ẩn trong tương lai. Điều này bao gồm việc xem xét các yếu tố như bối cảnh tổ chức, các yêu cầu pháp lý và các thay đổi trong quá trình sản xuất.
Bước 7: Xác định các nghĩa vụ tuân thủ
Doanh nghiệp cần có một quy trình rõ ràng để xác định và tuân thủ các yêu cầu pháp lý liên quan. Tiêu chuẩn ISO 45001 đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động xác định và phân tích cách thức áp dụng các quy định pháp luật và các yêu cầu khác vào hoạt động kinh doanh của mình.
Tổ chức cần truyền đạt rõ ràng và đầy đủ những yêu cầu này đến toàn bộ nhân viên để đảm bảo sự tuân thủ nghiêm túc trong mọi quy trình.
Bước 8: Kiểm soát thông tin dạng văn bản
Việc chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 đòi hỏi tổ chức phải có một hệ thống quản lý tài liệu chặt chẽ. Tổ chức cần xây dựng một quy trình kiểm soát tài liệu rõ ràng và sử dụng công cụ hỗ trợ để quản lý hiệu quả hơn các tài liệu liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
Tổ chức có thể chủ động trong việc lựa chọn công cụ và phương pháp quản lý thông tin phù hợp.
Bước 9: Kiểm soát và đánh giá hoạt động
ISO 45001 đòi hỏi các tổ chức phải thiết lập và duy trì các tiêu chí cụ thể để vận hành và kiểm soát các quy trình an toàn một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, ISO 45001 cũng đưa ra những quy định chi tiết hơn về việc quản lý các hoạt động như thay đổi, hợp đồng bên ngoài, mua sắm và quản lý nhà thầu.
Tổ chức phải xác định rõ những chỉ số cần theo dõi, tần suất và phương pháp đánh giá để có thể đánh giá một cách khách quan hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Việc chuyển đổi sang sử dụng các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) sẽ giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan và đánh giá một cách chính xác hơn.
Bước 10: Đo lường và báo cáo
Tiêu chuẩn ISO 45001 đòi hỏi các tổ chức phải có một hệ thống đánh giá hiệu quả, bao gồm cả việc đo lường, báo cáo, đánh giá nội bộ và xem xét quản lý. Những hoạt động này giúp tổ chức xác định rõ tình trạng hiện tại của hệ thống, đánh giá hiệu quả của các biện pháp đã triển khai và từ đó đưa ra các quyết định cải tiến phù hợp.
Những thay đổi chính khi chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001
- Áp dụng cấu trúc cấp cao (High Level Structure – HLS): Giống như các tiêu chuẩn ISO khác, ISO 45001 cũng được xây dựng dựa trên cấu trúc cấp cao (HLS) giúp đảm bảo sự thống nhất và dễ dàng tích hợp với các tiêu chuẩn quản lý khác như ISO 9001 và ISO 14001. Việc áp dụng cấu trúc cấp cao HLS giúp tổ chức dễ dàng xây dựng một hệ thống quản lý tích hợp, hiệu quả hơn.
- Vai trò của lãnh đạo: ISO 45001 đòi hỏi sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo cấp cao trong việc xây dựng văn hóa an toàn lao động bền vững. Lãnh đạo cần thể hiện sự cam kết mạnh mẽ với an toàn và sức khỏe nghề nghiệp thông qua hành động cụ thể, như: tích cực tham gia vào việc thiết lập, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý an toàn, thường xuyên tham gia vào các hoạt động kiểm tra, đánh giá và khen thưởng.
- Xây dựng văn hóa an toàn và sức khỏe nghề nghiệp: Tổ chức cần đào tạo nhân viên để họ hiểu rõ tầm quan trọng của an toàn và sức khỏe nghề nghiệp cũng như nhận thức được các rủi ro tiềm ẩn tại nơi làm việc. Nhờ đó, nhân viên có thể nắm vững các kiến thức và kỹ năng cần thiết để phòng ngừa tai nạn, đảm bảo an toàn cho bản thân và đồng nghiệp.
- Xác định rủi ro và cơ hội: Việc xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn giúp tổ chức đưa ra các biện pháp phòng ngừa hiệu quả. Đồng thời, việc nhận diện các cơ hội giúp tổ chức không chỉ đảm bảo an toàn cho người lao động mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch có cấu trúc: ISO 45001 đòi hỏi các tổ chức phải xây dựng kế hoạch quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp chi tiết và cụ thể. Việc xây dựng kế hoạch chi tiết, có cấu trúc giúp tổ chức xác định rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm và nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Bài viết trên đây của Intercert Việt Nam đã cung cấp thông tin chi tiết về hướng dẫn chuyển đổi OHSAS 18001 sang chứng nhận ISO 45001. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai thực hiện chuyển đổi thành công. Liên hệ ngay với Intercert Việt Nam để được tư vấn.
Thông tin liên hệ Intercert Việt Nam:
- Địa chỉ: Tòa nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
- Điện thoại: 0969 555 610
- Email: sales@intercertvietnam.com
